כשהחברות התחילו לבצע את המעבר מעבודה מרחוק בהיותה צורך זמני לדרך חיים, נאמר הרבה על הנושא של פרודוקטיביות.

"איך אפשר להיות בטוחים שכולם פרודוקטיביים כמו שהיו כשהם עבדו במשרד?" שואלים אנשים, כמעט קורעים את שערותיהם מלחץ? "מה יכולים המנהלים לעשות כדי להבטיח שכולם נשארים ממוקדים ומסיימים את עבודתם?"

מתברר שדרך אחת קלה לעזור לאנשים לעבוד היא (תרועת תופים בבקשה) פשוט לתת להם יותר זמן לעבוד!

"רביעי ללא פגישות" "שישי ללא פגישות" "ימים ללא פגישות". לא משנה איך תקרא לזה. הרבה מכללות צועדות על טרנד הכרזת ימים או תקופות זמן מסוימות כ"ללא פגישות", ואנחנו אחד מהם!

ימי ללא פגישות: מה הם ואיך הם עובדים

מושג עם שם כמו "ימי ללא פגישות" הוא די ברור. ימי ללא פגישות הם ימי עבודה שבהם אנשים יכולים לצפות לחוסר פגישות. אבל... למה חברה תעשה את זה?

תאמין או לא, הרבה מקומות עבודה מיישמים ימים ללא פגישות בדרך כדי להגדיל פרודוקטיביות בשתי דרכים:

• תן לעובדים זמן להתמקד במשימות חשובות של "עבודה עמוקה" מבלי לדאוג להפרעות
• לאלץ פגישות רגילות לעבוד קצת יותר קשה

חלק מהמשימות בעבודה ידרשו יותר זמן ומחשבה מאחרות. יכול להיות שזה מאוד נדיר שאנשים מוצאים מספיק זמן להיות "ממוקדים" במהלך יום העבודה הרגיל שלהם. ימי ללא פגישות הופכים במהירות לדרך לתת לאנשים יותר זמן להתמקד בעבודתם.

תחשוב כמה תוכל להשיג אם היה לך יום אחד שבו ידעת שתתמודד עם אין הפרעות. תוכל להתמקד בעבודת אסטרטגיה, לפתח רעיונות חדשים, או פשוט להשלים פערים מכיוון שלא תצטרך לדאוג להיסחף למשהו אחר.

חלק מהחברות לוקחות את ימי ללא פגישות לרמה אחרת לגמרי. הם יאפשרו לעובדים לכבות את הטלפונים שלהם ולשתוק התראות כך שהם יוכלו להיות מרוכזים לחלוטין. בסופו של דבר, טקסט שיחה על תכניות צהריים למחר יכול לחכות אם אתה מוציא זמן לחדש ולהתמודד עם בעיות מורכבות.

לגבי ההערה על "לאלץ פגישות לעבוד קשה יותר" ...האם תוכל לומר די honestly שכל פגישה אחת שיש לך ביומן שלך היא שימוש טוב בזמן שלך? יש סיבה שהמחקר מראה כי 40% מהאנשים מצאו שהפגישות שלהם אינן פרודוקטיביות.

פגישות חסרות תועלת טוענות לקורבן נוסף

יכולנו לומר הרבה על התרבות שסובבת סביב פגישות אינסופיות. יש הרבה מנהלים וחברים לעבודה שחושבים שפגישות הן פרודוקטיביות באופן אוטומטי רק בגלל שהן פגישות. במקום לעשות משהו משמעותי, תבזבז עוד 30-45 דקות על נושא שיכול היה להיפתר עם DM.

אנשים נוטים להשקיע קצת יותר מאמץ בתכנון פגישות יעילות כשידוע להם שלא יהיה להם הרבה זמן לעשות את זה. כשאתה מיישם ימי ללא פגישות אתה בעצם מכריח את עצמך לוודא שהפגישות הרגילות שלך יהיו יעילות וממוקדות למטרה.

איך אנחנו עושים ימי ללא פגישות: לא (פנימיים) פגישה ביום רביעי

יש סיבה למה אנחנו תומכים בגדול בימי ללא פגישות: יש לנו אחד משלהם.  לקחנו מבט ארוך על הדרך בה אנחנו מתמודדים עם תקשורת פנימית בגורו ורצינו למצוא דרכים לעזור לכולם לעבוד בצורה יותר יעילה. יישמנו את הגרסה שלנו של ימי רביעי ללא פגישות שבהם אנו מעודדים את העובדים לא לקבוע פגישות פנימיות. פגישות לקוחות עמדות היו מותרות, אבל מנהלים גם עודדו למצוא תאריכים חלופיים בכל הזדמנות.

עד כה, אנחנו צריכים לומר שאנחנו אוהבים את התוצאות. סקר העובדים האחרון שלנו מראה ש-75% מהנשאלים אומרים שיום רביעי ללא פגישות היה אפקטיבי בהגברת זמן המיקוד והפחתת מספר הפגישות. אם נחשוב על כך שצורת הפוסט הזה נכתבה ביום רביעי ללא פגישות, נראה שהכל עובד בדיוק כמו מתוכנן!

איך ליישם יום ללא פגישות משלך

אתה אוהב את הרעיון של יום ללא פגישות, אבל אינך בטוח איך אתה הולך לגרום לכוחות העל להסכים לכך. אל לדאוג, אנחנו תומכים בך.

כדי שימי ללא פגישות יעבדו, תצטרך שני דברים. אחד הוא הבנה טובה של איך הפגישות הנוכחיות שלך מועילות לצוות. אנו ממליצים בחום לבצע בדיקה של הפגישות כדי לעזור להפחית את הזמן המושקע בפגישות לא פרודוקטיביות. אם אתה צריך קצת עזרה בהבנת עד כמה הדברים מתקדמים, אנחנו ממליצים לפעול לפי חוק ה-4 P's שלנו.

אתה גם צריך לוודא שכולם מסכימים על מתי יתרחש זמן המיקוד. למרבה המזל, אנחנו יודעים בדיוק איך לעשות את זה. לכל חברה עשויות להיות מדיניות שונות וצרכים שונים, אבל יש כמה עקרונות בסיסיים שימי ללא פגישות עושים אותם מצליחים. אם אתה רוצה להפוך את חלומך על ימים ללא פגישות למציאות, הנה מה שאתה צריך לעשות.

לוודא

אנחנו לא הולכים לעטוף את זה. יהיה קצת התנגדות מההנהלה ועובדים עמיתים לגבי יום ללא פגישות. פגישות כמעט נחשבות לזהות עם עבודה בחלק מהמשרדים, ולכן אנשים עשויים להיות בקטע של להפתיע כשהם מודיעים כי ימי ללא פגישות הולכים להיות הנורמה.

יש לך סיבות ברורות מדוע אתה רוצה שאנשים ישתתפו בימי ללא פגישות. אל תהסס להזכיר כמה מהנקודות שלנו מעל, ולהדגיש איך זה יכול לתת לאנשים שליטה על לוח הזמנים שלהם.

תקשורת

כדי שימי ללא פגישות יעבדו אתה ועמיתיך צריכים לתקשר כמה שיותר. ימי ללא פגישות יעבדו רק אם אנשים יצליחו לקבל דברים משמעותיים. היה בטוח להדגיש את החשיבות של תקשורת למרות שזה יום ללא פגישות או לא.

זו אחת הסיבות למה אנחנו מעריצים גדולים של תקשורת לא מסונכרנת בעבודה. זה שומר על קווי התקשורת פתוחים ומאפשר לאנשים לעבוד מתי שהם צריכים. יישום דבר כל כך פשוט כמו ניוזלטר רגיל שיסכם את התוכן החשוב לשיתוף וקריאה במקום לקחת זמן מהפגישות יכול להיות חוסך זמן עצום.

קבע את כללי היסוד שלך

האם ימי ללא פגישות גם כפופים ל"לא דוא" ו"לא סלייס"? האם פגישות עמידה עם לקוחות עדיין משחק הוגן בימי ללא פגישות, או שאתה צריך לשנות תאריך? מה קורה אם יש לך אש שדורשת שיחה עם כמה אנשים?

אל תשאיר לאנשים לנחש

כל חברה תטפל בימי ללא פגישות בדרך שהיא רואה לנכון. קביעת כללי היסוד לציפיות סביב דברים מסוימים יכולה להפוך את ימי ללא פגישות שלך ליותר אפקטיביים ופחות מסובכים. ודא שכולם באותו דף לגבי מה שניתן לעשות בימים הללו ומה צריך לחכות.

המודעות היא המפתח לגרום לימים ללא פגישות לעבוד. מועמדים למשרות עשויים להיות מסוגלים להיפגש עם הצוות שלך ביום ללא פגישות שלך. הזמן הטוב ביותר עבורך ועמית לעבודה להיפגש ול размוסטר רעיונות עשוי להתאפשר רק ביום שישי שלך ללא פגישות. תמיד יהיו חריגים לכלל. רק וודא שאתה עושה את החלק שלך כדי לעמוד בפרוטוקולים שנקבעו, לנצל את הזמן שלך ללא פגישות בחוכמה, ולכבד שזה יום ללא פגישות גם לכל השאר בצוות שלך.

זכור, כדי שזה יעבוד כולם צריכים לעקוב אחרי הכללים, וזה כולל אנשים בהנהלה. ודא שהאנשים בהנהלה מבינים את הכללים של יום ללא פגישות ומדברים על כל דאגה שיש להם מראש.

שנה את הדרך שבה אתה מתמודד עם פגישות

הכרזה על יום ללא פגישות לא תגרום לצרכים בעבודה להיעלם. מרבית הזמן אנשים פשוט עוצרים ודוחים את הפגישות שלהם ליום אחר. המהלך הזה אולי הגיוני, אבל זה עשוי להזיק יותר לפרודוקטיביות.

זכור, להוסיף עוד פגישה ליום מלא לא זה העיקר של ימי ללא פגישות.

הזכרנו שאחת מהתופעות הטובות ביותר של ימי ללא פגישות היא שהם מכריחים אנשים לתכנן פגישות טובות יותר. יש לנו כמה טיפים בסיסיים עבור אנשים שרוצים לשפר ולהפחית את מספר הפגישות שלהם:

• ודא שלכל פגישה יש סדר יום קבוע ומסתיימת בתוצאות שניתן לפעול בהתאם.
• הטיל תפקידים לפגישות עם קבוצות גדולות של אנשים כדי לעזור לשמור על כולם במסלול ופרודוקטיביים.
• אל תפחד לבטל פגישות אם אתה לא חושב שהן השימוש הטוב ביותר בזמן.
• שלח מיילים לאחר פגישות שסוקרים מה קרה במהלך הפגישות ומזכירים לאנשים את הצעדים הבאים שהם צריכים לנקוט.

רוצה לצלול לתוך כמה מהקונספטים האלה? בדוק את הכרטיס שלנו על הפרקטיקות הטובות ביותר להורדת מספר הפגישות.

הגדל את הפרודוקטיביות, הפחת את הפגישות

אנו רחוקים מהחברה היחידה שמיישמת ימים ללא פגישות, ולא נהיה האחרונים. כשהיותר חברות עוברות למודלים היברידיים והכוח העבודה הופך מפוזר יותר, פרודוקטיביות וגמישות חשובות יותר מתמיד. תתפלא עד כמה יותר אנשים יכולים להשיג בעבודה כשהם יש להם זמן להתמקד היטב... בעבודתם.

כשהיותר משרדים עושים את המעבר למודלים היברידיים, חשוב להיות פתוחים לנסות דברים חדשים כדי לשפר את חווית העבודה. היום הטרנד הכי גדול הוא ימי ללא פגישות, ומחר זה יכול להיות משהו שונה לחלוטין. שימור מחשבה פתוחה יכול לעזור למקום העבודה שלך להתפתח ולהישאר תחרותי בנוף המשתנה.

פגישות תמיד תהיה להן מקום בעבודה, אנחנו רק רוצים שהמקום שיתפסו יהיה הגיוני לכולם. הצטרף למהלך של לקחת את יום העבודה בחזרה ולקחת קצת יותר זמן לעצמך להתמקד במה שבאמת חשוב. היינו אומרים לבוס שלך בעצמנו, אבל מתברר שהם כרגע בפגישה של שעתיים שבה כבר 45 דקות אנשים שואלים מה התוצאה של הפגישה צריכה להיות.