मैं कभी भी एक इवेंट प्लानर बनना नहीं चाहता था, और फिर भी, किसी तरह, मैंने उस डिजिटल मार्केटिंग स्टार्टअप के लिए कंपनी के इवेंट की योजना बनाई जिसके लिए मैं फेसबुक के साथ साझेदारी की थी, उस समय के कूल एयस होटल में। (फेसबुक ने अभी-अभी अपना विज्ञापन एपीआई खोला था और इंटरनेट और हमारे ध्यान केंद्रित करने की क्षमता कभी भी समान नहीं होगी)। मैं हमेशा इवेंट्स के बारे में अधिक रणनीति के बजाय व्यवसायिक काम के रूप में सोचता था, इसे ऐसे कुछ के रूप में लेते हुए जो थैंक्सगिविंग डिनर को टेबल पर, ताजगी के साथ, सभी आहार प्रतिबंधों को ध्यान में रखते हुए लाता है।

2021 में काम करते समय दूरी ने मेरी कहानी को बदल दिया (जो चीज़ मैं नियंत्रित कर सकता हूँ) कंपनी के इवेंट की योजना बनाने के बारे में। आंतरिक आभासी इवेंट एक रणनीतिक कंपनी की प्राथमिकता होनी चाहिए और इसे स्वचालित रूप से इस तरह से रखा जाना चाहिए। ये इवेंट देर रात की दोस्ती के लिए महत्वपूर्ण अवसरों की कमी रखते हैं, लेकिन ये हमारे समय और ध्यान के महंगे और सीमित संसाधनों का एकाधिकार करते हैं। हालांकि, जिस तरह से महत्वपूर्ण ऑन-स्क्रीन समय बिताया जाता है, उसके प्रति सचेतता के बिना, आभासी इवेंट थकावट और निराशा में बदल सकते हैं।

गुरु में, मैं हमारे टीम की मदद करने की कोशिश करता हूं कि वे अपने काम में बेहतर हों डिजिटल कल्याण के लिए प्रक्रियाओं का विकास और परीक्षण करके और आंतरिक संचार में सुधार करके। स्लैक फंड्स के काम का भविष्य के अनुसार, "83% [संस्थापक] मानते हैं कि दूरस्थ काम में शिफ्ट करने का सबसे बड़ा चुनौती यह थी कि उनके कर्मचारी खुद को जुड़ा हुआ और अपने काम से संबंधित महसूस करें।"

सब कुछ आंतरिक संचार है

यदि सबसे बड़ी चुनौती जुड़ाव और संपर्क को बढ़ाना है, तो समाधान संचार के चारों ओर दृष्टिकोण और प्रक्रिया में निहित है, न कि किसी विशिष्ट सॉफ़्टवेयर/工具 में। कैलेंडर निमंत्रणों की आंतरिकताओं से, उस 2-गैलन के पॉपकॉर्न के जार तक जो अब नीचे खाली है, हम एक-दूसरे से जुड़ने के लिए कैसे संपर्क करते हैं, यह मायने रखता है। सार्वजनिक मान्यता और स्वर किसी के दिन को बना सकते हैं। अनिश्चित अपेक्षाएं कि आप एक बैठक में क्यों हैं और आप चर्चा में कैसे मूल्य जोड़ेंगे, इसे तोड़ सकती हैं।

कंपनी की किक-ऑफ (सीकेओ) राजस्व और मनोबल (कर्मचारियों को खुश करना) पर सकारात्मक प्रभाव कैसे डाल सकती है जब वे थके हुए हैं और शायद विटामिन डी की कमी है? हम एक ऐसी टीम को कैसे प्रेरित कर सकते हैं जिसकी ध्यान बंटा हुआ है?

हमने अपने आभासी इवेंट की योजना कैसे बनाई

तो एक साल भर के वीडियो मीटिंगों के बाद, और उनके साथ आने वाली सभी चुनौतियों के बाद, हमने इस बड़े पैमाने पर इवेंट को सफलता के लिए कैसे स्थापित किया?

1. हमने हमारे FY22 कंपनी योजना के चारों ओर दृश्यता और उत्तरदायित्व प्रदान किया।

आभासी किक-ऑफ से कई दिन पहले, हमारे सीईओ ने सभी कर्मचारियों को एक घोषणा भेजी। आवश्यक इवेंट विवरण और अपेक्षाओं के साथ, इस समेकित संचार में गुरु की कंपनी योजना और हमारे उद्देश्यों तथा कुंजी परिणाम (ओकेआर) शामिल थे।

टेम्पलेट: आपकी कंपनी किक ऑफ - जाने से पहले जानें

गुरु में, हम उन कर्मचारियों को घोषणा भेजते हैं जब उनसे कोई कार्य की अपेक्षा होती है। इस मामले में, हम चाहते थे कि कर्मचारी हमारे टाउन हॉल (प्रारंभिक किक-ऑफ इवेंट) में आएं, पहले से हमारी कंपनी के लक्ष्यों और दिशा को पढ़कर और समझकर। यह सब ठीक है, लेकिन हमने फिर सुनिश्चित किया कि कर्मचारी इस आवश्यक संदर्भ को ध्यान भटकने के कारण अनदेखा न करें?

2. हमने स्थायी मूक पठन के लिए समय बॉक किया (या उन लोगों के लिए एसएसआर जिन्होंने '90 के दशक में रामोना क्विम्बी पढ़ी थी)

हमने पूरे कंपनी के लिए विशिष्ट कैलेंडर ब्लॉक निर्धारित किए हैं, कि कर्मचारियों को उस एकल समय का उपयोग कैसे करना चाहिए, जिसमें पुरानी रिकॉर्ड की गई सत्रों का अनुसरण करना या कंपनी के निवेश से संबंधित विशिष्ट पूर्व कार्य करना शामिल है।

"पहले से पढ़ना सहायक था, जैसा कि ध्यान केंद्रित करने के लिए बैठकें मिटाना था।" — कर्मचारी की प्रतिक्रिया

उदाहरण के लिए, हमारे पास मार्च में एक कंपनी-व्यापी निहित पूर्वाग्रह प्रशिक्षण है जिसमें व्यापक पूर्व कार्य की आवश्यकता है। अब कैलेंडरों में समय ब्लॉक जोड़कर और हमारे कर्मचारियों को उस पूर्व कार्य के लिए समय दे कर (अंतिम क्षण में या इसे बिल्कुल न करने की बजाय), हमने हर किसी को भविष्य के इवेंट से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए आवश्यक उपकरण दिए हैं।

3. हमने सुझाव दिया कि असंक्रामक ज्ञान साझा करना डिफ़ॉल्ट संपर्क विधि हो।

गुरु और लूम (दस्तावेज़ सामग्री के लिए संदर्भ प्रदान करने वाली वीडियो रिकॉर्डिंग) का मिश्रण का उपयोग करके, हमने लाइव सत्रों में डेक पढ़ने की आवश्यकता को समाप्त कर दिया, जिससे सत्रों को अधिक कुशल बनाया। गुरु का उपयोग करके कंपनी-व्यापी जानकारी को दस्तावेज़ करना (जैसे कि हमारे Q4 राजस्व की उपलब्धि और प्रवृत्तियाँ) कर्मचारियों को स्वायत्तता और अधिकार देते हैं, जिससे वे जानकारी को अपने लिए उपयुक्त समय और स्थान पर पचा सकें।

"मुझे संगठन में देखना और यह समझना अच्छा लगा कि कंपनी क्या कर रही है और वह कहाँ जा रही है। मुझे उन कार्डों की श्रृंखला पसंद आई जहां रिक ने इन चीजों को परिभाषित किया, उस काम की असंक्रामक प्रकृति, और फिर पहलों पर एक साथ जुड़ने और उन्हें व्यक्तिगत रूप से लागू करने के लिए बैठक।" — कर्मचारी की प्रतिक्रिया

4. हमने अपने सामान्य 3-दिन की व्यक्तिगत इवेंट को 10-दिन की दूरस्थ अवधि में वितरित किया।

आमतौर पर, हमारी कंपनी किक-ऑफ 3-दिन के आधी रात की गतिविधियों में होती है जिसमें सत्रों के पूरे दिन शामिल होते हैं (और पूरे रात के कॉन्सर्ट, रात्रिभोज, सवाल-जवाब और पार्टियाँ)। अब यह एक विकल्प नहीं रह गया है, हमने जानबूझकर कंपनी-व्यापी इवेंट को 2 हफ्तों में फैलाया। कोई होटल बजट या बॉलिंग की योजना नहीं होने के कारण, लोगों को 8 सीधे घंटों के लिए ज़ूम पर काम करने के बजाय, हमने इस बड़े इवेंट को एक सामान्य कार्य सप्ताह में एकीकृत करने का निर्णय लिया।

यह गति भी यह लाभ देती है कि हमें यह उम्मीदें सेट करने की अनुमति मिलती है कि कब हम जुड़े रहने के लिए तैयार हैं, बिना लोगों को थकाने के। निश्चित रूप से, एक चिंता यह है कि सामग्री और संदेश को 2 हफ्तों में फैलाने से इसकी प्रभावशीलता और तात्कालिकता कम हो जाएगी (आखिरकार, शायद यह केवल एक सामान्य कार्य सप्ताह है)। लेकिन जबकि यह संभव है, मैं रणनीतिक परिवर्तन प्रबंधन के लिए "धीमी जलने" की सिद्धांत का समर्थक हूं।

5. हमने सुनिश्चित किया कि कर्मचारियों के लिए आनंद और आश्चर्य हों (और इस प्रक्रिया में USPS को समर्थन किया गया)

इसको कूल आभासी किक-ऑफ बनाने के लिए, न कि एक सामान्य आभासी किक-ऑफ, हमने अपने शानदार ब्रांड टीम के साथ साझेदारी की ताकि इवेंट के दौरान आश्चर्य और ज्ञान के टुकड़े छिड़कें। हमने खाने, पुरस्कारों, पुरस्कारों, प्रतियोगिताओं, और सामग्री की भागीदारी को किक-ऑफ के हर दिन में स्लैक और गुरु के जरिए बुन दिया।

शायद सबसे महत्वपूर्ण—and मजेदार—इस CKO का भाग एक सभी-कंपनी पहेली थी जो गुप्त पात्र द्वारा संचालित थी (स्लैक प्रोफाइल और गुरु जीवन कहानी कार्ड के साथ पूर्ण) जिसका नाम ज्ञान मास्टर था जिसने हमें इवेंट को संपन्न करने के लिए व्यापक छात्रवृत्ति का सर्वोच्च पुरस्कार खोजने में मदद की: एक स्वैग पैक (फ्रिस्बी, बीनी, आपकी नियमित ट्रेंडी बाहरी वस्त्र) के अलावा, हमने अपनी टीम को एक 4-दिन का वीकेंड दिया।

हमने एक आभासी इवेंट को एकत्रित करने के बारे में जो कुछ सीखा

"हालांकि हम एकत्रित नहीं थे, यह सब बहुत खास महसूस हुआ और मुझे गुरु के लक्ष्य और टीम से कनेक्टेड महसूस हुआ।" — कर्मचारी की प्रतिक्रिया

अपने 10-दिन किक-ऑफ को समाप्त करने के बाद, हमने जो कुछ सीखा है: अपेक्षा स्थापित करना—और फिर उसे पार करना—एक पूरा दूरस्थ इवेंट कार्य करने की कुंजी है। एक दूरस्थ वातावरण में, व्याकुलता एक निश्चितता है। उस स्थिति को बाधित करने के लिए, यह जानना कि आप समय कैसे बिताने की अपेक्षा की जा रही है, हमें ध्यान केंद्रित रहने में मदद करता है—लेकिन उन बिंदुओं पर आश्चर्य होना जहां ध्यान भटक सकता है, हमें फिर से संतुलित और पुनः संबंधित करने में मदद करता है।