Guru's Golden Rule of Internal Communications

गुरु में, हमें विश्वास है कि कार्यस्थल हमेशा के लिए बदल जाएगा। महामारी ने हम सभी को 100% अपने काम को तुरंत दूरस्थ रूप से करने के अनिवार्य प्रयोग में डाल दिया।

हालांकि इसने सभी को अलग-अलग तरीकों से प्रभावित किया, एक बात जो स्पष्ट रूप से सामने आई वह यह है कि जब उनकी सभी बातचीत आमने-सामने से आभासी हो जाती है, तो टीमों को जिन चुनौतियों का सामना करना पड़ता है। जिस तरह से हम संवाद करते हैं, हमारे पास होने वाली बैठकों के प्रकार, एक साथ प्रभावी ढंग से काम करने के लिए हमें जिन उपकरणों की आवश्यकता होती है, उन सभी चीजों को एक बड़े उज्ज्वल प्रकाश में रखा गया, यह हाइलाइट करते हुए कि क्या अच्छा काम करता है, किस चीज का कोई काम नहीं होता है, और क्या वास्तव में बेहतर हो सकता है।

जैसे-जैसे कार्यालय फिर से खुलते हैं, यह अत्यधिक संभावना नहीं है कि चीजें बस "जैसा था" में लौट जाएं। कई टीमें किसी न किसी रूप में "हाइब्रिड" कार्यस्थल में कार्य करेंगी, अपने काम के सप्ताह को दूरस्थ और कार्यालय में कार्य दिवसों के मिश्रण के साथ संरचित करेंगी। मेरे विचार में, यह एक बहुत सकारात्मक परिवर्तन है, क्योंकि हम अपने कार्य को उसके चारों ओर अनुकूलित करेंगे जो व्यक्तिगत रूप से सबसे अच्छा पूरा किया जा सकता है, और जो घर से या बिना रुकावट वाली जगह से सबसे अच्छा किया जा सकता है। हमारे व्यक्तिगत जीवन में भी, अधिक लचीले कार्य गतिशीलता के कारण होने वाले लाभों का जिक्र करना न भूलें।

इस बदलाव के केंद्र में एक विचार है कि कार्यस्थल की संचार संक्रिय से असंक्रिय में स्थानांतरित हो जाएगी। टीमों के संवाद करने के तरीकों का अधिकांश हिस्सा इस assumption के साथ डिज़ाइन किया जाएगा कि टीमें अब एक साथ नहीं हैं, आमने-सामने, या यहां तक कि एक ही भवन में भी नहीं। टीम की बातचीत को लाइव बैठकों पर डिफ़ॉल्ट करने के बजाय, हम अपने विचार, ज्ञान, स्थिति अद्यतनों, सामान्य प्रश्नों, नीतियों, निर्णयों को लिखेंगे, और इन्हें पढ़ने, टिप्पणी करने, क्रियान्वित करने, निर्णय लेने आदि के लिए अपनी टीमों के साथ साझा करेंगे।

"स्वर्ण नियम" को परिभाषित करना

इस नए गतिशीलता में, टीम के सभी सदस्य पढ़ने और लिखने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाएंगे। कई उदाहरण हैं कि "दूरस्थ मूल निवासी" टीमें "लिखित संस्कृति" के बारे में बात करती हैं और यह कैसे संचालन के लिए महत्वपूर्ण है।

गुरु में हमारे एक मुख्य मूल्य है ज्ञान की खोज और साझा करना।

हम गुरु में खुले और पारदर्शी होना पसंद करते हैं, और हमें यह सुनिश्चित करने की जिम्मेदारी है कि ये व्यवहार हमारी कंपनी के संचालन का हिस्सा हैं। इस लक्ष्य तक पहुँचने के लिए, हमने हाल ही में आंतरिक संचार का स्वर्ण नियम जारी किया है:

हम ज्ञान की खोज और साझा करते हैं। इसके लिए काम करने के लिए, आपके और गुरु में आपके साथ काम करने वाले प्रत्येक व्यक्ति के बीच एक "संविदा" होनी चाहिए। इसका मतलब है कि हम में से प्रत्येक 2 चीजें करने का संकल्प करता है…

(1) आप अपनी जानकारी असंक्रिय रूप से साझा करते हैं, यह जानते हुए कि हर कोई आपके द्वारा साझा की गई जानकारी को समझने का प्रयास करेगा। आप उस दर्शक को पहचानते हैं जिसे आप साझा कर रहे हैं और उनके लिए इसे अनुकूलित करते हैं क्योंकि यह आपके लिए महत्वपूर्ण है कि वे समझें।

(2) आप उस ज्ञान को समझने की कोशिश करते हैं जो अन्य लोगों ने आपके साथ साझा करने के लिए समय व्यतीत किया है। यदि जो साझा किया जा रहा है वह स्पष्ट या प्रासंगिक नहीं है, तो आप यह समझते हैं कि भविष्य में जो साझा किया गया है उसमें सुधार करने के लिए उस फीडबैक को साझा करना एक मूल्य है।

हम मानते हैं कि इस नियम के दोनों घटक महत्वपूर्ण हैं। आइए हम उनमें से प्रत्येक को अलग करते हैं, भाग 1 से शुरू करते हैं:

आप अपनी जानकारी असंक्रिय रूप से साझा करते हैं...

यह आमतौर पर लिखित या रिकॉर्ड की गई जानकारी को संदर्भित करता है। इसमें एक स्पष्ट अनुरोध शामिल होता है जो कि बस पढ़ने के लिए हो सकता है, टिप्पणियों, वोटों, विचारों आदि के लिए अनुरोध, साथ ही एक अंतिम तिथि की आवश्यकता होती है जब आप चाहेंगे कि इसे पूरा किया जाए। यह एक स्थिति अद्यतन, एक निर्णय हो सकता है जिसे लेने की आवश्यकता है, या फिर एक आगामी लॉन्च का समर्थन करने वाला उत्पाद ज्ञान हो सकता है।

...यह जानते हुए कि हर कोई आपके द्वारा साझा की गई जानकारी को समझने का प्रयास करेगा।

लिखना/रिकॉर्ड करना समय लेता है। हम मानते हैं कि हमारे सहकर्मी उस चीज को पढ़ने के लिए उत्साहित हैं जो हमने तैयार की है, और यह हमें इस काम को करने के लिए प्रेरित करता है। (हमारे नियम के दूसरे भाग में इस पर अधिक)।

आप उस दर्शक को पहचानते हैं जिसे आप साझा कर रहे हैं और उनके लिए इसे अनुकूलित करते हैं...

हम ऐसे सामान्य संवाद से बचने की कोशिश करते हैं जो केवल टीम के एक उपसमुच्चय के लिए प्रासंगिक हो सकते हैं, उच्च सिग्नल-टू-शोर अनुपात बनाए रखते हुए।

...क्योंकि यह आपके लिए महत्वपूर्ण है कि वे समझें।

जानकारी में टीमें प्रेरित, संलग्न और अपने काम से प्रेरित होने की अधिक संभावना रखती हैं। हम सभी इस में एक भूमिका निभाते हैं!

इसलिए यह पहला "आधा" है, और यह दूसरों को सूचित रखने के लिए समय निकालने का संकल्प है। अब, आइए दूसरे आधे पर विचार करें:

आप उस ज्ञान को समझने की कोशिश करते हैं जो अन्य लोगों ने आपके साथ साझा करने के लिए समय व्यतीत किया है।

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, यहां अनुरोध यह पहचानना है कि "ज्ञान साझा करने के दोनों पक्षों" को इसे कार्य करने के लिए मौजूद होना चाहिए। हम सभी को यह एहसास होता है अगर कोई लाइव बैठक सेट करता है और दूसरा व्यक्ति उपस्थित नहीं होता है। यह ऐसा ही लगना चाहिए।

यदि जो साझा किया जा रहा है वह स्पष्ट या प्रासंगिक नहीं है, तो आप यह समझते हैं कि भविष्य में साझा की गई जानकारी को बेहतर बनाने के लिए उस फीडबैक को साझा करना मूल्यवान है।

यहां लूप का अंतिम भाग... कोई भी लेखन में पूर्ण नहीं होगा! एक लेखक को यह बताने के लिए दयालु और ईमानदार प्रतिक्रिया प्रदान करना कि वे अपनी संचार में कैसे सुधार कर सकते हैं भविष्य की संचार प्रवाह को मज़बूत करता है। यह लेखक को यह भी दिखाता है कि आप जो उन्होंने लिखा है उसके प्रति आप परवाह करते हैं।

इस सब को करने का समय किसके पास है? मेारा दिन पहले से ही बैठकों से भरा हुआ है!

हम जानते हैं कि आप क्या सोच रहे हैं... लेकिन यहां से जादू शुरू होता है! एक टीम द्वारा स्वर्ण नियम में संलग्न होने के सबसे मूल्यवान परिणामों में से एक है गति। लाइव बैठकें समन्वय की आवश्यकता होती हैं। हमें कैलेंडर को देखना होगा और बातचीत का हिस्सा बनने के लिए सभी के लिए काम करने वाला समय खोजना होगा। बैठक जितनी बड़ी होगी, उसकी बुकिंग उतनी ही आगे होगी क्योंकि खुली समय स्लॉट की संभावना घटती है। शायद यह विषय एक महत्वपूर्ण निर्णय है जिसे लिया जाना है, लेकिन हमें बैठक शेड्यूल आज से एक हफ्ते बाद करनी होती है क्योंकि यह पहली बार है जब हर कोई इसे काम करने में सफल होगा।

इस परिदृश्य में, हम पहले ही अपनी पहली बातचीत होने से पहले एक सप्ताह खो चुके हैं! अब विभिन्न समय क्षेत्रों और कार्य शेड्यूलों को जोड़ें, अचानक ये सामान्य खुले समय की खिड़कियां और भी छोटा हो जाती हैं।

अब, चलिए इसे पलट देते हैं ताकि देखें कि यह स्वर्ण नियम का पालन करने वाली टीम के लिए कैसे काम करता है।

कल्पना कीजिए कि किसी के पास एक विषय है जिसे वे अपनी टीम से जोड़ना चाहते हैं। वे विषय को लिखते हैं, इसे अपने सहकर्मियों को स्लैक करते हैं, और अगले 2 दिनों में उनके लिए टिप्पणियों के लिए कहते हैं। वे अपने सहकर्मियों से टिप्पणियाँ देखना शुरू करते हैं, जिन्हें वे अपनी सुविधा से संबोधित करते हैं। और अधिक सहकर्मी टिप्पणी करते हैं, अधिक उत्तर आते हैं, और कुछ दिनों में, इस लिखित विषय पर बहुत सारी प्रतिक्रियाएँ, चिंताएँ, और विचार पहले से ही कैद और दस्तावेजीकृत होते हैं।

संक्रिय दृष्टिकोण में, पहली बैठक अभी तक नहीं हुई है। लेकिन असंक्रिय दृष्टिकोण में, कुछ दिनों बाद विषय को संबोधित किया गया और टीम आगे बढ़ गई। अब कल्पना कीजिए कि यह बार-बार हमारी टीमों के बीच हो रहा है। सहयोग "लाइव मीटिंग: प्रगति का मौन हत्यारा" से "स्वर्ण नियम: कार्यान्वयन में टीम की सुपरपावर और फ़ायदा" में बदलता है।

काम पर स्वर्ण नियम का पालन करने के तरीके

स्वर्ण नियम हमारे लिए नया है, कुछ ऐसा जो हमें इस वर्ष पेश किया गया। यहाँ कुछ प्रारंभिक तरीके हैं जिनसे हम गुरु में नियम का पालन कर रहे हैं।

यह सुनिश्चित करना कि हमारे पास "उद्देश्यपूर्ण संवाद" हो

यह मार्गदर्शिका है जो हम सभी कर्मचारियों को देते हैं। यह उच्च सिग्नल-टू-शोर अनुपात को संकेत करता है जिसे मैंने ऊपर उल्लेख किया है।

हम निर्णय लेने की एक पद्धति का उपयोग करते हैं

हम निर्णय को यथासंभव असंक्रिय रूप से आगे बढ़ाने के लिए निर्णय दस्तावेजों के उपयोग को प्रोत्साहित करते हैं, जो (1) आपको पूरी तरह से असंक्रिय रूप से निर्णय लेने की अनुमति देती हैं, या (2) जब आप एक लाइव बैठक करते हैं, तो सभी बहुत दूर तक बढ़ चुके होते हैं, और आमतौर पर, बैठक का लक्ष्य एक निर्णय का अंतिम रूप देना होता है। हम यह सुनिश्चित करने के लिए DRI अवधारणा का उपयोग करते हैं कि वास्तव में निर्णय कैसे लिए जाते हैं और कौन उन्हें बनाता है।

हम चर्चा के लिए एक टीम द्वारा चर्चा की जा रही विषयों पर पूर्व-पढ़ाई के लिए प्रोत्साहित करते हैं

बैठक पूर्व-पढ़ाई हमारे लिए एक अच्छा अगला कदम हैं। वे बैठक से पहले सभी को एक ही पृष्ठ पर लाते हैं, और हमें समय बर्बाद करने से रोकते हैं जबकि स्लाइड प्रस्तुत करने के बजाय सक्रिय रूप से चीजों पर चर्चा करते हैं। हमारे लिए अगला सवाल यह है कि हम कहां लाइव बैठक से पूरी तरह से बच सकते हैं?

हम स्लैक के सर्वश्रेष्ठ अभ्यास स्थापित करते हैं

हम अधिकांश बातचीत को सार्वजनिक चैनलों में होने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। हम सार्वजनिक चैनलों में @उल्लेखों को प्रोत्साहित करते हैं ताकि सहकर्मियों को क्रियान्वित किया जा सके और सभी संवाद को प्रबंधित किया जा सके। शोर के बीच संकेत की मदद करने का एक और उदाहरण। हम तुरंत संकेतक का भी उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम पढ़ने और टिप्पणी करने के लिए एक दस्तावेज़ प्रदान करते हैं, तो हम पाठकों को प्रतिक्रिया देने के समय को समझाने के लिए 1, 3, 5 दिन के संक्षिप्त रूप का उपयोग करते हैं।

हम गुरु का उपयोग करके घोषणाएँ करते हैं

घोषणाएँ विशिष्ट लोगों के समूहों को भेजी जाती हैं और किसी चीज को पढ़ने के लिए स्पष्ट कार्रवाई करने को कहती हैं। अलर्ट हमारे वेब ऐप, हमारे विस्तार, स्लैक और टीमों आदि में आसानी से सुलभ होते हैं। हमारी घोषणाओं में से अधिकांश इस तरह से वितरित की जाती हैं। यह महत्वपूर्ण जानकारी संप्रेषित करने के लिए सबसे प्रभावी उदाहरण रहा है।

हम अपने सबसे महत्वपूर्ण सक्रिय परियोजनाओं की साप्ताहिक समीक्षा करते हैं

प्रत्येक सप्ताह हमारे प्रोजेक्ट DRI गुरुवार को अपने प्रोजेक्ट्स पर अपडेट प्रदान करते हैं। प्रत्येक शुक्रवार को नेतृत्व समीक्षा करता है और फिर भी Asana के माध्यम से प्रतिक्रिया प्रदान करता है। यह हमारे सभी महत्वपूर्ण कंपनी पहलों के बीच तेजी से, खुला और असंक्रिय संवाद की अनुमति देता है।

हम पढ़ने और लिखने के लिए कैलेण्डर ब्लॉक्स स्थापित करते हैं

हम ऐसा करने का एक तरीका यह है कि कोई आंतरिक बैठक न हो बुधवार। पढ़ने और लिखने के समय के लिए स्थान बनाना महत्वपूर्ण है। हममें से अधिकांश प्रायः एक जीवित बैठक को एक विषय को कवर करने के लिए समर्पित स्थान बनाने के तरीके के रूप में करने के बारे में सोचते हैं। यह कैलेंडर पर है, एक विशेष समय पर, इसलिए वह बातचीत, "व्यक्तिगत ज्ञान का आदान-प्रदान" संभावना है।

लेकिन स्वर्ण नियम की दुनिया में, यह अलग तरीके से काम करता है।

हमारा समय अधिकतर इन लाइव बैठकों से दूर हटता है, और समर्पित पढ़ने और लिखने के समय की ओर बढ़ता है। लेकिन यह समय अभी भी आपके कैलेंडर पर प्रतिबिंबित होना चाहिए। हमें पढ़ने और लिखने के लिए विशेष रूप से फोकस टाइम की आवश्यकता है। यह बहुत प्रभावी समय है, क्योंकि पढ़ने और लिखने के 1 घंटे अक्सर आपको 10 घंटे की लाइव बैठक के समय की बचत करेगा।

उम्मीद है, यह आपके लिए सहायक मार्गदर्शिका रही होगी ताकि आप अपनी टीम के लिए इन सीखों को ले जा सकें! जैसे-जैसे हम यहां और अधिक सीखते रहेंगे, हम निश्चित रूप से साझा करना जारी रखेंगे। जैसा कि मैंने उल्लेख किया है, कई तरीकों से कार्यस्थल के सर्वश्रेष्ठ दिन आगे हैं क्योंकि कंपनियाँ इस तरह की तकनीकों को पहचानती हैं, जिनका संयुक्त परिणाम कंपनी के प्रदर्शन में वृद्धि और कर्मचारी संतोष को बढ़ाता है।