सभी इकट्ठा हो जाइए और सुनिए उस समय की कहानी जब ऑफिस से बाहर रहने के लिए स्वतः उत्तरदाता का आविष्कार किया गया। बुनियादी रूप से, माइक्रोसॉफ्ट के कुछ लोगों ने पाया कि वे छुट्टी पर रहने के दौरान ईमेल का जवाब देने से नहीं रोक सकते थे, और इस प्रकार OOO का जन्म हुआ। लेकिन कड़वा सच यह है कि हम में से कुछ (ठीक है, हम में से बहुत से) न केवल छुट्टी के दौरान ईमेल का जवाब देते हैं, बल्कि हम स्लैक और अन्य संचार चैनलों पर भी सक्रिय रूप से बने रहते हैं।

इसमें से कुछ उच्च स्तर से आ रहा है (सच्ची कहानी: मैंने एक ऐसे कंपनी में काम किया जो हमें दिन के लिए साइन आउट करने पर OOO लगाने के लिए कहता था), लेकिन इस दबाव का बहुत कुछ आत्म-लगाया गया है। हम लूप से बाहर नहीं रहना चाहते हैं, और हमें बस भरोसा नहीं है कि जब हम बाहर हैं, तो काम होगा—या ठीक से होगा—इसलिए हम ऐसी आकस्मिक योजनाएँ बनाते हैं जो हमें डिस्कनेक्ट होने से रोकती हैं। और जब हमें इस व्यवहार के लिए इनाम मिलता है ("इस महत्वपूर्ण मुद्दे पर काम करने के लिए धन्यवाद। "मुझे पता है कि आपको इसे करने के लिए अपनी छुट्टी से समय निकालना पड़ा" या "आप छुट्टी से वापस आए और तुरंत कूद पड़े! "शानदार!") हम आंतरिक रूप से इस बात को आत्मसात करते हैं कि न कभी रुकना न कभी रुकना एक अच्छी बात है।

हम सभी इस गर्मी के लिए तैयार हो रहे हैं जो हमें आशा है कि बहुत शानदार होगी, और हम सोचते हैं कि लोगों को PTO के लिए अपने दृष्टिकोण को बदलने का समय आ गया है। छुट्टी का समय हमेशा इसके चारों ओर कुछ सबसे सख्त नियमों के साथ होता है, और हमें पता है कि लोगों को अपना मन बदलने के लिए राज़ी करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। इसलिए हम आपको कुछ तरीकों से अपने ऑफिस से बाहर के समय को प्रबंधित करने के लिए एक नया दृष्टिकोण देने में मदद करने जा रहे हैं ताकि डिस्कनेक्शन को प्रोत्साहित किया जा सके।

यह स्पष्ट करें कि छुट्टी पर रहने का मतलब वास्तव में क्या है

पहला, छुट्टी के दौरान डिस्कनेक्ट होने की एक संस्कृति के लिए कंपनी और उसके कर्मचारियों के बीच कम से कम एक स्पष्ट सहमति होनी चाहिए कि कोई चेक-इन या संचार की अपेक्षा नहीं की जाती है। दृ Notice जो "कोई काम नहीं की उम्मीद की जाती है" से परे है। यह स्पष्ट करें कि कोई भी किसी बहु-दिन की छुट्टी (या यहां तक कि एक बहु-घंटे की छुट्टी) के बाद 10 मिनट के भीतर काम करने के लिए तैयार होने की उम्मीद नहीं की जाती। यह स्पष्ट करें कि छुट्टी का समय काम से पूरी तरह दूर होना है। जबकि यह अपेक्षा नेतृत्व से होनी चाहिए, फिर इसे टीम स्तर पर मजबूत किया जा सकता है। अगर कोई छुट्टी पर होने के दौरान ईमेल या स्लैक का जवाब देना शुरू करता है, तो उन्हें धीरे-धीरे याद दिलाएं कि वे बाहर हैं, कि उन्हें चिंता नहीं करनी चाहिए, कि आपने सब कुछ संभाल लिया है, और उन्हें लॉग ऑफ करना चाहिए।

प्रो टिप: अगर आप मेरे जैसे हैं, तो आप बस ऑनलाइन नहीं होने का नाटक करेंगे जब आप वास्तव में ऐसा नहीं कर रहे होते हैं। जब मैं छुट्टी पर होता हूँ, तो मैं वास्तव में अपने फोन से स्लैक, कार्य ईमेल, आदि को हटा देता हूँ। मेरे हाथ निश्चित रूप से उन चैनलों को उपलब्ध नहीं होना देखकर बेचैन होते हैं, लेकिन यह एक सहायक व्यक्तिगत व्यवहार अनुस्मारक है कि, हे, मुझे इस चट्टान को ज़ायन में चढ़ने में होना चाहिए, न कि हमारे खोज रैंकिंग पर चर्चा की जाँच करनी चाहिए।

ऑटो-उत्तरदाता का उपयोग करने का तरीका अपडेट करें

ऑफिस से बाहर रहने के लिए अधिकांश ऑटो-उत्तरदाता का समस्या यह है कि ये उन बाध्यताओं पर जोर देने के लिए उपयोग किए जाते हैं जिनका सामना हमें उन लोगों के लिए करना पड़ता है जो हमसे संपर्क कर रहे हैं।

"मैं ऑफिस से बाहर हूँ जिसमें सीमित इंटरनेट पहुँच है इसलिए मेरी प्रतिक्रियाएँ देर से आ सकती हैं। अगर आपको तात्कालिक उत्तर की जरूरत है, तो कृपया मेरे सहयोगी कूल किड से संपर्क करें coolkid@coolcompanydotcom। अन्यथा, मेरी वापसी पर जल्द ही उत्तर की अपेक्षा करें।"

— वर्षों तक मैंने जो OOO संस्करण का उपयोग किया

हे भगवान! कोई आश्चर्य नहीं कि छुट्टी पर रहते हुए डिस्कनेक्ट होना एक बोझ जैसा महसूस होता था। ऐसे OOO उत्तरदाता जो इस तरह दिखते हैं लगभग असंभव अपेक्षाएँ निर्धारित करते हैं। आंतरिक रूप से, सभी को जो यह जानना चाहिए कि आप छुट्टी पर हैं शायद पहले से ही जानते हैं, और बाहरी रूप से, आपको प्राप्त अधिकांश ईमेलों को जवाब देने की आवश्यकता नहीं होती है, समय पर या अन्यथा। (अपवाद: अगर आपके बाहरी ग्राहक हैं, तो उन्हें जल्दी से यह अपडेट भेजें कि आप बाहर हैं और बैकअप योजना क्या है—और इसमें आपको संपर्क करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।)

इसके बजाय, एक ऑफिस से बाहर रहने वाला प्रारूप तैयार करें जो थोड़ा अधिक तर्कसंगत प्रतीत होता है और आपके बोझ को कम करता है:

"मैं छुट्टी पर हूँ और मेरी वापसी पर सभी मौजूदा चीजों का उत्तर देना शुरू करूँगा।"

यह न केवल इस बात पर जोर देता है कि आप अभी उत्तर नहीं दे रहे हैं, बल्कि यह आपको तुरंत जवाब देने के लिए मजबूर भी नहीं करता है जैसे ही आप वापस लौटते हैं। इसमें कोई अतिरिक्त जानकारी नहीं है और आपके सहकर्मियों को अवांछित प्रचार के लिए नहीं खोलता।

प्रो टिप: अपने OOO रियल एस्टेट का उपयोग करें ताकि आप कुछ काम को प्रदर्शित कर सकें जिस पर आप वास्तव में गर्व महसूस करते हैं ("जब आप इंतजार कर रहे हैं, तब क्यों न हमारे नवीनतम उत्पाद रिलीज़ पर नज़र डालें?"), या थोड़ी व्यक्तिगतता दिखाई दें ("मैं वर्तमान में ऐतिहासिक रूट 66 पर सड़क यात्रा कर रहा हूँ। "इस बारे में और जानकारी यहाँ प्राप्त करें।")

यह सुनिश्चित करें कि हर किसी को यह देखना आसान हो कि आपकी अनुपस्थिति में क्या होना है।

मेरी हाल की और बहुत देर से होने वाली एक सप्ताह की छुट्टी पर, मैंने एक गुरु कार्ड (इस टेम्पलेट के आधार पर) बनाया जो न केवल यह बताता है कि मैं कब बाहर था और मेरी अनुपस्थिति के लिए योजना क्या थी बल्कि यह भी कि किस परिस्थिति में मुझसे संपर्क करना ठीक था। आइए इसे देखते हैं:

शीर्षक इसे कंपनी के सभी लोगों के लिए आसानी से खोजने योग्य बनाता है जो यह जानने के लिए उत्सुक हो सकते हैं कि क्या हो रहा है, और वह जानकारी कार्ड के शीर्ष पर भी दोहराई जाती है ताकि यह स्पष्ट किया जा सके कि मैं जब संपर्क में नहीं रहने वाला था।

यहाँ मैं स्पष्ट करता हूँ कि मैं a) काम की अपेक्षा नहीं कर रहा हूँ क्योंकि मैं अपना कंप्यूटर साथ नहीं लाने वाला हूँ और b) किस सीमित (और वाकई में, काल्पनिक) परिस्थितियों में मुझसे संपर्क करना स्वीकार्य है। मैं लोगों को उन लोगों की ओर भी निर्देशित करता हूँ जो उन्हें जवाब दे सकते हैं। कुछ और इंतजार करना होगा।

यहाँ मेरी आंतरिक नियंत्रण की प्रवृत्ति सामने आती है—और हाँ, मुझे थोड़ा शर्म आ रहा है (इन सभी लोगों को पहले ही पता था कि उन्हें क्या करना है), लेकिन इससे मुझे मन की शांति मिलती है कि इसे दस्तावेजित किया गया है, यानी मुझे इसके बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए जब मैं बैलेट को खेल रहा हूँ (पढ़ें: ब्लैकजैक में हार रहा हूँ)।

मैंने अपने टीम के लिए सबसे बड़े प्राथमिकताओं को संक्षेप में प्रस्तुत करने का प्रयास किया है, हमारे सामान्य दिन-प्रतिदिन के काम के अलावा। यह मूल रूप से वही है जिसे मैंने बिना मुझसे परामर्श किए आगे बढ़ने की हरी बत्ती दी है।

अंत में, मैं यह पुनः प्रमाणित करता हूँ कि मैं यह सुनिश्चित करने के लिए क्या जिम्मेदारियाँ मानता हूँ कि हर कोई जानता है मैं वास्तव में, निश्चित रूप से काम करने नहीं जा रहा हूँ. यदि आप गुरु के कर्मचारी थे और मुझसे संपर्क करने के बारे में सोच रहे थे, तो आपके लिए यह जानना संभव नहीं था कि मैं बाहर था।

इससे पूरी तरह से, सच में स्पष्ट करने के लिए, मैंने इस कार्ड के लिए एक बिटलि लिंक बनाया, और इसे मेरे स्लैक स्थिति के रूप में दर्शाया, जैसा कि ऊपर दिखाया गया है। लेकिन मैं एक कदम आगे गया! मैंने अपना डिस्प्ले नाम "लीआ OOO 4/26-4/30" में बदल दिया और अपना स्थिति संदेश ऐसा बनाया:

अब आप जो सवाल पूछ रहे हैं वो है… क्या यह काम किया? क्या मैंने पूरी तरह से डिस्कनेक्ट किया?

लगभग। जब मुझे एहसास हुआ कि मैंने अपने आईपैड से स्लैक हटाना छोड़ दिया है, तो मैंने बुधवार के मध्य में एक बार इसे चेक किया। यह पता चला कि सब कुछ ठीक था और किसी को मेरी आवश्यकता नहीं थी (शॉक!), इसलिए मैंने अपना आईपैड बंद कर दिया और इसका ध्यान वापस उस पर लगाया कि हर कोई क्यों हाइकिंग करना इतना पसंद करते हैं।

हमारे छुट्टी के समय के बारे में सोचने के तरीके को बदलना

एक समाज के रूप में, हमें अपने काम के साथ संबंधों पर फिर से विचार करना चाहिए, लेकिन इस बीच, हम अपनी कंपनियों में और खुद में परिवर्तन शुरू कर सकते हैं। यह एक विशिष्ट परिवर्तन प्रबंधन अभ्यास है जिसे आप अपनी कंपनी में शुरू कर सकते हैं, यह जानने के लिए कि सब लोग काम से डिस्कनेक्ट होने में कितने सक्षम हैं, और ऊपर दिए गए चरणों के माध्यम से काम करना ताकि सुनिश्चित हो सके कि डिस्कनेक्ट होना और फिर से चार्ज होना मानक हो, अपवाद नहीं।