How to Create an Internal Knowledge Base for Your Growing Team
ज्ञान आधार पहलों — यदि गलत तरीके से किए गए — असफल और प्रभावहीन हो सकते हैं। सीखें कि गुरु से एक उपयोगी आंतरिक ज्ञान आधार कैसे बनाया जाए।
ज्ञान आधार बनाना समय लेता है। आपको अपनी टीम के लिए आवश्यक सभी जानकारी को दस्तावेज़ करना है, दस्तावेज़ और नामकरण की प्रणालियों को व्यवस्थित करना है, और सामग्री को इस प्रकार संचालित करना है कि वह उपयोगी (और स्केलेबल) हो। जब यह बना लिया गया है, तो आपको इसे लगातार अपडेट करने के लिए अपना समय समर्पित करना चाहिए। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको कुछ बनाना है जिसका आपकी टीम वास्तव में उपयोग करती है। जानकारी खोजना बहुत आसान होना चाहिए, और उन्हें स्पष्ट रूप से यह बताना चाहिए कि जो कुछ वे पढ़ रहे हैं वह सटीक है या पुराना। ज्ञान भंडार आमतौर पर असफल होते हैं क्योंकि उन्हें उत्पादन और अपडेट करने में समय लगता है, इसके साथ यह अनिश्चितता भी है कि क्या उन्हें टीम द्वारा वास्तव में इस्तेमाल किया जा रहा है। कोई भी उस चीज़ पर समय नहीं बिताना चाहता जो कभी उपयोग नहीं होती, इसलिए भंडार समय के साथ पुराना हो जाता है और अंततः पूरी तरह से उपयोग नहीं होता।
अच्छी खबर है: आपकी टीम पहले से ही एक ज्ञान आधार विकसित कर रही है! जो प्रश्न वे पूछते हैं और जो जानकारी वे मांगते हैं, वे इस बात का संकेत हैं कि आपके ज्ञान प्रबंधन प्रणाली में कौन सी सामग्री जोड़ी जानी चाहिए। बुरी खबर भी है: पूरे टीम के लाभ के लिए एक संसाधन बनने के बजाय, इस ज्ञान का धन एकल ईमेल और चैट वार्तालापों में फंस रहा है, जिससे इसे खोजना या जानना बहुत कठिन हो जाता है कि क्या यह अभी भी सटीक है। इस कारण से, आपके कर्मचारी दैनिक आधार पर अपने काम को बाधित कर रहे हैं और बार-बार विशेषज्ञों से वही सवाल पूछ रहे हैं। जितनी अधिक आपकी टीम बढ़ती है, यह आपके टीम पर उतनी ही प्रभावशाली होती है।
हम ज्ञान का प्रबंधन और साझा करना आसान बनाना चाहते हैं, यही कारण है कि हमने गुरु शुरू किया। आज हम अपने नए सवाल और जवाब फीचर की घोषणा करने के लिए उत्साहित हैं, जो प्रश्न पूछने की सामान्य प्रक्रिया को लेता है और एक कार्य प्रवाह जोड़ता है जो उत्तरों को स्वचालित रूप से संग्रहीत और अपडेट करने की अनुमति देता है। चैट और ईमेल की तरह, आपको बस सवाल पूछना है और उस व्यक्ति या समूह का चयन करना है जिसे आप इसका उत्तर देना चाहते हैं। चैट और ईमेल के विपरीत, गुरु इस सवाल को संग्रहीत करता है ताकि आपकी पूरी टीम आसान तरीके से उत्तर खोज सके, और हमारा निष्पक्षता कार्य प्रवाह विशेषज्ञ को उनके उत्तर को अपडेट करने की याद दिलाता है (जिसमें लगभग दो मिनट लगते हैं)। आपकी सामग्री प्रासंगिक बनी रहती है बिना किसी को यह याद रखने के लिए कि उन्हें अपनी सामग्री खोजने और अपडेट करने की आवश्यकता है।
इस प्रक्रिया को शुरू करने के लिए आपको केवल अपने सहकर्मियों को गुरु में अपने सवाल पूछने के लिए कहना है। फिर, जब प्रश्न एक महत्वपूर्ण मात्रा में पहुंचते हैं, तो आप कार्ड प्रबंधन का उपयोग करके जानकारी को संग्रहों में व्यवस्थित कर सकते हैं और अपने कर्मचारियों के लिए केवल कुछ क्लिक में एक क्यूरेटेड अनुभव प्रदान कर सकते हैं। आपने जो पहले कर रहे थे, अपनी टीम के सवालों के उत्तर देते हुए, आपने ऐसा ज्ञान आधार तैयार किया है जिसका आपके कर्मचारी उत्तरों और जानकारी के लिए एक संसाधन के रूप में उपयोग कर सकते हैं बिना अपने कार्य प्रवाह को छोड़े या अपने सहकर्मियों को बाधित किए। अब आप अपनी विकी की संरचना पर कठिनाई देना बंद कर सकते हैं, अपने काम पर वापस लौट सकते हैं, और अपने सामने एक महत्वपूर्ण ज्ञान आधार उभरता हुआ देख सकते हैं।
ज्ञान आधार बनाना समय लेता है। आपको अपनी टीम के लिए आवश्यक सभी जानकारी को दस्तावेज़ करना है, दस्तावेज़ और नामकरण की प्रणालियों को व्यवस्थित करना है, और सामग्री को इस प्रकार संचालित करना है कि वह उपयोगी (और स्केलेबल) हो। जब यह बना लिया गया है, तो आपको इसे लगातार अपडेट करने के लिए अपना समय समर्पित करना चाहिए। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको कुछ बनाना है जिसका आपकी टीम वास्तव में उपयोग करती है। जानकारी खोजना बहुत आसान होना चाहिए, और उन्हें स्पष्ट रूप से यह बताना चाहिए कि जो कुछ वे पढ़ रहे हैं वह सटीक है या पुराना। ज्ञान भंडार आमतौर पर असफल होते हैं क्योंकि उन्हें उत्पादन और अपडेट करने में समय लगता है, इसके साथ यह अनिश्चितता भी है कि क्या उन्हें टीम द्वारा वास्तव में इस्तेमाल किया जा रहा है। कोई भी उस चीज़ पर समय नहीं बिताना चाहता जो कभी उपयोग नहीं होती, इसलिए भंडार समय के साथ पुराना हो जाता है और अंततः पूरी तरह से उपयोग नहीं होता।
अच्छी खबर है: आपकी टीम पहले से ही एक ज्ञान आधार विकसित कर रही है! जो प्रश्न वे पूछते हैं और जो जानकारी वे मांगते हैं, वे इस बात का संकेत हैं कि आपके ज्ञान प्रबंधन प्रणाली में कौन सी सामग्री जोड़ी जानी चाहिए। बुरी खबर भी है: पूरे टीम के लाभ के लिए एक संसाधन बनने के बजाय, इस ज्ञान का धन एकल ईमेल और चैट वार्तालापों में फंस रहा है, जिससे इसे खोजना या जानना बहुत कठिन हो जाता है कि क्या यह अभी भी सटीक है। इस कारण से, आपके कर्मचारी दैनिक आधार पर अपने काम को बाधित कर रहे हैं और बार-बार विशेषज्ञों से वही सवाल पूछ रहे हैं। जितनी अधिक आपकी टीम बढ़ती है, यह आपके टीम पर उतनी ही प्रभावशाली होती है।
हम ज्ञान का प्रबंधन और साझा करना आसान बनाना चाहते हैं, यही कारण है कि हमने गुरु शुरू किया। आज हम अपने नए सवाल और जवाब फीचर की घोषणा करने के लिए उत्साहित हैं, जो प्रश्न पूछने की सामान्य प्रक्रिया को लेता है और एक कार्य प्रवाह जोड़ता है जो उत्तरों को स्वचालित रूप से संग्रहीत और अपडेट करने की अनुमति देता है। चैट और ईमेल की तरह, आपको बस सवाल पूछना है और उस व्यक्ति या समूह का चयन करना है जिसे आप इसका उत्तर देना चाहते हैं। चैट और ईमेल के विपरीत, गुरु इस सवाल को संग्रहीत करता है ताकि आपकी पूरी टीम आसान तरीके से उत्तर खोज सके, और हमारा निष्पक्षता कार्य प्रवाह विशेषज्ञ को उनके उत्तर को अपडेट करने की याद दिलाता है (जिसमें लगभग दो मिनट लगते हैं)। आपकी सामग्री प्रासंगिक बनी रहती है बिना किसी को यह याद रखने के लिए कि उन्हें अपनी सामग्री खोजने और अपडेट करने की आवश्यकता है।
इस प्रक्रिया को शुरू करने के लिए आपको केवल अपने सहकर्मियों को गुरु में अपने सवाल पूछने के लिए कहना है। फिर, जब प्रश्न एक महत्वपूर्ण मात्रा में पहुंचते हैं, तो आप कार्ड प्रबंधन का उपयोग करके जानकारी को संग्रहों में व्यवस्थित कर सकते हैं और अपने कर्मचारियों के लिए केवल कुछ क्लिक में एक क्यूरेटेड अनुभव प्रदान कर सकते हैं। आपने जो पहले कर रहे थे, अपनी टीम के सवालों के उत्तर देते हुए, आपने ऐसा ज्ञान आधार तैयार किया है जिसका आपके कर्मचारी उत्तरों और जानकारी के लिए एक संसाधन के रूप में उपयोग कर सकते हैं बिना अपने कार्य प्रवाह को छोड़े या अपने सहकर्मियों को बाधित किए। अब आप अपनी विकी की संरचना पर कठिनाई देना बंद कर सकते हैं, अपने काम पर वापस लौट सकते हैं, और अपने सामने एक महत्वपूर्ण ज्ञान आधार उभरता हुआ देख सकते हैं।
गुरु प्लेटफॉर्म की शक्ति का अनुभव स्वयं करें - हमारे इंटरैक्टिव प्रोडक्ट टूर को लें
एक टूर लेने के लिए
