למד כיצד לבחור את תוכנת ה-HR של החלומות שלך כדי לשפר את יכולתך לגייס ולשמור על כשרונות מובילים. 

תוכנת HR היא כלי בשימוש נרחב המסייע לחברות להפחית משימות ידניות ועלויות. אך היא גם מפשטת את האופן שבו המחלקת HR שלך פועלת, מה שמוביל לייעול ופרודוקטיביות טובה יותר.

אז למה כל כך הרבה חברות (22%) יש תוכנית טכנולוגיה HR אבל לא יישמו אותה? כי הם לא יודעים כיצד לבחור את מערכת ה-HR הנכונה. 

זה לא מפתיע — תהליך הבחירה הוא קשה, במיוחד אם אתה לא יודע מה לחפש. חוץ מזה, עם כל כך הרבה אפשרויות, איך אתה יכול לבחור אחת כאשר כולן מציעות דברים נהדרים? 

יצרנו את מדריך הקונים הזה בדיוק מסיבה זו. למד כיצד לקבוע את קריטריוני הבחירה שלך כך שתוכל למצוא את הכלי המושלם לצרכים של צוות ה-HR שלך. 

מהי תוכנת HR?

תוכנת משאבי אנוש (HR) היא תוכנה בשירות סאבלקט או בענן אשר רבות מהחברות משתמשות בה כדי לנהל, לייעל, ואוטומטיזציה של משימות הקשורות ל-HR, כמו ניהול מידע על עובדים. 

הפתרונות הדיגיטליים הללו עובדים קשה כדי לייעל את תהליכי HR היומיים ולהגדיל את היעילות והפרודוקטיביות של מחלקות ה-HR. במקום לבזבז זמן באותן משימות אדמיניסטרטיביות שחוזרות על עצמן, אנשי המקצוע של HR מתמקדים במאמצים פרודוקטיביים יותר. 

בנוסף, מכיוון שהכלים ניתנים להתאמה אישית מאוד, הם יכולים להתאים לכל דרישות החברה הייחודיות, הכיס שלה, ומטרות עסקיות. 

אבל איך הם פועלים בדיוק?

איך משתמשים בתוכנת HR?

המטרה העיקרית של תוכנת HR היא להחליף מסמכים פיזיים ולעזור ב:

• שמירת נתוני עובדים מעודכנים ומאורגנים 
• מעקב אחרי זמן והערכת שביעות רצון עובדים 
• מעקב אחרי נתונים ויצירת דוחות מותאמים אישית
• מתן משוב בזמן אמת ומעקב אחרי ביצועי עובדים
• ייעול עבודה אדמיניסטרטיבית ויצירת זרימות עבודה חדשות
• ניהול הטבות לצורך הגברת המעורבות של העובדים

בקצרה, זה מקל על חייה של ניהול ה-HR דרך אוטומציה. בנוסף, זה שומר על הנתונים של העובדים שלך מעודכנים, מה שמאפשר שיתוף פעולה טוב יותר. 

כתוצאה מכך, מחלקת ה-HR יכולה להתמקד במשימות HR רווחיות יותר מבלי להיתקע בתהליכים ממושכים. כן, לפלטפורמת HR יש הרבה יתרונות. בואו נסתכל עליהם. 

מהם היתרונות של שימוש בתוכנת HR?

המציאות העצובה היא שאחד מתוך שלושה עובדים חדשים יעזוב את העבודה ב-90 הימים הראשונים אם חווית הקליטה של העובד היא רעה. אחד מהגורמים לכך יכול להיות חוסר בטכנולוגיית HR שיכולה להקל על גיוס עובדים חדשים.

עם זאת, כלים של HR הם יותר מתוכנת גיוס. בעוד שלחברות יש צרכים ורצונות שונים, כולן רוצות את אותם יתרונות ב-HR: 

• הגברת חוויית העובד והמוסר: תוכנת HR חדשה משפרת את התקשורת בין מחלקות, במיוחד מכיוון שזה אפליקציה שבה חברי הצוות יכולים לשתף פעולה. כתוצאה מכך, קל לאנשים למצוא מידע על תלושי השכר, חופשות, וכו'. 
• כל הנתונים שמורים במקום אחד: מחלקות HR שמשתמשות במסמכים פיזיים שמורים בארונות עושים עוול לעצמן. מערכת HR אוספת את המידע המפוזר שלך במקום אחד כך שיותר קל לחפש בו. 
• זרימת עבודה של HR מפושטת: באמצעות זרימות עבודה אוטומטיות, אתה יכול לבצע משימות הקשורות ל-HR מבלי לחשוש מפקקים. בנוסף, אתה יכול לעקוב אחרי הסטטוס של כל מסמך ותהליך, כך שתישאר על העליונה כל הזמן. 
• שיפור קבלת ההחלטות: חוץ מהחיסכון בעלויות, כלים של HR גם מקצים משאבים בצורה יעילה יותר. זה חוסך לך זמן ומחלקת HR שלך יכולה לקבל החלטות עסקיות מדויקות ובזמן המתאים. 
• נתוני עובדים מאובטחים: מחלקות HR עובדות עם נתונים אישיים, לכן חשוב שיהיו אמצעי אבטחה למניעת סיכון של התקפות סייבר.

‍

לסיכום? שימוש בתוכנת HR משפר באופן משמעותי את האופן שבו אתה מנהל את הנתונים של העובדים שלך ומחמיר את החוויה שלהם. כתוצאה מכך, תהיה לך מחלקה יעילה יותר שיכולה להתמקד במה שבאמת חשוב: האנשים שלה.

איך לבחור את תוכנת HR הנכונה

ישנן הרבה ספקיות תוכנה שם בחוץ שינסו להרשים אותך עם ניהול הטבות מושלם או עם עיבוד שכר חלק. אבל מה אם זה לא מה שאתה צריך? 

בעוד שזה מפתה לבחור בתוכנת התוכנה הראשונה שמציעה לך את הירח, עליך לקחת את הזמן לעבור את הצעדים הבאים.

שלב #1: לאפיין את הצרכים שלך

כל תהליך בחירת תוכנה מתחיל בהערכת הצרכים של הארגון שלך. חשוב על מה אתה מנסה לפתור על ידי יישום פתרון כזה. האם אתה רוצה לייעל את תהליך הקליטה של עובדים חדשים? או לשפר את הליך הערכת הכישרונות שלך? 

הערכה מקרוב של הזרימות שלך תאפשר לך לראות היכן העובדים שלך נתקלים בעיכובים ומה אתה יכול לשפר. 

כדי לקבל תמונה ברורה, הנה כמה שאלות שאתה יכול לשאול את עצמך: 

• האם אתה משתמש במערכת HR אחרת אך היא לא מספקת את הצרכים שלך?
• מהן האתגרים הנפוצים ביותר של מחלקת HR שלך? 
• האם ישנם תהליכי HR שדורשים הרבה זמן?
• האם העובדים שלך מרוצים מהפתרון הנוכחי? 
• מה התקציב שלך ומה התמורה על ההשקעה (ROI) שאתה מצפה? 
• האם הצוות שלך מיומן בטכנולוגיה או שהם ייתקלו בקשיים במהלך הקליטה? 
• מהן המדיניות הנוגעות לאבטחת מידע של הארגון שלך? 

שלב #2: זהה את התכונות שאתה חייב שיהיו לך

כולנו יש לנו רשימת רצונות של מה שאנחנו רוצים יותר מכל. אולי זה מוצר חדש של Apple או חולצה יוקרתית — העולם הוא החזון שלנו.

כשמדובר בבחירת הפתרון שלך בתחום ה-HR, זה לא שונה. אחרי שהגדרת את הדרישות שלך, הגיע הזמן להתחיל לחפש את הפונקציות שאתה זקוק להן. 

אז, צעד קריטי זה כולל יצירת רשימה של התכונות שאתה חייב שיהיו לך ולהפוך אותן עדיפות כאשר אתה מעריך פתרונות HR. הנה רשימה קטנה של התכונות שאתה בהחלט צריך (נדבר עליהם יותר מאוחר): 

• שירות עצמי של עובדים: נועד לשפר את הפרודוקטיביות של העובדים. 
• אנליטיקה ודיווח: כדי לקבל תובנות על תחלופה של עובדים, היעדרויות, וכו'. 
• ניהול גיוס והכנסות: מסייע בהסרת הלחץ מהגיוס. 

אחת התכונות הקריטיות שאין עליהן עוררין היא אינטגרציה. עם תכונה נוחה זו, אתה יכול לגשת לנתונים שלך ישירות בכלי שבו אתה עובד. 

לדוגמה,סנכרון HRIS של Guru באופן אוטומטי מחבר נתוני עובדים מתוכנת ה-HR שלך, מה שהופך אותם לזמינים מכל מקום אחר שבו אתה עובד—ללא צורך לעבור הקשרים. בזכות חיפוש AI ארגוני, Guru נותן לך תשובות מיידיות לשאלות ה-HR שלך ממש בתוך זרימת העבודה שלך. 

אחרי שיצרת את הרשימה הזאת, סנן את האפשרויות שלך עד שתמצא את הכלי שעונה על הדרישות שלך. היזהר, עם זאת. תוכנות HR תמיד מתפתחות; בנוסף, רבות מהפתרונות כנראה מציעות את כל התכונות שברשימתך, מה שיכול להסתכם ביקר.

נסה למצוא כלי שיפתור את החוסרים הנוכחיים שלך — ומאוחר יותר ראה אם עליך להתרחב. 

שלב #3: לאפיין את התקציב שלך

אחרי הערכה ממושכת, מצאת סוף סוף את הכלי שמיוחד. למרות זאת, כשתראה את תג המחיר שלו, אתה נבוך. זה הרבה יותר יקר ממה שחשבתי ואתה מבין שאין לך את הכסף לכך. 

זו הסיבה שצעד זה כל כך חשוב. אתה צריך לקבוע תקציב לתוכנה החדשה לפני שתעשה טעות יקרה. 

אז, התייעץ עם מקבלי ההחלטות המרכזיים כמו שיווק, ניהול ומחלקות HR. ביחד, אתם יכולים ליצור תקציב שמחזיק את הציפיות שלך ריאליות. 

זכור שהמחיר של תוכנת HR תלוי בגורמים כמו גודל העסק, תכונות, ודגם המחיר. חשוב היטב כמה אתה רוצה להוציא על צעצוע חדש, אבל אל תשכח גם על עלויות נוספות. 

למשל, כמה כלים יש דמי מיגרציה ויישום שיכולים להוסיף על העלויות הראשוניות של התוכנה.

שלב #4: צור רשימה של ספקים

שוק התוכנות HR מלא בפתרונות טובים המסייעים לעסקים להשיג את מטרותיהם, והוא חוזה להיות בשווי 62.5 מיליארד דולר עד 2032. 

החיסרון הוא שיש יותר מדי פתרונות זמינים, מה שמקשה עליך לבחור את המתאים. אבל זו הסיבה שאנחנו כאן, כדי לומר לך מה אתה יכול לעשות כדי להקל על תהליך הבחירה. 

כשמדובר בהערכת ספקי תוכנה, אתה יכול להתחיל בבדיקת מדריכי קונים (כמו זה). מאמרים אינפורמטיביים אלה משווים את הכלים הטובים המכירים לעומת אחד השני, כך שתוכל לראות בבירור איזה מהם הכי מתאים למקרה שלך. 

כדי לעזור לך, הנה מה שאתה יכול לשאול את עצמך: 

• האם אתה יכול להרשות זאת? 
• מה התכונה הגבוהה של הכלי? 
• מהן האפשרויות הטובות ביותר למקרה השימוש שלך?
• האם הכלי עונה על הצרכים שלך ועל הסטנדרטים שלך?
• מה הלקוחות אומרים על זה?
• מהם הכלים המדורגים הטובים ביותר בקטגוריה שלך? 
• האם זה קל לשימוש ולניוד או שמפריע לחוויית המשתמש? 
• האם זה מציע ניסוי חינם או דמו? 
• האם זה מתאים לעסקים קטנים או ליזמים גדולים? 

מענה על השאלות הללו יעזור לך לצמצם את הרשימה שלך, מה שמביא אותנו לשלב הבא.

שלב #5: צור רשימת מועדפים

יש לך רשימה ענקית של מערכות תוכנת HR שעונות על הצרכים שלך, מתאימות לתקציב שלך, ויש בהן את התכונות שאתה רוצה. אבל אתה לא מתקרב למציאת תשובה. 

ובכן, כאן הצעד הזה שימושי. עכשיו שיש לך את כל המידע שאתה צריך, הגיע הזמן לצמצם את האפשרויות שלך עד שתישאר בידך קומץ (שלושה עד חמישה). 

במהלך המחקר שלך, כנראה שכבר יש לך כמה פתרונות בראש שעשו רושם טוב. זה לא רע להשוות אותם מחדש לרשימת התכונות שאתה חייב שיהיו לך ולתקציב שלך לפני שתבחן אותם. 

לא יודעים איך לעשות את זה? הנה כמה טיפים: 

• קרא ביקורות: עבור לאתרי ביקורות אמינים כמו G2 או Capterra וראה מה יש לאנשים לומר על הכלים. 
• חפש מחקרי מקרה: רוב ספקי תוכנות HR יש מחקרי מקרה שמראים איך הם פתרו בעיות של אנשים.
• שאל את העמיתים שלך: מה חושבים העמיתים שלך שיתאים הכי טוב לעסק שלך? השתמש במשוב שלהם כדי לסייע במאמצי קבלת ההחלטות שלך. 
• צרו קשר עם נציג מכירות: אם יש לכם שאלות או חששות לגבי הכלי, אל תהססו לפנות לספק ישירות.

שלב #6: בדוק את הכלים שנבחרו

מוכן ל רשימה שלך? נהדר! עכשיו, הגיע הזמן לשים אותם למבחן.

הרבה פתרונות תוכנת HR מציעים הדגמות, תוכניות חינם, או ניסיונות שאפשר לנצל כדי לראות כיצד הם פועלים לפני שתתחייב. באופן כללי, כלי יכול להיראות טוב על הנייר ובצילום מסך, אולי הוא לא אינטואיטיבי כפי שחשבת. 

לראות אותו בפעולה ולקבל ניסיון מעשי יעזור לך להחליט אם זה שווה את הכסף. אתה יכול לבדוק אותו בעצמך או לבקש מהמחלקה שלך לקחת אותו לסיבוב (או גם וגם). 

פידבקים מהמחלקה שלך צריכים להשפיע על ההחלטה הסופית שלך. 

שלב #7: לבחור תוכנת HR

סוף סוף! הזמן לקבל החלטה מתקרב. בעוד שאתה עשוי להרגיש בטוח בבחירה שלך, האם המחלקה שלך מסכימה? האם הם מרגישים אותו דבר?

אולי הצוות שלך לא כל כך מבין טכנולוגיה כמו אחרים והם מפחדים להשתמש בכלי כזה בפעם הראשונה. במקרה זה, חשוב להבהיר להם שאתה מיישם כלי HR חדש ולזמן אותם לדבר על החששות שלהם עם מישהו מנהל. 

בנוסף, חלק מהספקים מציעים משאבי הכשרה שנציגים יכולים ללמוד על הכלי. דאגו להכיר את עצמם כך שתוכלו לשלב את הכלי לפעולותיהם בצורה נכונה. 

כל כך הרבה דברים על תכונות, אבל עדיין לא גילינו אותן. בואו נתקן את זה.

אילו תכונות לחפש בתוכנת HR

כל תוכנת HR מכילה המון תכונות מגניבות כמו ניהול ביצועים, אנליטיקה ודיווח, ולמידה והכשרה. אבל מהן התכונות החשובות ביותר שיש לכלי HR? ובכן, התחילו עם אלה: 

• שירות עצמי לעובדים: האם מחלקת HR שלך לעיתים קרובות מוצפת בבקשות רבות מדי מצד עובדים לגבי תלושי שכר או בקשות חופשה? פורטל שירות עצמי יכול לפתור את הבעיות הללו ולעודד פרודוקטיביות בכך שהוא מאפשר לעובדים לצפות ב-PTO או להכנס ולצאת בעצמם. 
• ניסיון גיוס וניהול טאלנטים: השגת מועמדים מצוינים היא תהליך קשה. ואז עליך להילחם קשות כדי לשמור עליהם בחברה שלך. כלי HRIS טוב מפשט את התהליך של גיוס ומסיר את הלחץ הכרוך בכך. 
• מערכות שכר: קל ללכת לאיבוד בחישובים מתמטיים או אפילו לשכוח לשלם לעובדים שלך בזמן. פתרונות HR עם פונקציות שכר יכולים לעזור לך להתמודד עם מיסים ועם תלושי שכר בלי כאב ראש, כלומר להקטין מאוד את העומס עליך. 
• שילובים: זה די לא אינטואיטיבי לעבור בין אפליקציות שונות בזמן שאתה עובד. זו הסיבה שהכלי HR שבחרת צריך להתנהל היטב עם המערכות הקיימות שלך. קחו את Guru, למשל. הוא מתחבר בקלות עם ה-HRIS שלך כדי למלא אוטומטית שדות בפרופילים של עובדים וליצור מקור אחד לנתוני עובדים. 
• ניהול הטבות: זו תכונה נוספת חשובה במערכות HR מכיוון שהיא מאפשרת לך לנהל בקפידה את הטבות העובדים, כגון ביטוח בריאות או בונוסים מביצועים. זה חיוני לשמירה על טובת ההנאה בחברה שלך ולהגדלת שיעורי השימור. 

דבר נוסף. עם הפופולריות הגוברת של אינטליגנציה מלאכותית (AI), עוד מערכות HR ישתמשו בה כדי למנוע תהליכים רבי משאבים ומשימות חוזרות. 

על פי Gartner, 76% ממנהיגי HR מאמינים כי על ארגוניהם לאמץ פתרונות AI בשנה או בשנתיים הקרובות אם הם לא רוצים להישאר מאחור. לכן חפשו פתרונות שכבר עושים שימוש ב-AI כדי לפשט את עבודתכם. 

מספיק על תכונות, עם זאת. בואו נסתכל על כמה מהתוכנות HR הטובות ביותר הזמינות כיום. 

5 כלי ל ניתן לשקול בתהליך ה