जब बात केंद्रीकृत ज्ञान भंडार बनाने की होती है तो आप जो उपकरण चुनते हैं वह पहेली का सिर्फ एक भाग है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि ज्ञान केंद्रीकरण आपके संगठन की संस्कृति, प्रक्रियाओं और लोगों में कैसे फिट बैठता है, ताकि आप उन परिवर्तन प्रबंधन के सर्वोत्तम प्रथाओं को खोज सकें जिनका उपयोग आप सफल ज्ञान केंद्रीकरण सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं।

इस प्रक्रिया के दौरान कई महत्वपूर्ण प्रश्न उठेंगे जिनका उत्तर देने की आपको आवश्यकता होगी ताकि आप आगे बढ़ सकें।

संस्कृति के संदर्भ में, क्या केंद्रीकृत ज्ञान की आवश्यकता की व्यापक समझ है? क्या नेतृत्व से सहमति है? क्या ज्ञान केंद्रीकरण कंपनी के लक्ष्यों/मूल्यों से जुड़ा है? प्रक्रियाओं के लिए, कौन से शासन मानक निर्धारित किए जाने चाहिए ताकि इसे दोहराया जा सके और विकसित किया जा सके? ज्ञान कैसे वितरित किया जाता है? लोगों के लिए, क्या ऐसे स्पष्ट मालिक हैं जिन्हें समय और बजट मिला है? क्या ज्ञान निर्माण और साझा करने को पुरस्कृत किया जाता है?

आइए कुछ तरीकों पर चर्चा करते हैं जिनसे आपका संगठन ज्ञान केंद्रीकरण के काम पर परिवर्तन प्रबंधन का मोड़ लगा सकता है।

अपने वर्तमान और आदर्श स्थिति की पहचान करें

आप आगे नहीं बढ़ सकते जब तक आप समझ नहीं लेते कि आप कहाँ हैं और आप कहाँ होना चाहते हैं। अपने ज्ञान को केंद्रीकृत करने के लिए एक व्यापक योजना बनाने के लिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप अपने ज्ञान भंडार की वर्तमान स्थिति को परिभाषित करने और उसके भविष्य की, आदर्श स्थिति के बारे में कुछ विचार करने में समय लगाएँ।

यह अभ्यास आपको अपने परियोजना के चरणों को संक्षिप्त और दीर्घकालिक लक्ष्यों के संदर्भ में परिभाषित करने में मदद कर सकता है। यह आपकी ज्ञान भंडार की विशेषताओं और क्षमताओं के बारे में आवश्यकताओं और इच्छाओं को बनाने में सहायक हो सकता है। जब आपके पास भविष्य के लिए एक विशिष्ट दृष्टिकोण होगा, तो दूसरों को प्रेरित करना आसान हो जाएगा कि वे आपके ज्ञान केंद्रीकरण रणनीति के साथ आगे बढ़ें।

अभ्यास का एक हिस्सा होने के नाते, सफल ज्ञान केंद्रीकरण किस प्रकार दिखता है और आप उस सफलता को कैसे मापेंगे, इसे परिभाषित करना सहायक होता है। परिभाषित मेट्रिक्स के साथ एक ठोस परिवर्तन प्रबंधन-केंद्रित योजना होना ज्ञान को केंद्रीकृत करने के लिए व्यावसायिक तर्क बनाने में सरल बनाता है। यह सहमति बनाने, आपातकालिता दिखाने और नेतृत्व से महत्वपूर्ण सहायता प्राप्त करने के लिए बहुत सहायक हो सकता है। बदलाव प्रबंधन प्रक्रिया के बारे में अधिक जानकारी जानें।

अपनी टीम को परिभाषित करें

ज्ञान को केंद्रीकृत करने के लिए बहुत मेहनत और समर्पण की आवश्यकता है, इसलिए इस परियोजना के लिए अपनी मूल टीम को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है। भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को सौंपने से लोगों में स्वामित्व और व्यक्तिगत जवाबदेही की भावना पैदा होती है। यह यह सुनिश्चित करता है कि सभी आवश्यक कार्य पूर्ण किए जा सकें और महत्वपूर्ण ज्ञान स्वामी ज्ञान केंद्रीकरण प्रक्रिया में संलग्न हों। भूमिकाओं की एक मौलिक परिभाषा के बिना, व्यक्तिगत टीमों के लिए अपनी स्वयं की ज्ञान समाधान शुरू करना बहुत आसान होता है। यह उपकरणों के अत्यधिक प्रचलन और उस भयानक अनियंत्रित संस्करण का कारण बन सकता है जो सत्यापित ज्ञान के बिना हो सकता है।

हम अपने ग्राहकों के लिए ज्ञान परिषद बनाने की सिफारिश करते हैं। ज्ञान परिषद उन टीमों के प्रतिनिधियों का एक समूह है जो गुरु का उपयोग कर रहे हैं, जो नियमित रूप से मिलते हैं ताकि गुरु को उच्चतम स्तर पर बनाए रखा जा सके और यह सुनिश्चित किया जा सके कि यह प्रत्येक विभाग की आवश्यकताओं को पूरा कर रहा है।

गुरु में, हम अपने ज्ञान शासन का समर्थन करने के लिए RACI मॉडल का लाभ उठाते हैं। हमारी आंतरिक संचार टीम का प्रमुख जिम्मेदार व्यक्ति है, जबकि नामांकित टीम लीड/विषय विशेषज्ञ उत्तरदायी होते हैं। हमारी पूरी कंपनी को सलाह देने और सूचित करने का अवसर मिलता है हमारे गुरु-ऑन-गुरु स्लैक चैनल के माध्यम से जहां हम गुरु शासन से संबंधित सभी बातों पर चर्चा करते हैं। हमारे पास एक कार्यकारी प्रायोजक भी है जो सुनिश्चित करता है कि नेतृत्व से सहमति है और आंतरिक टाउन हॉल में शीर्ष-से-नीचे संदेश देने में आसानी होती है।

विकास के लिए अवसर बनाएं

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा फीडबैक के लिए अवसर प्रदान करना है। यह केंद्रीकृत ज्ञान बनाने की प्रक्रिया और/या आपके केंद्रीकृत ज्ञान भंडार में ज्ञान से संबंधित हो सकता है।

यह इसे पूरा करने के कई तरीके हैं। गुरु में, हमने एक ज्ञान सबमिशन संग्रह बनाया है जहाँ कोई भी नया ज्ञान बना सकता है; इसे फिर SMEs द्वारा समीक्षा, क्यूरेट और सत्यापित किया जाता है। हमारा #guru-on-guru स्लैक चैनल भी है जहाँ हमारे पास ज्ञान विचारों और कार्रवाइयों के लिए एक अंतर्निहित कार्यप्रवाह है और उन नए सर्वोत्तम प्रक्रियाओं को साझा करते हैं जिन्हें व्यक्तिगत टीमों ने परिभाषित किया है ताकि अन्य उन्हें अपनाएं।

सभी को गति के लिए लाएं

जब आप अपने ज्ञान केंद्रीकरण के लिए सभी प्रक्रियाएं स्थापित कर लेते हैं, तो यह सबको यह समझाने का समय है कि आप ये परिवर्तन क्यों कर रहे हैं। हमारे पास ग्राहकों ने अद्भुत हाइप वीडियो बनाए हैं ताकि सभी को उनके नए केंद्रीकृत ज्ञान भंडार के बारे में उत्साहित किया जा सके। हमारा सुंदर गुरु अकादमी भी है जो प्रमुख हितधारकों को अनुक्रमणीय तरीके से गति में लाने का समर्थन करता है।

आप हमारी घोषणाओं की विशेषता का उपयोग अपनी टीमों के लिए प्रक्रियाओं और सर्वोत्तम प्रथाओं को आगे बढ़ाने के लिए कर सकते हैं। गुरु में, हम अपने समाचार पत्रों का उपयोग नई जानकारी और सर्वोत्तम प्रथाओं को साझा करने के लिए करते हैं और हम इसे प्रमुख हितधारकों और नेतृत्व के साथ तात्कालिक वीडियो लाते हैं ताकि यह पृष्ठभूमि प्रदान कर सकें कि हम कार्रवाई क्यों कर रहे हैं।

अंततः, इसे अपने ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में शामिल करना आपके नए कामकाजी लोगों को आपकी केंद्रीकृत ज्ञान योजना में जल्दी शामिल होने की अनुमति देता है। गुरु कार्ड को LMS सिस्टम में एंबेड और लिंक किया जा सकता है. गुरु फिर आपकी ज्ञान भंडार का पाठ्यपुस्तक है।

क्या आप कंपनी ज्ञान केंद्रीकरण की दिशा में पहले कदम उठाने के लिए तैयार हैं? गुरु का उपयोग करना शुरू करें ताकि आप सही तरीके से केंद्रीकरण कर सकें!