एक सिलो में काम करने का सबसे बुरा पल यह पहचानना है कि आप एक सिलो में काम कर रहे हैं।

मेरे पहले काम पर, मुझे एक बहुत विशिष्ट रिपोर्ट के प्रारूप को ध्यान से देखना याद है। मैंने संपादनों और चार्टों को अपडेट करने में घंटे बिताए, केवल यह जानने के लिए कि यह सब व्यर्थ था। मैं एक पुराने संस्करण पर काम कर रहा था, जो विभाग के ड्राइव पर अभी तक अपडेट नहीं हुआ था।

मैं इस तरह की निराशा का अनुभव करने में अकेला नहीं हूँ। यह पता चला है कि टीमें जानकारी के सिलो के कारण हर महीने 20 घंटे तक का समय खो देती हैं। सिलों की समस्या केवल बढ़ गई है क्योंकि पिछले कुछ वर्षों में कार्यस्थल कार्यालय, दूरस्थ और हाइब्रिड मॉडल के बीच स्विच कर चुके हैं। चौंकाने वाली बात नहीं है, जब आप अपने सभी सहकर्मियों के साथ समान भौतिक स्थान में काम नहीं कर रहे होते हैं, तो सिलो में खो जाना और भी आसान है।

जानकारी के सिलो

चलिये हम इस पर शुरू करें कि जब हम जानकारी के सिलो कहते हैं, तो हमारा मतलब क्या होता है। सपष्ट रूप से, जानकारी के सिलो तब होते हैं जब एक संगठन के भीतर टीमें एक-दूसरे के साथ जानकारी और प्रक्रियाएँ साझा नहीं करतीं। सिलों की शुरुआत अक्सर छोटी होती है और जैसे-जैसे संगठन बढ़ते हैं, यह बढ़ते जाते हैं, सहयोग में बाधा डालते हैं।

तो संगठन में सिलो क्यों बनते हैं?

सिलों के कारण

लगभग सभी संगठनों में सिलो होते हैं, और ये आमतौर पर अनपेक्षित होते हैं। सिलों बनने का कोई एक कारण नहीं है, लेकिन पारदर्शिता की कमी के लिए कुछ सामान्य कारणों में शामिल हैं:

भिन्न प्राथमिकताएँ

जब संगठनों के भीतर समूहों की भिन्न (या बुरे, प्रतिस्पर्धी) प्राथमिकताएँ होती हैं, तो जानकारी और प्रक्रियाएँ सुचारू रूप से नहीं बहतीं। स्वाभाविक रूप से, प्रत्येक टीम के अपने खुद के लक्ष्य होते हैं, लेकिन एक पारदर्शी कंपनी की संस्कृति को समूहों के बीच प्राथमिकताओं को संरेखित करने में मदद करनी चाहिए।

स्थायी स्थिति

इसके लिए एक शक्तिशाली बल होता है। संगठन अक्सर ऐसे कठिनाइयों का सामना करते हैं जब जड़ें जमाए गए प्रक्रियाओं को परिवर्तनों के अनुरूप मोड़ने की आवश्यकता होती है।

कंपनी राजनीति

बड़े संगठनों में विभिन्न समूहों के बीच संबंधों का एक जटिल जाल होता है। व्यक्तित्वों के कारण जानकारी और प्रक्रियाएँ आसानी से नहीं बह पातीं।

भूगोल और संस्कृति

टीमें तेजी से दुनिया भर में विभाजित होती हैं और विभिन्न सांस्कृतिक भूमिकाओं वाले व्यक्तियों से बनी होती हैं। विभिन्न समय क्षेत्रों, भाषा की दक्षता और अन्य पहलुओं के कारण सिलो प्रक्टिस कार्यस्थल में योगदान कर सकती हैं।

मनोवैज्ञानिक सुरक्षा की कमी

विश्वास एक महत्वपूर्ण तत्व है जिसमें एक साथ सहयोग करने के लिए साथी सक्रिय रहते हैं। जब टीमें यह महसूस करती हैं कि वे जोखिम वाली विचारों को टेबल पर ला सकती हैं और अपने समूह के समर्थन के साथ प्रयोग कर सकती हैं, तो नवाचार फलता-फूलता है। जब मामला ऐसा नहीं होता, तो संचार टूट जाता है, और सिलो बन सकते हैं।

अप्रभावी प्रणाली

सही तकनीक और प्रक्रियाएँ पारदर्शिता के मामले में सभी अंतर पैदा कर सकती हैं। गलत प्रणालियों का उपयोग करने से जानकारी साझा करने और सामूहिक रूप से काम करने में अनावश्यक घर्षण उत्पन्न हो सकता है।

सिलो की लागत

दुर्भाग्य से, सिलो सिर्फ समय नहीं बर्बाद करते। संगठनों में सिलो प्रभाव प्रमुख मुद्दे पैदा कर सकते हैं।

वे मनोबल और प्रदर्शन में कमी लाते हैं। बेशक, 86% नेता कहते हैं कि सहयोग की कमी के कारण कार्यस्थल में असफलता हुई है। सिलों अक्सर अनावश्यक कार्य और अनुकूलता की कमी की ओर ले जाते हैं। वे ग्राहकों पर भी प्रभाव डालते हैं! Aberdeen के अनुसार, एक सिलो बिताने वाले कॉल सेंटर एजेंट का 15% समय ग्राहकों की सेवा के लिए जानकारी प्राप्त करने में बिताया जाता है। आपने आखिरी बार कब ग्राहक सेवा की लाइन में इंतजार करना पसंद किया था?

अपने खुद के टीम पर सिलो की पहचान करना

कुछ सिला स्पष्ट होते हैं। बाकी के लिए, आपको कुछ जांच करनी होगी। यह समझने में मदद करने के लिए कि संचार और सहयोग कहाँ टूट रहे हैं, सर्वेक्षण और साक्षात्कार पर विचार करें।

कुछ प्रकार के सर्वेक्षण हैं जो आपको टीमों में जानकारी के सिलो को बेहतर समझने में मदद कर सकते हैं। पहली बात, एक कर्मचारी सगाई सर्वेक्षण का उपयोग करने पर विचार करें। यह प्रकार का सर्वेक्षण आपको यह पहचानने में मदद करेगा कि कौन से कर्मचारी अपनी टीम और कंपनी से सबसे अधिक जुड़े हुए हैं, साथ ही कौन से कर्मचारी सबसे अधिक अलग-थलग हैं।

इसी तरह, आप संचार और सहयोग के संबंध में मुद्दों को स्पष्ट करने के लिए विशेष प्रश्नों के साथ एक सर्वेक्षण बना सकते हैं। दूसरे प्रकार का सहायक सर्वेक्षण पल्स सर्वेक्षण है। पल्स सर्वेक्षण को एक निश्चित, नियमित आधार पर भेजा जाता है और अक्सर समस्या होनी से पहले सिलो की समस्याओं की पहचान करते हैं।

सर्वेक्षणों के अलावा, एक्जिट इंटरव्यू और कर्मचारियों के साथ रहने के लिए साक्षात्कार करने पर विचार करें। एक्जिट इंटरव्यू यह स्पष्ट करने में मदद करेंगे कि कर्मचारी क्यों छोड़ रहे हैं और यह कि सूचना के सिलो के कारण क्या टर्नओवर होता है। दूसरी ओर, स्टे इंटरव्यू उन कर्मचारियों के साथ चर्चा होती है जो काफी समय से कंपनी में हैं और यह स्पष्ट करता है कि कहा सहयोग है सफल हो रहा है।

सिलों को तोड़ने और प्रभावी सहयोग को पेश करने के लिए रणनीतियाँ

जब आपने पहचान लिया है कि आपकी टीम में जानकारी के सिलो कहाँ हैं, तो यह उन सिलो को तोड़ने का समय है और उन्हें पारदर्शिता के एक आधार के साथ बदलना है। यहाँ कुछ रणनीतियाँ हैं जो आपकी टीम के बीच संचार और सहयोग में सुधार करने में मदद कर सकती हैं।

लक्ष्य और मूल्यों को संरेखित करना

विभिन्न समूहों को प्रभावी ढंग से काम करने के लिए शुरू करना यह सुनिश्चित करना है कि सभी कंपनी के लक्ष्यों और मूल्यों के संदर्भ में एक ही पृष्ठ पर हैं। यह नेतृत्व से शुरू होता है। सुनिश्चित करें कि सभी कंपनी के मिशन को समझते हैं और जानते हैं कि उनका काम बड़े Picture में कैसे फिट बैठता है।

उसके बाद, व्यक्तिगत टीमों के लक्ष्य पहचानें, और उन्हें कंपनी के मिशनों के संदर्भ में डालें, साथ ही अन्य टीमों के लक्ष्यों के। इन लक्ष्यों और मूल्यों को नियमित रूप से दोहराएँ, चाहे वह सभी हाथों की बैठकों के दौरान हो।

अत्यधिक संचार पर जोर दें

यह व्यवसाय की सेटिंग में निश्चित रूप से अधिक संचार करना चुनौतीपूर्ण होता है, विशेष रूप से जब यह असिंक्रोनसली किया जाता है। यह अक्सर सामान्य है जब लोग महसूस करते हैं कि उन्हें प्रक्रिया से बाहर रखा जा रहा है।

यदि आप अपनी टीम को बहुत अधिक जानकारी से अभिभूत करने के बारे में चिंतित हैं, तो विचार करें कि क्या आप एक स्पष्ट और संक्षिप्त संदेश प्रदान कर रहे हैं, और फिर उन अवसरों की पेशकश करें ताकि लोग एक प्रणाली में अधिक सीख सकें जो सभी के लिए काम करता है।

एक अच्छा नियम यह है कि संचार अधिक करें, कम नहीं। जब संदेह में हो, तो अत्यधिक संचार पर जोर दें। आपकी टीम इसके लिए आपको लंबे समय में धन्यवाद देगी।

अनुभव साझा करने के माध्यम से प्रयोग को प्रोत्साहित करें

कुछ नया करना डरा सकता है, खासकर यदि यह कुछ ऐसा है जो असफल हो सकता है। यह कहते हुए, नवाचारी टीमों को जोखिम उठाने के लिए सहज महसूस होना चाहिए।

एक तरीके से प्रयोग को प्रोत्साहित करने का है एक ऐसा वातावरण बनाना जहाँ टीमें अपने प्रयोगों को एक-दूसरे के साथ साझा कर सकें, चाहे वह एक भौतिक स्थान हो जैसे प्रयोगशाला या कार्यशाला, या एक डिजिटल स्थान जैसे एक ब्लॉग या कर्मचारी इंट्रानेट साइट। पारदर्शी तरीके से प्रयोग करने से, टीमें आपस में सफलताओं और असफलताओं से सीख सकती हैं, और भविष्य में जोखिम उठाने में सहज महसूस कर सकती हैं यह जानकर कि उनके पास पीछे लौटने के लिए एक समर्थन प्रणाली है।

टीम-निर्माण की गतिविधियों को प्रोत्साहित करें

सकारात्मक कार्य संबंध बनाना प्रभावी सहयोग के लिए महत्वपूर्ण है। कर्मचारियों को एक-दूसरे को बेहतर तरीके से जानने और मिलकर काम करने में मदद करने के लिए टीम-निर्माण इवेंट की मेज़बानी पर विचार करें।

चुनने के लिए कई विभिन्न प्रकार की टीम-निर्माण गतिविधियाँ हैं, जैसे समूह कुकिंग कक्षाएँ, स्कैवेंजर हंट और स्वयंसेवी। मुख्य यह है कि ऐसी गतिविधियाँ पाई जाएँ जो सभी को पसंद आएँ और जो उन्हें एक दूसरे को अलग दृष्टिकोण में देखने में मदद करें।

टीम की जानकारी को सुलभ बनाना

बस एक ऐसी संस्कृति को प्रोत्साहन देना पर्याप्त नहीं है जिसमें लोग जानकारी साझा करना चाहते हैं- आपको उन्हें सही उपकरण भी देने होंगे। टीमों को एक-दूसरे के साथ जानकारी खोजने और साझा करने में आसानी प्रदान करें।

अक्सर, इसका मतलब है एक केंद्रीकृत ज्ञान आधार स्थापित करना जैसे Guru यह सुनिश्चित करने के लिए कि जानकारी उपयोग में आसान हो। इसका मतलब है उपयोगकर्ताओं के लिए जानकारी साझा करने का एक सुलभ वातावरण बनाना ताकि वे दोनों पहुँच सकें और योगदान दे सकें।

सिलों को अलविदा कहें

जानकारी के सिलो कार्यस्थल में एक सामान्य समस्या हैं, लेकिन सफल टीमें उन्हें सक्रिय रणनीतियों के साथ सामना कर सकती हैं और टीम सहयोग में सुधार कर सकती हैं।

जहाँ सिलो आपके टीम में हैं, उन्हें पहचानने के लिए समय निकालकर, और अपनी टीम को प्रभावी रणनीतियों को पेश करते हुए, आप अपने टीम के प्रदर्शन, मनोबल और अधिक में सुधार करेंगे।