העזיבה בלתי נמנעת. כולם היו רוצים לשמור את העובדים המצטיינים שלהם לנצח. אבל שינוי קורה, הזדמנויות חדשות צצות, ואנשים עושים שינויי קריירה.

העזיבה חשובה באותה מידה כמו הקליטה. הקשר בין המעסיק לעובד נמשך גם לאחר יום העבודה האחרון של העובד. יתכן שהם עוזבים את החברה, אבל הם ימשיכו לתרום למוניטין של החברה שלהם לשעבר כשהם מדברים על תפקידם הקודם. ומי יודע? אולי עובד לשעבר מרוצה ימליץ על כוח עבודה חדש יוצא דופן בגלל החוויה הטובה שלו, או אפילו יחזור מאוחר יותר כמו בומרנג!

עם הרבה פריטים נעים, העזיבה עשויה להפוך לבלגן. ישנן גישות שונות למערכת שצריך לבטל, אספקות של החברה להחזיר, והרים של ניירת לתייק. כל זה צריך להתבצע, בדרך כלל, תוך כשבועיים. ההליך כולו יכול במהירות לעבור מפרידה מרה מתוקה לכאב ראש של רשימות ומשימות לוגיסטיות.

רוצה לדעת איך אתה יכול להסיר את הכאב ראש של עזיבה מבולגנת? יישום אסטרטגיית עזיבה חסינה מלאה בתבניות והנחיות זו הדרך הנכונה. הנה איך אתה יכול ליצור חוויה חלקה של עזיבה.

מהי עזיבה?

למעשה, עזיבה היא התהליך שבו ישנה הפרדה פורמלית בין החברה לעובד. מערכות, תיעוד ואפילו מחשבים ניידים צריכים להיות מוסרים או מוחזרים לחברה. עבור HR, יש לעיתים קרובות רשימת פריטים עצומה לבדוק לפני יום העבודה האחרון של העובד. עבור הצוות והמנהל של העובד, יש מעבר של משימות, אחריות וידע.

העזיבה כוללת הרבה חלקים נעים. בהשוואה לקליטה, תהליך העזיבה צריך להתבצע בטווחי זמן קצר יותר הרבה למרות שהרשימה דומה בגודלה. אם החלקים האלה לא נעקבים ואחסנים בצורה אפקטיבית, אתה עלול להסתכן בהחמצת פריטים מרכזיים, להשאיר את חברי הצוות והלקוחות מתוסכלים, או להותיר עובד לשעבר מאוכזב. עדיף להיות זהיר ולהבטיח חוויה ברורה ומאורגנת של עזיבה прямо מההתחלה.

"עזיבה היא שלב קרדינלי בחיי העובד, לא רק כהזדמנות לקבל תובנות שיסייעו לנו ללמוד ולגדול כארגון, אלא גם כי זו עשויה להיות הרושם האחרון שנשאיר עם בוגרי Guru."

- אליסה לקין, גנרלית בכירה של פעולות אנשים ב-Guru

מדוע חשוב לבצע עזיבה טובה לעובד?

לא רק שזה חשוב שכל מה שקשור בעזיבה ייעשה, אלא גם שזה ייעשה היטב. בסוף התהליך, העובד העוזב צריך עדיין להרגיש מוערך על ידי החברה שלהם גם כשהם מתקדמים להזדמנויות חדשות.

מעבר חלק של אחריות

בעוד שהצוות שלך אולי מתרגש מההזדמנות החדשה של הקולגה שלהם, אובדן חבר צוות הוא דבר מתסכל ולעיתים עלול לגרום ללחץ. מי ייקח על עצמו את עבודתו? אם הם עובדים עם לקוחות, איזו מידעה על קשרים לא נכתבה שהיא קריטית להעברות לקוחות? העברת אחריות, שאלות ודאגות מחברים בקלות עלולה להפוך לעניין שקל להתרגש. הפצת משימות צריכה להתחיל מיד כשהעובד מודיע על עזיבתו.

זו מצב שבו כולם מגויסים

אם אתה צריך סיכום של הדברים הנכונים להתמקד בהם כשאתה מפיץ עבודה, ודא שאתה מתמקד בדברים החשובים האלה:

• שאל אותם לעשות חשבון של אחריותם, פרויקטים קרובים, משימות יומיות, וכל דבר אחר על הצלחתם.
• תקשר מידע זה למנהל יכול להחליט מה לעבוד להאצלה ומה אפשר לשים בצד עד שלצוות יש מקלט חדש.
• תן לצוות מספיק זמן להתרגל לציפיות חדשות, לשאול שאלות, ולהתייצב עם אחריות חדשות.

לעזוב עם רושם טוב

עובד מרוצה הוא לא רק נכס נהדר כשהם עובדים בחברה שלך. הם ממשיכים לעזור לחברה הרבה מעבר למספר ימי כהונתם. למה? עובדים לשעבר שעוזבים את החברה שלהם על רגל טובה תורמים למוניטין הכולל שלה בתעשייה דרך פה לאוזן. אם לחברתך יש מוניטין טוב המושלם עם סביבה של עבודה מספקת ומוקף בהליכי עזיבה פשוטים, אתה תבלוט בפני עובדים חדשים פוטנציאליים.

אין סילו של מידע

תעד את הידע שלך מהיום הראשון. אף אחד לא זר לקשיים של תיעוד אבוד או של ידע תהליכים נגרם בגלל סילי מידע. זה קורה כשרק לאדם אחד יש מידע והם עוזבים את החברה עדיין כשהם האדם היחיד עם המידע הזה. אחת מהקשיים הגדולים ביותר בעזיבה היא לשמר את הידע של החברה ולשמור על קשרים חזקים עם לקוחות.

המצב הזה יוצר כאב ראש חסר תחליף לצוות הנותר כשהם צריכים את המידע הזה ולא ניתן למצוא אותו. ב-Guru, אנו פותרים בעיה זו על ידי כך שאנו מתאמנים על מה שאנחנו מטיפים. זה נוהל מקובל כאן שכל עובד מתעד את התהליכים, המטרות וההנחיות שעשויים להיות חשובים לעמיתיהם בעתיד. תנקוט בגישה זו בחברתך וצוותך יודו לך, אנו מבטיחים.

הזדמנויות מועילות למשוב

רוב תהליכי העזיבה מסתיימים בראיון יציאה בקרבה או ביום האחרון של העובד. זו ההזדמנות שלך לקבל משוב על תהליך העזיבה כמו גם על חווית העובד הכוללת בעבודה בחברה. עודד ביקורות כנות ברגע זה. כל מה שהעובדים בעזיבה אומרים יכול להתייחס לשיפור תהליך זה. יש גם הזדמנות שהם לא יחשבו על שום דבר מלבד דברים טובים. אם זה המקרה, הכיר בכך שזה היה עבודה היטב.

"אם אתה רוצה לעשות שינויים בתהליך העזיבה שלך, עשה את זה ועשה את זה עכשיו. אין זמן טוב יותר לעשות שינויים מאשר כאשר זה רלוונטי, והמסירה בזמן תהיה בעלת השפעה מיידית."

- אליסה לקין, גנרלית בכירה של פעולות אנשים ב-Guru

משאיר רושם מתמשך

כפי שהזכרנו קודם, הקשר בין המעסיק לעובד מאוד רחב הרבה מעבר ליום האחרון של העובד. מוניטין חשוב בכל תעשייה ועובדים לשעבר מפעילים את המוניטין הזה כשהם מתקדמים בקריירה שלהם. תהליך העזיבה מציע הזדמנות להשאיר רושם מתמשך על העובדים כשהם אומרים שלום לתפקידם ולצוותם.

שואפים לסיום מספק כמו זה של גם של טוי סטורי 3

מה הנקודות הכואבות האפשריות כשמגיעים לעזיבה?

תמיד עשויות להיות נקודות כואבות בזמן העזיבה, אבל יש דרכים לצמצם את הכאבים האלו. תהליכים ברורים עם תבניות ותקשורת טובה הן בשורש העניין של עזיבה בהירה. על ידי לקיחת חסמים מקובלים בחשבון בעת פיתוח תהליך העזיבת, אתה יכול לפתור אותם לפני שהם אפילו יהפכו לבעיות.

שחזור נכסי החברה

אם השאלת מחשב נייד, מסך שולחן עבודה, מקלדת או כל ציוד נוסף של משרד, תצטרך להחזיר את הפריטים האלה כחלק מתהליך העזיבה. הנכסים יכולים לכלול:

• תעודות זהות
• מחשב נייד
• מחשב
• עכבר ומקלדת
• כרטיסי אשראי של החברה
• היתרי חנייה
• טלפונים של החברה
• מדי עבודה

ודא שיש לך רשימה מאסטר בכל הנכסים שניתנו לעובדים במהלך כהונתם. שימוש ברשימה זו כהפניה להחזרת הנכסים האלה.

הסרת גישת המערכות

ביטול גישת המערכות עשוי להיות התהליך המייגע ביותר. זה יכול לכלול דואר אלקטרוני, תוכנת ניהול פרויקטים או משימות, וכל מערכת אחרת שהחברה שלך משתמשת בה ביום-יום. זה מאוד אפקטיבי שיהיה נוהל מתועד עם הוראות מדויקות של שלב אחרי שלב על איך להסיר את גישת המערכת.

טיפ מקצועי: נסה לאוטומט חלקים מתוך תהליך העזיבה שאינם דורשים מגע אנוש. דרך נהדרת להשיג זאת היא על ידי שותפות עם אסנה וגורו!

למנוע צוות מוצף

המראה הזה אף פעם לא סימן טוב

כאשר חבר צוות מודיע על עזיבתו, ישנה בסופו של דבר סערת שאלות בלתי נמנעת. עמיתים רוצים לדעת מי ייקח על עצמו את המשימות שלהם, איך הפרויקטים יושלמו עם אדם פחות, וכאשר הם יכולים לקבל סליחה חדשה. כדי למנוע מהצוות להיות מוצף, יש לוודא שהם מעודכנים על העזיבה ככל האפשר מראש. זה נותן מספיק מקום לשאול שאלות ולבחון מחדש תהליכים לפני שהעמית שלהם עוזב.

אובדן ידע וניסיון

קשה כאשר חבר צוות עוזב. הם עשויים לקחת עשרות שנים של ניסיון ואת המיטב של החברה איתם. ישנו אובדן פרודוקטיביות כאשר צוות מתמודד עם אובדן ידע ומעברי צוות. כל חבר צוות צריך לבצע התאמות. הדרך הטובה ביותר להתמודד עם זה היא לשמור ולשתף ידע מהיום הראשון. לא להשאיר את חברי הצוות שלך בחושך. כולם מנצחים כשאתה מתעד ומשתף ידע.

איך אני צריך לבצע עזיבה לעובד?

עכשיו, בוא נצלול לתמציות של עזיבה. מה בדיוק צריך לעשות כאשר מבצעים עזיבה של עובד?

תכנן מראש, תקשר עם הצוות והחברה

תקשורת, תקשורת, תקשורת – ככל שהתקשורת טובה יותר, כך הלחץ פחות בתהליך העזיבה כולו. קבע תרבות חברה של מתן התראה רבה לפני העזיבה. יותר זמן תמיד מוערך.

ודא שיש לך תהליך ברור לתקשורת עם הצוות והחברה על עזיבת עובד. ברגע שאתה מקבל מכתב התפטרות פורמלי שעובד עוזב, הגיע הזמן להתחיל את תהליך העזיבה. שבועיים יעברו במהירות אז תכנן מראש כדי להפחית בעיות לפני שהן מתעוררות.

וודא שידע העובד מתועד

חלק מהידע ידוע ברחבי החברה, אבל חלק מהידע מבוסס על ניסיונות האיש וההמצאות האישיות שלו בהליכי עבודה מיטביים. קבע תקן לעובדים העוזבים להעריך ולתעד את הידע שלהם. במהלך זמן העבודה של עובד בחברה, עודד את יצירת התיעוד והתהליכים. עשה מידע זה ציבורי וניתן לעריכה.

זה יוצר סביבה שבה משתפים מספר מוחות כדי לקבוע תהליך שפועל היטב עבור כולם. החלפת ידע היא חשובה כדי לשמור על תהליכים רצים חלק. כאשר מישהו עוזב חברה ולוקח איתם ידע חשוב, כל הצוות מפסיד.

ב-Guru, זה נראה כמו להבטיח שהעובד העוזב אינו האדם היחיד האחראי על הכרטיסים שלהם. הם צריכים לבחון את אחריות הכרטיסים שלהם ולהפיץ ביניהם. סוגי משתמשים שונים יהיו להם צרכים שונים בתהליך היציאה. על ידי שמירת הצרכים הללו כמידע, התהליך כולו יכול להתקדם ללא שאלות או עיכובים.

ערוך ריאיון יציאה

ריאיון יציאה הוא בין הצעדים האחרונים בתהליך היציאה. כאן HR או המנהלים יכולים לשאול שאלות על החוויה של העובד בעבודה בחברה ולמה הם בחרו לעזוב. שקול לשאול כמה מהשאלות הבאות:

• למה התחלת לחפש עבודה חדשה?
• מה הוביל אותך לקחת משרה חדשה?
• האם אתה מרגיש מוכשר לבצע את העובדה שלך היטב?
• מה דעתך על תרבות החברה שלנו?
• אם היית יכול לשנות משהו בעבודה או בחברה, מה זה היה?
• האם היית מרוצה מהמנהיג שלך ומהצוות כאן?

טיפ מקצועי: תמיד כלל מרואיין ראשי ואדם שרושם הערות בריאיון היציאה. זו הזדמנות נדירה לתעד משוב. לקיחת הערות מפורטות מאפשרת לך לתפוס משוב בר ביצוע ככל האפשר.

השאלות הללו יכולות להאיר אור על חוויית העובד בארגון. אם יש להם המלצות לשיפור, קח את זה בחשבון. אם יש להם רק דברים מדהימים לומר על החוויה שלהם, עבודה טובה.

איך גורו עוזרת בתהליך היציאה של עובדים?

בגורו, אנו פועלים לפי סט פשוט של צעדים כדי לבצע את תהליך היציאה של עובדים בצורה יעילה. העובד, המנהל שלו, IT, כספים ואנשים כולם יש להם תפקיד בתהליך היציאה. גורו פועלת מקבוצה של כרטיסים מוכנים מראש אשר משמשים כקו מנחה לעזיבת חבר הצוות חלקה. אנו שומרים כרטיסים בהישג יד כדי לייעל את התהליך, לגשת בקלות למידע על תהליך היציאה ולשתף ידע בין אנשים לבין העובד שעוזב. בעיקרון, איזו מידע אתה צריך לשמור בהישג יד?

• נהלי תהליך היציאה, כולל משימות לכל הצדדים המעורבים בתהליך היציאה
• תבניות דוא"ל לעובדים שעוזבים
• הזמנות לראיונות יציאה בלוח שנה
• תבניות והנחיות לגבי ראיונות יציאה
• קישורים לתבנית היציאה של אסנה

טיפ מקצועי: כלים הם החבר שלך כשמדובר בארגון בזמן תהליך היציאה. השתמש במערכת ניהול פרויקטים יחד עם מערכת ניהול ידע, כמו גורו, כדי לעקוב אחרי התהליך של היציאה של עובד.

מי מעורב בתהליך היציאה בגורו?

תהליך היציאה הוא מאמץ קבוצתי

העובד שעוזב, המנהל שלו ואנשים כולם יש להם תפקיד בתהליך היציאה. סדרה של כרטיסים פרטיים בגורו, שמופרדים על ידי אנשים, מסייעת לתהליך היציאה. הנה מה שכל צד אחראי עליו:

המנהל

מנהל יתחיל מיד לעבוד על תוכנית מעבר עם העובד שעוזב ויקבע פיזור הוגן של המשימות שלהם בין שאר הצוות. הם יכינו רשימה של כלים להסרת גישה ויבצעו סיום ריאיון יציאה עם אנשים.

חבר צוות שעוזב

השלב הראשון עבור חבר צוות שעוזב הוא לשלוח מכתב התפטרות רשמי לאנשים. אחרי זה, הם מתחילים לעבוד על המעבר של המשימות שלהם עם המנהל וחבריהם לצוות. הגישות למערכות בהן הם נגישים יבוטלו. הם גם יעבירו את האחריות על כרטיסי גורו. לבסוף, הם יקיימו את ריאיון היציאה שלהם עם אנשים.

האנשים

למועסקים של גורו יש תבנית אסנה שמועתקת ומוקצה לאחר ההודעה על עזיבת חבר צוות. הם ישלחו מכתב לעובד שעוזב עם מידע חשוב לגבי המעבר שלהם, יקבעו ראיון יציאה וייעדכנו את IT, כספים, וצוותי כשרונות על עזיבתו.

איך גורו משתמשת במערכות כדי לבצע את תהליך היציאה של עובדים?

שימור תבניות יציאה בכיס האחורי שלך תמיד יועיל כאשר הגיע הזמן לבצע את תהליך היציאה של עובד. כלים ומערכות, כמו גורו ותוכנת ניהול הפרויקטים שלך, יפשטו את כל התהליך.

כאשר עובד גורו מכריז על עזיבתו, השלב הראשון הוא לפתוח סדרת משימות באסנה. אנו מכניסים את התאריך הסופי של העובד לתבנית המשימה ואז אסנה משבצת תאריכי יעד לכל משימות היציאה כדי להבטיח שהן יושלמו בזמן. לכל משימה יש שם קצר עם תאריך יעד וקישורים לכרטיסי גורו הרלוונטיים בתיאור המשימה להקל על ההתייחסות.

אנו גם שומרים מידע עבור קולגות של חבר צוות שעוזב. כרטיסי גורו כמו "מה לצפות כאשר אחד מחברי הצוות שלך מתפטר?" תומכים בצוות בניהול המעבר של המשימות. חברי צוות שעוזבים מומלצים לשתף כל פיסת ידע שהם סבורים שהיא רלוונטית, זה יכול להיות כל דבר משיטות עבודה טובות ועד המלצות למסעדות בעיר מסוימת.

לוותר על עמית זה טעם מתוק-מר. עובד שעוזב צריך לבלות את רוב השבועות האחרונים שלו בחברה ולהנות עם עמיתיו ולזכור את כל מה שהם השיגו. תן לגורו לייעל את תהליך היציאה שלך.