हर तकनीकी स्टैक के दो संस्करण होते हैं: आपके पास उपकरणों और प्लेटफार्मों की लंबी सूची, और उन लोगों की छोटी सूची जिन्हें आप वास्तव में उपयोग करते हैं। जैसे-जैसे तकनीक स्टैक का विस्तार होता है और कार्यबल बदलता है, किसी कंपनी के पारिस्थितिकी तंत्र में मृत ऐप्स की संख्या (जो कम अपनाने या स्पष्ट मालिकों के बिना होते हैं) अनदेखी हो सकती है, बजट के बोझ और सुरक्षा जोखिम बनते हैं। यहां तक कि वार्षिक बजट बनाने की प्रक्रियाएं भी समस्या को हल नहीं कर सकती हैं, क्योंकि लागत के लिए बहुत सारे लाइनों का होना आम तौर पर बिना उपयोग किए ऐप्स पर बना रहता है। उदाहरण के लिए: मैंने एक बार एक कंपनी के लिए काम किया जिसने मुझे एक डिज़ाइन सॉफ़्टवेयर के लिए सीट लाइसेंस दिया जिसे मैं जानता था - और कभी सीखा - कि इसका उपयोग कैसे करना है, बस इसलिए कि यह मानक मार्केटिंग टूलकिट का हिस्सा था।

यह कहना नहीं है कि आपको अपने स्टैक में नए ऐप्स नहीं लाने चाहिए! वास्तव में, जब नए ऐप्स पर विचार कर रहे हों, तो आप शायद अपने वर्तमान सेटअप में कौन से ऐप्स कम उपयोग में हैं और जहां आपको कुछ निवेश की आवश्यकता हो सकती है, इसके बारे में बेहतर समझ प्राप्त करेंगे।

आइए देखते हैं कि आप अपने तकनीकी ढांचे का समग्र मूल्यांकन कैसे कर सकते हैं, यह समझने के लिए कि सभी की छोटी और लंबी सूचियों में क्या है, और कैसे अंतराल को भरें।

अपने मौजूदा तकनीकी ढांचे का मूल्यांकन कैसे करें

आप सोच सकते हैं कि प्रारंभ करने का स्थान आपके बजट को देखना है। यह नहीं है। पहले अपने बजट की जांच करके, बड़ी लागतें आपको एक व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले ऐप पर पैसे खींचने के लिए प्रेरित कर सकती हैं। यह यह भी नहीं बताता कि आपके टीम द्वारा कोई मुफ्त ऐप्स का उपयोग किया जा रहा है (या जो अब भी उपयोग में नहीं हो सकते हैं, लेकिन जो अभी भी आपके डेटा तक पहुँच रखते हैं SSO के माध्यम से)।

1. अपने मूल्यांकन की शुरुआत करने का सबसे अच्छा तरीका है… अपनी टीम से पूछना!

इसका एक कारण है कि आपका डॉक्टर हर बार आपसे अपनी दवाओं की सूची पूछता है। उनके पास सिस्टम में पुराने प्रिस्क्रिप्शन हो सकते हैं जो उनकी सिफारिश करने के लिए नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं, और वे समझना चाहते हैं कि आप वास्तव में क्या ले रहे हैं। डेटा थकान को कम करने के लिए, आप उन्हें एक फॉर्म भरने के लिए कह सकते हैं जिसमें पहले से लोड किए गए मौजूदा उपकरण हैं जिनका आपको पता है कि वे उपयोग कर रहे हैं, उनसे अनुरोध करें कि वे उन वस्तुओं की चेकलिस्ट बनाएं जिन्हें वे उपयोग करते हैं, और अन्य वस्तुएं जोड़ें जो आपने शायद नहीं शामिल की हैं।

आपको अपनी इंटेक फॉर्म को यह पूछने के लिए भी विभाजित करना चाहिए कि लोग प्रत्येक उत्पाद का उपयोग कितनी बार करते हैं (विकल्प: कभी नहीं, महीने में 1-2 बार, लगभग हर सप्ताह, सप्ताह में कुछ बार, हर रोज़) ताकि उनकी छोटी और लंबी सूचियों की पूरी समझ हो सके।

प्रो टिप: सुनिश्चित करें कि आप यह सही रूप में बताएं कि यह एक "गोट्चा" व्यायाम नहीं है। लोगों को कहने में परेशानी हो सकती है कि वे उस उत्पाद का उपयोग नहीं करते हैं जो उन्हें चाहिए।

2. अपने आईटी टीम को शामिल करें

यदि आप किसी SSO विधि का उपयोग करते हैं जैसे Google जो लोगों को ऐप्स में लॉगिन करने देता है, बिना स्थानीय खाते की सेटअप किए, तो आपकी आईटी टीम को ठीक से ऐप्स की दृश्यता रखनी चाहिए, और कितनी बार उनमें पहुंचा जाता है। यह न केवल आपको उपयोग का एक व्यापक समझ देता है, बल्कि यह भी आपको किसी संभावित सुरक्षा जोखिमों की पहचान करने में मदद कर सकता है।

3. इन-प्रोडक्ट उपयोग डेटा देखें

यदि उत्पाद में उपयोग का डेटा है, तो उसे खींच ले! यदि आप डैशबोर्ड नहीं पा सकते हैं, तो समर्थन टीम से पूछें कि क्या आपको एक प्रति मिल सकती है। आखिरकार, डेटा वस्तुनिष्ठ है, जबकि व्यक्तिगत रिपोर्टिंग विषयगत है।

4. बजट पर नजर डालें

अब अपने बजट का मूल्यांकन करने का समय है। आपकी टीम की सभी आत्म-रिपोर्टेड, SSO, और इन-प्रोडक्ट उपयोग डेटा हथियार में, आप a) इसे लाइनों के खिलाफ मिलान कर सकते हैं और b) तय कर सकते हैं कि क्या वह लाइन आइटम पैसे का सही उपयोग है। लेकिन यह शुरू में जितना दिखता है उससे ज़रा मुश्किल है।

यदि आप एक उत्पाद पर $30/सीट/महीना खर्च कर रहे हैं जिसे 100 में से 10 कर्मचारी उपयोग करते हैं, तो आप स्वचालित रूप से खर्च को समाप्त करने के इच्छुक हो सकते हैं। लेकिन आपको वास्तव में यह विचार करना चाहिए:

• हमने पहले यह उत्पाद क्यों खरीदा?
• यह आंतरिक रूप से किसके पास है?
• क्या हमने बहुत सारे सीट खरीदे? (यानी क्या उन लोगों ने इसका व्यापक रूप से उपयोग किया है?)
• क्या हमें इसके मूल्य पर उपयोगकर्ताओं को फिर से प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है?

यहाँ एक सहायक निर्णय चार्ट है:

नई उपकरणों या प्लेटफार्म को खरीदते समय विचार करने के लिए क्या है

अब जब आप समझ गए हैं कि आपकी टीम वास्तव में क्या उपयोग कर रही है, आपको यह विचार करना चाहिए कि अंतराल कहाँ हो सकते हैं। यदि, उदाहरण के लिए, आपके पास एक बड़े पैकेज के हिस्से के रूप में एक शामिल विकी है, लेकिन कोई इसका उपयोग नहीं करता है - पुन: प्रशिक्षण के बाद भी - तो आप एक नए ज्ञान-शेयरिंग प्लेटफार्म को जोड़ने पर विचार करना चाह सकते हैं।

जब कई विक्रेता समान सुविधाएँ प्रदान करते हैं, तो आप यह कैसे पता करेंगे कि आप एक कुशल निवेश कर रहे हैं और केवल एक ऐप जोड़ रहे हैं जो कि एक ऐप जोड़ने की बात है? हमेशा एक विक्रेता से पूछें उनके दैनिक और मासिक अपनाने के आंकड़े क्या हैं प्रारंभिक रोलआउट के बाद।

यह क्यों महत्वपूर्ण है? किसी भी नए ऐप के साथ, आपके टीम के लिए इसकी उपयोगिता में रुचि रखने का एक समय आने वाला है। हालांकि, उस शुरूआती प्रचार के बाद, आप उपयोग में गिरावट देखना शुरू कर सकते हैं (जब तक कि यह बस आपके पास चलने वाले उपकरणों में से एक न हो)। औसत दीर्घकालिक दैनिक और मासिक अपनाने की जानकारी जानकर, आप समझ पाएंगे कि क्या अन्य कंपनियों ने वास्तव में निवेश पर लाभ देखा है -और आपके अपने कंपनी की सफलता का आकलन करने के लिए आपजिसमे मेट्रिक्स हैं।

कार्यकुशलता एक निरंतर व्यायाम है

अंत में, आप इसे जानते हैं: आपके तकनीकी ढांचे को परिष्कृत करना एक बार का व्यायाम नहीं है। जो आपके टीम के लिए अब काम करता है, वह भविष्य में विकास, अनुबंध, उद्योग की परिस्थितियों या रणनीति में बदलाव के कारण काम नहीं कर सकता है।

यह कहते हुए कि, इस तरह की प्रक्रिया को हर महीने चलाना व्यावहारिक नहीं है! तो इसे केवल एक रोमांचक घटना (जैसा कि ऊपर सूचीबद्ध किया गया) के बाद और अपने वार्षिक बजट चक्र की शुरुआत में करें।

क्या आपके पास कुशल तकनीकी स्टैक बनाने के बारे में कोई और अंतर्दृष्टियाँ हैं? नीचे टिप्पणी करें या हमें ट्विटर पर अपने सुझाव भेजें।