אז שיקמתם את בסיס הידע שלכם. מזל טוב! אבל מה קורה עכשיו? איך תוודאו שלא תצטרכו לעשות שיקום מהיסוד שוב? אפילו כשמתחילים עם הכוונות הטובות ביותר, קל שצוותים — וחברות — יתנו לבסיס הידע להדרדר לאט לאט ללא שימוש. עם זאת, על ידי הקמת צוות של אלופי ידע שיכולים ליצור מבנה הנהלה, ארגון יכול להקים את בסיס הידע שלו להצלחה מתמשכת.
במערכת ניהול ידע, האנשים מייצגים שתי קבוצות שוות חשיבות: בסיס הידע, המאגם את הידע, ומועצת ההנהלה, המגינה על שלמותו. אלה הסיפורים שלהם.
מי שייך למועצת ניהול הידע?
מועצת ניהול הידע צריכה להיות מורכבת מאנשי מפתח לאפשר. אם זה תפקידכם להקים את צוותכם להצלחה, ניהול ידע הוא רכיב מפתח בכך. בלא קשר לאיזה סוג תפקיד אפשרה אתם, ניהול ידע הוא איך תוכלו להבטיח רציפות של חוויות ומידע הן בתוך והן מחוץ לצוות שלכם. ניקח את אפשרות ניהול מכירות כדוגמה, למרות שזה רלוונטי לכל התפקידים האפשריים, כולל ממשלת הכנסות ותמיכה טכנולגית.
"בנוסף לבסיס ידע דינמי, חזק ונגיש בקלות, על הארגונים לקיים סמינרים, סדנאות, מנטורשיפ ותוכניות הכשרה אחרות כדי לשמור על [צוותם] בכושר גבוה."
בעצם, שמירה על בסיס ידע איכותי היא כל כך בסיסית להיות מנהיג אפשרות אפקטיבי שזה נחשב מובן מאליו. מסתכלים על זה ככה, קל לזהות מי שייך למועצת הידע שלכם: כל אחד בתפקיד של ממשל או דא פקטו אפשרות צוות.
הגדרת הנחיות ליצירת תוכן ידע ותחזוקה (ושהן נגישות בקלות)
לקדם שימוש נכון בבסיס הידע שלך
לשמור על בעיות ישנות ולפתור בעיות חדשות
רוצים ללמוד עוד על ניהול ידע וביקורות ידע? השיגו את ההקלטה של הוובינר שלנו:
הגדרת הנחיות בסיס ידע
אל תדאגו; התפקיד של מועצת ידע הוא לא ליצור את התוכן; היא להבטיח שהתוכן שנוצר יהיה בר שימוש ונגיש לחיפוש. כאשר צוות התורם גדל מעבר ל-15 אנשים (ובעיקר כאשר מתחילים לגדול במהירות), הגדרת הנחיות היא הכרחית. ההנחיות צריכות לכלול הכל, החל מהפורמט הנכון של הידע ועד התהליך ליצירה/עריכה שלו (למשל, קביעת מי עשוי להיות SME תקני), ומחזורי אימות אידיאליים.
החדשות הטובות הן שאתם יכולים לשמור את ההנחיות האלה ככאלו ניתנים לחיפוש ולשימוש על ידי הנחתן ישירות בבסיס הידע שלכם. ודאו שאתם מחשיבים אותן כמסמך חי, הכפוף לאותם מחזורי אימות וביקורת שהידע שלכם עובר.
קידום שימוש נכון
תפקיד נוסף עבור מועצת הידע הוא להבטיח שימוש מתמשך בבסיס הידע. כלל אצבע כללי הוא כאשר בסיס הידע עובד עבור צוות/ארגון, הערוצים השקטים ביותר הופכים. זה בעיקר כי שאלות שהיו נשאלות קודם בצ'אט (או פנים אל פנים) מצוטטות בבסיס הידע שלכם. אבל זה לא התנהגות אוטומטית, במיוחד כאשר צוותים לא רגילים להסתמך על KB.
ברגע ששיקמתם בסיס ידע, עודדו להשתמש בו כהפניה על ידי הזכרת שאלות לבדוק קודם ב-KB שלכם לראשונה. ודאו שאתם מעצימים את חברי הצוות שיעשו את אותו הדבר גם כן. זה לא מספיק לאמן לשימוש נכון, אתם חייבים לוודא שאתם מאמנים לשימוש בעד.
להתבונן בסימנים של בסיס ידע שבור
החלק האחרון של חידושי הניהול הוא עבודה למנוע קריסות בבסיס הידע שלכם. בסך הכל, ברגע שיש לכם אותו במצב מצוין, אתם לא רוצים שיתמוטט שוב. המפתח כאן הוא לבעוט את הבעיות שהובילו לקריסה בפעם האחרונה ותיעוד בעיות חדשות שעולות בדרך. זה מאפשר לכם לומר, לדוגמה, "אוקי, סלאק מתחיל להרעיש שוב עם שאלות. מה הם השאלות שנשאלות? האם התשובות זמינות בבסיס הידע שלנו? אה, הם לא מוגדרים נכון!" מה שנותן לכם את ההזדמנות לתקן את הפריטים ברמה נמוכה לפני שיהפכו לכישלון מוחלט בבסיס הידע.
אז שיקמתם את בסיס הידע שלכם. מזל טוב! אבל מה קורה עכשיו? איך תוודאו שלא תצטרכו לעשות שיקום מהיסוד שוב? אפילו כשמתחילים עם הכוונות הטובות ביותר, קל שצוותים — וחברות — יתנו לבסיס הידע להדרדר לאט לאט ללא שימוש. עם זאת, על ידי הקמת צוות של אלופי ידע שיכולים ליצור מבנה הנהלה, ארגון יכול להקים את בסיס הידע שלו להצלחה מתמשכת.
במערכת ניהול ידע, האנשים מייצגים שתי קבוצות שוות חשיבות: בסיס הידע, המאגם את הידע, ומועצת ההנהלה, המגינה על שלמותו. אלה הסיפורים שלהם.
מי שייך למועצת ניהול הידע?
מועצת ניהול הידע צריכה להיות מורכבת מאנשי מפתח לאפשר. אם זה תפקידכם להקים את צוותכם להצלחה, ניהול ידע הוא רכיב מפתח בכך. בלא קשר לאיזה סוג תפקיד אפשרה אתם, ניהול ידע הוא איך תוכלו להבטיח רציפות של חוויות ומידע הן בתוך והן מחוץ לצוות שלכם. ניקח את אפשרות ניהול מכירות כדוגמה, למרות שזה רלוונטי לכל התפקידים האפשריים, כולל ממשלת הכנסות ותמיכה טכנולגית.
"בנוסף לבסיס ידע דינמי, חזק ונגיש בקלות, על הארגונים לקיים סמינרים, סדנאות, מנטורשיפ ותוכניות הכשרה אחרות כדי לשמור על [צוותם] בכושר גבוה."
בעצם, שמירה על בסיס ידע איכותי היא כל כך בסיסית להיות מנהיג אפשרות אפקטיבי שזה נחשב מובן מאליו. מסתכלים על זה ככה, קל לזהות מי שייך למועצת הידע שלכם: כל אחד בתפקיד של ממשל או דא פקטו אפשרות צוות.
הגדרת הנחיות ליצירת תוכן ידע ותחזוקה (ושהן נגישות בקלות)
לקדם שימוש נכון בבסיס הידע שלך
לשמור על בעיות ישנות ולפתור בעיות חדשות
רוצים ללמוד עוד על ניהול ידע וביקורות ידע? השיגו את ההקלטה של הוובינר שלנו:
הגדרת הנחיות בסיס ידע
אל תדאגו; התפקיד של מועצת ידע הוא לא ליצור את התוכן; היא להבטיח שהתוכן שנוצר יהיה בר שימוש ונגיש לחיפוש. כאשר צוות התורם גדל מעבר ל-15 אנשים (ובעיקר כאשר מתחילים לגדול במהירות), הגדרת הנחיות היא הכרחית. ההנחיות צריכות לכלול הכל, החל מהפורמט הנכון של הידע ועד התהליך ליצירה/עריכה שלו (למשל, קביעת מי עשוי להיות SME תקני), ומחזורי אימות אידיאליים.
החדשות הטובות הן שאתם יכולים לשמור את ההנחיות האלה ככאלו ניתנים לחיפוש ולשימוש על ידי הנחתן ישירות בבסיס הידע שלכם. ודאו שאתם מחשיבים אותן כמסמך חי, הכפוף לאותם מחזורי אימות וביקורת שהידע שלכם עובר.
קידום שימוש נכון
תפקיד נוסף עבור מועצת הידע הוא להבטיח שימוש מתמשך בבסיס הידע. כלל אצבע כללי הוא כאשר בסיס הידע עובד עבור צוות/ארגון, הערוצים השקטים ביותר הופכים. זה בעיקר כי שאלות שהיו נשאלות קודם בצ'אט (או פנים אל פנים) מצוטטות בבסיס הידע שלכם. אבל זה לא התנהגות אוטומטית, במיוחד כאשר צוותים לא רגילים להסתמך על KB.
ברגע ששיקמתם בסיס ידע, עודדו להשתמש בו כהפניה על ידי הזכרת שאלות לבדוק קודם ב-KB שלכם לראשונה. ודאו שאתם מעצימים את חברי הצוות שיעשו את אותו הדבר גם כן. זה לא מספיק לאמן לשימוש נכון, אתם חייבים לוודא שאתם מאמנים לשימוש בעד.
להתבונן בסימנים של בסיס ידע שבור
החלק האחרון של חידושי הניהול הוא עבודה למנוע קריסות בבסיס הידע שלכם. בסך הכל, ברגע שיש לכם אותו במצב מצוין, אתם לא רוצים שיתמוטט שוב. המפתח כאן הוא לבעוט את הבעיות שהובילו לקריסה בפעם האחרונה ותיעוד בעיות חדשות שעולות בדרך. זה מאפשר לכם לומר, לדוגמה, "אוקי, סלאק מתחיל להרעיש שוב עם שאלות. מה הם השאלות שנשאלות? האם התשובות זמינות בבסיס הידע שלנו? אה, הם לא מוגדרים נכון!" מה שנותן לכם את ההזדמנות לתקן את הפריטים ברמה נמוכה לפני שיהפכו לכישלון מוחלט בבסיס הידע.
