בגורה, אנו מאמינים שהמקום עבודה ישתנה לנצח. המגיפה הכניסה את כולנו לניסוי שלא ניתן להתעלם ממנו שכולל את הצורך לבצע 100% מהעבודה שלנו מרחוק באופן מיידי.

למרות שזה השפיע על כולם בדרכים שונות, דבר אחד שהחל להיות ברור הוא האתגרים שהצוותים מתמודדים איתם כאשר 100% מהאינטראקציות שלהם עובדות לשירותים מקוונים. הדרך שבה אנחנו מתקשרים, סוגי הפגישות שיש לנו, הכלים שעומדים לרשותנו כדי לעבוד ביעילות ביחד כל אלו קיבלו אור גדול, מדגישים דברים שעובדים טוב, דברים שלא עובדים בכלל, ודברים שבאמת יכולים לעבוד טוב יותר.

כאשר המكاتب נפתחים מחדש, יש סבירות גבוהה מאוד שהדברים לא יחזרו פשוט ל'זה שהיו'. רבים מהצוותים יפעלו בסוג כלשהו של מקום עבודה “היברידי”, מייצבים את שבוע העבודה שלהם עם שילוב של ימים מרחוק וימים במשרד. זהו שינוי מאוד חיובי לדעתי, מכיוון שאנחנו נבנה את העבודה שלנו סביב מה שמושג בצורה הטובה ביותר פנים אל פנים, ומה שמתבצע הכי טוב מהבית או במקום ללא הפרעות. לא להזכיר את היתרון לחיינו האישיים שהפכו לאפשריים על ידי דינמיקה עבודה גמישה יותר.

במרכז של הרבה מהשינוי הזה נמצא הרעיון שתקשורת בעבודה תעבור מ-סינכרונית לאי-סינכרונית. הרבה מהדרכים בהן הצוותים מתקשרים ייבנו על ההנחה שהצוותים כבר לא יחד, פנים אל חתן, או אפילו באותו בניין. במקום שתקשורת של הצוות תהיה פגישות חיות, אנחנו נרשום את הרעיונות שלנו, הידע, העדכונים, השאלות הנפוצות, המדיניות, ההחלטות, ונשתף אותם עם הצוותים שלנו כדי שיקראו, יתנו תגובות, יפעלו, יחליטו, וכו'.

הגדרת "הכלל הזהב"

בדינמיקה החדשה הזו, כל אחד מהצוות ישחק תפקיד קרדינלי גם בקריאת וגם בכתיבה. ישנם מספר דוגמאות של צוותים שחיו כ“מקוונים באופן טבעי” שמדברים על תרבות כתיבה וכמה קרדינלית זו כדי לפעול.

בגורה אחת מהערכים הבסיסיים שלנו הוא לחפש ולשתף ידע.

אנחנו מעריכים את השקיפות ואת הפתיחות בגורה, ומרגישים מחויבים לוודא שהתנהגויות אלו הן חלק ממה שאנחנו מפעילים כחברה. כדי להגיע למטרה זו, לאחרונה שחררנו את הכלל הזהב של תקשורת פנימית:

אנחנו מחפשים ומשתפים ידע. כדי שזה יצליח, חייבת להיות "חוזה" בינך לבין כל מי שאתה עובד בגורה. זה אומר שכל אחד מאיתנו מתחייב לעשות 2 דברים…

(1) אתה משתף את הידע שלך בצורה אי-סינכרונית, בידיעה שכל אחד אחר ייחפש לעכל מה ששיתפת. אתה מכיר את הקהל שאתה משתף אליו ומאמת את זה כי זה חשוב לך שהם יבינו.

(2) אתה שם לב לספק את הידע שאחרים השקיעו זמן כדי להכין כדי לשתף איתך. אם מה שמשותף אינו ברור או שאינו רלוונטי, אתה מזהה את הערך בשיתוף הפידבק הזה כדי לשפר את מה שמשותף בעתיד.

אנו מאמינים ששני רכיבי כלל זה חשובים. בואו נפרק כל אחד מהם, נתחיל עם חלק 1:

אתה משתף את הידע שלך בצורה אי-סינכרונית...

זה בדרך כלל מתייחס לידע כתוב או מוקלט. זה כולל בקשה ברורה שעשויה להיות פשוט לקרוא, בקשה לתגובות, הצבעות, רעיונות וכו', יחד עם תאריך יעד לידי זה שאתה רוצה שזה יושלם. זה יכול להיות עדכון סטטוס, החלטה שצריכה להתבצע, או אפילו ידע מוצר תומך בהשקה הקרובה.

... לדעת שכל אחד אחר יחפש לעכל מה שאתה משתף.

כתיבה / הקלטה לוקחת זמן. אנחנו מניחים שחברי הצוות שלנו נרגשים לקרוא מה הכנו, וזה מניע אותנו להשקיע את הזמן שלנו בעבודה זו. (עוד על זה בחלק השני של הכלל שלנו.)

אתה מכיר את הקהל שאתה משתף ומשתף בהתאמה...

אנחנו מנסים להימנע מתקשורת שכוללת הכל שיכולה להיות רלוונטית רק לקבוצה מסויימת של צוות, שומרת על יחס אות לרעש גבוה.

...כי זה חשוב לך שהם יבינו.

צוותים מעודכנים נוטים להיות בהשראה, מעורבים ומתרגשים מהעבודה שהם עושים. כולנו משחקים תפקיד בתרומה לזה!

אז זו "החצי הראשון", וזה מחויבות לקחת את הזמן לעשות את העבודה כדי לשמור על אחרים מעודכנים. עכשיו, בואו נבחן את החצי השני:

אתה מחפש לעכל את הידע שאחרים השקיעו זמן להכין כדי לשתף איתך.

כפי שהוזכר לעיל, הבקשה כאן היא לזהות ש"שני צדדים לשיתוף הידע" חייבים להיות במקומם כדי שזה יצליח. כולנו יודעים את ההרגשה אם מישהו מארגן פגישה חיה והאדם השני לא מופיע. זה צריך להרגיש באותו אופן.

אם מה שמשותף אינו ברור או שאינו רלוונטי, אתה מזהה את הערך בשיתוף הפידבק הזה כדי לשפר את מה שמשותף בעתיד.

החלק האחרון של המעגל כאן... אף אחד לא הולך להיות מושלם בכתיבה! סיפוק פידבק חברתי והוגן על איך סופר יכול לשפר את מה שהוא תקשורים מחזק את הזרימה העתידית של תקשורת. זה גם מראה לכותב אכפת לך ממה שהוא כתב.

מי יש לו זמן לעשות את כל זה? היום שלי כבר מלא בפגישות!

אנחנו יודעים מה אתם חושבים... אבל כאן מתחילה הקסם! אחת מההשלכות היקרות של התחייבות צוות לכלל הזהב היא מהירות. פגישות חיות דורשות תאום. אנחנו חייבים להסתכל על לוח שנה ולמצוא זמן שעובד לכל אחד שצריך להיות חלק מהשיחה. ככל שהפגישה גדולה יותר, היא תהיה מרוחקת יותר כי הסיכוי לחריצים פתוחים קטן. אולי הנושא הזה הוא החלטה חשובה שצריכה להתבצע, אבל אנחנו חייבים לתאם את הפגישה שבוע מהמועד כי זה הזמן הראשון שכולם יכולים להיענות.

בתרחיש הזה, כבר איבדנו שבוע לפני שבכלל קיימנו את השיחה הראשונה שלנו! עכשיו הוסף גם אזורי זמן שונים ודפוסי עבודה, באופן פתאומי החלונות הפתוחים המשותפים מצטמצמים עוד יותר.

עכשיו, בואו נפוך את זה כדי לראות איך זה עובד עבור צוות שעובד לפי הכלל הזהב.

דימיינו שמישהו יש נושא שהוא רוצה להתחבר בו עם הצוות שלו. הם רושמים את הנושא, שולחים אותו לחברי הצוות שלהם, ומבקשים מהם פידבק תוך 2 ימים. הם מתחילים לראות תגובות מחברי הצוות, שעליהם להקדיש תשומת לב במועד הנוח שלהם. חברי צוות נוספים מגיבים, תגובות רבות מגיעות, ובמשך כמה ימים, הנושא הכתוב הזה זוכה לפידבק, דאגות ורעיונות שכבר נמסרו ותועדו.

בגישה הסינכרונית, הפגישה הראשונה עוד לא התרחשה. אבל בגישה האי-סינכרונית, כמה ימים לאחר מכן הנושא מתוחזק והצוות עבר הלאה. עכשיו דימיינו שזה קורה שוב ושוב בין הצוותים שלנו. שיתוף פעולה עובר מ-פגישות חיות: הרוצח השקט של ההתקדמות ל-הכלל הזהב: סופר פאוור ואסטרטגיה בביצוע.

דרכים שבהן אנחנו פועלים לפי הכלל הזהב בעבודה

הכלל הזהב הוא חדש עבורנו, משהו שהצגנו השנה. הנה כמה דרכים ראשוניות שבהן אנחנו פועלים לפי הכלל בגורה.

להבטיח שנעשה "תקשורת ממוקדת"

זה הוא המדריך שאנחנו נותנים לכל העובדים. זה גובה את יחס האות לרעש הגבוה שדיברתי עליו לעיל.

אנחנו משתמשים במתודולוגיית קבלת החלטות

אנחנו מעודדים את השימוש במסמכי החלטות כדי להנחות את ההחלטות עד כמה שניתן באופן אי-סינכרוני, או (1) לאפשר לך לקבל החלטה באופן מלא אי-סינכרוני, או (2) כאשר אתה מגיע לפגישה חיה, כולם נמצאים די רחוק בדרך, ובדרך כלל מטרת הפגישה היא לסיים החלטה. אנחנו גם משתמשים במושג DRI כדי לוודא שזה ברור איך קובעים החלטות למעשה ומי עושה אותן.

אנחנו מעודדים מקדמות קריאה על נושאים שעומד הצוות לדבר עליהם

הקדמות פגישות הרגישו כמו צעד טוב הבא עבורנו. הן מקנות לכולם להיות באותו עמוד לפני פגישה, ומונעות מאיתנו לבזבז זמן בהצגת מצגות במקום לדון בפרטים באופן פעיל. השאלה הבאה עבורנו היא היכן ניתן להימנע מהפגישה החיה לחלוטין?

אנחנו מקימים נוהלי Slack הטובים ביותר

אנחנו מעודדים את רוב השיחות להתבצע בערוצים ציבוריים. אנחנו מעודדים __@mentions__ בערוצים ציבוריים כדי להפנות את חברי הצוות לפעולה ולעזור לנהל את כל ההתנהלות. דוגמה נוספת לעזור בקטע האות דרך הרעש. אנחנו גם משתמשים באינדיקטורים דחיפה. לדוגמה, אם אנחנו מספקים מסמך לקרוא ולהגיב עליו, אנחנו משתמשים בקיצור של 1, 3, 5 ימים כדי להעניק לקוראים הבנה מתי כדאי להם להגיב.

אנחנו משתמשים בגורה כדי לשלוח הודעות

הודעות נשלחות לקבוצות ספציפיות ומספקות קריאה ברורה לפעולה לקרוא משהו. ההתראות נצבור ומקנות גישה בקלות מהאפליקציה שלנו, מהתוסף, Slack ומצוותים, וכו'. הרוב המכריע של ההודעות שלנו מופצות בדרך הזו. זה היה הדוגמה היותר יעילה להבטיח שהאמצעים החדשים להודיע מידע חשוב.

אנחנו עושים סקירה שבועית של הפרויקטים הנכונים ביותר שלנו

כל שבוע ה-DRI של הפרויקטים שלנו מספקיםעדכונים על הפרויקטים שלהם באסנה בימי חמישי. כל יום שישי ההנהלה עוסקת גם בשליחת משוב באסנה. זה מאפשר תקשורת מהירה, פתוחה ואי-סינכרונית בכל יוזמות החברה הקריטיות ביותר שלנו.

אנחנו מקימים בלוקים ללמידה וכתיבה

דרך אחת שאנו עושים את זה היא לא לקיים פגישות פנימיות ביום רביעי. זה חשוב להשאיר מקום לזמן הקריאה והכתיבה הזה. רובנו חושבים באופן הרגלי על קיום פגישה חיה כדרך ליצור מקום מסוים כדי לכסות נושא. זה מסומן בלוח השנה, בזמן מסוים, כך שהשיחה הזו, ובכן, "החלפת ידע פנים אל פנים" כנראה הולכת לקרות.

אבל בעולם של הכלל הזהב, זה עובד אחרת.

יותר מהזמן שלנו עובר מפגישות חיוניות לאלו מקדיש זמן לקריאה וכתיבה. אבל הזמן הזה עדיין צריך להירשם בלוח השנה שלך. אנחנו צריכים דמיון על זמן ממוקד שינתח ספציפית לקריאה וכתיבה. זהו זמן מאוד יעיל, שכן 1 שעות של זמן קריאה וכתיבה יכולה פעמים רבות לחסוך לך 10 שעות של זמן פגישה חיה.

מקווה שזה היה מדריך מועיל עבורך כדי שתוכל לקחת חלק מהלמידות הללו לצוות שלך! כפי שאנחנו ממשיכים ללמוד יותר כאן, בהחלט נמשיך לשתף. כפי שהזכרתי, בהרבה מובנים מקום העבודה ממשיך לתפקד על פני מיטב הימים כשלחברות כמו זו השפעה משולבת של ככה על ביצועי החברה וגם הסיפוק בקרב העובדים.