בחירת תוכנת שכר שמבצעת את עבודתה בצורה אפקטיבית פשוטה כאשר יש לך מדריך זה לידך.
אינך שונא מצב בו שוכחים לשלם לעובדים שלך בזמן? שוב? אין לך אשמה בכך, למרות כל זאת. יש לך המון דברים בסלילך, זה בלתי אפשרי לזכור. בנוסף, זה נוטל שעות לחשב את שכרם.
אתה לא לבד בזה, מבחינה אחרת. לפי UKG, 54% מהאמריקנים נתקלו בבעיה בתשלום שכר. עובדים משכר, בשעה, ועובדים בפרוייקטים נתקלו בבעיות בתשלום.
הפתרון? תוכנת שכר אוטומטית שמטפלת באופן אוטומטי בתהליכי שכר שונים, כמו אפשרויות תשלום או מסים. עם תכונות האוטומציה הללו, אתה חוסך זמן ומונע שגיאות יקרות.
אך לפני שתקפוץ למים, עליך לעקוב אחר השלבים הנחוצים לבחירת תוכנת השכר הנכונה עבור צרכי העסק שלך. וכאן מגיע מדריך זה לחידור לתוך התמידים.
מה זה תוכנת שכר?
תוכנת שכר היא יישום המאופטמת את תהליך התשלום עבור העובדים המלאים שלך או השעתיים. היא עוזרת לך לנהל בונוסים, שכר, ושכר, וגם מעקב אחר חופגים וטבילות העובדים.
כאן לסיכום, שירותי שכר הוןאת כל התשלומים, שומרים על תיקוני המעמידה בחוקי מסים ותקנות, ומשמרים מעקב על הזמן והנוכחות. כתוצאה מכך, אתה מקבל透明ות אל כל הדיוחות שכר, כמו צ'קי תשלום, ומפחית את סיכון השגיאות והאי-מימוש.
כל אחד יכול להשתמש בתוכנה זו, מעסקים קטנים ועד עסקים גדולים. אבל איך היא עובדת? בואו נגלה.
כיצד תוכנת שכר עובדת?
חשוב לאגד את מערכת השכר כפורטל שירות בעצמו. עובדים יכולים לגשת אליו בכל עת בכדי להציג או לערוך את המידע האישי שלהם ולהגדיר את העדפות התשלום (פיקדון ישיר, כרטיס תשלום, או צ'ק בנק).
ביצוע זה מסייע למעסיקים להפיץ תשלומים יותר בקלות. עם כל הפרטים שהם זקוקים להם בכלי יחיד, עסקים יכולים לאוטומט איות תשלומים לכל עובד, ללא קשר למיקומם או סוג החוזה שלהם.
באופן יותר מוקפד, ארגונים משתמשים בתוכנת שכר ושירותים כי:
מפשט משימות זמינות ויש להכוח להסתמך בקלות על כל שינוי.
מאפשר透מורה יותר בפיננסים שלהם כדי להישאר בתקציב.
חוסך המון זמן, אפשר להתרכז במשימות רמה עליונה יותר.
לוודא שהם משלמים לעובדים שלהם בזמן ּבעחר יתני׳, בכל פעם.
בנוסף, תוכנת השכר משלבת את המערכות העסקיות שאתה כבר משתמש בהן, כגון חשבונאות וכלכלה. זה מאפשר לך להריץ את שכר העובדים בדיוק ובזמן, ולבנות אמון בעובדים. כשמדובר באמון, נדבר על היתרונות של סוג זה של תוכנה.
מהן התועלות של שימוש בתוכנת השכר?
היתרון החשוב ביותר של כלי שכר הוא שהוא משחרר את הזמן של מחלקת המשאבי האנוש שלך (HR). במקום לעשות את אותן משימות רגילות ושעמום, הם יכולים להתמקד ביוזמות חשובות יותר.
אבל למעט לתהליך השכר המוזל, מה עוד הוא עושה? כן, זה...
לוודא תאמת מיסים: הידעתם שעד 30% מהחברות מסויבות עובדיםה? זה מוביל לעגמוניה רבה על הכלכלה, ולעלויות כבדות. תוכנת שכר יכולה למנוע כך ולעזור לך לעמוד בחוקי המדינה והפדרלית. כלי מספקים אף דוחות סיכומים לצורך הגשת המסים.
מורים בזמן ומוריד עלויות: דרך האוטומציה, צוותי HR יכולים להפחית שגיאות אנושיות יקרות, כמו קלט נתוני השכר בלתי מדוייקים. כתוצאה מכך, אתם חוסכים זמן וכסף, מאפשרים לכם להתמקד בהשגת מטרות ארגוניותיתכם.
מגביר דיוק ושקיפות: אין עוד ניחאות וזמן מבוזבזים. פתרון שכר מבטיח שהנך מספק צ'יקים עובדים מדויקים ישירות אל חשבונות הבנק שלהם, ובזמן, לא פחות. זה מוביל לאמון ובטחון מוגבר - ולעובדים מאושרים!
מציע גמישות והתאמה אישית: מגמות עבודה חדשות עולות בכל יום. התוקף הנוכחי הוא רדיפת מועמדים לא שגרתיים, עם 56% מהמועמדים מגישים מועמדות למשרות מחוץ לתחום ההתמחות הנוכחי שלהם. מה שמשמע שעליך להתאים תמיד ותוכנת השכר שלך צריכה לעקוף אותך. הפתרון שנבחר עליך להציע מגוון תכונות אישיות שעונות על דרישותיך המיוחדות בכל עת. בנוסף, היא צריכה לתמוך בתדרי שכר שונים והפקדות מס, כך שתוכל תמיד לסמוך עליה כאשר תזקק להכי.
אז, האם היתרונות הללו שסיכמו אותך למתן שכר? 🤔 😊 מקווים שכן או שנהיה במצב לא נוח. הקטע הבא שלנו יגלות את הצעדים שעליך לקחת כדי לבחור בפלטפורמת שכר הנכונה.
כיצד לבחור בתוכנת שכר הנכונה
כדי לגדול מהיתרונות של מערכת שכר, עליך לבעול כלי שכר. ובעוד גוגל משקיעה 'את המערכות של שכר הטובות ביותר' ובוחרת בראשונה שנראית די נחמד, כנראה שתצטער. זה כנראה לא מה שאתה צריך.
אז, בחירת הפתרון לשכר שלך דורשת תכנון זהיר, בדיוק כפי שבהגדרת כל תוכנת HR אחרת. התחלה של תהליך שמונה שלבים.
שלב #1: להעריך את צרכי העסק
רומא לא בנויה ביום אחד. בחירת תוכנת השכר הנכונה היא תוצאת מאמצים ותכנון רציניים.
וכל זה מתחיל עם הערכת צרכי השכר שלך. מאחר וכל עסק הוא ייחודי, עליך לענות על השאלות הבאות:
כמה עובדים יש לך? נערו מערכות שכר ביוקמות שונות. היו זהיר ואל תשלם על יותר תכונות מהדרוש.
באיזו תדר תשלם לצוות שלך? האם זה משתנה מתפקיד לתפקיד? תוכנת השכר שלך צריכה לטפל בגמישות תדרים מרובים תוך שמירה על דיוק.
האם יש לך עובדים בינלאומיים? אם כן, על תוכנות השכר שלך להתמודד עם תשלומים בינלאומיים. ולמנוע מסים אלו יתרי שכר לא מעוצבים.
האם יש לך סוגי עובדים שונים? אולי הקבוצה שלך מעסיקה עובדים שעתיים, קבועים ועובדים בהסכם. האפליקציה צריכה להגן על מסרבליות הזרם שלך.
על ידי ציות ליעדייך העיקריים, אתה בקירבת שלב אחד לבחירת תוכנת שכר הנכונה.
שלב #2: צור רשימה של התכונות הרצויות שלך
לכן, זיהית את הצרכים שלך ואתה מכיר אותם בלב שלך. עכשיו, הגיע הזמן ליצור רשימת משאלות בהן אתה 'חייב' לך. האם אתה צריך ניהול יתרונות חלק? או תכונות למעקב אחר הזמן? האם הכלי כולל אינטגרציות תוכנה עם הכלים שאתה משתמש בהם יומיומית?
לדוגמה, אולי אתה עושה את כל תקשורת הצוות ב-Slack. אם מערכת השכר שלך לא משתלבת עם כלי זה, היא תקשה לך ותגרה בך יותר.
לכן, חשוב לחשוב היטב על התכונות העליונות שהמערכת לשכר צריכה לכלול כדי לעמוד בצרכי העסק שצוינו לעיל. נסה לתת עדיפות ליכולות כגון תדירות של תשלומים או אוטומציה שתעשה עבורך את העבודה הכבדה.
שלב #3: להעריך את התקציב שלך
אתה לא רוצה לבזבז את כל הכסף שלך על תוכנת שכר שיש לה המון תכונות אם תשתמש באמת רק במחצית מהן. לכן, הגדר תקציב שיאפשר לך לקבל את התכונות שאתה רוצה.
אחר כך, תוכל לשקול תכונות נוספות אם יהיה צורך. צריך להיות זהיר, כלי יחיד משתנה מסיפק לספק. בנוסף, יש להם מודלי חיוב שונים. לדוגמה, רבים מציעים מינוי חודשי עם תשלום בסיס אך תשלום נוסף לכל עובד.
חשוב לקחת את זה בחשבון בעת הערכת תוכנת השכר.
שלב #4: ליצור רשימת ספקים אפשריים
עכשיו זה הזמן שהכיף מתחיל. קח את רשימת התכונות שלך, התקציב והיעדים, והתחל לחקור את ספקי תוכנה לשכר הכי טובים עבור צרכים מסוימים שלך. יתכן שיהיה קשה להתחיל בהתחלה, במיוחד מאחר ושוק זה סביר שימשיך להתרחב –– מ-7.3 ביליון דולר ב-2022 ל-15.43 ביליון דולר משוער עד 2030. אבל הנה כמה שאלות שיסייעו מאוד במסע שלך:
מהו התכונה העיקרית של הכלי?
האם התוכנה עומדת בדרישותיך?
האם היא מתאימה לארגונים קטנים או גדולים?
האם יש לה גרסת ניסיון או דמו?
מה אנשים אומרים על זה?
מהו מספר העובדים המקסימלי שהוא יכול לענות עליהם?
האם יש לה אינטגרציות עם הכלים המועדפים עליך?
מחיר הכלי תואם לתקציב שלך?
האם יש לו תדריכי תשלומים מרובים?
שמור על תשובות אלו בדעתך כאשר אתה יוצר את רשימת הספקים שלך — זה בוודאי יעזור להפוך את התהליך הזה לקל יותר.
שלב #5: עליך לשקול את יכולות האבטחה
תכונה אחת שלא תחסכו בה בעת בחירת תוכנת שכר היא פעילויות אבטחת נתונים.
הכלי הזה פועל עם נתונים רגישים של כספים ואישיים של עובדים; תוכל לדמיין איך פריצת אבטחה לא רצויה עשויה להיות מושחתת למילת כבודה של עסקך.
לכן, בחר פתרון המצייד באמצעי ביטחון חזוניים כגון הצפנת נתונים או אימות דו-שלבי. לשם ביטחון, תוכל ליצור קשר עם שירות לקוחות הספק ולשאול כיצד הם יגן על המידע שלך במקרה של פריצת אבטחה.
אבטחה נפגשת בדרך כלל עם ציוני מס ועמלות עבודה. אם לא, עליך לוודא שכלי ניהול השכר שנבחר עודכן בתדר תדיר כדי לשקף את חוקי מס הכנסה חדשים.
שלב #6: נאמר לשקול תוספות ואינטגרציות
אם אתה עייף ממערכות בלתי מחוברות ומהקשתה בין כרטיסיות, אז עליך לחפש פלטפורמות שכר המשתיבות עם הכלים הקיימים שלך.
הרבה תוכנות שכר מציעות אינטגרציות צד שלישי עם תוכנות החשבונאות שלך או תהליכי המשאבי האנוש המרכזיים אחרים שעוזרים לך לפיפל את זרימות העבודה שלך ולשפר את חיי הקבוצה שלך.
לדוגמה, Guru — כלי החיפוש AI הייעודי שלנו, מרכז האינטרנט הפנימי שלנו וכלי הוויקי — משתלב עם מעל 40 כלי HR, כולל תוכנות שכר. למה זה עוזר נוסף?
מכיוון שתוכל ליצור מקור כוח ראשי אחד המשמר את הידע שלך ואת נתוני העובדים שלך עקביים בכל הלוחות. ומחבר אותו עם מידע מועדף.
שלב #7: ליצירת רשימה קצרה
כבר חשפת את כמה פתרונות שעשויים לערבב היטב עם זרימות העבודה שלך. אך תכשירים אלה יכולים להאבד בין המגוון של כלים אחרים המתווספים כעת לרשימתך.
הגיע הזמן להתחיל לקצץ.
השווה את רשימת הספקים שלך עם רשימת התכונות החיוניות שלך והפחה אותם לשלוש או חמישה אפשרויות טובות. הסוד לעשות זאת הוא:
קרא ביקורות באתרים מהימנים כמו TrustRadius או G2 כדי לראות מה משתמשים יש לומר על הכלי.
שאל להמלצות מקולגות מכיוון שישנן סיכויים גבוהים שהם כבר משתמשים בכלי שכר טוב.
צפה במקרי מבחן שמציגים איך ספק ספציפי פתר את בעיות של אנשים.
עד סוף שלב זה, תהיה לך רשימת הכלים שאתה רוצה ביותר לבדיקה. מה שמביא אותנו לשלב הסופי שלנו…
שלב #8: בקש דימויים והתחל בניסויים חינמיים
עם רשימת קצרה ביד, עליך עכשיו להיכנס לאתר של כל ספק. ולראות האם יש לך ניסויים חינמיים או דמויות שאתה יכול לנסות.
יש סיכוי גבוה שרוב ספקי התוכנה יכילו ניסויים במשך 14 ימים או 30 ימים שיוכלו להשתמש בהם כדי לבחון את הפלטפורמה. ראוי לראות את תוכנת שכר בפעולה כדי להעריך את נוחות השימוש שלה, איכות עבודתה ושירותיה.
אבל Gusto הוא לא רק על שכר. “כלי הדיווח הכוללים ידידותיים למשתמשים ומציעים אפשרויות שונות לגישה למידע בדיוק שאנחנו זקוקים לו,” אומר ביקורתן של מנהיג. בנוסף, ל-Gusto יש תהליך קל של כניסה לעבודה שמאפשר לך להפעיל את הכלי בדקות, לא בשבועות.
2. ריפלינג
ריפלינג, כלי ניהול כוח עבודה מודרני, מאפשר לצוותים לנהל מיגרסיות שונות של מחלקת השאירויות השלטוניות שלהם, כגון שכר, יתרונות, הוצאות, ועוד.
ריפלינג מחשבת ומגישה את המסים על שכרך באופן אוטומטי, אפילו אם יש לך עובדים בינלאומיים. בנוסף, יש לו אפליקצית נייד שבה עובדים יכולים לראות את משכורתם או לבקש חופש.
הפתעה, הפתעה! ריפלינג משתלבת עם Guru.
3. ריבויית
ריבויית היא פתרון לטכנולוגיית עסקים שמאפשרת למחלקות השאירויות להפעיל בקלות שכרות בתיאום עם התקנות.
משמש על-ידי בעלי עסקים קטנים מדי יום, הכלי הזה כולל תשלומים אמינים ונכנס למערכת ה-POS שלך. זה אומר שתוכל לשלם לעובדים ישירות מלוח הבקרה שלך ולעבד תשלום מהיר יותר.
בנוסף, אם אתה נאבק בהגשת מיסים, Square עוזר לך להישאר מעודכן בכל הקשור להתאמה באמצעות תחום ייעוץ מומחה.
מאחר שהוא אוטומטי, עתק משימות המצריכות זמן רב ומופחת את חשבונות החודשי שלך, OnPay מאפשר לך להתמקד יותר במה שחשוב. בנוסף, הוא משתלב עם כלי חשבונאות, מעקב זמן וכלים עסקיים אחרים פופולריים, כולל Guru.
5. שכר ADP
שכר adp הוא שירות HR ומסים שוודא שהשכר שלך רץ בצורה חלקה, ללא הרבה טרחה.
ADP גם יש לו פלטפורמת שירות עצמי לעובדים ולמנהלים, שניתן להשתמש בה גם באינטרנט ודרך אפליקציה ניידת. אם נדרשת עזרה עם דבר מסוים, ל-ADP יש מקצוענים בשכר עם ניסיון זמינים 24/7.
בנוגע לאינטגרציות, שכר ADP עובר טוב עם Guru.
6. Paychex
Paychex מציע כלי עיבוד שכר אוטומטי בפתרון HR מאוד פשוט הכולל הכל.
“[...] פונקציית החשבונאות החיה קלה לשימוש, במיוחד עבור מתחילים בחשבונאות. שהופך אותו לאפשרות מושלמת למי שאינו מוכר עם כלים כאלה.
Intuit QuickBooks עוזר לך למעקב אחר הוצאות, להפיק דוחות מפתח ולהתאים חשבוניות מפלטפורמה אחת. בנוסף, זה מעקב אחר שאיכויות הכסף שלך על ידי שמירה אוטומטית של ההעסקאות שלך בפלטפורמה.
תוכל גם לחבר את האפליקציות האהובות עליך עם QuickBooks; אפילו Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct היא פלטפורמת חשבונאות מקוונת לעצמאים או לעסקים בינוניים.
הבאת תכונות ליבה כמו תשלומי חשבונות, ניהול מזומנים, וחשבוניות לשולחן, Sage עשוי לענות על כל הצרכים שלך. זה קל להתקין ואתה יכול לקבל גישה 24/7, כל עוד יש לך חיבור לאינטרנט.
החלק המועיל ביותר של Sage Intacct הוא כמה קל זה לעבד או לתקן כל נקודה שלו. כמות הזמן שחסכתי בהזנת AP, AR & רשומות יומן הפכה את המשחק במשרד שלנו.
Sage משתלבת גם עם Guru.
9. חלק
חלק הוא פתרון שכר לצוותות גלובליים, מסוגל לטפל בהצפות, הוראות מס, ועמידה בתקנות בכל מקום שהעובדים שלך נמצאים.
חלק היא נהדרת משום שהיא מציעה תצוגה מלאה של כוח העבודה שלך מבלי להחליף אפליקציות. בנוסף, מנהלים, מנהיגים, ואף עובדים יכולים להשתמש בפורטל שירות עצמי של Deel כדי לעדכן פרטי משיכה, לצפות בהוצאות משכורת כוללות, ולעשות שפע משימות אחרות.
המערכת טופלת באופן חלק את תהליך ההעברה מעסיקי השותפה שלי לחשבון הבנק המקומי שלי, מחסוך זמן ומאמץ. העובדה שאיני צריך להפעיל או לעקוב באופן ידני אחר העסקאות היא יתרון עצום.
מוכן להכרית חלק? קח Guru איתך: הם עובדים ביחד!
10. BrightPay
BrightPay, מבוססת בממלכה המאוחדת, היא מערכת שכר בענן שמקדם שיתוף פעולה בזמן אמת ומפחית עיכובים במחזור השכר.
[...] ממשק המשתמש פשוט לשימוש, והזנת נתוני שכר היא חלקה. התוכנה מאופטמת אוטומטית לשכרים רגילים על ידי גלישת המספרים חודש אחר חודש ויצירת הצעות וריווחים משתנים.
בנוסף, יש לה פורטל שירות עצמי שבו עובדים יכולים לגשת למידע שהם מחפשים, דוגמת צ'קים שכר, החזקות, חופשה שנתית, וכו '
BrightPay משתלבת עם המון כלים אחרים, כגון BrightBooks, Sage, Xero, ו-אתם ניחשתם נכון, Guru!
מעליך
רואים? עם מדריך קונים זה, זה לא כל כך קשה ללמוד איך לבחור תוכנת שכר שעושה את העבודה שלה. אנו מעזים לומר שזה מעלה בך הרגשה נוספת שתבחר בפתרון הנכון סופית!
דבר אחרון לפני שאתה נוסע. בוא נדבר על Guru, פלטפורמת חיפוש וידע AI לעסקים שמחזיקה את כל המידע של החברה שלך בקצה האצבעות שלך.
Guru משתלבת עם הכלים הקיימים שלך, כך שתוכל לחפש בכל האפליקציות, הצ'אטים, והמסמכים שלך באופן מיידי, בלי להחליף לשוניות או משימות.
למד עוד על Guru על ידי הרשמה היום.
שאלות נפוצות (FAQs)
כמה עולה תוכנת שכר?
המחיר משתנה לפי גורמים שונים, כמו גודל הארגון, דגם תמחור, ומספר העובדים.
בדרך כלל, לרוב ספקי השירותים מציעים מינוי חודשי שמשתנה בין $8 ל-$49 לחודש. אם ברצונך להוסיף משתמשים חדשים, עליך לשלם תשלום נוסף.
אחרים עשויים לספק תמחור מותאם אישית שתצטרך לבקש הצעת מחיר ולייעץ עם הספק.
האם קיימת תוכנת שכר חינמית?
כן, יש פתרונות תוכנה לשכר חינמיים, כמו Square ו-Deel, אך לרוב יש מינויים בתשלום.
אם תבחר במינויים חינמיים, תתקבל גישה מוגבלת לפונקציות, שכנראה לא תעזור לך ברצף הארוך.
איך לבחור ספק שכר עבור עסק קטן?
להלן מלצות מועילות עבור עסקים קטנים:
לנתח את צרכיך: מה אתה מנסה לפתור? האם אתה זקוק רק לכלים למעקב אחר זמן? ?או משהו מעבר לכך
?לשקול את התקציב: כמה אתה מוכן להוציא על כלי השכר
?לוודא שהתוכנה ניתנת להרחבה: בחר באפשרות שכר שגדלה עם העסק שלך
לראות סקירות: לראות מה קבוצות קטנות אחרות טוענות על כלי מסוים.
בחירת תוכנת שכר שמבצעת את עבודתה בצורה אפקטיבית פשוטה כאשר יש לך מדריך זה לידך.
אינך שונא מצב בו שוכחים לשלם לעובדים שלך בזמן? שוב? אין לך אשמה בכך, למרות כל זאת. יש לך המון דברים בסלילך, זה בלתי אפשרי לזכור. בנוסף, זה נוטל שעות לחשב את שכרם.
אתה לא לבד בזה, מבחינה אחרת. לפי UKG, 54% מהאמריקנים נתקלו בבעיה בתשלום שכר. עובדים משכר, בשעה, ועובדים בפרוייקטים נתקלו בבעיות בתשלום.
הפתרון? תוכנת שכר אוטומטית שמטפלת באופן אוטומטי בתהליכי שכר שונים, כמו אפשרויות תשלום או מסים. עם תכונות האוטומציה הללו, אתה חוסך זמן ומונע שגיאות יקרות.
אך לפני שתקפוץ למים, עליך לעקוב אחר השלבים הנחוצים לבחירת תוכנת השכר הנכונה עבור צרכי העסק שלך. וכאן מגיע מדריך זה לחידור לתוך התמידים.
מה זה תוכנת שכר?
תוכנת שכר היא יישום המאופטמת את תהליך התשלום עבור העובדים המלאים שלך או השעתיים. היא עוזרת לך לנהל בונוסים, שכר, ושכר, וגם מעקב אחר חופגים וטבילות העובדים.
כאן לסיכום, שירותי שכר הוןאת כל התשלומים, שומרים על תיקוני המעמידה בחוקי מסים ותקנות, ומשמרים מעקב על הזמן והנוכחות. כתוצאה מכך, אתה מקבל透明ות אל כל הדיוחות שכר, כמו צ'קי תשלום, ומפחית את סיכון השגיאות והאי-מימוש.
כל אחד יכול להשתמש בתוכנה זו, מעסקים קטנים ועד עסקים גדולים. אבל איך היא עובדת? בואו נגלה.
כיצד תוכנת שכר עובדת?
חשוב לאגד את מערכת השכר כפורטל שירות בעצמו. עובדים יכולים לגשת אליו בכל עת בכדי להציג או לערוך את המידע האישי שלהם ולהגדיר את העדפות התשלום (פיקדון ישיר, כרטיס תשלום, או צ'ק בנק).
ביצוע זה מסייע למעסיקים להפיץ תשלומים יותר בקלות. עם כל הפרטים שהם זקוקים להם בכלי יחיד, עסקים יכולים לאוטומט איות תשלומים לכל עובד, ללא קשר למיקומם או סוג החוזה שלהם.
באופן יותר מוקפד, ארגונים משתמשים בתוכנת שכר ושירותים כי:
מפשט משימות זמינות ויש להכוח להסתמך בקלות על כל שינוי.
מאפשר透מורה יותר בפיננסים שלהם כדי להישאר בתקציב.
חוסך המון זמן, אפשר להתרכז במשימות רמה עליונה יותר.
לוודא שהם משלמים לעובדים שלהם בזמן ּבעחר יתני׳, בכל פעם.
בנוסף, תוכנת השכר משלבת את המערכות העסקיות שאתה כבר משתמש בהן, כגון חשבונאות וכלכלה. זה מאפשר לך להריץ את שכר העובדים בדיוק ובזמן, ולבנות אמון בעובדים. כשמדובר באמון, נדבר על היתרונות של סוג זה של תוכנה.
מהן התועלות של שימוש בתוכנת השכר?
היתרון החשוב ביותר של כלי שכר הוא שהוא משחרר את הזמן של מחלקת המשאבי האנוש שלך (HR). במקום לעשות את אותן משימות רגילות ושעמום, הם יכולים להתמקד ביוזמות חשובות יותר.
אבל למעט לתהליך השכר המוזל, מה עוד הוא עושה? כן, זה...
לוודא תאמת מיסים: הידעתם שעד 30% מהחברות מסויבות עובדיםה? זה מוביל לעגמוניה רבה על הכלכלה, ולעלויות כבדות. תוכנת שכר יכולה למנוע כך ולעזור לך לעמוד בחוקי המדינה והפדרלית. כלי מספקים אף דוחות סיכומים לצורך הגשת המסים.
מורים בזמן ומוריד עלויות: דרך האוטומציה, צוותי HR יכולים להפחית שגיאות אנושיות יקרות, כמו קלט נתוני השכר בלתי מדוייקים. כתוצאה מכך, אתם חוסכים זמן וכסף, מאפשרים לכם להתמקד בהשגת מטרות ארגוניותיתכם.
מגביר דיוק ושקיפות: אין עוד ניחאות וזמן מבוזבזים. פתרון שכר מבטיח שהנך מספק צ'יקים עובדים מדויקים ישירות אל חשבונות הבנק שלהם, ובזמן, לא פחות. זה מוביל לאמון ובטחון מוגבר - ולעובדים מאושרים!
מציע גמישות והתאמה אישית: מגמות עבודה חדשות עולות בכל יום. התוקף הנוכחי הוא רדיפת מועמדים לא שגרתיים, עם 56% מהמועמדים מגישים מועמדות למשרות מחוץ לתחום ההתמחות הנוכחי שלהם. מה שמשמע שעליך להתאים תמיד ותוכנת השכר שלך צריכה לעקוף אותך. הפתרון שנבחר עליך להציע מגוון תכונות אישיות שעונות על דרישותיך המיוחדות בכל עת. בנוסף, היא צריכה לתמוך בתדרי שכר שונים והפקדות מס, כך שתוכל תמיד לסמוך עליה כאשר תזקק להכי.
אז, האם היתרונות הללו שסיכמו אותך למתן שכר? 🤔 😊 מקווים שכן או שנהיה במצב לא נוח. הקטע הבא שלנו יגלות את הצעדים שעליך לקחת כדי לבחור בפלטפורמת שכר הנכונה.
כיצד לבחור בתוכנת שכר הנכונה
כדי לגדול מהיתרונות של מערכת שכר, עליך לבעול כלי שכר. ובעוד גוגל משקיעה 'את המערכות של שכר הטובות ביותר' ובוחרת בראשונה שנראית די נחמד, כנראה שתצטער. זה כנראה לא מה שאתה צריך.
אז, בחירת הפתרון לשכר שלך דורשת תכנון זהיר, בדיוק כפי שבהגדרת כל תוכנת HR אחרת. התחלה של תהליך שמונה שלבים.
שלב #1: להעריך את צרכי העסק
רומא לא בנויה ביום אחד. בחירת תוכנת השכר הנכונה היא תוצאת מאמצים ותכנון רציניים.
וכל זה מתחיל עם הערכת צרכי השכר שלך. מאחר וכל עסק הוא ייחודי, עליך לענות על השאלות הבאות:
כמה עובדים יש לך? נערו מערכות שכר ביוקמות שונות. היו זהיר ואל תשלם על יותר תכונות מהדרוש.
באיזו תדר תשלם לצוות שלך? האם זה משתנה מתפקיד לתפקיד? תוכנת השכר שלך צריכה לטפל בגמישות תדרים מרובים תוך שמירה על דיוק.
האם יש לך עובדים בינלאומיים? אם כן, על תוכנות השכר שלך להתמודד עם תשלומים בינלאומיים. ולמנוע מסים אלו יתרי שכר לא מעוצבים.
האם יש לך סוגי עובדים שונים? אולי הקבוצה שלך מעסיקה עובדים שעתיים, קבועים ועובדים בהסכם. האפליקציה צריכה להגן על מסרבליות הזרם שלך.
על ידי ציות ליעדייך העיקריים, אתה בקירבת שלב אחד לבחירת תוכנת שכר הנכונה.
שלב #2: צור רשימה של התכונות הרצויות שלך
לכן, זיהית את הצרכים שלך ואתה מכיר אותם בלב שלך. עכשיו, הגיע הזמן ליצור רשימת משאלות בהן אתה 'חייב' לך. האם אתה צריך ניהול יתרונות חלק? או תכונות למעקב אחר הזמן? האם הכלי כולל אינטגרציות תוכנה עם הכלים שאתה משתמש בהם יומיומית?
לדוגמה, אולי אתה עושה את כל תקשורת הצוות ב-Slack. אם מערכת השכר שלך לא משתלבת עם כלי זה, היא תקשה לך ותגרה בך יותר.
לכן, חשוב לחשוב היטב על התכונות העליונות שהמערכת לשכר צריכה לכלול כדי לעמוד בצרכי העסק שצוינו לעיל. נסה לתת עדיפות ליכולות כגון תדירות של תשלומים או אוטומציה שתעשה עבורך את העבודה הכבדה.
שלב #3: להעריך את התקציב שלך
אתה לא רוצה לבזבז את כל הכסף שלך על תוכנת שכר שיש לה המון תכונות אם תשתמש באמת רק במחצית מהן. לכן, הגדר תקציב שיאפשר לך לקבל את התכונות שאתה רוצה.
אחר כך, תוכל לשקול תכונות נוספות אם יהיה צורך. צריך להיות זהיר, כלי יחיד משתנה מסיפק לספק. בנוסף, יש להם מודלי חיוב שונים. לדוגמה, רבים מציעים מינוי חודשי עם תשלום בסיס אך תשלום נוסף לכל עובד.
חשוב לקחת את זה בחשבון בעת הערכת תוכנת השכר.
שלב #4: ליצור רשימת ספקים אפשריים
עכשיו זה הזמן שהכיף מתחיל. קח את רשימת התכונות שלך, התקציב והיעדים, והתחל לחקור את ספקי תוכנה לשכר הכי טובים עבור צרכים מסוימים שלך. יתכן שיהיה קשה להתחיל בהתחלה, במיוחד מאחר ושוק זה סביר שימשיך להתרחב –– מ-7.3 ביליון דולר ב-2022 ל-15.43 ביליון דולר משוער עד 2030. אבל הנה כמה שאלות שיסייעו מאוד במסע שלך:
מהו התכונה העיקרית של הכלי?
האם התוכנה עומדת בדרישותיך?
האם היא מתאימה לארגונים קטנים או גדולים?
האם יש לה גרסת ניסיון או דמו?
מה אנשים אומרים על זה?
מהו מספר העובדים המקסימלי שהוא יכול לענות עליהם?
האם יש לה אינטגרציות עם הכלים המועדפים עליך?
מחיר הכלי תואם לתקציב שלך?
האם יש לו תדריכי תשלומים מרובים?
שמור על תשובות אלו בדעתך כאשר אתה יוצר את רשימת הספקים שלך — זה בוודאי יעזור להפוך את התהליך הזה לקל יותר.
שלב #5: עליך לשקול את יכולות האבטחה
תכונה אחת שלא תחסכו בה בעת בחירת תוכנת שכר היא פעילויות אבטחת נתונים.
הכלי הזה פועל עם נתונים רגישים של כספים ואישיים של עובדים; תוכל לדמיין איך פריצת אבטחה לא רצויה עשויה להיות מושחתת למילת כבודה של עסקך.
לכן, בחר פתרון המצייד באמצעי ביטחון חזוניים כגון הצפנת נתונים או אימות דו-שלבי. לשם ביטחון, תוכל ליצור קשר עם שירות לקוחות הספק ולשאול כיצד הם יגן על המידע שלך במקרה של פריצת אבטחה.
אבטחה נפגשת בדרך כלל עם ציוני מס ועמלות עבודה. אם לא, עליך לוודא שכלי ניהול השכר שנבחר עודכן בתדר תדיר כדי לשקף את חוקי מס הכנסה חדשים.
שלב #6: נאמר לשקול תוספות ואינטגרציות
אם אתה עייף ממערכות בלתי מחוברות ומהקשתה בין כרטיסיות, אז עליך לחפש פלטפורמות שכר המשתיבות עם הכלים הקיימים שלך.
הרבה תוכנות שכר מציעות אינטגרציות צד שלישי עם תוכנות החשבונאות שלך או תהליכי המשאבי האנוש המרכזיים אחרים שעוזרים לך לפיפל את זרימות העבודה שלך ולשפר את חיי הקבוצה שלך.
לדוגמה, Guru — כלי החיפוש AI הייעודי שלנו, מרכז האינטרנט הפנימי שלנו וכלי הוויקי — משתלב עם מעל 40 כלי HR, כולל תוכנות שכר. למה זה עוזר נוסף?
מכיוון שתוכל ליצור מקור כוח ראשי אחד המשמר את הידע שלך ואת נתוני העובדים שלך עקביים בכל הלוחות. ומחבר אותו עם מידע מועדף.
שלב #7: ליצירת רשימה קצרה
כבר חשפת את כמה פתרונות שעשויים לערבב היטב עם זרימות העבודה שלך. אך תכשירים אלה יכולים להאבד בין המגוון של כלים אחרים המתווספים כעת לרשימתך.
הגיע הזמן להתחיל לקצץ.
השווה את רשימת הספקים שלך עם רשימת התכונות החיוניות שלך והפחה אותם לשלוש או חמישה אפשרויות טובות. הסוד לעשות זאת הוא:
קרא ביקורות באתרים מהימנים כמו TrustRadius או G2 כדי לראות מה משתמשים יש לומר על הכלי.
שאל להמלצות מקולגות מכיוון שישנן סיכויים גבוהים שהם כבר משתמשים בכלי שכר טוב.
צפה במקרי מבחן שמציגים איך ספק ספציפי פתר את בעיות של אנשים.
עד סוף שלב זה, תהיה לך רשימת הכלים שאתה רוצה ביותר לבדיקה. מה שמביא אותנו לשלב הסופי שלנו…
שלב #8: בקש דימויים והתחל בניסויים חינמיים
עם רשימת קצרה ביד, עליך עכשיו להיכנס לאתר של כל ספק. ולראות האם יש לך ניסויים חינמיים או דמויות שאתה יכול לנסות.
יש סיכוי גבוה שרוב ספקי התוכנה יכילו ניסויים במשך 14 ימים או 30 ימים שיוכלו להשתמש בהם כדי לבחון את הפלטפורמה. ראוי לראות את תוכנת שכר בפעולה כדי להעריך את נוחות השימוש שלה, איכות עבודתה ושירותיה.
אבל Gusto הוא לא רק על שכר. “כלי הדיווח הכוללים ידידותיים למשתמשים ומציעים אפשרויות שונות לגישה למידע בדיוק שאנחנו זקוקים לו,” אומר ביקורתן של מנהיג. בנוסף, ל-Gusto יש תהליך קל של כניסה לעבודה שמאפשר לך להפעיל את הכלי בדקות, לא בשבועות.
2. ריפלינג
ריפלינג, כלי ניהול כוח עבודה מודרני, מאפשר לצוותים לנהל מיגרסיות שונות של מחלקת השאירויות השלטוניות שלהם, כגון שכר, יתרונות, הוצאות, ועוד.
ריפלינג מחשבת ומגישה את המסים על שכרך באופן אוטומטי, אפילו אם יש לך עובדים בינלאומיים. בנוסף, יש לו אפליקצית נייד שבה עובדים יכולים לראות את משכורתם או לבקש חופש.
הפתעה, הפתעה! ריפלינג משתלבת עם Guru.
3. ריבויית
ריבויית היא פתרון לטכנולוגיית עסקים שמאפשרת למחלקות השאירויות להפעיל בקלות שכרות בתיאום עם התקנות.
משמש על-ידי בעלי עסקים קטנים מדי יום, הכלי הזה כולל תשלומים אמינים ונכנס למערכת ה-POS שלך. זה אומר שתוכל לשלם לעובדים ישירות מלוח הבקרה שלך ולעבד תשלום מהיר יותר.
בנוסף, אם אתה נאבק בהגשת מיסים, Square עוזר לך להישאר מעודכן בכל הקשור להתאמה באמצעות תחום ייעוץ מומחה.
מאחר שהוא אוטומטי, עתק משימות המצריכות זמן רב ומופחת את חשבונות החודשי שלך, OnPay מאפשר לך להתמקד יותר במה שחשוב. בנוסף, הוא משתלב עם כלי חשבונאות, מעקב זמן וכלים עסקיים אחרים פופולריים, כולל Guru.
5. שכר ADP
שכר adp הוא שירות HR ומסים שוודא שהשכר שלך רץ בצורה חלקה, ללא הרבה טרחה.
ADP גם יש לו פלטפורמת שירות עצמי לעובדים ולמנהלים, שניתן להשתמש בה גם באינטרנט ודרך אפליקציה ניידת. אם נדרשת עזרה עם דבר מסוים, ל-ADP יש מקצוענים בשכר עם ניסיון זמינים 24/7.
בנוגע לאינטגרציות, שכר ADP עובר טוב עם Guru.
6. Paychex
Paychex מציע כלי עיבוד שכר אוטומטי בפתרון HR מאוד פשוט הכולל הכל.
“[...] פונקציית החשבונאות החיה קלה לשימוש, במיוחד עבור מתחילים בחשבונאות. שהופך אותו לאפשרות מושלמת למי שאינו מוכר עם כלים כאלה.
Intuit QuickBooks עוזר לך למעקב אחר הוצאות, להפיק דוחות מפתח ולהתאים חשבוניות מפלטפורמה אחת. בנוסף, זה מעקב אחר שאיכויות הכסף שלך על ידי שמירה אוטומטית של ההעסקאות שלך בפלטפורמה.
תוכל גם לחבר את האפליקציות האהובות עליך עם QuickBooks; אפילו Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct היא פלטפורמת חשבונאות מקוונת לעצמאים או לעסקים בינוניים.
הבאת תכונות ליבה כמו תשלומי חשבונות, ניהול מזומנים, וחשבוניות לשולחן, Sage עשוי לענות על כל הצרכים שלך. זה קל להתקין ואתה יכול לקבל גישה 24/7, כל עוד יש לך חיבור לאינטרנט.
החלק המועיל ביותר של Sage Intacct הוא כמה קל זה לעבד או לתקן כל נקודה שלו. כמות הזמן שחסכתי בהזנת AP, AR & רשומות יומן הפכה את המשחק במשרד שלנו.
Sage משתלבת גם עם Guru.
9. חלק
חלק הוא פתרון שכר לצוותות גלובליים, מסוגל לטפל בהצפות, הוראות מס, ועמידה בתקנות בכל מקום שהעובדים שלך נמצאים.
חלק היא נהדרת משום שהיא מציעה תצוגה מלאה של כוח העבודה שלך מבלי להחליף אפליקציות. בנוסף, מנהלים, מנהיגים, ואף עובדים יכולים להשתמש בפורטל שירות עצמי של Deel כדי לעדכן פרטי משיכה, לצפות בהוצאות משכורת כוללות, ולעשות שפע משימות אחרות.
המערכת טופלת באופן חלק את תהליך ההעברה מעסיקי השותפה שלי לחשבון הבנק המקומי שלי, מחסוך זמן ומאמץ. העובדה שאיני צריך להפעיל או לעקוב באופן ידני אחר העסקאות היא יתרון עצום.
מוכן להכרית חלק? קח Guru איתך: הם עובדים ביחד!
10. BrightPay
BrightPay, מבוססת בממלכה המאוחדת, היא מערכת שכר בענן שמקדם שיתוף פעולה בזמן אמת ומפחית עיכובים במחזור השכר.
[...] ממשק המשתמש פשוט לשימוש, והזנת נתוני שכר היא חלקה. התוכנה מאופטמת אוטומטית לשכרים רגילים על ידי גלישת המספרים חודש אחר חודש ויצירת הצעות וריווחים משתנים.
בנוסף, יש לה פורטל שירות עצמי שבו עובדים יכולים לגשת למידע שהם מחפשים, דוגמת צ'קים שכר, החזקות, חופשה שנתית, וכו '
BrightPay משתלבת עם המון כלים אחרים, כגון BrightBooks, Sage, Xero, ו-אתם ניחשתם נכון, Guru!
מעליך
רואים? עם מדריך קונים זה, זה לא כל כך קשה ללמוד איך לבחור תוכנת שכר שעושה את העבודה שלה. אנו מעזים לומר שזה מעלה בך הרגשה נוספת שתבחר בפתרון הנכון סופית!
דבר אחרון לפני שאתה נוסע. בוא נדבר על Guru, פלטפורמת חיפוש וידע AI לעסקים שמחזיקה את כל המידע של החברה שלך בקצה האצבעות שלך.
Guru משתלבת עם הכלים הקיימים שלך, כך שתוכל לחפש בכל האפליקציות, הצ'אטים, והמסמכים שלך באופן מיידי, בלי להחליף לשוניות או משימות.
למד עוד על Guru על ידי הרשמה היום.
שאלות נפוצות (FAQs)
כמה עולה תוכנת שכר?
המחיר משתנה לפי גורמים שונים, כמו גודל הארגון, דגם תמחור, ומספר העובדים.
בדרך כלל, לרוב ספקי השירותים מציעים מינוי חודשי שמשתנה בין $8 ל-$49 לחודש. אם ברצונך להוסיף משתמשים חדשים, עליך לשלם תשלום נוסף.
אחרים עשויים לספק תמחור מותאם אישית שתצטרך לבקש הצעת מחיר ולייעץ עם הספק.
האם קיימת תוכנת שכר חינמית?
כן, יש פתרונות תוכנה לשכר חינמיים, כמו Square ו-Deel, אך לרוב יש מינויים בתשלום.
אם תבחר במינויים חינמיים, תתקבל גישה מוגבלת לפונקציות, שכנראה לא תעזור לך ברצף הארוך.
איך לבחור ספק שכר עבור עסק קטן?
להלן מלצות מועילות עבור עסקים קטנים:
לנתח את צרכיך: מה אתה מנסה לפתור? האם אתה זקוק רק לכלים למעקב אחר זמן? ?או משהו מעבר לכך
?לשקול את התקציב: כמה אתה מוכן להוציא על כלי השכר
?לוודא שהתוכנה ניתנת להרחבה: בחר באפשרות שכר שגדלה עם העסק שלך
לראות סקירות: לראות מה קבוצות קטנות אחרות טוענות על כלי מסוים.
חוויית הפלטפורמה של Guru מהלך ראשון – קח את סיור המוצר האינטראקטיבי שלנו
