"आपको कौन-सी मेट्रिक्स की परवाह है?" हमारे समय का सबसे महत्वपूर्ण बिक्री खोज प्रश्न है। जैसे-जैसे राजस्व और लोगों के नेता एक ठोस आंतरिक संचार रणनीति के महत्व को पहचानते हैं, यह आवश्यक प्रश्न अब अधिकांश कार्य इनबॉक्स भरता है।

आंतरिक संचार कैसे मापें, इसकी सूची विविध, बढ़ती हुई और (गर्म टेक 🔥) अस्थिर है। इसमें शामिल हैं लेकिन सीमित नहीं हैं: कर्मचारी खुशी / संतोष (एक eNPS स्कोर 30 अच्छा माना जाता है), कर्मचारी बनाए रखना,  ईमेल ओपन दर, ऑल-हैंड्स उपस्थिति, सर्वेक्षण पूरा करना, “उत्पादकता,” और गुणात्मक प्रतिक्रिया।

जब टेक मार्केट अज्ञात आर्थिक क्षेत्र में प्रवेश कर रहा है, तो प्रक्रियाओं का ऑडिट और समायोजन करने का अच्छा समय है ताकि संगठनात्मक दक्षता और कर्मचारी अनुभव के बीच संतुलन बनाया जा सके।  आंतरिक संचार नेताओं को विकसित होती हाइब्रिड कार्यबल के लिए नवीनीकृत मेट्रिक्स की आवश्यकता है।

आप उन चीज़ों में सुधार नहीं कर सकते जिनका आप माप नहीं करते। और आप एक अद्यतन आंतरिक संचार रणनीति विकसित नहीं कर सकते जो एक हाइब्रिड वातावरण के लिए उपयुक्त हो, बिना यह आंका जाए कि क्या काम नहीं कर रहा है और ईमानदार रहना है।

आम आंतरिक संचार गलतियाँ और उन्हें कैसे ठीक करें

बिजनेस और संगठन अपनी तरह से अनूठे हो सकते हैं, लेकिन कई समान आंतरिक संचार चुनौतियों का सामना करते हैं। आइए कुछ समय लें और उन सबसे आम आंतरिक संचार समस्याओं में गहराई में जाएँ जिनका कंपनियाँ सामना करती हैं। हम कार्यस्थल पर सामना करने वाली विभिन्न आंतरिक संचार समस्याओं पर एक पूरी श्रृंखला पोस्ट लिख सकते हैं। फिलहाल, हम केवल तीन सवालों पर ध्यान केंद्रित करने जा रहे हैं जिन्हें हम अपने ग्राहकों (और खुद) के साथ सबसे अधिक देखते हैं।

समस्या: बहुत अधिक (अर्थात् शायद आपके पास बहुत तेज़ी से बहुत अधिक था)

क्या आपको लगता है कि आपका काम का थाल थोड़ा बहुत भरा हुआ है? आप अकेले नहीं हैं। अमेरिकियों ने महामारी की शुरुआत में औसतन 1% अधिक घंटे काम करना शुरू कर दिया है। हालांकि, वे 1% अधिक राजस्व उत्पन्न नहीं कर रहे हैं और न ही वे अपने काम से 1% अधिक संतुष्ट हैं।

Reclaim.ai के अनुसार, लोगों द्वारा बैठकों में बिताया जाने वाला समय फरवरी 2020 से बढ़ गया है।  अब हम सभी औसतन 7.3 अधिक बैठक का समय बिता रहे हैं। संचार और काम में बिताया गया यह अतिरिक्त समय बर्नआउट और तनाव में योगदान देता है। और दुर्भाग्यवश, अमेरिकी मनोवैज्ञानिक संघ (एपीए) कहता है कि ये भावनाएं उच्चतम स्तर पर हैं।  

चौंकाने वाली बात यह है कि एपीए यह भी कहता है कि 6% अमेरिकियों ने संज्ञानात्मक थकावट, 32% ने भावनात्मक थकावट, और एक आश्चर्यजनक 44% ने शारीरिक थकावट का अनुभव किया है—2019 के बाद से 38% की वृद्धि। सोचने या ध्यान केंद्रित करने में असमर्थता राजस्व पर प्रभाव डालती है।

जानकारी अधिभार के कारण ध्यान केंद्रित करने की कमी प्रेरणा नष्ट करती है और हम में से कई को छोटे कंकड़ (कम-गुणवत्ता वाले कार्य) पर काम करने के लिए छोड़ देती है बनाम बड़े चट्टानों (गहरे कार्य जो प्रभाव डालेंगे)। कोई कैसे उम्मीद कर सकता है कि वो अपने टीम के साथियों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करे जब वे अधिभारित हैं?

समाधान: बैठकों को प्रबंधित करने और अपने तकनीकी स्टैक का उपयोग करने के तरीके पर पुनर्विचार करें।

यदि हम सभी बैठकों में अधिक समय बिता रहे हैं, तो हमें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि हम उस समय का सही उपयोग कर रहे हैं। बैठक ऑडिट और सटीक बैठक की सीमाएं यहाँ सफलता की कुंजी हैं। यह मूलभूत प्रतीत हो सकता है, लेकिन आप जिस तरह से आप बैठकों को संभालते और योजना बनाते हैं उस पर अधिक विचार करना मदद कर सकता है। हमारे बैठक के 4 पी का टेम्पलेट पर एक नज़र डालें ताकि देखें कि बैठकों की योजना और संरचना के लिए एक प्रभावी तरीका क्या है।

जब आप बैठकों को संभालने के तरीके पर पुनर्विचार कर रहे हैं, तो उन्हें समाप्त करने के सबसे अच्छे तरीके पर विचार करने के लिए भी थोड़ा समय निकालें। कभी-कभी यह जानना कि कब दिन का अंत करना है, या बातचीत को असिंक्रोनसली स्थानांतरित करना पर्याप्त हो सकता है कि आपकी बैठक की संगति में सुधार हो।

यदि आप अपने कैलेंडर पर बैठकों की भारी मात्रा से अभिभूत हैं, तो अपने आपको और अपनी टीम को एक ब्रेक देने पर विचार करें। सप्ताह में एक कोई आंतरिक बैठक दिवस जोड़ने की योजना क्या होगी, इस पर विचार करें। यह सभी को महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए बहुत आवश्यक समय प्रदान कर सकता है और आपको ग्राहकों के साथ लंबे समय तक चलने वाली बैठकों को बनाए रखने की भी अनुमति देता है।

अब जब आपके पास अपने बैठक के समय को पुनर्विचार करने का मौका है, चलिए अपने तकनीकी स्टैक के बारे में सोचते हैं। मानो या न मानो, कार्य के लिए एक उपकरण का दैनिक उपयोग करना और फिर भी इसका सही उपयोग करना नहीं जानना काफी आसान है। सुनिश्चित करें कि आपकी टीम के चयनित सॉफ़्टवेयर और उपकरणों का सबसे अधिक लाभ मिल रहा है, कुछ सर्वश्रेष्ठ प्रथाएँ स्थापित करके।

इस अभ्यास के माध्यम से जाते समय प्रत्येक उपकरण के उद्देश्य के बारे में सोचने के लिए समय निकालें। आपके उपकरण कौन-सी समस्याएं और उपयोग के केस हल करते हैं? क्या आप और आपकी टीम को लगता है कि वे उन जरूरतों को पूरा कर रहे हैं?

हमारे स्लैक शिष्टाचार और "मैं कब कौन-सा उपकरण उपयोग करूँ..." यह देखने के लिए कि हम क्या कहना चाहते हैं। यह थोड़ा सा दिशा आपके कर्मचारियों के लिए एक गार्डरेल की तरह काम करता है। आखिरकार, ये गार्डरेल आसानी से दोहराने योग्य अनुष्ठान बनाते हैं जो निर्णय लेने की थकान और इसके साथ आने वाले मनोवैज्ञानिक बोझ को कम करने में मदद कर सकते हैं।

समस्या: आंतरिक संचार सभी की समस्या है, लेकिन यह किसी का काम नहीं है

एक और गर्म टेक 🔥 का समय: आंतरिक संचार नेताओं पर कार्य और जानकारी की अधिकता है, और यह अपेक्षाकृत उचित (या यहां तक कि व्यावहारिक) नहीं है कि हम उनसे उम्मीद करें कि वे कंपनी में प्रत्येक संचार को बनाने और वितरित करने का काम संभालें।

यहां तक कि अगर आपकी कंपनी के पास आंतरिक संचार के लिए समर्पित कोई विभाग या स्थिति नहीं है, तो हम इसे मानने के लिए तैयार हैं कि कुछ लोगों (या शायद एक व्यक्ति) हैं जो सबसे महत्वपूर्ण मेमो, PDF, दिशा-निर्देश, और फॉर्म बनाते और दस्तावेज़ बनाते हैं।

काम करने के इस तरीके में फंसना बेहद आसान है, और अंततः, यह अधिकांश बड़े संस्थागत मुद्दे पैदा कर सकता है। यह जानकारी के साइलों को बनाने और सहायक कर्मचारियों को अनजाने ज्ञान संचयकों में बदलने का एक निश्चित तरीका है। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि प्रबंधकों, व्यक्तिगत योगदानकर्ताओं और अन्य श्रमिकों को यह जानना चाहिए कि उन्हें कब दस्तावेज बनाना है या अपने ज्ञान को कैसे साझा करना है। एक ऐसा कार्रवाई योग्य आंतरिक संचार प्रक्रिया बनाना जो केवल एक टीम या व्यक्ति द्वारा पालन की जाती है, किसी की भी मदद नहीं करेगा।

आंतरिक संरेखण और संचालन दक्षता वे मुद्दे हैं जिनकी सुचना सभी, शीर्षक की परवाह किए बिना, यदि वे विकास और लाभप्रदता की चिंता करते हैं, तो परवाह करनी चाहिए। हालांकि, हर टीम के पास विभागीय साइलों को देख पाने के लिए क्रॉस-फंक्शनल दृश्यता नहीं होती है।

समाधान: कर्मचारियों को आंतरिक संचार को संभालने के सही तरीके पर प्रशिक्षित करें।

हमें पता है कि आप क्या सोच रहे हैं। "क्या मुझे वास्तव में कर्मचारियों को ज्ञान दस्तावेज बनाने या किसी को स्लैक पर संदेश देने के लिए प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है?" हम यह नहीं कह रहे हैं कि आपको लोगों को औसत बातें करने के लिए प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है जो वे शायद पहले से जानते हैं। हम कह रहे हैं कि शिष्टाचार, उचित मंच उपयोग, और स्वरूपण पर थोड़ी दिशा देने से बहुत दूर बढ़ने में मदद मिल सकती है।

आपकी आंतरिक संचार प्रक्रियाओं को टेम्पलेट बनाना आवश्यक है। कंक्रीट प्रक्रियाओं और प्रोटोकॉल स्थापित करने से भ्रम को कम करने में मदद मिलती है और लोगों को शामिल होना बहुत आसान हो जाता है।

टेम्पलेट, कैसे-करें, और अन्य संसाधनों को विकसित करें और साझा करें ताकि कर्मचारियों को उचित तरीके से संचार करने का तरीका दिखा सकें। ये संसाधन उपलब्ध, ढूंढने में आसान, और चलाने के लिए और भी आसान होने चाहिए।  इसका लक्ष्य यह है कि कोई भी कर्मचारी अपने दम पर महत्वपूर्ण जानकारी बनाने और साझा करने के लिए सशक्त महसूस कर सके।

कई लोग उदाहरण से सीखते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि नेतृत्व को शामिल किया जाए ताकि वे आंतरिक संचार के लिए स्वर्ण मानक बन सकें। उदाहरण के लिए, गुरु के CFO डेनिस सिविला नियमित रूप से बाजार और यह कंपनी पर कैसे प्रभाव डालता है, पर अपडेट साझा करते हैं गुरू के नए घोषणा विशेषता के माध्यम से। उनका ज्ञानमूलक और आसानी से उपलब्‍ध अपडेट सिर्फ सहायक नहीं होते; वे लोगों को कार्ड में महत्वपूर्ण जानकारी को संरचित करने के सही तरीके भी दिखाते हैं।

समस्या: उपभोग को समझने के लिए गलत समझना

आप यह मानते हैं कि एक ई-मेल भेजना (या PDF, वीडियो, टीमें संदेश, या कोई भी आपका संचार विधि) मतलब है कि लोग:

1. इसे पढ़ें

और

2. आपके द्वारा क्या समझाने की कोशिश की जा रही है, उसे समझें।

अधिकतर, आपको भाग्यशाली होते हैं यदि लोग नंबर 1 तक पहुँच जाते हैं। व्यूज और इम्प्रेशन्स केवल ज्ञान उपभोग का एक आयाम हैं, और ये यह सुनिश्चित नहीं करते कि कोई व्यक्ति आपके द्वारा भेजे जाने वाले कार्यों को करेगा। किसी संदेश को पढ़ने और उस जानकारी को समझने के बीच एक बड़ा अंतर है जो आप अभी प्राप्त कर चुके हैं।

समाधान: लोगों को यह समझने के तरीकों का परीक्षण करें जो आप संदेश भेजते हैं।

चिंता मत करो, आपको प्रोctor बनने और प्रत्येक प्रोजेक्ट अद्यतन के लिए लोगों को विस्तृत परीक्षण देने की आवश्यकता नहीं है जो आप स्लैक के माध्यम से भेजते हैं। लोगों को समझने के लिए कई सरल और प्रभावी तरीके हैं।

सीधे रहें और अपने संदेश के आरंभ में इरादे का एक बयान शामिल करें। एक साधारण वाक्य जिसने कहा, "इस दस्तावेज़ को पढ़ने के बाद, आपको पीटीओ के लिए अनुरोध करने की हमारी नई प्रक्रिया समझनी चाहिए," लोगों को बताता है कि क्या उम्मीद करें और यह भी सूक्ष्मता से उन्हें यह बताता है कि यदि वे समझ नहीं पाते हैं, तो उन्हें संपर्क करना चाहिए।

संचार के लिए एक फीडबैक लूप बनाएं जिसमें संप्रेषक और प्राप्तकर्ता की ओर से जवाबदेही शामिल हो। गुरू इसे आंतरिक संचार का स्वर्ण नियम कहते हैं।  उदाहरण के लिए, जब एक कर्मचारी एक सूचना प्राप्त करता है जो उनके विशिष्ट दर्शक के लिए डिज़ाइन नहीं की गई है, तो उन्हें कहने के लिए प्रेरित किया जाता है कि संप्रेषक से अधिक विशेष रूप से यह पूछने के लिए क्या वह उनसे करने के लिए कह रहा है।

इसमें रचनात्मक होने में संकोच न करें। कुछ लोग छोटे प्रश्नपत्र देने की पसंद करते हैं जो मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में रखते हैं। अन्य लोग संचार के अंत में छोटे "ईस्टर अंडे" डालना पसंद करते हैं ताकि पाठकों को पुरस्कृत किया जा सके और उनके दिन में कुछ मज़ा जोड़ा जा सके। हमारा हालिया "knewsletter" इसके साथ समाप्त हुआ:

आप के न्यूज़लेटर के अंत में पहुँच गए! इनाम के रूप में, आप इसके बारे में पढ़ सकते हैंफेंटे हुई क्रीम का इतिहासऔर इस वीडियो को देखेंएक कौआ 50 सेकंड के लिए "उह" कहते हुए।

फेंटे हुई क्रीम और कौए हमारे अपडेट के साथ ज्यादा संबंध नहीं रखते थे। फिर भी, वे कुछ हंसी पैदा करने में मदद करते थे और हमें धीरे-धीरे लोगों को हमारे न्यूज़लेटर को शुरुआत से अंत तक पढ़ने के लिए प्रेरित करने का एक तरीका भी देते थे।

बेहतर आंतरिक संचार = बेहतर काम

मानसिक और शारीरिक तनाव तब होता है जब जानकारी की प्रचुरता ध्यान की कमी की ओर ले जाती है। आंतरिक संचार नेताओं का ध्यान शोर के माध्यम से संकेत बनाने, संबंधितता की ओर स्पष्टता प्रदान करने, और कर्मचारियों को अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए समय और (मानसिक और वास्तविक) स्थान रखने में मदद करने पर है।

इसलिए, उन परियोजनाओं की संख्या को कम करें जिन पर आप काम कर रहे हैं, अपने संचार सर्वोत्तम प्रथाओं पर अपने नेताओं और टीम को स्थापित करें, टेम्पलेट बनाएं और शिक्षित करें। यह आपके संगठन में सभी पर प्रभाव डालता है! यदि यह मापने का कोई स्केलेबल तरीका नहीं है कि लोग क्या समझते हैं और कार्रवाई करने के लिए क्या भेजते हैं, तो अधिकांश संचार मेट्रिक्स एक आयामी होते हैं।