जैसे-जैसे कंपनियों ने अस्थायी आवश्यकता से जीवन जीने के तरीके में दूरस्थ कार्य को बदलने की शुरुआत की है, उत्पादकता के मुद्दे पर बहुत कुछ कहा गया है।

“हम कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि हर कोई कार्यालय में काम करने के समय जैसा उत्पादक है?” लोग अपूरणीय चिंता के साथ पूछते हैं। “प्रबंधक यह सुनिश्चित करने के लिए क्या कर सकते हैं कि हर कोई कार्य पर बना रहे और अपना काम पूरा करे?”

यह पता चला है कि लोगों को काम करने में मदद करने का एक आसान तरीका है (ड्रमरोल कृपया) उन्हें वास्तव में काम करने के लिए अधिक समय देना!

“कोई बैठक बुधवार” “बैठक मुक्त शुक्रवार” “बैठक मुक्त दिन।” इसका नाम जो भी हो, कोई फर्क नहीं पड़ता। कई कार्यालयों ने “बैठक-मुक्त” घोषित करने के ट्रेंड को अपना लिया है, और हम उनमें से एक हैं!

बैठक-मुक्त दिन: ये क्या हैं और ये कैसे काम करते हैं

“बैठक-मुक्त दिन” जैसे नाम वाला एक विचार बहुत सरल है। बैठक-मुक्त दिन ऐसे कार्यदिवस हैं जहाँ लोग बैठकों की कमी की उम्मीद कर सकते हैं। लेकिन…क्यों कोई कंपनी ऐसा करेगी?

इस पर विश्वास करें या नहीं, कई कार्यस्थल बिना बैठक वाले दिनों को उत्पादकता बढ़ाने के लिए एक तरीके के रूप में लागू कर रहे हैं दो तरीकों से:

• कर्मचारियों को महत्वपूर्ण “डीप वर्क” कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय देना बिना कोई बाधा आए
• नियमित बैठकों को थोड़ा अधिक कठोर बनाना

कुछ कार्य कार्यों को दूसरों की तुलना में थोड़ा अधिक ध्यान केंद्रित करने का समय और विचार करने की आवश्यकता होगी। यह अत्यधिक दुर्लभ हो सकता है कि लोगों को अपने सामान्य कार्यदिवस के दौरान “हेड्स-डाउन” होने के लिए पर्याप्त समय मिले। बैठक-मुक्त दिन तेजी से लोगों को अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय देने का एक तरीका बनते जा रहे हैं।

सोचिए कि अगर आपके पास एक दिन होता जब आप जानते थे कि आपको कोई विघटन नहीं होगा तो आप कितनी चीज़ें कर सकते थे। आप रणनीति कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, नए विचार विकसित कर सकते हैं, या बस थोडा पीछे रह सकते हैं क्योंकि आपको किसी और चीज़ के लिए खींचे जाने की चिंता नहीं है।

कुछ कंपनियाँ बिना मीटिंग वाले दिनों को पूरी तरह से दूसरे स्तर पर ले जाती हैं। वे कर्मचारियों को अपने फोन बंद करने और सूचनाएँ म्यूट करने की अनुमति देंगे ताकि वे पूरी तरह से ध्यान केंद्रित कर सकें। आखिरकार, कल के लंच योजनाओं के बारे में चेक-इन टेक्स्ट का इंतज़ार कर सकते हैं यदि आप जटिल समस्याओं को सोचने और हल करने में समय बिता रहे हैं।

“बैठकों को अधिक कठिन बनाने” की टिप्पणी के लिए…क्या आप वास्तव में यह कह सकते हैं कि आपके कैलेंडर पर हर एक बैठक आपके समय का एक अच्छा उपयोग है? इसका एक कारण है कि शोध यह दिखाते हैं कि 40% लोग पाते हैं कि उनकी बैठकें अव्यवस्थित होती हैं।

व्यर्थ की बैठकें एक और शिकार को ले गई हैं।

हम Endless meetings के चारों ओर की संस्कृति के बारे में बहुत कुछ कह सकते हैं। कई प्रबंधक और सहकर्मी सोचते हैं कि बैठकें स्वाभाविक रूप से उत्पादक होती हैं, सिर्फ एक बैठक होने के कारण। कुछ मतलबपूर्ण करने के बजाय, आप फिर से 30-45 मिनट एक ऐसे मुद्दे पर बिताते हैं जो एक DM के जरिए हल किया जा सकता था।

लोग अधिक कुशल बैठकों की योजना बनाने में थोड़ा अधिक प्रयास डालते हैं जब वे जानते हैं कि उनके पास ऐसा करने के लिए बहुत कम समय होगा। जब आप बिना बैठक वाले दिन लागू करते हैं तो आप सचमुच यह सुनिश्चित करने के लिए मजबूर होते हैं कि आपकी नियमित बैठकें अधिक कुशल और लक्षित हों।

हम बिना बैठक वाले दिनों को कैसे करते हैं: कोई (आंतरिक) बैठक बुधवार

इसका एक कारण है कि हम बिना बैठक वाले दिनों के बड़े समर्थक हैं: हमारे पास खुद का एक दिन है।  हमने गुरु में आंतरिक संचार के संबंध में एक लंबे विचार के साथ लिया और सभी को अधिक कुशल तरीके से काम करने में मदद देने के तरीके खोजने की कोशिश की। हमने अपने बिना बैठक बुधवार का खुद का संस्करण लागू किया है जहाँ हम कर्मचारियों को आंतरिक बैठकें कार्यक्रम में रखने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। स्थायी ग्राहक बैठकों की अनुमति थी, लेकिन प्रबंधकों को भी यथासंभव वैकल्पिक तिथियों को खोजने के लिए प्रोत्साहित किया गया।

अब तक, हमें कहना होगा कि हम परिणामों को पसंद कर रहे हैं। हमारा हालिया कर्मचारी सर्वेक्षण दिखाता है कि 75% उत्तरदाता कहते हैं कि बिना बैठक वाले बुधवार ने ध्यान केंद्रित करने के समय को बढ़ाने और बैठकों की संख्या को कम करने में प्रभावी साबित हुआ है। यह देखते हुए कि इस पोस्ट का अधिकांश भाग एक बिना बैठक बुधवार को लिखा गया था, ऐसा लगता है कि सब कुछ योजना के अनुसार काम कर रहा है!

अपने बिना बैठक के दिन को लागू करने के लिए कैसे

आपको बिना बैठक वाले दिन का विचार बहुत पसंद है, लेकिन आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप इसे सहमति देने वाली शक्तियों को कैसे महत्व देंगे। चिन्ता न करें, हम आपकी मदद करने के लिए हैं।

बिना बैठक वाले दिनों के लिए काम करने के लिए, आपके पास दो चीजों की आवश्यकता होगी। एक तो आपके वर्तमान बैठकों के टीम के लिए कितनी अच्छी तरह काम कर रही हैं, इसकी ठोस समझ है। हम अत्यधिक अनुशंसा करते हैं कि आप एक बैठक ऑडिट करें ताकि अप्रयुक्त बैठकों में समय बिताने में मदद मिल सके। यदि आपको यह निर्धारित करने में मदद की आवश्यकता है कि चीजें कैसे चल रही हैं, तो हम अपनी 4 P's नियम जाने की सलाह देते हैं।

आपके साथ सभी का सं‘दिल करना होगा कि कब ध्यान केंद्रित करने का समय होगा। आपके लिए यह खुशी की बात है कि हम जानते हैं कि इसे कैसे करना है। हर कंपनी के पास अलग-अलग नीतियाँ और आवश्यकताएँ हो सकती हैं, लेकिन बिना बैठक वाले दिनों की कुछ मूल बातें हैं जो उन्हें सफल बनाती हैं। यदि आप बिना बैठक वाले दिनों का सपना साकार करना चाहते हैं, तो यहाँ जो आपको करना है।

जस्टिफाई

हम इसे मीठा नहीं करने जा रहे हैं। एक बिना बैठक के दिन पर प्रबंधन और सहकर्मियों की कुछ प्रतिक्रिया होगी। कुछ कार्यालयों में बैठकें कार्य से स्वाभाविक रूप से जुड़ी होती हैं, इसलिए जब आप घोषणा करेंगे कि बिना बैठक वाले दिन नियमित बनेंगे, तो लोग थोड़े चौकस हो सकते हैं।

लोगों को बिना बैठक वाले दिनों में भाग लेने के लिए स्पष्ट कारण बताएं। उपरोक्त कुछ हमारे बोलने के बिंदुओं को उल्लेख करने में स्वतंत्र महसूस करें और इस पर जोर दें कि यह लोगों को अपने कार्यक्रमों पर थोड़ा अधिक नियंत्रण देने में मदद कर सकता है।

संचार करें

इसका बिना बैठक वाले दिनों के काम करने के लिए, आपको और आपकी टीम के सदस्यों को जितना संभव हो उतना संवाद करना आवश्यक है। बैठक-मुक्त दिन केवल तभी काम करेंगे (और बने रहेंगे) यदि लोग महत्वपूर्ण चीजें कर सकें। चाहे यह बिना बैठक वाला दिन हो या न हो उसके बावजूद संचार के महत्व पर जोर दें।

यह काम में असिंक्रोनस संचार के प्रति हमारे बड़े प्रेम का एक कारण है। यह संचार की लाइनों को खुले रखता है और लोगों को जब भी उन्हें आवश्यकता हो तब काम करने की अनुमति देता है। कुछ ऐसा लागू करना जो आसान हो जैसे नियमित न्यूज़लेटर जो महत्वपूर्ण सामग्री को साझा करने और पढ़ने के लिए एकत्रित करता है, बैठक का समय खर्च करने के बजाय एक बड़ा समय बचाने वाला हो सकता है।

अपने नियम तय करें

क्या बिना बैठक वाले दिन भी “नो ईमेल” और “नो स्लैक” दिन के रूप में कार्य करते हैं? क्या ग्राहकों के साथ स्थायी बैठकें बिना बैठक वाले दिनों में उचित हैं, या क्या आपको इसकी पुनर्निर्धारण करनी होगी? क्या होगा यदि आपके पास एक समस्या है जिसके लिए थोड़े लोगों को कॉल करने की जरूरत है?

लोगों को अनुमान लगाने के लिए मत छोड़ो

हर कंपनी बिना बैठक के दिन को अपनी तरह से संभालेगी। कुछ चीजों के आस-पास की अपेक्षाओं के लिए नियम स्थापित करने से आपके बिना बैठक वाले दिन अधिक प्रभावी और कम भ्रमित हो सकते हैं। सुनिश्चित करें कि सभी एक पृष्ठ पर हैं कि इन दिनों क्या किया जा सकता है और क्या ожидать है।

ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि बिना बैठक वाले दिन काम करते हैं। नौकरी के उम्मीदवार केवल आपके बिना बैठक वाले दिन टीम के साथ मिलने में सक्षम हो सकते हैं। आप और आपके सहकर्मी के लिए विचारों के साथ मिलने और मंथन करने का सबसे अच्छा समय केवल आपके बिना बैठक वाले शुक्रवार पर हो सकता है। इस नियम के अपवाद हमेशा बने रहेंगे। बस सुनिश्चित करें कि आप स्थापित प्रोटोकॉल का पालन कर रहे हैं, अपने बिना बैठक वाले समय का बुद्धिमानी से उपयोग कर रहे हैं, और यह सम्मान कर रहे हैं कि यह आपके टीम पर हर किसी के लिए एक बिना बैठक का दिन है।

याद रखें, यह काम करने के लिए हर कोई नियमों का पालन करना आवश्यक है, जिसमें नेतृत्व में लोग भी शामिल हैं। सुनिश्चित करें कि प्रबंधन में लोग बिना बैठक के दिन के नियमों को स्पष्ट करते हैं और उनके चिंताओं का सामना करते हैं।

बैठकों को संभालने का तरीका बदलें

बैठक के बिना दिन की घोषणा करने से कार्य आवश्यकताएँ नहीं गायब होंगी। अधिकतर लोग बस जोखिम उठाते हैं और अपनी बैठकों को अगले दिन के लिए धकेल देते हैं। यह कदम समझदारी प्रतीत हो सकता है, लेकिन यह उत्पादकता को अधिक नुकसान पहुंचा सकता है।

याद रखें, एक भरे हुए दिन में एक और बैठक जोड़ना बिना बैठक वाले दिनों का उद्देश्य नहीं है।

हमने उल्लेख किया कि बिना बैठक वाले दिनों का एक सबसे अच्छा साइड इफेक्ट यह है कि यह लोगों को बैठकों की योजना बनाने के लिए मजबूर करता है। हम उन लोगों के लिए कुछ बुनियादी टिप्स हैं जो अपनी बैठकों की संख्या में सुधार और कम करना चाहते हैं:

• सुनिश्चित करें कि हर बैठक का एक निर्धारित एजेंडा है और यह क्रियाशील निष्कर्षों के साथ समाप्त होता है।
• बड़ी समूहों से बैठकों के लिए भूमिकाएँ सौंपने में न डरें ताकि हर कोई योजना में बना रहे।
• यदि आपको नहीं लगता कि वे समय का सबसे अच्छा उपयोग हैं, तो बैठकों को रद्द करने में न डरें।
• बैठकों के दौरान जो कुछ होता है, उसका पुनरावलोकन करने और लोगों को अगले कदमों की याद दिलाने के लिए फॉलो-अप ईमेल भेजें।

क्या आप इन लफ्जों में गहराई से उतरना चाहते हैं? बैठकों को कम करने के लिए हमारे सर्वोत्तम प्रथाओं पर एक कार्ड देखें।

उत्पादकता बढ़ाएँ, बैठकों को घटाएँ

हम अकेले कंपनी नहीं हैं जो बिना बैठक वाले दिनों को लागू कर रही है, और हम आखिरी नहीं होंगे। जैसे-जैसे अधिक कंपनियाँ गर्म पढ़ाई के लिए स्विच होती हैं और कार्यबल अधिक वितरित होते जाते हैं, उत्पादकता और लचीलापन पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण हो जाते हैं। आप चकित होंगे कि लोग अपनी कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए कितना सक्षम हो सकते हैं।

जैसे-जैसे अधिक कार्यालय हाइब्रिड मॉडलों में जाते हैं, यह महत्वपूर्ण है कि कार्यस्थल के अनुभव को सुधारने के लिए नए चीज़ों को आज़माने के लिए खुले रहें। आज सबसे बड़ा ट्रेंड बिना बैठक वाले दिन हैं, और कल यह पूरी तरह से कुछ अलग हो सकता है। खुले मन रखना आपके कार्यस्थल को विकसित करने और हमेशा बदलते परिदृश्य में प्रतिस्पर्धी बने रहने में मदद कर सकता है।

बैठकों का हमेशा एक स्थान होगा, हम चाहते हैं कि उनके स्थान का हर किसी के लिए समझदारी हो। कार्यदिवस को पुनः प्राप्त करने और आपको जो वास्तव में महत्वपूर्ण है उस पर ध्यान केंद्रित करने के लिए खुद के लिए थोड़ा और समय प्राप्त करने के लिए आंदोलन में शामिल हों। हम आपका बॉस खुद बताना चाहते, लेकिन ऐसा लगता है कि वे एक 2-घंटे की बैठक में हैं जिसमें लोग पहले 45 मिनट यह सोचने में बिता चुके हैं कि बैठक का परिणाम क्या होना चाहिए।