"אילו מדדים חשובים לך?" הוא השאלה החשובה ביותר לגילוי מכירות בעידן שלנו. כפי שמנהלי הכנסות ואנשים מזהים את החשיבות של אסטרטגיית תקשורת פנימית חזקה, שאלה זו ממלאה את רוב תיבות הדואר בעבודה.

ה-list של איך למדוד תקשורת פנימית הוא מגוון, הולך וגדל, ו(כדי להגיד את זה בפשטות 🔥) לא מדויק. זה כולל, אך לא מוגבל ל: אושר/סיפוק עובדים (ציון eNPS של 30 נחשב טוב), שמירת עובדים,  שיעורי פתיחת דוא"ל, נוכחות בכל הידיים, השלמת סקרים, "פרודוקטיביות" ופידבק כמותי.

עם שוק הטכנולוגיה נכנס לשטח כלכלי בלתי ידוע, זהו זמן טוב לבדוק ולהתאים תהליכים כדי לאזן בין יעילות ארגונית לבין חווית העובדים. מנהיגי התקשורת הפנימית זקוקים למטריקות מעודכנות עבור כוח עבודה היברידי המתקדם.

אתה לא יכול לשפר מה שאתה לא מודד. ואתה לא יכול לפתח אסטרטגיית תקשורת פנימית מעודכנת שמתאימה לסביבה היברידית מבלי להעריך ולהיות גלוי לגבי מה שלא עובד.

טעויות נפוצות בתקשורת פנימית וכיצד לתקן אותן

עסקים וארגונים עשויים להיות ייחודיים, אך רבים חווים אתגרים כמעט זהים בתקשורת פנימית. בואו ניקח קצת זמן להבין את חלק מהבעיות הנפוצות בתקשורת פנימית שהחברות נאלצות להתמודד איתן. נוכל לכתוב סדרה של פוסטים על כל הבעיות השונות בתקשורת פנימית שאתה יכול להתמודד איתן בעבודה. כרגע, אנחנו רק מתמקדים בשלוש מהן שאנחנו רואים את הלקוחות שלנו (ואת עצמנו) מתמודדים הכי הרבה.

בעיה: התמודדות עם יותר מדי (ז"א אולי הייתה לך יותר מדי מהר מדי)

אתה מרגיש כמו שהצלחת שלך בעבודה עמוסה מידי? אתה לא לבד. אמריקאים עובדים בממוצע 1% שעות יותר ממה שהם עבדו בתחילת המגפה. אך הם לא מייצרים 1% יותר הכנסות או 1% יותר מרוצים מהעבודה שהם עושים.

לפי Reclaim.ai, כמות הזמן שאנשים מבלים בפגישות עלתה מאז פברואר 2020.  עכשיו כולנו ממוצעים כ-7.3 שעות נוספות בפגישות. זמן נוסף זה שמבלה בתקשורת ועבודה תורם לשריפה וללחץ. ובמזל, העמותה האמריקאית לפסיכולוגיה (APA) אומרת שהרגשות האלה הם בשיא חדש.  

למה אתה שואל?

למרבה הצער, ה-APA גם אומרת ש-6% מהאמריקאים דיווחו על עייפות קוגניטיבית, 32% דיווחו על עייפות רגשית, ו-44% מדהימים דיווחו על עייפות פיזית - עלייה של 38% מאז 2019. חוסר היכולת לחשוב או להתרכז משפיע על ההכנסות.

חוסר ריכוז עקב נטל מידע מייתר מוטיבציה ומביא רבים מאיתנו לעבוד על אבנים קטנות (משימות זניחות) במקום על אבנים גדולות (העבודה העמוקה שתעשה שינוי). איך מישהו יכול לצפות לתקשר בצורה אפקטיבית עם עמיתים כשהם עמוסים?

פתרון: חשיבה מחדש על הדרך בה אתה מנהל פגישות ומשתמש בערימות הטכנולוגיה שלך

אם אנו כולנו מבלים יותר זמן בפגישות, עלינו לוודא שאנו משתמשים בזמן הזה היטב. בדיקות פגישות והנחיות מדויקות לפגישות הם המפתח להצלחה כאן. זה עשוי נראה בסיסי, אבל מתן יותר מחשבה על הדרך בה אתה מתנהל ומתכנן פגישות יכול לעזור. הסתכל על תבנית 4Ps של פגישות שלנו כדי לראות דרך אפקטיבית לתכנן ולבנות פגישות.

כאשר אתה חושב מחדש על הדרך בה אתה מתנהל בפגישות, קח גם זמן כדי לשקול את הדרך הטובה ביותר לסיים אותן. לפעמים לדעת מתי לסיים את היום, או להעביר את השיחה באופן עצמי, יכול להיות מספיק כדי לשפר את קצב הפגישות שלך.

אם אתה מרגיש מוצף מהכמות האדירה של הפגישות בלוח שלך, שקול לתת לעצמך ולצוות שלך הפסקה. חשוב על מה תוסיף יום ללא פגישות פנימיות בשבוע שלך. זה יכול לתת לכולם זמן מיקוד דרוש למשימות חשובות וגם מאפשר לך לשמור על פגישות ממושכות עם לקוחות.

עכשיו שיש לך הזדמנות לחשוב מחדש על זמן הפגישות שלך, בוא נחשוב על ערימת הטכנולוגיה שלך. תאמין או לא, זה די קל להשתמש בכלי כל יום בעבודה ועדיין לא לדעת את הדרך הטובה ביותר לנצל אותו. ודא שכולם מקבלים את המירב מהתוכנה והכלים שבחר הצוות שלך על ידי קביעת כמה פרקטיקות טובות.

קח זמן לחשוב על המטרה של כל כלי כאשר אתה עובר את תהליך זה. מה הבעיות והצרכים שהכלים שלך פותרים? האם אתה והצוות שלך מרגישים שהכלים האלה עונים על הצרכים הללו?

בדוק את הכרטיסים שלנו על אתיקה של סלק ו"איזה כלי אני משתמש כש..." כדי לראות מה אנו מתכוונים. קטע קטן זה של הכוונה פועל כמו חיץ לעובדים שלך. בסופו של דבר, אותם חיצים יוצרים טקסים קלים לחזור עליהם שיכולים לעזור להפחית עייפות של קבלת החלטות והעומס הקוגניטיבי הנלווה לכך.

בעיה: התקשורת הפנימית היא בעיה של כולם, אבל לא עבודתו של כולם

הגיע הזמן לקחת עצה נוספת 🔥: מנהיגי תקשורת פנימית עמוסים בעבודה ובמידע, ולא הגיוני (או אפילו אפשרי) לצפות מהם להתמודד עם יצירת והפצת כל תקשורת בחברה.

גם אם החברה שלך לא מכילה מחלקה או משרה ייעודית לתקשורת פנימית, אנחנו מוכנים להמר שיש מספר קטן של אנשים (או אולי אפילו אדם אחד) שיוצרים ומסמכים על המכתבים החשובים ביותר, PDFים, הנחיות, וטפסים.

קל להיתפס בדרך עבודה זו, ולבסוף, זה יכול לגרום לבעיות גדולות ברחבי הארגון. זו דרך בטוחה ליצור סילו של מידע ולהפוך עובדים מועילים לאוצרים ידע בלתי רצוניים. חשוב מאוד למנהלים, תורמים יחידים ועובדים אחרים לדעת מתי לתעד או כיצד לשתף את הידע שלהם. יצירת תהליך תקשורת פנימית מעשית שנעשה על ידי צוות או אדם אחד בלבד לא תועיל לאף אחד.

התאמה פנימית ויעילות תפעולית הם בעיות שכולם, ללא קשר לתפקיד, צריכים לדאוג להן אם הם מודאגים על צמיחה ורווחיות. אך לא כל צוות יש את הנראות הבין-תפקודית כדי לצפות היכן הסילו של מחלקות יוצר חיכוכים.

פתרון: לאמן עובדים כיצד נכון להתמודד עם תקשורת פנימית

אנחנו יודעים מה אתה חושב. "האם אני באמת צריך לאמן עובדים כיצד לתעד ידע או לשלוח הודעה במייל?" אנחנו לא אומרים שאתה צריך להכשיר אנשים איך לעשות דברים בסיסיים שהם כנראה כבר יודעים. אנחנו אומרים שצריכים לתת לאנשים קצת הכוונה בנושא אתיקה, שימוש נכון בפלטפורמות ועיצוב.

הפיכת תהליכי התקשורת הפנימית לפורמט קבוע היא חיונית. קביעת הליכים קונקרטיים ופרוטוקולים עוזרת להפחית בלבול ומקלה מאוד על אנשים להצטרף.

לפתח ולשתף תבניות, איך-לעשות, ומשאבים אחרים כדי להראות לעובדים את הדרך הנכונה לתקשר. המשאבים הללו צריכים להיות נגישים, קלים למצוא, וקלים עוד יותר להשתמש.  המטרה היא לגרום לכל עובד להרגיש מועצם ליצור ולשתף מידע חשוב בעצמו.

רבים לומדים על ידי דוגמה, אז אל תשכח לערב את ההנהלה בכך שהם יהיו הסטנדרט הנכון בתקשורת פנימית. למשל, CFO של Guru, דניס סוויאלה, משתף עדכונים רגילים על השוק וכיצד זה משפיע על החברה באמצעות תכונת ההודעות החדשה של Guru. העדכונים המוסמכים והנגישים שלו לא רק מועילים; הם גם מראים לאנשים את הדרך הנכונה לתכנן מידע חשוב בכרטיסים.

בעיה: לבלבל צריכה עם הבנה

אתה מניח ששולחן דוא"ל (או PDF, וידאו, הודעת Teams, או מה שיטת התקשורת שלך היא) אומר שאנשים:

1. קראו את זה

ו

2. להבין מה אתה מנסה להעביר

בעיקרון, אתה בר מזל אם אנשים מגיעים ל-number 1. צפיות והתרשמות הן רק מימד אחד של צריכת ידע, והן לא בהכרח מבטיחות שאדם ינקוט מה שנרצה ממנו לאחר הצריכה. יש הבדל גדול בין לקרוא הודעה שנשלחה לך לבין להבין את המידע שקיבלת עכשיו.

פתרון: נסה דרכים לוודא שאנשים מבינים את ההודעות שאתה שולח

אל תדאג, אתה לא צריך להפוך לבודק ולהציב לאנשים מבחנים מפורטים לכל עדכון פרויקט שאתה שולח ב-Slack. יש plenty דרכים פשוטות ואפקטיביות לוודא שאנשים מבינים את התקשורת שהם מקבלים.

נסה להיות ישיר ולכלול אמירה במטרה בתחילתו של ההודעה שלך. משפט פשוט שאומר, "אחרי קריאת המסמך הזה, אתה אמור להבין את התהליך החדש שלנו לבקש PTO," אומר לאנשים מה לצפות ומשאיר להם לדעת שגם אם הם לא מבינים, הם צריכים לפנות.

צור לולאת משוב לתקשורת שמערבת אחריות מצד המתקשר והמקבל. Guru מכנה זאת הכלל הזהב של תקשורת פנימית.  למשל, כאשר עובד מקבל הודעה שלא מיועדת לקהל הספציפי שלהם, הם מעודדים להיות גלויים מאוד ולבקש מהשולח להיות יותר ספציפי לגבי מה שהם מבקשים מהעובדים לעשות.

אל תהסס להיות יצירתי עם זה. אנשים אוהבים לתת מבחנים קצרים שסכמים את הנקודות העיקריות. אחרים אוהבים לכלול "אם תרצו" קטנות בסוף התקשורות כדי לתגמל את הקוראים ולהוסיף קצת כיף ליום שלהם. הקנלטר שלנו האחרון "קנואסלטר" הסתיים עם זה:

הגעת לסוף ה-Knews! כפרס, אתה יכול לקרוא על הההיסטוריה של קרם מוקצף ולצפות בציפור אומר "Woo!" במשך 50 שניות.

קרם מוקצף וציפורים לא היו קשורים במיוחד לעדכונים שלנו. למרות זאת, הם גרמו לצחוק או שניים בצורה מעודנת נתנו לנו דרך לעודד אנשים לקרוא את ה-knewsletter שלנו מתחילתו ועד סופו.

תקשורת פנימית טובה = עבודה טובה יותר

לחץ נפשי ופיזי קורה כי שפע של מידע מוביל למחסור בתשומת לב. מנהיגי התקשורת הפנימית דואגים ליצור סיגנלים דרך הרעש, לספק בהירות כאקט של נדיבות, ולעזור לעובדים לקבוע זמן ומקום (נפשי ופיזי) כדי לעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם.

אז, הפחית את מספר הפרויקטים שאתה עובד עליהם, הקם, הפוך לפורמטי, והכשרה את המנהיגים שלך ואת הצוות שלך על פרקטיקות הטובות ביותר שלך לתקשורת פנימית. זה משפיע על כולם בארגון שלך! ללא דרך שהקשיחה כי יוכל למדוד אם אנשים מבינים ומבצעים את מה שאתה שולח, רוב המטריקות תקשורת חד-ממדיות.