הרגע הגרוע ביותר בעבודה בסילו הוא להבין שאתה עובד בסילו.

במקום העבודה הראשון שלי, אני זוכר שהתעסקתי במקפיא באדיקות עם טיוטה של דוח מאוד ספציפי. בזבזתי שעות על עריכות ועל עדכון תרשימים רק כדי להבין מאוחר יותר באותו שבוע שזה היה הכל לשווא. עבדתי בגירסה מיושנת שעדיין לא עודכנה בכונן של המחלקה.

אני לא לבד בחוויה של תסכול כזה. מתברר כי צוותים מאבדים עד 20 שעות בחודש בעקבות סילואים מידע. הבעיה עם סילואים רק גדלה ככל שהמקומות עבודה עברו בין מודלים משרדיים, מרוחקים, והיברידיים בשנים האחרונות. לא מפתיע, הרבה יותר קל ללכת לאיבוד בסילואים כאשר אינך עובד באותו חלל פיזי עם עמיתיך.

סילואים מידע

בואו נתחיל ממה שאנחנו מתכוונים כשאנחנו אומרים סילואים מידע. במובן הפשוט, סילואים מידע מתרחשים כאשר צוותים בתוך ארגון אינם משתפים מידע ותהליכים זה עם זה. סילואים מתחילים בדרך כלל קטנים ומתרחבים ככל שהארגונים מתפתחים, מעכבים שיתופי פעולה.

אז למה סילואים נוצרים בארגונים?

גורמים לסילואים

כמעט לכל הארגונים יש סילואים, והם בדרך כלל לא מכוונים. אין סיבה אחת למה סילואים נוצרים, אבל כמה סיבות נפוצות לחוסר שקיפות כוללות:

עדיפויות שונות

כאשר קבוצות בתוך הארגונים יש להם עדיפויות שונות (או מיותר גרוע, מתמודדות), מידע ותהליכים לא זורמים בצורה חלקה. באופן טבעי, לכל צוות יש את מטרותיו שלו, אבל תרבות חברה שקופה צריכה לעזור לצוות align על העדיפויות בין הקבוצות.

מצב קיים

אינרציה היא כוח עוצמתי. ארגונים חווים לעתים קרובות קשיים כאשר תהליכים חד משמעיים צריכים להסתגל לשינויים.

פוליטיקה ארגונית

ארגונים גדולים לרוב יש להם רשת מסובכת של קשרים בין קבוצות שונות. מידע ותהליכים לא יכולים לזרום בקלות בגלל אנשים בעבודה.

גיאוגרפיה ותרבות

צוותים הולכים ומתרבים ברחבי העולם ומורכב מאנשים על רקע תרבותי מגוון. זמני זמן שונים, יכולת שפה וגורמים נוספים יכולים לתרום למקומות עבודה סילוכריים.

חוסר ביטחון פסיכולוגי

אמון הוא רכיב חיוני כיצד האם לשתף פעולה באופן אפקטיבי עם עמיתים. כשצוותים מרגישים שהם יכולים להביא רעיונות מסוכנים לשולחן ולנסות עם תמיכה של הצוות שלהם, החדשנות פורחת. כשזה לא קורה, התקשורת מתפוררת, וסילואים יכולים להתרחש.

מערכות לא אפקטיביות

הטכנולוגיות והתהליכים הנכונים יכולים לעשות את כל ההבדל מבחינת שקיפות. שימוש במערכות הלא נכונות יכול להכניס חיכוך מיותר עבור שיתוף מידע ועבודה משותפת.

עלויות של סילואים

לצערנו, סילואים לא רק מבזבזים זמן. אפקט הסילו בארגונים יכול לגרום לבעיות גדולות.

הם מפחיתים את המורל והביצועים. למעשה, 86% מהמובילים אומרים שחוסר שיתוף פעולה בין עמיתים הביא לכישלונות בעבודה. סילואים מעבר לזה יכולים להוביל לעבודה מיותרת וחוסר יכולת להסתגל. הם משפיעים גם על הלקוחות! על פי אברדין, 15% מהזמן של סוכן במוקד שירות לקוחות סילוי תוגדר כמידע כדי לשרת לקוחות. מתי בפעם האחרונה נהניתם מלהמתין בתור לשירות לקוחות?

זיהוי סילואים בצוות שלך

כמה סילואים הם בולטים. לשאר, תצטרך לעשות חקירה כלשהי. כדי לעזור לך להבין היכן התקשורת ושיתוף הפעולה מתפצלים, שקול סקרים וראיונות.

יש כמה סוגי סקרים שיכולים לעזור לך להבין טוב יותר את הסילואים מידע בין הצוותים. ראשית, שקול להשתמש בסקר שביעות רצון עובדים. סוג זה של סקר יעזור לך לזהות אילו עובדים מרגישים מחוברים ביותר לצוותם ולחברה, כמו גם אילו עובדים מרגישים הכי מבודדים.

באופן דומה, אתה יכול להכין סקר עם שאלות ספציפיות סביב תקשורת ושיתוף פעולה כדי לאתר בעיות. סוג נוסף של סקר מועיל הוא סקר דופק. סקרי דופק נשלחים באופן תדיר וכוללים מסמכים על בעיות סילו עוד לפני שהן מתחילות לגרום לבעיות.

בנוסף לסקרים, שקול לבצע ראיונות יציאה וראיונות הישארות עם עובדים. ראיונות יציאה צריכים להבהיר סיבות מדוע עובדים עוזבים ומה חלק מההחלפות נגרם על ידי סילואים מידע. מצד שני, ראיונות הישארות הם דיונים עם עובדים שהיו עם החברה במשך פרק זמן משמעותי ויכולים להבהיר היכן שיתוף פעולה בין עמיתים הוא מצליח.

אסטרטגיות לפרק את הסילואים ולהציג שיתוף פעולה אפקטיבי

לאחר שזיהית היכן נמצאים הסילואים מידע בצוות שלך, הגיע הזמן להתחיל לפרק את אותם סילואים ולהחליפם עם בסיס של שקיפות. להלן כמה אסטרטגיות שיכולות לעזור לך לשפר את התקשורת ושיתוף הפעולה ברחבי הצוות שלך.

לסנכרן מטרות וערכים

לגרום לקבוצות שונות לעבוד יחד באופן אפקטיבי מתחיל עם הבטחה שכולם מסונכרנים לערכים ולמטרות של החברה. זה מתחיל עם הנהגה. ודא שכולם מבינים את המשימה של החברה ויודעים כיצד העבודה שלהם משתלבת בתמונה הגדולה.

משם, זיהוי מטרות הצוות individual , ולהכניס אותם בהקשר של המשימות של החברה כמו גם מטרות קבוצות אחרות. חזור על מטרות וערכים אלו באופן קבוע, בין אם זה במהלך פגישות כלליות.

שגית בצד של תקשורת יתרה

זה אתגר מפתיע באמת לתקשר יותר מדי במצב עסקי, במיוחד כאשר זה נעשה באופן אסינכרוני. הרבה יותר נפוץ שאנשים מרגישים שהם מנותקים מהמעגל.

אם אתה מודאג לגבי הכניסת צבא שלך עם יותר מדי מידע, שקול אם אתה מעביר מסר ברור ומדויק, ולאחר מכן לספק אפשרויות לאנשים ללמוד יותר במערכת שעובדת עבור כולם.

כלל אצבע טוב הוא לתקשר יותר, לא פחות. כשאתה בספק, שגית בצד של תקשורת יתרה. הצוות שלך יודה לך על כך לאורך זמן.

לעודד ניסוי דרך שיתוף

לנסות משהו חדש יכול להיות מפחיד, במיוחד אם זה דבר שיכול להיכשל. יחד עם זאת, צוותים חדשניים צריכים להרגיש בנוחות לקחת סיכונים.

אחת הדרכים לעודד ניסוי היא ליצור סביבה שבה צוותים יכולים לשתף את הניסויים שלהם זה עם זה, בין אם זה מקום פיזי כמו מעבדה או סדנה, או מקום דיגיטלי כמו בלוג או אתר אינטרנט לעובדים . על ידי ניסוי בדרך שקופה, צוותים יכולים ללמוד מההצלחות והכישלונות זה של זה, ולהרגיש הרבה יותר בנוחות לקחת סיכונים עתידיים כאשר הם יודעים שיש להם מערכת תמיכה להסתמך עליה.

לעודד פעילויות בניית צוות

יצירת מערכות יחסים חיוביות בעבודה היא חיונית לשיתוף פעולה אפקטיבי. שקול לערוך אירועי בניית צוות שיעזרו לעובדים להכיר זה את זה טוב יותר ולחזק תחושת קהילתיות.

ישנם סוגים רבים ושונים של פעילויות בניית צוות לבחור מהן, מכיתות בישול קבוצתיות לציד בסלים ופעילויות התנדבות. המפתח הוא למצוא פעילויות שכולם ייהנחו מהן ועשויות לעזור להם לראות אחד את השני באור אחר.

להפוך את המידע על הצוות נגיש

זה לא מספיק לעודד תרבות שבה אנשים רוצים לשתף מידע - אתה גם צריך לתת להם את הכלים הנכונים. הקל על הצוותים למצוא ולשתף מידע זה עם זה.

לעיתים קרובות, זה אומר להקים בסיס ידע מרכזי כמו Guru כדי לוודא שהמידע קל לשימוש. זוהי יצירת סביבה לשיתוף מידע נגישים, עבור משתמשים גם גישה ולתרום.

להתראות סילואים

סילואים מידע הם בהחלט בעיה נפוצה במקומות עבודה, אבל צוותים מצליחים יכולים להתמודד בהם עם אסטרטגיות פרואקטיביות ולשפר את שיתוף הפעולה בצוות.

על ידי הקדשת זמן כדי לזהות היכן הסילואים קיימים בצוות שלך, ולהציג אסטרטגיות אפקטיביות לצוות שלך, תשפר את הביצועים, המורל ועוד בצוות שלך.