हम सबने यह स्वीकार किया है कि हम अपने समाज के कई पहलुओं में "सामान्य" स्थिति में लौटने वाले नहीं हैं, लेकिन हम अभी भी यह पता लगा रहे हैं कि भविष्य की यह समायोजित सामान्यता कैसी होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, हाल ही में एक पॉडकास्ट चर्चा में, तकनीकी पत्रकार कारा स्विशर और निवेशक मार्क क्यूबन ने वैश्विक महामारी के दूसरी ओर "अमेरिका 2.0" कैसा दिख सकता है, इस पर विचार किया, यह जानते हुए कि "अमेरिका 2.0" की धारणाएँ भिन्न होती हैं। अधिकांश अमेरिकी (अगर विश्व स्तर पर नहीं) संस्थाएँ आगे बढ़ते हुए अलग दिखनी चाहिए। जब काम की संस्थान की बात आती है, तो कुछ प्रश्न हैं; हम अपने और अपने ग्राहकों के लिए काम और कार्य-जीवन को फिर से शुरू करने की सुविधा के लिए क्या कर सकते हैं? और, एक दूरस्थ संगठन में ग्राहक समर्थन प्रतिनिधियों को किस विशेष चुनौतियों का सामना करना पड़ता है?
काम और उत्पादकता के बारे में इस पुनर्मूल्यांकन (कुछ लोग इसे बार बार कह सकते हैं) का न केवल राजस्व पर दीर्घकालिक प्रभाव पड़ेगा, बल्कि यह कर्मचारी मानसिक स्वास्थ्य और समग्र नौकरी संतोष पर भी प्रभाव डालेगा। एक सीएनएन साक्षात्कार में, स्कॉट गैलोवे, जो NYU के स्टर्न स्कूल ऑफ बिज़नेस में मार्केटिंग के प्रोफेसर हैं, ने महामारी को "परिवर्तन के लिए प्रेरक, परिवर्तन एजेंट नहीं" के रूप में संदर्भित किया।
बस इसलिए कि हम दूरस्थ होने पर अधिक घंटे काम करते हैं (जैसे हम अपने लैप पर लैपटॉप के साथ एक अंधेरे कमरे में दिन से रात तक बिना अपने देखने के) का अर्थ यह नहीं है कि हमारा व्यवसाय के परिणामों पर अनुपातिक प्रभाव है या कि हमें अपने काम के लिए पहचाना गया है और संतुष्ट हैं। उत्पादकता की पूजा एक कमी मानसिकता से समर्थित है।
और पूरी तरह से वितरित कार्यबल (हम और हमारे ग्राहक) के साथ एक आगे की समस्या है: हम उन ज्ञान की कमी (या ज्ञान की कमी की धारणा) से पृथक हो गए हैं जो हमें अपने कार्य करने की जरूरत है, जबकि हम जानकारी के कई स्रोतों से अभिभूत हैं। जब हम एक सहयोगी की ओर नहीं देख सकते या त्वरित उत्तर के लिए कमरे में मतदान नहीं कर सकते, तो हम विभिन्न समय पर कई चैनलों (चैट, टेक्स्ट, ईमेल, वीडियो) से पूछते हैं। उदाहरण के लिए, गुरु में, दूरस्थ होने के बाद से स्लैक का उपयोग 40% बढ़ गया है।
एक दूरस्थ समर्थन संगठन की अनूठी चुनौतियाँ
अवसाद और थकान से उत्पन्न यह प्रकार का अधिक काम एक समर्थन संगठनों के लिए अनूठी चुनौती है। समर्थन प्रतिनिधि किसी भी कंपनी का दिल हैं: वे सहानुभूतिपूर्ण, ग्राहक-मुखी लोग हैं जो आजीव ग्राहकों का निर्माण करने के लिए जिम्मेदार हैं, यहां तक कि इतनी भ्रम के बाद में भी।
सामान्यतः, ग्राहक समर्थन से संपर्क नहीं कर रहे होते क्योंकि वे खुश हैं - ये उच्च तनाव की इंटरैक्शन हैं। एक गैर-दूरस्थ सेटिंग में, एक प्रतिनिधि ब्रेक ले सकता है, कुछ दोस्तों से बात कर सकता है और कुछ तनाव कम कर सकता है। यह घर से काम करते समय हमेशा इतना आसान नहीं होता। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, हाल ही में लोग बस काम करते रहते हैं जब तक थकान या थकावट नहीं आ जाती। और जब आप उस मापक को ध्यान में रखते हैं जिन पर प्रतिनिधियों का मूल्यांकन किया जाता है (कम होल्ड समय, तेजी से समाधान, महान NPS स्कोर), तो यह आसान हो जाता है कि मानसिक थकान और निराशा एक प्रतिनिधि के प्रदर्शन पर गंभीर प्रभाव डाल सकती है।
अगर एक समर्थन प्रतिनिधि उस उत्तर को नहीं पा सकता है जिसकी उन्हें तलाश है, तो न केवल उन्हें एक प्रश्न का उत्तर देने में अधिक समय लगेगा (चाहे वे स्लैक में सहयोगियों को पिंग कर रहे हों या एक विकी या एक FAQ के माध्यम से खोज कर रहे हों), वे ग्राहक के धैर्य को बर्बाद कर देंगे, जबकि उनके समग्र मापदंडों को भी खोखला करते हुए। उस बिंदु पर, उनके पास अगले ग्राहक के प्रति सहानुभूति दिखाने की कम क्षमता होगी, जिससे एक नकारात्मक प्रतिक्रिया चक्र बनेगा।
आपकी संगठन में ज्ञान-आधारित संस्कृति को परिभाषित करें
गुरु की रिपोर्ट के अनुसार ज्ञान-आधारित संस्कृति का अवसर, 94% कंपनियां जिन्होंने स्वयं को ज्ञान-आधारित संस्कृतियों के रूप में वर्णित किया, ने 2019 की अपनी वृद्धि की अपेक्षाओं को प्राप्त किया या उसे पार किया। गुरु एक ज्ञान-आधारित संस्कृति को इस प्रकार परिभाषित करता है जो ज्ञान के निर्माण और रखरखाव के लिए इसकेमूल्यऔरव्यवहारके निर्माण और रखरखाव को एक तरीके से परिभाषित करता है जो सतत सुधार और सीखने का समर्थन करता है, साथ ही लोगों, प्रक्रियाओं और मापदंडों के समर्थन की धारणा।
निर्धारित निरंतर सुधार और सीखना के लिए, ज्ञान-आधारित संस्कृतियां बड़े सामाजिक परिवर्तनों को नेविगेट करने के लिए बेहतर हथियारों से सुसज्जित होती हैं, जिनमें शामिल हैं वे जो समय-समय पर व्यापार और व्यापार संस्कृति पर अचानक प्रभाव डालते हैं। तो संस्थागत ज्ञान को जमा करने और उसकी रक्षा करने या असफलताओं को दंडित करने के बजाय उनके सीखने से, खुलापन, साझा करना और सामूहिक शिक्षा को प्राथमिकता देना।
ज्ञान-आधारित संस्कृति कैसे बनाएं
कंपनी के ज्ञान के लिए एक सत्य का एकल स्रोत स्थापित करें। आपके कर्मचारियों को आपकी कंपनी की नवीनतम बिक्री डेक से लेकर समाज के विरोधी और सामाजिक न्याय के प्रयासों तक हर चीज के बारे में अद्यतन जानकारी प्राप्त करने के लिए एक विश्वसनीय स्थान होना चाहिए।
अपने कंपनी के ज्ञान को उन लोगों के लिए अनुकूलित करें जो इसका उपयोग करते हैं, न कि जो इसे लिखते हैं। गुरु में, हम "ज्ञान उपभोक्ता" के लिए लिखने का लक्ष्य रखते हैं। यह व्यक्ति वह है जिसे एक विशेष प्रश्न का उत्तर समझने की जरूरत है, इसलिए इसे उनके दिमाग में रखते हुए दस्तावेजीकृत किया जाना चाहिए, बिना किसी निष्ठा शब्दकोश के बिना स्पष्ट रूप से चीजों को बिछाने से। आदर्श रूप से, जानकारी को संक्षिप्त और इस तरह संरचित किया जाना चाहिए कि यह उस व्यक्ति को स्पष्टीकरण के लिए बाधित किए बिना आवश्यक होना चाहिए। यह ज्ञान उपभोक्ताओं को अपने ग्राहकों का अधिक प्रभावी ढंग से समर्थन देने में सक्षम बनाएगा।
एक लोकतांत्रिक फीडबैक चक्र स्थापित करें। जब ज्ञान उपभोक्ता अपनी आवश्यकता की चीजें ढूंढता है, क्या ऐसा एक सक्षम तरीका है जिसमें वह उपभोक्ता उस चीज़ में सुधार कर सके जो उसने पाई है? एक एकल ईमेल या चैट थ्रेड में सवाल पूछने के बजाय, एक ऐसा चक्र स्थापित करें जिसमें उस प्रश्न का उत्तर पारदर्शी रूप से, सही व्यक्ति द्वारा (जो पूछे जाने वाले प्रश्न का व्यक्ति नहीं हो सकता है) और व्यापक रूप से उपयोगी बनाया जा सके।
विशेषज्ञ विषयों (SMEs) को सशक्त बनाएं, और सीधे जिम्मेदारी वाले व्यक्तियों (DRIs) को नामित करें। ज्ञान स्वामित्व के आसपास स्पष्ट उत्तरदायित्व के बिना, इसे अद्यतित रखना और लंबे समय तक बनाए रखना कठिन होगा।
“असिंक्रोनस संचार के प्रति पूरी तरह से प्रतिबद्ध होना मनोबल और भलाई में सुधार कर सकता है… यह न केवल दस्तावेज़ीकरण में सुधार करता है, बल्कि यह हर किसी को जरूरत के समय पर काम करने की जरूरत से मुक्त कर देता है।”
जैसे ही गुरु कार्यालयों को फिर से खोलने की योजना बनाता है, यह महत्वपूर्ण है कि हमारे हाइब्रिड (WFH और इन-ऑफिस) कार्यबल को श्रेष्ठता के तरीके और प्रशासन के लिए तैयार करें।
उपकरणों और संचार पर दिशानिर्देश स्थापित करना
आपकी टीम द्वारा सर्वेक्षण करके अपने उपकरणों का ऑडिट करें।
आपकी टीमें कौन से उपकरणों का उपयोग कर रही हैं और किस उद्देश्य के लिए? आप कंपनी-व्यापी सर्वेक्षण कर सकते हैं, लेकिन अंतर-टीम भी।
क्या आप अपने टेक स्टैक में उपकरणों की कार्यक्षमता का अधिकतम उपयोग कर रहे हैं? अगर आपने एक SaaS टूल खरीदी है, तो आपके पास एक ग्राहक सफलता प्रबंधक (CSM) हो सकता है जो आपको इसमें डुबकी लगाने में मदद कर सकता है। ,,
"उपकरण का कैसे और कब उपयोग करें" दिशा-निर्देश पर सहमत हों, इसे दस्तावेजीकृत करें और समाजीकरण करें। उदाहरण के लिए, गुरु हमारे पल्स चेक और प्रदर्शन समीक्षा चक्र के लिए 15Five पर मानकीकरण है।
पुनरावृत्ति करें और लचीले रहें। यह ठीक है कि सब कुछ एक बार में सही न हो - और जो काम प्रारंभिक में हो जाता है, वह समय के साथ न हो सकता है। अपने दिशानिर्देशों को अपडेट करने के लिए खुला और इच्छुक रहें।
समय प्रबंधन और उत्पादकता पर विचार करें
अपने हाल के रैमोटिकॉन सत्र के दौरान, डैना टेसियर, शोपिफाई के ज्ञान प्रबंधन निदेशक ने एक साधारण लेकिन प्रभावशाली सवाल पूछा: क्या आपके पास अपने काम को करने के लिए जो ज्ञान आप जानने की आवश्यकता है, उसे सामने लाने के लिए पर्याप्त समय है?
बैक टू बैक मीटिंग्स के साथ विभिन्न समय क्षेत्रों में, और "ज़ूम-से बाहर" एक नई वाक्यांश होने के साथ, हम में से कई जवाब देंगे नहीं। क्या हमें ऐसे ज्ञान या जानकारी तक पहुंच है जहाँ हम काम कर रहे हैं ताकि उत्तर की खोज करने से आपकी प्रवाह स्थिति में बाधा न आए? ठीक है, उम्मीद है, लेकिन सबसे संभावना नहीं।
दूरस्थ और हाइब्रिड टीमों के लिए संगठनात्मक समय प्रबंधन टिप्स
वीडियो और (अंततः) व्यक्तिगत बैठकों को प्रवाह स्थिति के लिए अनुकूलित करें।
आपकी बैठकों का ऑडिट करें और उन्हें वीडियो (जैसे लूम) और दस्तावेजीकरण से बदलें (हम गुरु का उपयोग करते हैं)। लूम ग्राहकों के पास तेजी से संवाद करने और अपडेट साझा करने के लिए भी प्रभावी होते हैं।
एक घंटे की आभासी बैठकों को आधा करें। 30-मिनट की बैठकों को 20-25 मिनटों तक सीमित करें ताकि बैठक लंबी चले और प्रतिभागी कुछ पानी ले सकें।
एक मास्टर बैठक शेड्यूल बनाएं जिससे "फोकस टाइम" के लिए अनुकूलित किया जाए। फोकस टाइम एक बंधी समय है - आदर्श रूप से कम से कम दो घंटे लंबा - जहां प्रत्येक व्यक्ति की कोई बैठक नहीं होती। नेतृत्व और प्रबंधन को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि इन घंटों के दौरान, वे टीम बैठकों, स्टैंडअप आदि का कार्यक्रम नहीं करेंगे। आप एक कैलेंडर सहायक उपकरण भी उपयोग कर सकते हैं जैसे क्लॉकवाइज.
अपने टीम से पूछें कि वे कैसे और कब सबसे अच्छा काम करते हैं। उदाहरण के लिए, कोई सुबह जल्दी और रात को अच्छा काम कर सकता है और उन घंटों में संचार प्राप्त करने के इच्छुक होगा।
संस्कृति और संगठनात्मक परिवर्तन पर ध्यान देना
आप इसे प्राप्त करते हुए एक ज्ञान-आधारित संस्कृति बनाने के लिए काम कर सकते हैं और यह असिंक्रोनस संचार करते हुए। आपकी कंपनी की संस्कृति पहले से ही बदलाव में है, इसलिए इस अवसर का उपयोग व्यापक पहल के चारों ओर उ urgency पे निर्माण करें. यह व्यवहार परिवर्तन नेतृत्व स्तर पर शुरू होना चाहिए और इसमें समय लगेगा। आपको सभी स्तरों पर कर्मचारियों को फीडबैक देने के लिए सशक्त बनाना चाहिए, लेकिन यह आवश्यक है कि प्रबंधक एक व्यवहार का मॉडल बनाएं ताकि वे सुथरे बनें.
जैसे कुछ लोग इस वर्ष कार्यालय में वापस लौटने की योजना बना सकते हैं जबकि अन्य स्वाभाविक रूप से इंतजार करना चुनते हैं, यह सभी आपके कर्मचारियों के स्वास्थ्य और कल्याण के लिए एक ज्ञान-आधारित संस्कृति के साथ प्रयोग करना अनिवार्य है - लेकिन विशेष रूप से उन लोगों के लिए जो ग्राहक-मुखी भूमिकाओं में हैं। हम सिर्फ घर से काम नहीं कर रहे हैं। हमamerican history के एक महत्वपूर्ण क्षण में घर से काम कर रहे हैं, एक ऐसा क्षण जो ज्ञान, समुदाय और कार्रवाई की मांग करता है जब हम सामूहिक रूप से "अमेरिका 2.0" की ओर काम कर रहे हैं।
हम सबने यह स्वीकार किया है कि हम अपने समाज के कई पहलुओं में "सामान्य" स्थिति में लौटने वाले नहीं हैं, लेकिन हम अभी भी यह पता लगा रहे हैं कि भविष्य की यह समायोजित सामान्यता कैसी होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, हाल ही में एक पॉडकास्ट चर्चा में, तकनीकी पत्रकार कारा स्विशर और निवेशक मार्क क्यूबन ने वैश्विक महामारी के दूसरी ओर "अमेरिका 2.0" कैसा दिख सकता है, इस पर विचार किया, यह जानते हुए कि "अमेरिका 2.0" की धारणाएँ भिन्न होती हैं। अधिकांश अमेरिकी (अगर विश्व स्तर पर नहीं) संस्थाएँ आगे बढ़ते हुए अलग दिखनी चाहिए। जब काम की संस्थान की बात आती है, तो कुछ प्रश्न हैं; हम अपने और अपने ग्राहकों के लिए काम और कार्य-जीवन को फिर से शुरू करने की सुविधा के लिए क्या कर सकते हैं? और, एक दूरस्थ संगठन में ग्राहक समर्थन प्रतिनिधियों को किस विशेष चुनौतियों का सामना करना पड़ता है?
काम और उत्पादकता के बारे में इस पुनर्मूल्यांकन (कुछ लोग इसे बार बार कह सकते हैं) का न केवल राजस्व पर दीर्घकालिक प्रभाव पड़ेगा, बल्कि यह कर्मचारी मानसिक स्वास्थ्य और समग्र नौकरी संतोष पर भी प्रभाव डालेगा। एक सीएनएन साक्षात्कार में, स्कॉट गैलोवे, जो NYU के स्टर्न स्कूल ऑफ बिज़नेस में मार्केटिंग के प्रोफेसर हैं, ने महामारी को "परिवर्तन के लिए प्रेरक, परिवर्तन एजेंट नहीं" के रूप में संदर्भित किया।
बस इसलिए कि हम दूरस्थ होने पर अधिक घंटे काम करते हैं (जैसे हम अपने लैप पर लैपटॉप के साथ एक अंधेरे कमरे में दिन से रात तक बिना अपने देखने के) का अर्थ यह नहीं है कि हमारा व्यवसाय के परिणामों पर अनुपातिक प्रभाव है या कि हमें अपने काम के लिए पहचाना गया है और संतुष्ट हैं। उत्पादकता की पूजा एक कमी मानसिकता से समर्थित है।
और पूरी तरह से वितरित कार्यबल (हम और हमारे ग्राहक) के साथ एक आगे की समस्या है: हम उन ज्ञान की कमी (या ज्ञान की कमी की धारणा) से पृथक हो गए हैं जो हमें अपने कार्य करने की जरूरत है, जबकि हम जानकारी के कई स्रोतों से अभिभूत हैं। जब हम एक सहयोगी की ओर नहीं देख सकते या त्वरित उत्तर के लिए कमरे में मतदान नहीं कर सकते, तो हम विभिन्न समय पर कई चैनलों (चैट, टेक्स्ट, ईमेल, वीडियो) से पूछते हैं। उदाहरण के लिए, गुरु में, दूरस्थ होने के बाद से स्लैक का उपयोग 40% बढ़ गया है।
एक दूरस्थ समर्थन संगठन की अनूठी चुनौतियाँ
अवसाद और थकान से उत्पन्न यह प्रकार का अधिक काम एक समर्थन संगठनों के लिए अनूठी चुनौती है। समर्थन प्रतिनिधि किसी भी कंपनी का दिल हैं: वे सहानुभूतिपूर्ण, ग्राहक-मुखी लोग हैं जो आजीव ग्राहकों का निर्माण करने के लिए जिम्मेदार हैं, यहां तक कि इतनी भ्रम के बाद में भी।
सामान्यतः, ग्राहक समर्थन से संपर्क नहीं कर रहे होते क्योंकि वे खुश हैं - ये उच्च तनाव की इंटरैक्शन हैं। एक गैर-दूरस्थ सेटिंग में, एक प्रतिनिधि ब्रेक ले सकता है, कुछ दोस्तों से बात कर सकता है और कुछ तनाव कम कर सकता है। यह घर से काम करते समय हमेशा इतना आसान नहीं होता। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, हाल ही में लोग बस काम करते रहते हैं जब तक थकान या थकावट नहीं आ जाती। और जब आप उस मापक को ध्यान में रखते हैं जिन पर प्रतिनिधियों का मूल्यांकन किया जाता है (कम होल्ड समय, तेजी से समाधान, महान NPS स्कोर), तो यह आसान हो जाता है कि मानसिक थकान और निराशा एक प्रतिनिधि के प्रदर्शन पर गंभीर प्रभाव डाल सकती है।
अगर एक समर्थन प्रतिनिधि उस उत्तर को नहीं पा सकता है जिसकी उन्हें तलाश है, तो न केवल उन्हें एक प्रश्न का उत्तर देने में अधिक समय लगेगा (चाहे वे स्लैक में सहयोगियों को पिंग कर रहे हों या एक विकी या एक FAQ के माध्यम से खोज कर रहे हों), वे ग्राहक के धैर्य को बर्बाद कर देंगे, जबकि उनके समग्र मापदंडों को भी खोखला करते हुए। उस बिंदु पर, उनके पास अगले ग्राहक के प्रति सहानुभूति दिखाने की कम क्षमता होगी, जिससे एक नकारात्मक प्रतिक्रिया चक्र बनेगा।
आपकी संगठन में ज्ञान-आधारित संस्कृति को परिभाषित करें
गुरु की रिपोर्ट के अनुसार ज्ञान-आधारित संस्कृति का अवसर, 94% कंपनियां जिन्होंने स्वयं को ज्ञान-आधारित संस्कृतियों के रूप में वर्णित किया, ने 2019 की अपनी वृद्धि की अपेक्षाओं को प्राप्त किया या उसे पार किया। गुरु एक ज्ञान-आधारित संस्कृति को इस प्रकार परिभाषित करता है जो ज्ञान के निर्माण और रखरखाव के लिए इसकेमूल्यऔरव्यवहारके निर्माण और रखरखाव को एक तरीके से परिभाषित करता है जो सतत सुधार और सीखने का समर्थन करता है, साथ ही लोगों, प्रक्रियाओं और मापदंडों के समर्थन की धारणा।
निर्धारित निरंतर सुधार और सीखना के लिए, ज्ञान-आधारित संस्कृतियां बड़े सामाजिक परिवर्तनों को नेविगेट करने के लिए बेहतर हथियारों से सुसज्जित होती हैं, जिनमें शामिल हैं वे जो समय-समय पर व्यापार और व्यापार संस्कृति पर अचानक प्रभाव डालते हैं। तो संस्थागत ज्ञान को जमा करने और उसकी रक्षा करने या असफलताओं को दंडित करने के बजाय उनके सीखने से, खुलापन, साझा करना और सामूहिक शिक्षा को प्राथमिकता देना।
ज्ञान-आधारित संस्कृति कैसे बनाएं
कंपनी के ज्ञान के लिए एक सत्य का एकल स्रोत स्थापित करें। आपके कर्मचारियों को आपकी कंपनी की नवीनतम बिक्री डेक से लेकर समाज के विरोधी और सामाजिक न्याय के प्रयासों तक हर चीज के बारे में अद्यतन जानकारी प्राप्त करने के लिए एक विश्वसनीय स्थान होना चाहिए।
अपने कंपनी के ज्ञान को उन लोगों के लिए अनुकूलित करें जो इसका उपयोग करते हैं, न कि जो इसे लिखते हैं। गुरु में, हम "ज्ञान उपभोक्ता" के लिए लिखने का लक्ष्य रखते हैं। यह व्यक्ति वह है जिसे एक विशेष प्रश्न का उत्तर समझने की जरूरत है, इसलिए इसे उनके दिमाग में रखते हुए दस्तावेजीकृत किया जाना चाहिए, बिना किसी निष्ठा शब्दकोश के बिना स्पष्ट रूप से चीजों को बिछाने से। आदर्श रूप से, जानकारी को संक्षिप्त और इस तरह संरचित किया जाना चाहिए कि यह उस व्यक्ति को स्पष्टीकरण के लिए बाधित किए बिना आवश्यक होना चाहिए। यह ज्ञान उपभोक्ताओं को अपने ग्राहकों का अधिक प्रभावी ढंग से समर्थन देने में सक्षम बनाएगा।
एक लोकतांत्रिक फीडबैक चक्र स्थापित करें। जब ज्ञान उपभोक्ता अपनी आवश्यकता की चीजें ढूंढता है, क्या ऐसा एक सक्षम तरीका है जिसमें वह उपभोक्ता उस चीज़ में सुधार कर सके जो उसने पाई है? एक एकल ईमेल या चैट थ्रेड में सवाल पूछने के बजाय, एक ऐसा चक्र स्थापित करें जिसमें उस प्रश्न का उत्तर पारदर्शी रूप से, सही व्यक्ति द्वारा (जो पूछे जाने वाले प्रश्न का व्यक्ति नहीं हो सकता है) और व्यापक रूप से उपयोगी बनाया जा सके।
विशेषज्ञ विषयों (SMEs) को सशक्त बनाएं, और सीधे जिम्मेदारी वाले व्यक्तियों (DRIs) को नामित करें। ज्ञान स्वामित्व के आसपास स्पष्ट उत्तरदायित्व के बिना, इसे अद्यतित रखना और लंबे समय तक बनाए रखना कठिन होगा।
“असिंक्रोनस संचार के प्रति पूरी तरह से प्रतिबद्ध होना मनोबल और भलाई में सुधार कर सकता है… यह न केवल दस्तावेज़ीकरण में सुधार करता है, बल्कि यह हर किसी को जरूरत के समय पर काम करने की जरूरत से मुक्त कर देता है।”
जैसे ही गुरु कार्यालयों को फिर से खोलने की योजना बनाता है, यह महत्वपूर्ण है कि हमारे हाइब्रिड (WFH और इन-ऑफिस) कार्यबल को श्रेष्ठता के तरीके और प्रशासन के लिए तैयार करें।
उपकरणों और संचार पर दिशानिर्देश स्थापित करना
आपकी टीम द्वारा सर्वेक्षण करके अपने उपकरणों का ऑडिट करें।
आपकी टीमें कौन से उपकरणों का उपयोग कर रही हैं और किस उद्देश्य के लिए? आप कंपनी-व्यापी सर्वेक्षण कर सकते हैं, लेकिन अंतर-टीम भी।
क्या आप अपने टेक स्टैक में उपकरणों की कार्यक्षमता का अधिकतम उपयोग कर रहे हैं? अगर आपने एक SaaS टूल खरीदी है, तो आपके पास एक ग्राहक सफलता प्रबंधक (CSM) हो सकता है जो आपको इसमें डुबकी लगाने में मदद कर सकता है। ,,
"उपकरण का कैसे और कब उपयोग करें" दिशा-निर्देश पर सहमत हों, इसे दस्तावेजीकृत करें और समाजीकरण करें। उदाहरण के लिए, गुरु हमारे पल्स चेक और प्रदर्शन समीक्षा चक्र के लिए 15Five पर मानकीकरण है।
पुनरावृत्ति करें और लचीले रहें। यह ठीक है कि सब कुछ एक बार में सही न हो - और जो काम प्रारंभिक में हो जाता है, वह समय के साथ न हो सकता है। अपने दिशानिर्देशों को अपडेट करने के लिए खुला और इच्छुक रहें।
समय प्रबंधन और उत्पादकता पर विचार करें
अपने हाल के रैमोटिकॉन सत्र के दौरान, डैना टेसियर, शोपिफाई के ज्ञान प्रबंधन निदेशक ने एक साधारण लेकिन प्रभावशाली सवाल पूछा: क्या आपके पास अपने काम को करने के लिए जो ज्ञान आप जानने की आवश्यकता है, उसे सामने लाने के लिए पर्याप्त समय है?
बैक टू बैक मीटिंग्स के साथ विभिन्न समय क्षेत्रों में, और "ज़ूम-से बाहर" एक नई वाक्यांश होने के साथ, हम में से कई जवाब देंगे नहीं। क्या हमें ऐसे ज्ञान या जानकारी तक पहुंच है जहाँ हम काम कर रहे हैं ताकि उत्तर की खोज करने से आपकी प्रवाह स्थिति में बाधा न आए? ठीक है, उम्मीद है, लेकिन सबसे संभावना नहीं।
दूरस्थ और हाइब्रिड टीमों के लिए संगठनात्मक समय प्रबंधन टिप्स
वीडियो और (अंततः) व्यक्तिगत बैठकों को प्रवाह स्थिति के लिए अनुकूलित करें।
आपकी बैठकों का ऑडिट करें और उन्हें वीडियो (जैसे लूम) और दस्तावेजीकरण से बदलें (हम गुरु का उपयोग करते हैं)। लूम ग्राहकों के पास तेजी से संवाद करने और अपडेट साझा करने के लिए भी प्रभावी होते हैं।
एक घंटे की आभासी बैठकों को आधा करें। 30-मिनट की बैठकों को 20-25 मिनटों तक सीमित करें ताकि बैठक लंबी चले और प्रतिभागी कुछ पानी ले सकें।
एक मास्टर बैठक शेड्यूल बनाएं जिससे "फोकस टाइम" के लिए अनुकूलित किया जाए। फोकस टाइम एक बंधी समय है - आदर्श रूप से कम से कम दो घंटे लंबा - जहां प्रत्येक व्यक्ति की कोई बैठक नहीं होती। नेतृत्व और प्रबंधन को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि इन घंटों के दौरान, वे टीम बैठकों, स्टैंडअप आदि का कार्यक्रम नहीं करेंगे। आप एक कैलेंडर सहायक उपकरण भी उपयोग कर सकते हैं जैसे क्लॉकवाइज.
अपने टीम से पूछें कि वे कैसे और कब सबसे अच्छा काम करते हैं। उदाहरण के लिए, कोई सुबह जल्दी और रात को अच्छा काम कर सकता है और उन घंटों में संचार प्राप्त करने के इच्छुक होगा।
संस्कृति और संगठनात्मक परिवर्तन पर ध्यान देना
आप इसे प्राप्त करते हुए एक ज्ञान-आधारित संस्कृति बनाने के लिए काम कर सकते हैं और यह असिंक्रोनस संचार करते हुए। आपकी कंपनी की संस्कृति पहले से ही बदलाव में है, इसलिए इस अवसर का उपयोग व्यापक पहल के चारों ओर उ urgency पे निर्माण करें. यह व्यवहार परिवर्तन नेतृत्व स्तर पर शुरू होना चाहिए और इसमें समय लगेगा। आपको सभी स्तरों पर कर्मचारियों को फीडबैक देने के लिए सशक्त बनाना चाहिए, लेकिन यह आवश्यक है कि प्रबंधक एक व्यवहार का मॉडल बनाएं ताकि वे सुथरे बनें.
जैसे कुछ लोग इस वर्ष कार्यालय में वापस लौटने की योजना बना सकते हैं जबकि अन्य स्वाभाविक रूप से इंतजार करना चुनते हैं, यह सभी आपके कर्मचारियों के स्वास्थ्य और कल्याण के लिए एक ज्ञान-आधारित संस्कृति के साथ प्रयोग करना अनिवार्य है - लेकिन विशेष रूप से उन लोगों के लिए जो ग्राहक-मुखी भूमिकाओं में हैं। हम सिर्फ घर से काम नहीं कर रहे हैं। हमamerican history के एक महत्वपूर्ण क्षण में घर से काम कर रहे हैं, एक ऐसा क्षण जो ज्ञान, समुदाय और कार्रवाई की मांग करता है जब हम सामूहिक रूप से "अमेरिका 2.0" की ओर काम कर रहे हैं।
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