काम पर परिवर्तन लागू करना...कम से कम चुनौतीपूर्ण। क्या आप परिवर्तन-प्रतिरोधी संस्कृति का सामना कर रहे हैं या भागीदारी बनाने में संघर्ष कर रहे हैं, सही उपकरण और प्रलेखन होने से आपके परिवर्तन प्रबंधन प्रयासों में बहुत मदद मिल सकती है।

क्या आप अपनी योजनाओं के लिए सही टेम्पलेट ढूँढने में दिक्कत महसूस कर रहे हैं? यदि आप उपयोग करने योग्य टेम्पलेट और प्रलेखन की तलाश कर रहे हैं, तो आप सही राह पर हैं, लेकिन आपको केवल एक पर रुकना नहीं चाहिए।

एक व्यापक परिवर्तन प्रबंधन योजना में कई अलग-अलग घटक होते हैं जिन्हें अपनी केवल देखभाल की आवश्यकता होती है।

हम आपको सर्वश्रेष्ठ परिवर्तन प्रबंधन रणनीति बनाने के लिए आवश्यक सभी चीजें देने जा रहे हैं।

जब हमने कहा कि यह परिवर्तन प्रबंधन के लिए एक विशेषज्ञ का मार्गदर्शिका होने वाला है, तो हम मजाक नहीं कर रहे थे। जानते रहें कि आपको एक परिवर्तन प्रबंधन योजना की आवश्यकता क्यों है और इसमें क्या होना चाहिए, और रास्ते में आपकी मदद करने के लिए बहुत सारे मुफ्त परिवर्तन प्रबंधन योजना टेम्पलेट और गुरु कार्ड प्राप्त करें।

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया की शब्दावली

हमारे पोस्ट की मांस में गोताखोरी करने से पहले, चलो कुछ शब्दों के बारे में बात करते हैं। यदि आप परिवर्तन प्रबंधन में उत्कृष्टता प्राप्त करना चाहते हैं और अपने प्रस्तावित परिवर्तनों के लिए ठोस मामला बनाना चाहते हैं, तो आपको शब्दावली सीखने की आवश्यकता होगी। यहाँ कुछ शब्द हैं जिनकी आपको सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आप समझते हैं:

आपको परिवर्तन प्रबंधन योजना की आवश्यकता क्यों है

एक संगठनात्मक परिवर्तन को सफलतापूर्वक होने के लिए, बहुत सी चीज़ें एक साथ आनी चाहिए। आपको नेतृत्व से भागीदारी की आवश्यकता होगी, अन्य टीमों से मदद, और सब कुछ करने के लिए एक उचित समय सीमा की आवश्यकता होगी।

आपकी परिवर्तन प्रबंधन योजना मुख्य उपकरण होगी जिसका उपयोग आप पूरी प्रक्रिया को प्रबंधित करने के लिए करेंगे। एक अच्छी तरह से लिखी गई योजना आपको आपके बजट, कार्यक्रम, संचार, कार्यप्रवाह, समग्र दायरा, और उपलब्ध संसाधनों के बारे में जानकारी देने में मदद कर सकती है।

जब आपके पास एक अच्छी तरह से सोची-समझी योजना होती है, तो आप प्रस्तावित परिवर्तन के प्रभाव को न्यूनतम और ध्यान में रख सकें। यह ध्यान में रखना आवश्यक है कि कोई भी परिवर्तन काम को बाधित करने की क्षमता रखता है। एक साथ सब कुछ करने के बजाय, एक परिवर्तन प्रबंधन रणनीति आपको छोटे, क्रमिक परिवर्तनों को लागू करने की अनुमति देती है जो आपको बिना ज्यादा friction के अपने अंत लक्ष्य पर पहुंचा सकती है।

एक औपचारिक, लिखित योजना होना भी आपको परिवर्तन प्रबंधन में एक चुस्त दृष्टिकोण अपनाने का मौका देता है। जब आप योजना बनाने के चरण में होते हैं, तो आप जो कुछ भी कर रहे हैं, वह सही लगता है, लेकिन अंततः आपकी सभी योजनाएँ आदर्श से वास्तविकता में बदल जाएंगी। जब आपके पास परिवर्तन प्रबंधन योजना होती है, तो आप आवश्यकता अनुसार पिवट और समायोजन कर सकते हैं।

आप परिवर्तन प्रबंधन योजना कैसे लिखते हैं?

प्रत्येक परिवर्तन प्रबंधन योजना अद्वितीय हो सकती है, लेकिन उनमें कुछ महत्वपूर्ण मूल तत्व होते हैं। जब आप अपनी योजना को एक साथ रख रहे हैं, तो इन आवश्यक चीजों को ध्यान में रखना न भूलें।

परिवर्तन की आवश्यकता दिखाएँ

मान लो कि हर कोई जानता है कि चीज़ों में परिवर्तन की आवश्यकता है (यहां तक कि अगर आप सोचते हैं कि यह अविश्वसनीय रूप से स्पष्ट है)। कुछ लोग सोच सकते हैं कि चीज़ें ठीक काम कर रही हैं और अन्य इसमें शामिल नहीं हो सकते हैं कि आप परिवर्तन लाने के लिए इतना संघर्ष क्यों कर रहे हैं।

जब आप परिवर्तन की आवश्यकता को प्रदर्शित करते हैं, तो आप अपने प्रमुख भागीदारों को स्पष्ट समझ देंगे कि उन्हें आपके प्रस्तावित परिवर्तनों में समय, पैसे या लोगों की शक्ति में निवेश क्यों करना चाहिए।

यह खरीदारी बनाने और परिवर्तन के प्रति प्रतिरोध को कम करने में आसान बना देता है।

किसी भी डेटा में गहराई से गोता लगाने का प्रयास करें जो आपके प्रस्तावित परिवर्तन का समर्थन कर सके, चाहे वह आंतरिक स्रोतों से आए या बाहरी स्रोतों से (यह और भी अच्छा है अगर आप दोनों पा सकें)। यह सोचें कि आपके भागीदारों को क्या सबसे अधिक प्रेरित करता है और ऐसे डेटा बिंदु खोजें जो उनकी रुचियों के लिए अपील करते हैं ताकि आप अपने मामले को और भी मजबूत बना सकें।

स्पष्ट रूप से बताएं कि आपके परिवर्तन से संगठन को क्या लाभ मिल सकता है। योजनाएँ और प्रस्ताव जिनका आप कंपनी के समग्र लक्ष्यों से संबंधित कर सकते हैं, वे अधिकारियों के बीच सफल हो सकते हैं।

अपने दायरे को समझें

जब ज्यादातर लोग परियोजना के दायरे के बारे में सोचते हैं, तो वे यह विचार करते हैं कि सब कुछ कितना समय लेगा। जबकि यह आपके प्रोजेक्ट के लिए एक उपयुक्त समयरेखा पर विचार करना महत्वपूर्ण है, वह केवल यह होना चाहिए कि यह क्या होना चाहिए।

यह बहुत दुर्लभ है कि चीजें केवल एक व्यक्ति या यहां तक कि एक टीम या विभाग को प्रभावित करें।

आप जो कुछ भी करते हैं वह कार्यालय में आपस में जुड़ा हुआ है, इसलिए परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया में अन्य लोगों की आवश्यकताओं पर विचार किया जाना चाहिए।

यह सोचने के लिए समय निकालें कि आपके प्रस्तावित परिवर्तनों से क्या प्रभावित होगा।

क्या आप अपने दायरे का निर्धारण करते समय समस्या महसूस कर रहे हैं? अपने आप से ये सवाल पूछें:

• कौन सी टीमें और व्यक्ति मेरे प्रस्तावित परिवर्तनों से सबसे अधिक प्रभावित होंगे?
• मेरे परिवर्तनों से कौन सी नीतियाँ प्रभावित होंगी?
• क्या मेरी परिवर्तन को प्रभावी बनाने के लिए नौकरी की भूमिकाएँ बदलने की आवश्यकता होगी?
• क्या संगठनात्मक संरचना में परिवर्तन पर विचार करना होगा?

प्रमुख लोगों की पहचान करें

काम पर परिवर्तन लागू करने के लिए केवल एक व्यक्ति के लिए यह मुश्किल (अगर असंभव नहीं) है। यदि आप अपनी योजनाओं को वास्तविकता में लाना चाहते हैं, तो आपको बहुत सारी मदद चाहिए होगी, और इसका अधिकांश भाग आपके भागीदारों और आपके परिवर्तन प्रबंधन टीम से आएगा।

याद रखें: भागीदार और टीम के सदस्य दो बहुत अलग चीजें हैं।

आपके भागीदार आपके प्रोजेक्ट के परिणाम में बहुत निवेश कर सकते हैं। वे निवेशक, सी-लेवल कर्मचारी या प्रबंधक हो सकते हैं, लेकिन वे काम को करने में बहुत कुछ नहीं कर रहे होंगे। आपकी परिवर्तन प्रबंधन टीम के सदस्य वे लोग होंगे जो परिवर्तन लाने के लिए आवश्यक बहुत कुछ संभालने वाले होंगे।

जब आप अपनी टीम के सदस्यों के बारे में सोचते हैं, तो बस यह मत सोचिए कि वे लोग हैं जो उत्पादन कार्य करने वाले हैं। एक परिवर्तन परामर्श बोर्ड स्थापित करने पर विचार करें जो काम की देखरेख करे और जब आवश्यक हो तो अनुमतियाँ और मार्गदर्शन प्रदान करे।

बजट और मील के पत्थर निर्धारित करें

यह अनुमानित किया गया है कि लगभग 70% परिवर्तन विफल होते हैं क्योंकि लोग या तो विश्वास नहीं करते हैं कि प्रयास इसके लायक है या सोचते हैं कि चीजें काम कर रही हैं। इस जाल में गिरने से बचने के लिए सबसे आसान तरीकों में से एक बहुत स्पष्ट मील के पत्थर और बजट का खाका तैयार करना है।

हम समझते हैं कि परिवर्तन हवा से नहीं हो सकता।

चाहे आप पैसे, समय या दूसरे लोगों से काम में निवेश कर रहे हों, सुनिश्चित करें कि आप इसके लिए एक उचित बजट बनाएं। एक अच्छा बजट थोड़ा लचीलापन होना चाहिए ताकि चीजें आपके टीम के लिए काम करते समय भविष्य में बदलाव करने की आवश्यकता होने पर भी सुचारू रूप से चलती रहें।

मील के पत्थर को आपके परिवर्तन यात्रा पर छोटे चेकपॉइंट के रूप में देखा जा सकता है, लेकिन यदि आप उनसे अधिकतम लाभ उठाना चाहते हैं, तो प्रत्येक को एक छोटे चेक-इन की तरह मानें। एक आने वाला मील का पत्थर आपकी योजनाओं का पुनर्मूल्यांकन करने का एक शानदार समय है और सुनिश्चित करें कि चीजें अभी भी आपकी टीम के लिए काम कर रही हैं।

अपना संचार योजना निर्धारित करें

स्पष्ट और सुसंगत संचार किसी भी परिवर्तन प्रबंधन योजना की कुंजी है। जब आप संचार के लिए एक रणनीतिक दृष्टिकोण अपनाते हैं, तो आप लोगों को केंद्रित रखने और विश्वास का एक माहौल तैयार करने के लिए बहुत कुछ करते हैं। आप अंधेरे में काम नहीं कर रहे हैं या अपनी प्रगति को छिपाने की कोशिश नहीं कर रहे हैं; आप हर कदम पर दृश्य और सुलभ बनने की कोशिश कर रहे हैं।

लोगों को सवाल पूछने के अवसर प्रदान करें और स्पष्ट करें कि आप कौन सी जानकारी साझा कर सकते हैं और कौन सी चीजें बाद में प्रतीक्षा करनी चाहिए। वार्तालाप के लिए सकारात्मक स्वर स्थापित करें, और कठिन सवालों को संबोधित करने से न डरें। यदि आप दिक्कतों का सामना करते हैं या अपनी योजनाओं का पुनर्मूल्यांकन करने की आवश्यकता होती है, तो जो कुछ भी हो रहा है उसके बारे में खुला और ईमानदार होना समर्थन बनाए रखने में मदद कर सकता है।

हर परिवर्तन प्रबंधन योजना को सफल होने के लिए क्या आवश्यकता होती है?

हर परिवर्तन प्रबंधन योजना में छोटे घटकों की एक श्रृंखला होती है, और सही प्रलेखन सभी चीजों को एक साथ रखने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यदि आप अपनी योजनाओं को जीने के लिए तैयार हैं, तो हम आपको यह बताने में मदद कर सकते हैं कि आपको क्या शामिल करना चाहिए और आपकी मदद के लिए कुछ टेम्पलेट भी प्रदान कर सकते हैं।

परिवर्तन प्रबंधन संचार योजना

यदि आप चाहते हैं कि आपकी परिवर्तन प्रबंधन योजना बिना किसी परेशानी के चले, तो आपको अपनी कंपनी के प्रमुख भागीदारों से खरीदारी बनाने की आवश्यकता होगी। यहाँ एक परिवर्तन प्रबंधन संचार योजना फायदेमंद हो सकती है।

परिवर्तन प्रबंधन रोडमैप

जब आप एक परिवर्तन प्रबंधन योजना बना रहे होते हैं, तो समय सब कुछ होता है। एक समयरेखा की योजना बनाना आपके टीम को कुछ मील के पत्थर से मिलने के लिए ट्रैक पर रखने में मदद करता है और आपके कार्य की गति को स्थापित करने में भी मदद करता है।

स्पष्ट परिवर्तन प्रबंधन भूमिकाएँ

भूमिकाओं को परिभाषित करना प्रभावी परिवर्तन प्रबंधन में एक आवश्यकता है। भूमिकाओं का वितरण आपके काम में संरचना जोड़ने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपके प्रोजेक्ट पर सबसे महत्वपूर्ण कार्य हो रहे हों।

कौन इस कार्य के बारे में प्रलेखन को अद्यतन करने का कार्य संभालेगा जो आप कर रहे हैं? क्या इस प्रोजेक्ट पर आपका कोई निर्धारित डिजाइनर या डेवलपर है? कौन भागीदारों के साथ संचार को बनाए रखेगा?

क्या आपको भूमिकाओं को सौंपने में समस्या आ रही है? कभी-कभी यह केवल आपको ही नहीं करना होता है। टीम के सदस्यों से यह खोलने की स्वतंत्रता है कि क्या कोई भी कार्य लेने के लिए इच्छुक है।

परिवर्तन नियंत्रण बोर्ड

यह समय है कि उन मुख्य लोगों के बारे में सोचें जो प्रोजेक्ट को स्टीयर करेंगे। याद रखें, आपके पास आपके प्रोजेक्ट पर काम करने वाले कई लोगों का एक बड़ा समूह हो सकता है, लेकिन आपको निश्चित कार्यों के लिए एक "निर्णायक" की आवश्यकता होगी। वे आपके मूल योजना से भिन्न परिवर्तन और निर्णयों के लिए जिम्मेदार होंगे।

परिभाषित परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया

अब जब आपके पास जो आप प्राप्त करना चाहते हैं उसका स्पष्ट विचार है और आपकी टीम और बोर्ड के बारे में अंतर्दृष्टि है, तो आप अंततः प्रक्रिया में गोता लगा सकते हैं। यह वह जगह है जहाँ आप स्पष्ट रूप से निर्धारित करेंगे कि आपके परिवर्तन को आगे बढ़ाने के लिए क्या होना चाहिए। यह परिवर्तन प्रबंधन कार्य का सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है, और सौभाग्य से आपके लिए हमारे पास एक गाइड है जो आपकी मदद कर सकता है। एक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया का परिभाषी।

परिवर्तन प्रबंधन उपकरण

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया में गहराई से रहते हुए विभिन्न उपकरणों का होना गलत नहीं है। आपको केवल यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सभी लोग उन उपकरणों के बारे में स्पष्ट हों जिनका आप उपयोग कर रहे होंगे।

आप अपने प्रमुख डिजाइनर को फिग्मा में काम नहीं करने दे सकते जब अधिकांश लोग अभी भी एडोब में हैं। सुनिश्चित करें कि हर कोई सही उपकरणों पर समीकृत है जिसका उपयोग करने से पहले आप अपने परिवर्तन प्रबंधन काम में बहुत गहराई में जाएं।

परिवर्तन प्रबंधन विश्लेषण योजना

आपकी उत्कृष्ट परिवर्तन प्रबंधन योजना लागू की गई है, और अब आपको यह देखना चाहिए कि क्या आपने सही परिवर्तन किए हैं। यह वह जगह है जहाँ आपकी परिवर्तन प्रबंधन विश्लेषण योजना काम में आती है। यह निर्धारित करें कि आप सफलता का निर्धारण करने के लिए किन मेट्रिक्स को मापेंगे और निर्धारित करें कि आपको कौन सी लक्ष्यों तक पहुंचना है।

अथवा परिवर्तन प्रबंधन संसाधनों

हमने परिवर्तन प्रबंधन योजनाओं के लिए कुछ अत्यधिक आवश्यक बातें बताई थीं। हमने आपको वह चीज़ें दी हैं जिनकी आपको परिवर्तन लाने के लिए आवश्यकता है, लेकिन आपकी कंपनी की परिपक्वता और उद्योग के आधार पर, आपको थोड़ी अधिक मदद की आवश्यकता हो सकती है।

यदि आप सभी ट में क्रॉस करना चाहते हैं और सभी I में डॉट करना चाहते हैं, तो आप अपनी समग्र परिवर्तन प्रबंधन योजना में इन दस्तावेज़ों को जोड़ने पर विचार कर सकते हैं:

परिवर्तन प्रबंधन प्रशिक्षण योजना

एक परिवर्तन आने की खबर जानने और बदलाव से निपटने के लिए तैयार होने के बीच एक अंतर है। जो भी परिवर्तन आपने किए हैं उससे कोई संदेह न हो, लोगों को स्पष्ट दिशा दें कि उन्हें आगे कैसे बढ़ना चाहिए।

परिवर्तन प्रबंधन संसाधनों का टेम्पलेट

यदि मुझे नई प्रक्रिया में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो मुझे क्या करना चाहिए?

मैं यह कैसे सुनिश्चित करूँ कि मैं सब कुछ सही ढंग से उपयोग कर रहा हूँ?

लोगों को उनकी आवश्यकताओं के उत्तर देने से पहले ही एक संसाधन गाइड के साथ देने की कोशिश करें। अतिरिक्त सहायक प्रलेखन, आवश्यक निर्देश, और यदि उन्हें अधिक सहायता की आवश्यकता हो तो किससे संपर्क करें, इसकी जानकारी शामिल करें।

परिवर्तन अनुरोध फॉर्म

क्या आपको किसी निश्चित प्रक्रिया में परिवर्तन करने की आवश्यकता है? क्या किसी अलग टीम में किसी के पास नई प्रक्रियाओं के लिए शानदार सुझाव है? लोगों को एक परिवर्तन अनुरोध फॉर्म जमा करने के लिए कहें ताकि उनके सुझाव आपके रडार पर बने रहें।

परिवर्तन आदेश लॉग

बदलावों को अंधेरे में या बिना संदर्भ के होने न दें। एक उचित परिवर्तन प्रबंधन लॉग आपको महत्वपूर्ण काम दिखा सकता है जो आपकी टीम ने बदलाव को लागू करने के लिए पहले ही किया है और यह आपको यह समझने में मदद कर सकता है कि कुछ बदलाव क्यों किए गए।

क्या आप इस पोस्ट में सभी मुफ्त टेम्पलेट्स तक पहुँचने का एक आसान तरीका चाहते हैं? सब कुछ देखें एक सुविधाजनक कार्ड!