יש שתי גרסאות של כל טכנולוגיה: הרשימה הארוכה של הכלים והפלטפורמות שיש לכם, והרשימה הקצרה של אלה שאתם באמת משתמשים. כאשר טכנולוגיות מתרחבות וכוח העבודה משתנה, מספר האפליקציות לא בשימוש במערכת האקולוגית של החברה (אלה עם אימוץ נמוך או ללא בעלי ממשיים) עשויות להתחיל להיכחד, becoming drains על התקציב וסיכוני אבטחה. אפילו תהליכי התקצוב השנתיים עשויים לא לתקן את הבעיה, עם פריטים שעדיין נשארים עבור יותר מדי מושבים באפליקציות שבשימוש רחב. דוגמה מובהקת: פעם עבדתי עבור חברה שהעניקה לי רישיון מושב לתוכנת עיצוב שלא ידעתי איך להשתמש בה – ולא למדתי איך להשתמש בה – פשוט כי היא הייתה חלק מכלי השיווק הסטנדרטיים.

זה לא אומר שאתם לא צריכים להביא אפליקציות חדשות לסט שלכם! בעצם, כשאתם שוקלים אפליקציות חדשות, תבינו טוב יותר אילו אפליקציות בציוד הנוכחי שלכם נמצאות בשימוש נמוך ואיפה אתם עשויים להזדקק להשקעה.

בואו נסתכל איך לעשות הערכה הוליסטית של הסט הטכנולוגי שלכם, להבין מה נמצא ברשימות הקצרות והארוכות של כולם, ואיך למלא את הפערים.

איך להעריך את הסט הטכנולוגי הקיים שלכם

אתם עשויים לחשוב שהמקום להתחיל בו הוא על ידי הסתכלות על התקציב שלכם. זה לא. על ידי בחינת התקציב שלכם קודם, פריטים גדולים עשויים לזעזע אתכם לגרום להפסיק להשתמש באפליקציה בעלת שימוש רחב. זה גם לא מתחשב באפליקציות חינמיות שהצוות שלכם עשוי להשתמש בהן (או שיכולות לא להיות בשימוש עדיין, אבל שיש להן עדיין גישה לנתונים שלכם דרך SSO).

1. הדרך הטובה ביותר להתחיל את ההערכה היא… לשאול את הצוות שלכם!

יש סיבה שהרופא שלכם עושה (או צריך) לשאול אתכם לרשום את התרופות שלכם בכל פעם. הם עשויים שיהיו להם מרשמים ישנים במערכת שלהם אשר עשויים להשפיע לרעה בהמלצה על גישה חדשה, והם רוצים להבין מה בדיוק אתם נוטלים. כדי לקצץ על עייפות מנתונים, תוכלו להציע להם לملוא טופס שמלא מראש בכלים קיימים שיש להם גישה אליהם, לבקש מהם לבדוק את הפריטים שהם משתמשים בהם, ולהוסיף פריטים אחרים שאולי לא כיסיתם.

אתם גם צריכים לפרק את טופס הכניסה על ידי כך שתשאלו אנשים לדרג כמה פעמים הם משתמשים בכל מוצר (אפשרויות: אף פעם, 1-2 פעמים בחודש, כמעט כל שבוע, כמה פעמים בשבוע, כל יום) כדי להביט בחיוניות בהבנתם את הרשימות הארוכות והקצרות שלהם.

טיפ מקצועי: ודאו שאתם מדגישים שזה לא תרגיל של 'לתפוס'. אנשים עשויים שלא להיות מוכנים לומר שהם לא משתמשים במוצר שהם אמורים להשתמש בו.

2. תעוררו את צוות ה-IT שלכם

אם אתם משתמשים בשיטה של SSO כמו Google שמאפשרת לאנשים להתחבר לאפליקציות בלי לעבור דרך התצורה של חשבון מקורי, צוות ה-IT שלכם צריך להיות מודע אילו אפליקציות הן, ואיזו תדירות הם ניגשים אליהן. זה לא רק נותן לכם הבנה מלאה יותר על השימוש, אלא זה עשוי גם לעזור לכם לזהות כל סיכוני אבטחה פוטנציאליים.

3. תסתכלו על נתוני השימוש בתוך המוצר

אם מוצר יש נתוני שימוש, המשיכו עם זה! אם אתם לא מצליחים למצוא לוח מחוונים, שאלו את צוות התמיכה אם תוכלו לקבל עותק. לאחר הכל, נתונים הם אובייקטיביים, בעוד שדיווח אישי הוא סובייקטיבי.

4. תסתכלו על התקציב

עכשיו הגיע הזמן להעריך את התקציב שלכם. עם כל נתוני השימוש העצמי, SSO ונתוני השימוש מתוך המוצר בידכם, תוכלו a) להשוות את זה מול פריטי התקציב וb) להחליט אם פריט התקציב הזה הוא כסף שמתבזבז היטב. אבל גם זה קצת קשה ממה שזה עשוי להיראות בהתחלה.

אם אתם מוציאים $30 למושב בחודש על מוצר שבו 10 מתוך 100 עובדים משתמשים, אתם עשויים להיות נוטים לבטל את ההוצאה אוטומטית. אבל הנה מה שאתם צריכים באמת לשקול:

• למה קנינו את המוצר הזה מלכתחילה?
• מי מחזיק את זה פנימית?
• האם קנינו יותר מדי מושבים? (כלומר האם האנשים שהשתמשו בו משתמשים בו הרבה?)
• האם פשוט אנחנו צריכים להכשיר מחדש את המשתמשים לגבי הערך?

הנה תרשים החלטות שימושי:

מה לקחת בחשבון כשקונים כלי או פלטפורמה חדשה

עכשיו כשאתם מבינים מה הצוות שלכם באמת משתמש בו, כדאי לשקול היכן עשויים להיות פערים. אם, לדוגמה, יש לכם ויקי הכלולה כחלק מחבילה גדולה יותר, אבל אף אחד לא משתמש בה – אפילו לאחר הכשרה מחדש – כדאי לשקול להוסיף פלטפורמת שיתוף ידע חדשה.

כאשר רבים מהספקים מציעים תכונות דומות, איך תוכלו לקבוע אם אתם עושים השקעה יעילה ולא פשוט מוסיפים אפליקציה סתם כדי להוסיף אפליקציה? תמיד שאלו ספק מהם המדדים של האימוץ היומי והחודשי שלהם לאחר ההשקה הראשונית לאחר ההשקה הראשונית.

למה זה חשוב? עם כל אפליקציה חדשה, יהיו תקופות של התלהבות שבהן הצוות שלכם מתעניין בשימוש בה. עם זאת, לאחר ההייפ הראשוני, אתם עשויים להתחיל לראות ירידה בשימוש (עד שזה פשוט להיות אחד מאותם כלים שאתם צריכים לעבור דרכם דרך תרשים ההחלטות שלכם לשמור/לחתוך). על ידי מציאת הממוצע היומי והחודשי לטווח ארוך, תצליחו להבין אם חברות אחרות ראו החזר השקעה אמיתי – ו שיש נתונים לעומתם תוכלו לשפוט את הצלחת החברה שלכם.

יעילות היא תרגיל מתמשך

לבסוף, אתם יודעים זאת: לחדד את הסט הטכנולוגי שלכם הוא לא תהליך חד פעמי. מה שעובד עבור הצוות שלכם עכשיו עשוי לא לעבוד עבורם בעתיד בעקבות גידול, צמצום, תנאי תעשייה או שינוי במדיניות.

למרות זאת, זה לא מעשי לעבור דרך תהליך כזה בכל חודש! אז עשו זאת רק לאחר אירוע משמעותי (כמו אלה המפורטים לעיל), ובתחילת מחזור התקצוב השנתי שלכם.

האם יש לכם תובנות נוספות לגבי יצירת סט טכנולוגי יעיל? השאירו תגובה למטה או שלחו לנו את הטיפים שלכם בטוויטר.