तो आपने अपना ज्ञान आधार फिर से बनाया है। बधाई हो! लेकिन अब क्या होता है? आप किस तरह सुनिश्चित करते हैं कि आपको फिर से एक शीर्ष से नीचे का पुनर्निर्माण नहीं करना पड़ा? सर्वश्रेष्ठ इरादों के साथ शुरू करने के बावजूद, टीमों — और कंपनियों — के लिए एक साफ ज्ञान आधार को धीरे-धीरे अनुपयोगी बनने देना आसान है। हालांकि, एक शासन संरचना बनाने वाले ज्ञान चैंपियनों की एक टीम की स्थापना करके, एक संगठन अपने ज्ञान आधार को लगातार सफलता के लिए स्थापित कर सकता है।
ज्ञान प्रबंधन प्रणालीमें, लोग दो समान रूप से महत्वपूर्ण समूहों द्वारा प्रतिनिधित्व किए जाते हैं: ज्ञान आधार, जो ज्ञान रखा जाता है, और शासन परिषद, जो इसकी अखंडता की रक्षा करती है। ये उनकी कहानियाँ हैं।
ज्ञान शासन परिषद में कौन शामिल है?
ज्ञान शासन परिषद का गठन प्रमुख सक्षम कर्मचारियों द्वारा किया जाना चाहिए। यदि यह आपकी नौकरी है कि आपकी टीम को सफलता के लिए स्थापित करें, तो ज्ञान प्रबंधन उस का एक प्रमुख घटक है। आप जिस सक्षम भूमिका में हैं, ज्ञान प्रबंधन यह है कि आप अपने टीम के भीतर और बाहर अनुभव और जानकारी की निरंतरता सुनिश्चित कर सकते हैं। हालांकि बिक्री सक्षम करने को एक उदाहरण के रूप में लेते हैं, यह सभी सक्षम भूमिकाओं पर लागू होता है, जिसमें राजस्व सक्षम करना और तकनीकी सक्षम करना शामिल है।
"एक गतिशील, मजबूत और आसानी से सुलभ ज्ञान आधार के अलावा, संगठनों को सेमिनार, कार्यशालाएँ, मेंटरशिप, और अन्य प्रशिक्षण कार्यक्रम होने चाहिए ताकि उनकी [टीम] शीर्ष स्थिति में बनी रहे।"
आसान शब्दों में, एक गुणवत्ता ज्ञान आधार बनाए रखना सक्षम नेता होने के लिए इतना मौलिक है कि इसे एक निश्चित बात माना जाता है। इस दृष्टिकोण से देखते हुए, यह पहचानना सरल है कि आपके ज्ञान परिषद में कौन है: औपचारिक या de facto टीम सक्षम भूमिकाओं में सभी।
ज्ञान सामग्री निर्माण और रखरखाव की दिशा-निर्देशों को औपचारिक करना (और उन्हें आसानी से सुलभ बनाना)
आपके ज्ञान आधार के सही उपयोग के लिए प्रोत्साहन देना
पुराने समस्याओं के पुनरावृत्ति और नई समस्याओं के समाधान पर ध्यान केंद्रित करना
क्या आप ज्ञान शासन और ज्ञान ऑडिट के बारे में और अधिक जानना चाहते हैं? हमारे वेबिनार की रिकॉर्डिंग प्राप्त करें:
ज्ञान आधार दिशानिर्देशों को औपचारिक करना
चिंता न करें; ज्ञान परिषद का काम सामग्री बनाना नहीं है; यह सुनिश्चित करना है कि जो सामग्री बनाई गई है वह उपयोगी और खोजने योग्य है। जब एक टीम लगभग 15 लोगों से अधिक बढ़ जाती है (और विशेष रूप से जब कोई तेजी से बढ़ना शुरू करता है), तो दिशानिर्देशों को औपचारिक बनाना अनिवार्य है। दिशानिर्देशों में ज्ञान की सही फॉर्मेटिंग से लेकर इसे बनाने/संपादित करने की प्रक्रिया (जैसे: कोई वैध SME कौन हो सकता है), और आदर्श सत्यापन चक्र शामिल होना चाहिए।
अच्छी खबर यह है कि आप इन दिशानिर्देशों को अपने ज्ञान आधार में सीधे डालकर खोजने योग्य और उपयोगी रख सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप उन्हें एक जीवित दस्तावेज़ मानते हैं, जो आपके अन्य सभी ज्ञान के समान सत्यापन और समीक्षा चक्रों के अधीन है।
सही उपयोग के लिए प्रोत्साहन देना
ज्ञान परिषद के लिए एक और भूमिका है कि ज्ञान आधार का निरंतर उपयोग सुनिश्चित करें। एक सामान्य सिद्धांत यह है कि जब ज्ञान आधार एक टीम/संस्थान के लिए काम कर रहा होता है, तो शांत संचार चैनल बन जाते हैं। यह ज्यादातर इसलिए है कि पहले जिन सवालों को चैट (या आमने-सामने) में पूछा जा रहा था, उन्हें आपके ज्ञान आधार में संदर्भित किया जा रहा है। लेकिन यह एक स्वचालित व्यवहार नहीं है, विशेष रूप से जब टीमों को एक KB पर निर्भर रहने की आदत नहीं होती है।
एक बार जब आप एक ज्ञान आधार का पुनर्निर्माण कर लेते हैं, तो प्रश्न पूछ रहे उन लोगों को याद दिलाकर इसे संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें कि पहले अपने KB में जाँचीं। सुनिश्चित करें कि आप व्यक्तिगत टीम के सदस्यों को भी ऐसा ही करने के लिए सशक्त बनाएँ। सही उपयोग के लिए प्रशिक्षण देना पर्याप्त नहीं है, आपको यह भी सुनिश्चित करना है कि आप वकालत के लिए प्रशिक्षण दे रहे हैं।
टूटे ज्ञान आधार के संकेतों के लिए देखना
शासन पहेली का अंतिम टुकड़ा आपके ज्ञान आधार में एक ब्रेकडाउन को रोकने के लिए काम करना है। आखिरकार, एक बार जब आपके पास यह अच्छी स्थिति में है, तो आप इसे फिर से गिरने नहीं देना चाहते। यहां कुंजी ऐसे मुद्दों को रेखांकित करना है जो पिछली बार टूटने का कारण बने और रास्ते में उत्पन्न होने वाले किसी नए मुद्दों का दस्तावेजीकरण करना है। यह आपको कहने की अनुमति देता है, उदाहरण के लिए, "ठीक है, Slack फिर से सवालों के साथ वाकई शोर करने लगा है।" कौन सी प्रश्न पूछी जा रही हैं? क्या उत्तर हमारे ज्ञान आधार में सुलभ हैं? ओह, वे सही तरह से टैग नहीं किए गए हैं!" आपको निम्न-स्तरीय तत्वों को ठीक करने का अवसर प्रदान करते हैं इससे पहले कि वे एक कुल ज्ञान आधार की विफलता में विफल हो जाएं।
तो आपने अपना ज्ञान आधार फिर से बनाया है। बधाई हो! लेकिन अब क्या होता है? आप किस तरह सुनिश्चित करते हैं कि आपको फिर से एक शीर्ष से नीचे का पुनर्निर्माण नहीं करना पड़ा? सर्वश्रेष्ठ इरादों के साथ शुरू करने के बावजूद, टीमों — और कंपनियों — के लिए एक साफ ज्ञान आधार को धीरे-धीरे अनुपयोगी बनने देना आसान है। हालांकि, एक शासन संरचना बनाने वाले ज्ञान चैंपियनों की एक टीम की स्थापना करके, एक संगठन अपने ज्ञान आधार को लगातार सफलता के लिए स्थापित कर सकता है।
ज्ञान प्रबंधन प्रणालीमें, लोग दो समान रूप से महत्वपूर्ण समूहों द्वारा प्रतिनिधित्व किए जाते हैं: ज्ञान आधार, जो ज्ञान रखा जाता है, और शासन परिषद, जो इसकी अखंडता की रक्षा करती है। ये उनकी कहानियाँ हैं।
ज्ञान शासन परिषद में कौन शामिल है?
ज्ञान शासन परिषद का गठन प्रमुख सक्षम कर्मचारियों द्वारा किया जाना चाहिए। यदि यह आपकी नौकरी है कि आपकी टीम को सफलता के लिए स्थापित करें, तो ज्ञान प्रबंधन उस का एक प्रमुख घटक है। आप जिस सक्षम भूमिका में हैं, ज्ञान प्रबंधन यह है कि आप अपने टीम के भीतर और बाहर अनुभव और जानकारी की निरंतरता सुनिश्चित कर सकते हैं। हालांकि बिक्री सक्षम करने को एक उदाहरण के रूप में लेते हैं, यह सभी सक्षम भूमिकाओं पर लागू होता है, जिसमें राजस्व सक्षम करना और तकनीकी सक्षम करना शामिल है।
"एक गतिशील, मजबूत और आसानी से सुलभ ज्ञान आधार के अलावा, संगठनों को सेमिनार, कार्यशालाएँ, मेंटरशिप, और अन्य प्रशिक्षण कार्यक्रम होने चाहिए ताकि उनकी [टीम] शीर्ष स्थिति में बनी रहे।"
आसान शब्दों में, एक गुणवत्ता ज्ञान आधार बनाए रखना सक्षम नेता होने के लिए इतना मौलिक है कि इसे एक निश्चित बात माना जाता है। इस दृष्टिकोण से देखते हुए, यह पहचानना सरल है कि आपके ज्ञान परिषद में कौन है: औपचारिक या de facto टीम सक्षम भूमिकाओं में सभी।
ज्ञान सामग्री निर्माण और रखरखाव की दिशा-निर्देशों को औपचारिक करना (और उन्हें आसानी से सुलभ बनाना)
आपके ज्ञान आधार के सही उपयोग के लिए प्रोत्साहन देना
पुराने समस्याओं के पुनरावृत्ति और नई समस्याओं के समाधान पर ध्यान केंद्रित करना
क्या आप ज्ञान शासन और ज्ञान ऑडिट के बारे में और अधिक जानना चाहते हैं? हमारे वेबिनार की रिकॉर्डिंग प्राप्त करें:
ज्ञान आधार दिशानिर्देशों को औपचारिक करना
चिंता न करें; ज्ञान परिषद का काम सामग्री बनाना नहीं है; यह सुनिश्चित करना है कि जो सामग्री बनाई गई है वह उपयोगी और खोजने योग्य है। जब एक टीम लगभग 15 लोगों से अधिक बढ़ जाती है (और विशेष रूप से जब कोई तेजी से बढ़ना शुरू करता है), तो दिशानिर्देशों को औपचारिक बनाना अनिवार्य है। दिशानिर्देशों में ज्ञान की सही फॉर्मेटिंग से लेकर इसे बनाने/संपादित करने की प्रक्रिया (जैसे: कोई वैध SME कौन हो सकता है), और आदर्श सत्यापन चक्र शामिल होना चाहिए।
अच्छी खबर यह है कि आप इन दिशानिर्देशों को अपने ज्ञान आधार में सीधे डालकर खोजने योग्य और उपयोगी रख सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप उन्हें एक जीवित दस्तावेज़ मानते हैं, जो आपके अन्य सभी ज्ञान के समान सत्यापन और समीक्षा चक्रों के अधीन है।
सही उपयोग के लिए प्रोत्साहन देना
ज्ञान परिषद के लिए एक और भूमिका है कि ज्ञान आधार का निरंतर उपयोग सुनिश्चित करें। एक सामान्य सिद्धांत यह है कि जब ज्ञान आधार एक टीम/संस्थान के लिए काम कर रहा होता है, तो शांत संचार चैनल बन जाते हैं। यह ज्यादातर इसलिए है कि पहले जिन सवालों को चैट (या आमने-सामने) में पूछा जा रहा था, उन्हें आपके ज्ञान आधार में संदर्भित किया जा रहा है। लेकिन यह एक स्वचालित व्यवहार नहीं है, विशेष रूप से जब टीमों को एक KB पर निर्भर रहने की आदत नहीं होती है।
एक बार जब आप एक ज्ञान आधार का पुनर्निर्माण कर लेते हैं, तो प्रश्न पूछ रहे उन लोगों को याद दिलाकर इसे संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें कि पहले अपने KB में जाँचीं। सुनिश्चित करें कि आप व्यक्तिगत टीम के सदस्यों को भी ऐसा ही करने के लिए सशक्त बनाएँ। सही उपयोग के लिए प्रशिक्षण देना पर्याप्त नहीं है, आपको यह भी सुनिश्चित करना है कि आप वकालत के लिए प्रशिक्षण दे रहे हैं।
टूटे ज्ञान आधार के संकेतों के लिए देखना
शासन पहेली का अंतिम टुकड़ा आपके ज्ञान आधार में एक ब्रेकडाउन को रोकने के लिए काम करना है। आखिरकार, एक बार जब आपके पास यह अच्छी स्थिति में है, तो आप इसे फिर से गिरने नहीं देना चाहते। यहां कुंजी ऐसे मुद्दों को रेखांकित करना है जो पिछली बार टूटने का कारण बने और रास्ते में उत्पन्न होने वाले किसी नए मुद्दों का दस्तावेजीकरण करना है। यह आपको कहने की अनुमति देता है, उदाहरण के लिए, "ठीक है, Slack फिर से सवालों के साथ वाकई शोर करने लगा है।" कौन सी प्रश्न पूछी जा रही हैं? क्या उत्तर हमारे ज्ञान आधार में सुलभ हैं? ओह, वे सही तरह से टैग नहीं किए गए हैं!" आपको निम्न-स्तरीय तत्वों को ठीक करने का अवसर प्रदान करते हैं इससे पहले कि वे एक कुल ज्ञान आधार की विफलता में विफल हो जाएं।
