כאשר העולם התחיל לעבוד מהבית בן לילה, היו הרבה דרכים ברורות עבור מעסיקים לשפר את איכות החיים של העובדים שלהם. שעות גמישות, ציוד משרדי בבית, שעות חברוּת וירטואליות, וביגוד מותגי היו בין היתרונות המיידיים שנשתפו עם העובדים כאשר התחלנו את חיינו הרחוקים. אבל כשפי הפופולריות של מכנסי הסווט של טי-דייט פוסקת והמציאות של סביבות העבודה הנוכחיות והעתידיות שלנו נקבעת, חשוב שמנהיגים יבחנו את היסודות הטכנולוגיים שלהם ויקבלו את השאלה “האם יש לנו את כל מה שאנחנו צריכים כדי להצליח?”
כבר פרטנו מה אנו מאמינים שהוא האלמנטים הקריטיים של ערכת הטכנולוגיה לעבודה מרחוק (וידיאו קונפרנס, תקשורת צוותית + מסרים, וניהול ידע), אבל אנחנו מזהים שצוותים שלא היו להם כלים אלה לפני שההזמנות להישאר בבית ברחבי העולם, להניח אותם בשטח אכן דורש עבודה. ובזמן כאשר תקציבי הטכנולוגיה תחת ביקורת יותר מאי פעם, הוכחת צורך לכלים חדשים היא קריטית.
הצורך בכלים לוידאו קונפרנס וצ'אט ברור כשישיבות פנים אל פנים ושיחות שולחן צהריים פסיביות אינן אפשריות יותר—וזה הובהר מוקדם בהתניידות שלנו לעבודה מרחוק. דוח 2020 של Okta Business @ Work (From Home) ציין גידול של 110% מחודש לחודש בפברואר למרץ עבור זום, וגידול של 19% עבור סלאק, שמראה כמה מהר הכלים הללו הפכו להיות היסוד של מקומות העבודה שלנו. אבל הצורך בכלי שיתוף פעולה מרוחק למעשה גבר לפני שהמגפה באמת פגעה בחלק מהעולם—בתחילת פברואר של השנה הזו, פורבס דיווח על חשיבות השיתוף הפעולה החלקי במשרד, כעובדים ציפו לגמישות מחוץ לסביבות המשרד המסורתיות.
זה חל על הצורך ב ניהול ידע גם כן—אף על פי ש“סימפטומים” של חוסר ניהול ידע יכולים שלא להיות ברורים כמו חוסר היכולת לערוך ישיבות מרחוק ללא כלי וידאו קונפרנס. ההשלכות של חוסר כלי ניהול ידע ותרבות שיתוף ידע יכולות לפגוע בצורה קשה ביכולת הצוות לשתף פעולה ביעילות וביעילות. הנה כמה אינדיקציות מפתיעות שצוותך זקוק להתערבות שיתוף ידע:
אכזבה וחוסר שביעות רצון של עובדים מדור Z
למרות שהרבה נוטים לקרוא לכל אחד מתחת לגיל 40 מִּילֵּנְיָּאל, חברי הדור ה-Z הגדול ביותר למעשה כבר נכנסו כוח העבודה (חשוב לציין שחלק מהסקרים סופרים את הדור Z כמתחיל בשנת 1995 בעוד אחרים אומרים שהוא התחיל בשנת 1997, מה שאומר שהחברים הבוגרים ביותר יהיו באמצע שנות ה-20 שלהם השנה). כאשר דור Z נכנס למקום העבודה, הם מצפים שהטכנולוגיה תהיה זמינה לא רק כדי להקל על היום-יום שלהם, אלא גם כדי לעזור להם להתמקד בעבודה המשמעותית ביותר שלהם. מִּחְקָר ServiceNow של עובדים מדור Z גילה ש-42% מהם אמרו שהם יעזבו עבודה שדורשת מהם לבזבז יותר מדי זמן על משימות מנהלתיות, מה שממחיש דור להוט לספק עבודה בעלת ערך גבוה בלי הרבה סבלנות לשלוט במערכות ירושות מסורבלות.
בסקר האחרון שלנו של משתמשי Guru אשר יישמו תוכנית ניהול ידע בכל החברה, 45% דיווחו שאחת מהאתגרים הגדולים ביותר עבור עובדים שנכנסו חדשים לפני Guru הייתה למצוא את המידע הנכון במערכות שונות, אתגר שעובדים מדור Z, שיוצרים בטוח חלק נכבד מהגיוסים החדשים בהרבה חברות, לא יהיו סובלנים אליו.
בנוסף, 43% מהנשאלים אמרו ש-Guru עזרה להם לבזבז יותר זמן על תכנון אסטרטגי, מה שמצביע על כך שניהול ידע יכול לעזור לעובדים להעביר את המיקוד שלהם מעבודות מנהלתיות לעבודה יותר משמעותית. 93% מהמשיבים ציינו ש-Guru השפיע על מעורבות העובדים ואושרם, מה שמציע שתרבות של שיתוף ידע שתומכת בעבודה בעלת ערך גבוה יכולה להשפיע רבות על המורל.
שחיקה כללית של עובדים ואיזון לקוי בין חיי העבודה לחיי הבית
לא רק שעובדי דור Z מרגישים את ההשלכות של חוסר ניהול ידע ברחבי חברה—עובדים יותר מסורים, במיוחד אלה שהפכו למומחים בתחום, מאוד פגיעים לסבל בשכונה שלא אוספת ידע. Gallup מדווח על כך שגורם העיקרי השני לשחיקה של עובדים הוא נטל עבודה לא ניתן להשתלט עליו—מה שאומר ששמירה על עובדים בעלי ערך גבוה מרוכזים רק בעבודות הכי משפיעות שלהם היא חשיבות עליונה.
לעיתים קרובות, המומחים הם חברי הצוות שהיו בחברות במשך שנים; בצוותים בצמיחה מהירה, הם כנראה החזיקו מספר תפקידים, ובסטארטאפים, הם כנראה ראו מספר חזרות על פיתוח מוצרים. הם ברירת מחדל הינם 'האדם שניגשים אליו' כאשר הצוות שלך לא יכול למצוא את המידע שהוא צריך, בין אם זה שאלה מפורטת על מוצר או בלבול לגבי תהליך מנהלי. החבטות הבלתי פוסקות הללו עשויות להיראות לא מזיקות, אבל יכולות להצטבר במידה רבה לאורך זמן ולתרום משמעותית לנטל העבודה הבלתי ניתן לעיקול של המומחים, שיש להם צורך להיענות לשאלות הללו על גבי ביצוע עבודתם הרגילה.
ניהול ידע יכול לשחק תפקיד מרכזי בעזרה למומחים שלך להימנע משחיקה על ידי החזרת הזמן שלהם, ולהשיב לצוות שלך להיות יותר עצמאי. 98% מהלקוחות שנחקרו המשתמשים ב-Guru ברחבי הארגון שלהם אמרו ש-Guru השפיע על הזמן שהצוות שלהם מבזבז על שאלות חוזרות, ו-99% אמרו ש-Guru השפיע על הזמן שהצוות שלהם מבזבז על חיפוש מידע. 19% אפילו אמרו ש-Guru עזרה לצוות שלהם לבזבז יותר זמן בפעילויות מחוץ לשעות עבודה, מה שמראה שניהול ידע יכול להוביל לאיזון טוב יותר בין חיי העבודה לחיי הבית. כאשר גם משתפי ידע וגם מחפשי ידע מבינים את תרבות שיתוף הידע של הצוות שלך, הסיכוי שלהם להימנע משחיקה גבוה יותר. למד עוד על ההבדל בין ידע פעיל לידע פאסיבי ואיך כל אחד תורם לשיתוף ידע.
עומס פגישות והמחלוקות של המעבר לתקשורת אסינכרונית
“הפגישה הזו יכולה הייתה להיות מייל” - בדיחות בצד, עייפות פגישות הפכה לנושא בולט הרבה יותר כאשר הן כולם התחילו להתקיים דרך מסכים. אבל גם חודשים לפני כן, בעלי חזון הבינו את החשיבות של הפחתת פגישות פנים אל פנים ולתת לצוות שלהם את היכולת לשתף פעולה אסינכרונית. באמת,Gartner צופה כי הפגישות פנים אל פנים ירדו מ-60% ל-25% עד 2024, וחברות עם גישה מחושבת לסגנון עבודה “נודד” יהיו בכושר גישה לכישרונות טובים יותר מאשר אלה שמשמעותיות.
CNBC הבהיר את מדיניותו של מנכ״ל Basecamp ג’ייסון פריד של אף פעם לא פגישות פנים אל פנים, שזה איך שהם נמנעו מהעדפת עובדים במשרד. במקום זאת, הם מעדיפים תיעוד כתוב, אותו הם מפיצים לאחר מכן לכל העובדים שלהם באותו אופן. לקיים מדיניות ונהלים קבועים כיצד מידע מתוקן הוא חיוני להבטיח שמקום עבודה עם פחות פגישות מצליח.
אלמנט קרדינלי נוסף לתרבות של פחות שיחות פנים אל פנים הוא מערכת טובה יותר לשיתוף “ידע פאסיבי”, לפי MIT Sloan. בעוד הם מעודדים צוותים החדשים מרחוק לחשוב על הכללת מידע “יפה לדעת” בתקשורות “צריך לדעת”, אנו מציעים לעודד תרבות רחבה יותר של שיתוף ידע שיתופי—כאשר פגישות וצ'אטים אישיים אינם הקצה האחד של תקשורת נכונה.
כדי להצליח בקנה מידה בפגישות, חשוב שהצוות שלך יבין היכן וכיצד הם יקבלו מידע, ויוכלו לסמוך שזה נכון כשהם עושים זאת. מבין הלקוחות שנחקרו המשתמשים ב-Guru ברחבי החברה, 97% אמרו שהיכולת לדעת שהמידע מתוחזק על ידי מומחה מעודכן היא חשובה להצלחה לאפשר לצוות שלהם. כאשר הצוותים מרגישים שיש להם ערוץ אפקטיבי לשיתוף ולאימות מידע חיוני, הרבה יותר קל להכות “מחק” על ההחזקה בלוח השנה.
הדרך קדימה עם עבודה אסינכרונית
אנחנו בנקודת זמן ייחודית שבה תקשורת ושתף פעולה מחוסנים יותר מאי פעם—והיעדרה מורגש בצורה חדה מאי פעם,too. כאשר צוותך מתכונן להצלחה היום ומעבר, זה חשוב לזכור שעבודה מרחוק, והדרישות שנובעות ממנה, כאן כדי להישאר, והן קיימות במשך זמן מה. באמצעות כלים ונהלים בשטח היום שיעזרו לצוות שלך לעבוד בשיתוף פעולה, אסינכרונית וממוקדת, אתה יכול לאפשר לצוות שלך באמת לבצע את עבודתם הכי טובה מכל מקום, בכל זמן.
כאשר העולם התחיל לעבוד מהבית בן לילה, היו הרבה דרכים ברורות עבור מעסיקים לשפר את איכות החיים של העובדים שלהם. שעות גמישות, ציוד משרדי בבית, שעות חברוּת וירטואליות, וביגוד מותגי היו בין היתרונות המיידיים שנשתפו עם העובדים כאשר התחלנו את חיינו הרחוקים. אבל כשפי הפופולריות של מכנסי הסווט של טי-דייט פוסקת והמציאות של סביבות העבודה הנוכחיות והעתידיות שלנו נקבעת, חשוב שמנהיגים יבחנו את היסודות הטכנולוגיים שלהם ויקבלו את השאלה “האם יש לנו את כל מה שאנחנו צריכים כדי להצליח?”
כבר פרטנו מה אנו מאמינים שהוא האלמנטים הקריטיים של ערכת הטכנולוגיה לעבודה מרחוק (וידיאו קונפרנס, תקשורת צוותית + מסרים, וניהול ידע), אבל אנחנו מזהים שצוותים שלא היו להם כלים אלה לפני שההזמנות להישאר בבית ברחבי העולם, להניח אותם בשטח אכן דורש עבודה. ובזמן כאשר תקציבי הטכנולוגיה תחת ביקורת יותר מאי פעם, הוכחת צורך לכלים חדשים היא קריטית.
הצורך בכלים לוידאו קונפרנס וצ'אט ברור כשישיבות פנים אל פנים ושיחות שולחן צהריים פסיביות אינן אפשריות יותר—וזה הובהר מוקדם בהתניידות שלנו לעבודה מרחוק. דוח 2020 של Okta Business @ Work (From Home) ציין גידול של 110% מחודש לחודש בפברואר למרץ עבור זום, וגידול של 19% עבור סלאק, שמראה כמה מהר הכלים הללו הפכו להיות היסוד של מקומות העבודה שלנו. אבל הצורך בכלי שיתוף פעולה מרוחק למעשה גבר לפני שהמגפה באמת פגעה בחלק מהעולם—בתחילת פברואר של השנה הזו, פורבס דיווח על חשיבות השיתוף הפעולה החלקי במשרד, כעובדים ציפו לגמישות מחוץ לסביבות המשרד המסורתיות.
זה חל על הצורך ב ניהול ידע גם כן—אף על פי ש“סימפטומים” של חוסר ניהול ידע יכולים שלא להיות ברורים כמו חוסר היכולת לערוך ישיבות מרחוק ללא כלי וידאו קונפרנס. ההשלכות של חוסר כלי ניהול ידע ותרבות שיתוף ידע יכולות לפגוע בצורה קשה ביכולת הצוות לשתף פעולה ביעילות וביעילות. הנה כמה אינדיקציות מפתיעות שצוותך זקוק להתערבות שיתוף ידע:
אכזבה וחוסר שביעות רצון של עובדים מדור Z
למרות שהרבה נוטים לקרוא לכל אחד מתחת לגיל 40 מִּילֵּנְיָּאל, חברי הדור ה-Z הגדול ביותר למעשה כבר נכנסו כוח העבודה (חשוב לציין שחלק מהסקרים סופרים את הדור Z כמתחיל בשנת 1995 בעוד אחרים אומרים שהוא התחיל בשנת 1997, מה שאומר שהחברים הבוגרים ביותר יהיו באמצע שנות ה-20 שלהם השנה). כאשר דור Z נכנס למקום העבודה, הם מצפים שהטכנולוגיה תהיה זמינה לא רק כדי להקל על היום-יום שלהם, אלא גם כדי לעזור להם להתמקד בעבודה המשמעותית ביותר שלהם. מִּחְקָר ServiceNow של עובדים מדור Z גילה ש-42% מהם אמרו שהם יעזבו עבודה שדורשת מהם לבזבז יותר מדי זמן על משימות מנהלתיות, מה שממחיש דור להוט לספק עבודה בעלת ערך גבוה בלי הרבה סבלנות לשלוט במערכות ירושות מסורבלות.
בסקר האחרון שלנו של משתמשי Guru אשר יישמו תוכנית ניהול ידע בכל החברה, 45% דיווחו שאחת מהאתגרים הגדולים ביותר עבור עובדים שנכנסו חדשים לפני Guru הייתה למצוא את המידע הנכון במערכות שונות, אתגר שעובדים מדור Z, שיוצרים בטוח חלק נכבד מהגיוסים החדשים בהרבה חברות, לא יהיו סובלנים אליו.
בנוסף, 43% מהנשאלים אמרו ש-Guru עזרה להם לבזבז יותר זמן על תכנון אסטרטגי, מה שמצביע על כך שניהול ידע יכול לעזור לעובדים להעביר את המיקוד שלהם מעבודות מנהלתיות לעבודה יותר משמעותית. 93% מהמשיבים ציינו ש-Guru השפיע על מעורבות העובדים ואושרם, מה שמציע שתרבות של שיתוף ידע שתומכת בעבודה בעלת ערך גבוה יכולה להשפיע רבות על המורל.
שחיקה כללית של עובדים ואיזון לקוי בין חיי העבודה לחיי הבית
לא רק שעובדי דור Z מרגישים את ההשלכות של חוסר ניהול ידע ברחבי חברה—עובדים יותר מסורים, במיוחד אלה שהפכו למומחים בתחום, מאוד פגיעים לסבל בשכונה שלא אוספת ידע. Gallup מדווח על כך שגורם העיקרי השני לשחיקה של עובדים הוא נטל עבודה לא ניתן להשתלט עליו—מה שאומר ששמירה על עובדים בעלי ערך גבוה מרוכזים רק בעבודות הכי משפיעות שלהם היא חשיבות עליונה.
לעיתים קרובות, המומחים הם חברי הצוות שהיו בחברות במשך שנים; בצוותים בצמיחה מהירה, הם כנראה החזיקו מספר תפקידים, ובסטארטאפים, הם כנראה ראו מספר חזרות על פיתוח מוצרים. הם ברירת מחדל הינם 'האדם שניגשים אליו' כאשר הצוות שלך לא יכול למצוא את המידע שהוא צריך, בין אם זה שאלה מפורטת על מוצר או בלבול לגבי תהליך מנהלי. החבטות הבלתי פוסקות הללו עשויות להיראות לא מזיקות, אבל יכולות להצטבר במידה רבה לאורך זמן ולתרום משמעותית לנטל העבודה הבלתי ניתן לעיקול של המומחים, שיש להם צורך להיענות לשאלות הללו על גבי ביצוע עבודתם הרגילה.
ניהול ידע יכול לשחק תפקיד מרכזי בעזרה למומחים שלך להימנע משחיקה על ידי החזרת הזמן שלהם, ולהשיב לצוות שלך להיות יותר עצמאי. 98% מהלקוחות שנחקרו המשתמשים ב-Guru ברחבי הארגון שלהם אמרו ש-Guru השפיע על הזמן שהצוות שלהם מבזבז על שאלות חוזרות, ו-99% אמרו ש-Guru השפיע על הזמן שהצוות שלהם מבזבז על חיפוש מידע. 19% אפילו אמרו ש-Guru עזרה לצוות שלהם לבזבז יותר זמן בפעילויות מחוץ לשעות עבודה, מה שמראה שניהול ידע יכול להוביל לאיזון טוב יותר בין חיי העבודה לחיי הבית. כאשר גם משתפי ידע וגם מחפשי ידע מבינים את תרבות שיתוף הידע של הצוות שלך, הסיכוי שלהם להימנע משחיקה גבוה יותר. למד עוד על ההבדל בין ידע פעיל לידע פאסיבי ואיך כל אחד תורם לשיתוף ידע.
עומס פגישות והמחלוקות של המעבר לתקשורת אסינכרונית
“הפגישה הזו יכולה הייתה להיות מייל” - בדיחות בצד, עייפות פגישות הפכה לנושא בולט הרבה יותר כאשר הן כולם התחילו להתקיים דרך מסכים. אבל גם חודשים לפני כן, בעלי חזון הבינו את החשיבות של הפחתת פגישות פנים אל פנים ולתת לצוות שלהם את היכולת לשתף פעולה אסינכרונית. באמת,Gartner צופה כי הפגישות פנים אל פנים ירדו מ-60% ל-25% עד 2024, וחברות עם גישה מחושבת לסגנון עבודה “נודד” יהיו בכושר גישה לכישרונות טובים יותר מאשר אלה שמשמעותיות.
CNBC הבהיר את מדיניותו של מנכ״ל Basecamp ג’ייסון פריד של אף פעם לא פגישות פנים אל פנים, שזה איך שהם נמנעו מהעדפת עובדים במשרד. במקום זאת, הם מעדיפים תיעוד כתוב, אותו הם מפיצים לאחר מכן לכל העובדים שלהם באותו אופן. לקיים מדיניות ונהלים קבועים כיצד מידע מתוקן הוא חיוני להבטיח שמקום עבודה עם פחות פגישות מצליח.
אלמנט קרדינלי נוסף לתרבות של פחות שיחות פנים אל פנים הוא מערכת טובה יותר לשיתוף “ידע פאסיבי”, לפי MIT Sloan. בעוד הם מעודדים צוותים החדשים מרחוק לחשוב על הכללת מידע “יפה לדעת” בתקשורות “צריך לדעת”, אנו מציעים לעודד תרבות רחבה יותר של שיתוף ידע שיתופי—כאשר פגישות וצ'אטים אישיים אינם הקצה האחד של תקשורת נכונה.
כדי להצליח בקנה מידה בפגישות, חשוב שהצוות שלך יבין היכן וכיצד הם יקבלו מידע, ויוכלו לסמוך שזה נכון כשהם עושים זאת. מבין הלקוחות שנחקרו המשתמשים ב-Guru ברחבי החברה, 97% אמרו שהיכולת לדעת שהמידע מתוחזק על ידי מומחה מעודכן היא חשובה להצלחה לאפשר לצוות שלהם. כאשר הצוותים מרגישים שיש להם ערוץ אפקטיבי לשיתוף ולאימות מידע חיוני, הרבה יותר קל להכות “מחק” על ההחזקה בלוח השנה.
הדרך קדימה עם עבודה אסינכרונית
אנחנו בנקודת זמן ייחודית שבה תקשורת ושתף פעולה מחוסנים יותר מאי פעם—והיעדרה מורגש בצורה חדה מאי פעם,too. כאשר צוותך מתכונן להצלחה היום ומעבר, זה חשוב לזכור שעבודה מרחוק, והדרישות שנובעות ממנה, כאן כדי להישאר, והן קיימות במשך זמן מה. באמצעות כלים ונהלים בשטח היום שיעזרו לצוות שלך לעבוד בשיתוף פעולה, אסינכרונית וממוקדת, אתה יכול לאפשר לצוות שלך באמת לבצע את עבודתם הכי טובה מכל מקום, בכל זמן.
חוויית הפלטפורמה של Guru מהלך ראשון – קח את סיור המוצר האינטראקטיבי שלנו
.webp)
