יישום שינוי בעבודה יכול להיות...אתגרי לפחות. אם אתה מתמודד עם תרבות עמידה בשינויים או מתקשה ליצור תמיכה, לשימוש בכלים המתאימים ותיעוד יש הרבה מה לתרום לכוחות ניהול השינויים שלך.

האם יש לך בעיה למצוא את התבנית הנכונה עבור התוכניות שלך? אתה על הדרך הנכונה אם אתה מחפש תבניות ותיעוד שתוכל להשתמש בהם, אך לא כדאי להפסיק באחת בלבד.

תוכנית ניהול שינויים מקיפה כוללת מספר רכיבים שונים שידרשו תשומת לב משל עצמם.

ניתן לך את כל מה שאתה צריך כדי ליצור את האסטרטגיה הטובה ביותר לניהול שינויים.

לא צחקנו כשאמרנו שזה יהיה מדריך מומחה לניהול שינויים. המשך לקרוא כדי ללמוד מדוע אתה זקוק לתוכנית ניהול שינויים ומה צריך להיות בה, ולקבל המון תבניות וסרטי Guru חינם לניהול שינויים שיעזרו לך בדרך.

מונחים בתהליך ניהול שינויים

לפני שנכנס לתמצוגה המהותית של הפוסט שלנו, נדון בכמה מונחים. אם אתה רוצה להתבלט בניהול שינויים וליצור מקרה מוצק עבור השינויים המוצעים שלך, אתה צריך ללמוד את השפה. הנה כמה מונחים שתרצה לוודא שאתה מבין:

מדוע אתה זקוק לתוכנית ניהול שינויים

כדי ששינוי ארגוני יקרה בהצלחה, יש הרבה דברים שזקוקים לשיתוף פעולה. אתה זקוק לתמיכתם של ההנהגה, לעזרה מצוותים אחרים וללו"ז סביר כדי להצליח לעשות הכל.

תוכנית ניהול השינויים שלך תהיה הכלי העיקרי שתשתמש בו כדי לעזור לנהל את התהליך כולו. תוכנית כתובה היטב יכולה לסייע לך להבין את התקציב שלך, את תוכנית הזמן שלך, את התקשורת, את מהלך העבודה שלך, את היקף העבודה הכולל ואת המשאבים הזמינים.

כשיש לך תוכנית מחושבת היטב, תוכל למזער ולחשב את ההשפעה ששינוי המוצע שלך עשוי לגרום. חשוב לשמור על כך שכל שינוי עשוי להפריע לעבודה. במקום לנסות לעשות הכל בבת אחת, אסטרטגיית ניהול שינויים יכולה לאפשר לך להכניס שינויים קטנים ומדודים שיכולים עדיין להגיע למטרה הסופית שלך מבלי לגרום להמון חיכוך.

בעלות על תוכנית כתובה ומסודרת גם נותנת לך מקום לאמץ גישה גמישה לניהול שינויים. כשאתה בשלב התכנון, הכל מה שאתה עושה יכול להיראות מושלם, אך בסופו של דבר, כל התוכניות שלך עוברות מהמושלם ליישום במציאות. כשיש לך תוכנית ניהול שינויים במקומה, תוכל לבצע התאמות ושינויים לפי הצורך.

איך כותבים תכנית לניהול שינויים?

כל תוכנית ניהול שינויים עשויה להיות ייחודית, אך עדיין יש בה כמה יסודות בסיסיים קריטיים. כשאתה מכין את התכנית שלך, זכור לשמור על הדברים החיוניים הללו בראש.

הדגם את הצורך בשינוי

אל תחשוב שכולם יודעים שהדברים צריכים להשתנות (גם אם זה נראה לך ברור מאוד). חלק מהאנשים עשויים לחשוב שהדברים מתנהלים בסדר גמור כפי שהם, ואחרים עשויים לא להיות מעורבים מספיק כדי להבין מדוע אתה דוחף כל כך קשה לבצע שינוי.

כאשר אתה מציג את הצורך שלך בשינוי, תעניק למעורבים החשובים שלך הבנה ברורה של מדוע הם צריכים להשקיע זמן/כסף/כוח אדם במה שאתה מציע.

זה מקל על יצירת תמיכה ומפחית התנגדות לשינוי.

חפש לעומק בכל נתון שתוכל למצוא כדי לתמוך בשינוי המוצע שלך, אם זה מגיע ממקורות פנימיים או חיצוניים (עוד יותר טוב אם תוכל למצוא גם וגם). חשוב על מה שמניע את המעורבים שלך ביותר ומצא נקודות נתונים שמדבר אליהם כדי לחזק את טיעוניך.

ציין בבירור את היתרונות שהשינוי שלך יכול להביא לארגון. תוכניות והצעות שאתה יכול לחבר למטרות החברה הכלליות יכולות להיות הצלחה עם ההנהלה.

הבן את היקף השינוי

כשמרבית האנשים חושבים על היקף הפרויקט, הם מתייחסים לכמה זמן הכול ייקח. למרות שזה חשוב לחשוב על לוח זמנים סביר לפרויקט שלך, זהו רק הבסיס שצריך להיות.

זה מאוד נדיר שמשהו משפיע רק על אדם אחד או אפילו על צוות או מחלקה אחת.

כל מה שאתה עושה מחובר בעבודה, ולכן יש לקחת בחשבון את הצרכים של אחרים בתהליך ניהול השינויים.

קח את הזמן לחשוב על מה שייפגע מהשינויים המוצעים שלך.

האם יש לך בעיה לקבוע את היקף השינוי שלך? שאל את עצמך את השאלות האלו:

• אילו צוותים ואנשים יושפעו מהשינויים המוצעים שלי?
• אילו מדיניות יושפעו מהשינויים שלי?
• האם תפקידים בעבודה צריכים להשתנות כדי להפוך את השינוי שלי ליעיל ככל האפשר?
• האם יש צורך לשקול שינויים במבנה הארגוני?

זהה את האנשים המרכזיים

קשה (אם לא בלתי אפשרי) לאדם אחד להניע שינוי בעבודה. אתה תזדקק להרבה עזרה אם אתה רוצה לראות את התוכניות שלך מתממשות, ורובן תגיע מחברת השינוי שלך וצוות ניהול השינויים.

זכור: מעורבים וצוות הם שני דברים שונים מאוד.

המעורבים שלך עלולים להיות מאוד מעורבים בתוצאה של הפרויקט שלך. הם עשויים להיות משקיעים, עובדים בדרגת C או מנהלים, אך הם לא יעשו הרבה מהעבודה. חברי צוות ניהול השינויים שלך יהיו האנשים שיסייעו לבצע את השינויים הדרושים.

כשאתה חושב על חברי הצוות שלך, אל תחשוב רק על אנשים שיבצעו עבודה ייצור. שקול להתחיל ועדת ייעוץ לשינויים שתהיה אחראית לפקח על העבודה ולהעניק אישורים והכוונה לפי הצורך.

קבע תקציבים ואבני דרך

ההערכות היא שכ- 70% מהשינויים נכשלים מכיוון שאנשים או לא מאמינים שהמאמץ שווה את זה או חושבים שהדברים בסדר כמו שהם. אחת הדרכים הקלות ביותר להימנע מליפול למלכודת זו היא לתאר אבני דרך ותקציבים מפורטים מאוד.

אנחנו מבינים ששינוי לא יכול לבוא מתוך האוויר.

אם אתה משקיע כסף, זמן או עבודה מאנשים אחרים, ודא שאתה קובע תקציב מציאותי לכל זה. תקציב טוב צריך לכלול כמות מסוימת של גמישות כדי להבטיח שהכל יוכל לפעול בצורה חלקה גם במקרה שיצטרך לבצע שינויים בעתיד.

אבני דרך יכולות להיות נקודות ציון קטנות במסע שלך, אבל אם אתה רוצה להפיק את המרב מהם, התייחס לכל אחת כאשר מדובר בבדיקות. אבני דרך קרובות הן זמן מצוין להעריך מחדש את התוכניות שלך ולוודא שהדברים עדיין מתקדמים בצוות שלך.

קבע את תוכנית התקשורת שלך

תקשורת ברורה ועקבית היא המפתח לכל תוכנית ניהול שינויים. כאשר אתה נוקט בגישה אסטרטגית לתקשורת, אתה עושה הרבה כדי לשמור על המיקוד של אנשים ולעודד תחושת אמון. אתה לא עובד בחשכה או מנסה להסתיר את ההתקדמות שלך; אתה שואף להיות גלוי ונגיש בכל שלב.

צור הזדמנויות לאנשים לשאול שאלות וציין בבירור מה המידע שאתה יכול לשתף ומה צריך להמתין ליום אחר. קבע טון חיובי לשיחות, ואל תפחד להתמודד עם שאלות קשות. אפילו אם אתה נתקל בבעיות או צריך להעריך מחדש את התוכניות שלך, פתיחות וכנות לגבי מה שקורה יכולה לעזור לשמור על התמיכה.

מה כל תוכנית ניהול שינויים צריכה כדי להצליח?

לכל תוכנית ניהול שינויים יש סדרה של רכיבים קטנים, והתיעוד הנכון ממלא תפקיד קרדינלי בשמירה על הכל ביחד. אם אתה מוכן להגשים את התוכניות שלך, אנחנו יכולים להעניק לך תובנה למי אתה צריך לכלול ואפילו לספק כמה תבניות שיסייעו לך בדרך.

תוכנית תקשורת לניהול שינויים

אם אתה רוצה שהתוכנית לניהול השינויים שלך תעבור ללא בעיות, תצטרך ליצור תמיכה מהמעורבים המרכזיים בחברה שלך. כאן נכנסת לתמונה תוכנית התקשורת לניהול שינויים.

מפת דרכים לניהול שינויים

הזמן הוא הכל בעת יצירת תוכנית ניהול שינויים. תכנון לוח זמנים מסייע לשמור את הצוות שלך ממוקד במילוי אבני הדרך מסוימות ועוזר לקבוע מהן הציפיות לגבי קצב העבודה שלך.

תפקידים ברורים בניהול שינויים

הגדרת תפקידים היא הכרחית בניהול שינויים יעיל. הקצאת תפקידים מסייעת להוסיף מבנה לעבודה שלך ועוזרת לוודא שהעבודה החשובה ביותר בפרויקט שלך מתבצעת.

מי יטפל בעדכון התיעוד סביב העבודה שאתה עושה? האם יש לך מעצב או מפתח ייעודי בפרויקט הזה? מי ידאג לתקשר עם המעורבים?

האם יש לך בעיה להקצות תפקידים? לפעמים לא צריך להיות זה שיקבע. אל תהסס לפתוח את זה לחברי הצוות כדי לראות אם מישהו מעוניין לקבל על עצמו משימה.

ועדת בקרה על השינוי

הגיע הזמן לחשוב על האנשים המרכזיים שינחו את הפרויקט. זכור, ייתכן שיש לך קבוצת אנשים גדולה העובדת על הפרויקט שלך, אך תצטרך אדם אחד "מחליט" למשימות מסוימות. הם יהיו אחראים לכל שינוי והחלטות שחרגו מהתוכנית המקורית שלך.

תהליך ניהול שינויים מוגדר

עכשיו כשיש לך תמונה ברורה של מה שאתה רוצה להשיג ותובנה לגבי הצוות שלך והוועדה, תוכל להתחיל בתהליך. כאן תוכל לקבוע בצורה ברורה מה צריך לקרות כדי שמהלך השינוי שלך יתקדם. זהו אחד החלקים החשובים ביותר בעבודת ניהול השינויים, ולמזלך, יש לנו מדריך שיכול לעזור. למד עוד על הגדרת תהליך ניהול שינויים.

כלים לניהול שינויים

אין שום דבר רע בלנקוט בצעדים שונים במערך הטכנולוגי שלך כשאתה בעיצומו של תהליך ניהול שינויים. אתה רק צריך לוודא שכולם ברורים לגבי הכלים שתשתמש בהם.

אתה לא יכול להיות המעצבת הראשית שלך עובד ב-Figma כשמרבית האנשים בייצור עדיין משתמשים ב-Adobe. ודא שכולם מסונכרנים עם הכלים הנכונים לפני שאתה נכנס יותר עמוק לעבודה שלך בניהול השינויים.

תכנית ניתוח ניהול שינויים

תוכנית ניהול השינויים המצוינת שלך בוצעה, ועכשיו אתה צריך לבדוק אם ביצעת את השינויים הנכונים. כאן תיכנס לתמונה תוכנית הניתוח ניהול שינויים שלך. קבע אילו מדדים אתה תמדוד כדי לקבוע הצלחה ודוגם מה המטרות שאתה צריך להשיג.

משאבים נוספים לניהול שינויים

ממש לפני שדיברנו על כמה דברים הכרחיים לתוכניות ניהול שינויים. נתנו לך את מה שאתה צריך כדי להניע שינוי, אך תלוי בבגרות החברה שלך ובתעשייה, ייתכן שתצטרך קצת יותר עזרה.

אם אתה רוצה לצלוח את כל מה שכתבתם ולמיוד את עיניך, ייתכן שתרצה לשקול להוסיף את התיעודים הללו לתוכנית ניהול השינויים שלך:

תוכנית הכשרה לניהול שינויים

יש הבדל בין ידיעה ששינוי מגיע לבין להיות מוכן להתמודד עם השינוי. הסר את האלמנטים הלא ודאיים מכל שינוי שביצעת ותן לאנשים כיוון ברור כיצד להמשיך.

תבנית משאבים לניהול שינויים

מה אני צריך לעשות אם אני צריך לבצע שינוי בתהליך החדש?

איך אני יכול להיות בטוח שאני משתמש בכל הדברים בצורה נכונה?

תן לאנשים את התשובות שהם צריכים לשאלות לפני שהם צריכים לשאול אותן עם מדריך משאבים. כלול תיעודים מועילים נוספים, הוראות נחוצות ומידע על מי ליצור קשר אם הם זקוקים לעוד עזרה.

טופס בקשת שינוי

האם אתה צריך לבצע שינויים בתהליך מסוים? האם מישהו בצוות האחר יש לו הצעה יוצאת דופן לתהליכים חדשים? הנח לאנשים להגיש טופס בקשת שינוי כך שההצעות שלהם יישארו על הרדאר שלך.

יומן הזמנות לשינוי

אל תיתן לשינויים להתבצע בחושך או ללא הקשר. יומן ניהול שינויים נכון יכול להראות לך את העבודות החשובות שכבר עשיתם כדי לבצע שינויים ויכול לתת לך תובנה על למה בוצעו שינויים מסוימים.

רוצה גישה קלה לכל התבניות החינמיות בפוסט הזה? ראה הכל בכרטיס נוח אחד!