जब हम गुरु की शुरुआत कर रहे थे, तो हमारी प्रारंभिक ग्राहक विकास में बहुत सारा समय "उद्यम खोज" को मान्य करने में व्यतीत हुआ। हम इस फीचर सेट से बहुत आकर्षित थे क्योंकि उद्यम खोज का वादा ये है कि आप अपने उद्यम खोज इंजन को अपने सभी मौजूदा सामग्री पर लगाते हैं और voila, आपको किसी भी चीज़ के लिए अपने संपूर्ण उद्यम में खोजने के लिए एक जगह मिलती है, बिना किसी काम किए। इसलिए हमने इसका परीक्षण लगभग हर एक से किया, जिसके बारे में हमने गुरु से बात की।

जानें कि गुरु संपूर्ण उद्यम ज्ञान प्रबंधन कैसे करता है।

यहTurns out कि हम गलत थे! ऊपर वर्णित वादा निश्चित रूप से अद्भुत लगता है, लेकिन हमें लगातार जो प्रतिक्रिया मिली, वह इस तरह की थी:

"समस्या खोज नहीं है। मुझे चीजें ढूंढने के लिए जगह का पता है। समस्या यह है कि परिणामों के सागर के बीच से गुजरते हुए और यह सोचते हुए कि जो मैं पाता हूँ वह सही है। मैं उन 2 या 3 जगहों पर जाता हूँ जहाँ मुझे खोज करनी होती है और अंततः मुझे उन फ़ाइलों या वेब पृष्ठों की एक सूची प्राप्त होती है जो समान दिखते हैं या पुराने हो गए हैं। तो मैं बस हार मान लेता हूँ और एक विशेषज्ञ से पूछता हूँ। अगर आप गुरु में उद्यम खोज क्षमताएँ बनाते हैं, तो आप बस एक नए उत्पाद में इसी समस्या को शिफ्ट कर रहे होंगे।"

यह निश्चित रूप से आश्चर्यजनक था। विशेषकर वह अंतिम वाक्य वास्तव में हमारे साथ अटका रहा। इसलिए हमने खुदाई करने का निर्णय लिया। एक श्रेणी के रूप में उद्यम खोज बहुत समय से मौजूद है। इसका वास्तव में कोई मूल्य नहीं है? सही नहीं... लेकिन यहाँ हमारे निष्कर्षों का परिणाम है।

आप किसकी सामग्रियों की खोज कर रहे हैं?

"मेरी" सामग्रियों को खोजना "दूसरों की" सामग्रियों को खोजने से अलग है। आज कई उत्पाद हैं जो इसे अच्छी तरह से करते हैं। आप अपने गूगल ड्राइव/बॉक्स/ड्रॉपबॉक्स/एवरनोट आदि में कनेक्ट कर सकते हैं, एक खोज करें और जहाँ भी हो, अपनी सामग्री वापस प्राप्त करें। यह अच्छे तरीके से काम कर सकता है क्योंकि आपकी खोज में जो परिणाम मिलते हैं वह आपके लिए परिचित होते हैं क्योंकि आपने इसे पहले लिखा था। आप 4-5 परिणाम देखेंगे जो आपको वापस मिलते हैं और शायद सोचेंगे "हाँ, यही है" और इसे खोलेंगे। आपको शायद ज्यादा संदर्भ की आवश्यकता नहीं है क्योंकि आपने फ़ाइलों या फ़ोल्डरों को नाम देने का एक स्थिर तरीका हो सकता है। यह मोबाइल पर एक अच्छा उत्पादकता समाधान है, जहां ईमेल ग्राहकों जैसी ऐप्स इसे एक फीचर के रूप में जोड़ रही हैं। आप इन अन्य सेवाओं से एक दस्तावेज़ को जल्दी "संलग्न" कर सकते हैं, बिना उस ऐप से बाहर निकले जिसमें आप काम कर रहे हैं।

लेकिन अगर आप एक टीम के सामूहिक साझा सामग्री के खिलाफ खोजने की कोशिश कर रहे हैं तो यह अलग है। आप अपने खोज शब्द दर्ज करते हैं और सामान की एक सूची वापस प्राप्त करते हैं। यह किसकी सामग्री है? ये उलझाने वाले फ़ाइल नाम क्या हैं? क्या मैं सही फ़ोल्डर में हूँ? आपको संदर्भ की आवश्यकता है; किसकी जानकारी पर मुझे देखना चाहिए? मैं इस जानकारी का उपयोग कैसे करूँ जो मैं पाता हूँ? अंतिम बार कब एक विषय विशेषज्ञ ने इस बात की पुष्टि की थी कि यह सही था? आप कुछ खोज परिणाम खोलने पर समाप्त होते हैं, निराश होते हैं और हार मान लेते हैं।

स्थिर बनाम गतिशील जानकारी

उद्यम खोज के जरिए स्थिर जानकारी खोजना काफी अच्छा काम करता है। उदाहरण के लिए एक ईमेल आर्काइव की खोज। वे ईमेल पहले ही भेजे जा चुके थे और फिर कभी नहीं बदलेंगे। अनुबंध दूसरा शानदार उदाहरण है। अगर कोई अनुबंध कभी परिवर्तित होता है, तो बदलाव को निष्पादित करने के लिए एक बहुत स्पष्ट कानूनी प्रक्रिया का पालन किया जाता है। इसलिए आप देख रहे हैं कि बहुत से उद्यम खोज विक्रेता "ईडिस्कवरी" प्रकार के उपयोग के मामलों का पीछा कर रहे हैं, जहाँ एक कंपनी किसी कानूनी मामले के लिए एक विषय पर सामग्री तेजी से खोजने की इच्छा रखती है। आप इतिहास की खोज कर रहे हैं, और इतिहास नहीं बदलता है (हम आशा करते हैं:))।

लेकिन जब आप उस जानकारी को खोज रहे हैं जो बदलती है, तब पूरी तरह से अलग है। अपने उत्पाद के बारे में नवीनतम पॉवरपॉइंट के लिए खोज करने का प्रयास करें, आपकी खोज परिणाम आमतौर पर इस तरह देखने को मिलते हैं:

• product_name_latest.ppt
• product_name_latest_v7.ppt
• product_name_latest_customer.ppt
• product_name_latest_johns_edits.ppt
• product_name_latest_master.ppt
• product_name_latest_master_v3.ppt
• product_name_latest_final_master.ppt

पागलपन! यह निश्चित रूप से जानबूझकर नहीं है। लोग व्यस्त हैं और हर कोई अपनी खुद की रीति-नीति का उपयोग करता है। लेकिन आप या तो (1) इनमें से एक को चुन लेते हैं और चले जाते हैं, और संभवतः कुछ पुराना या गलत उपयोग में लाते हैं, या (2) फिर से 800वां बार किसी से पूछते है कि नवीनतम डेक कहाँ है।

यह सिर्फ एक पॉवरपॉइंट की समस्या नहीं है, यह एक किसी भी फ़ाइल की समस्या है। आपको यह जानने के लिए सिर्फ फ़ाइल नाम और अंतिम संशोधन तिथि से अधिक की आवश्यकता है कि क्या यह सही चीज़ है। और आंतरिक वेबसाइटें और विकियाँ भी इसी समस्या का सामना करती हैं। वे थोड़े बेहतर हो सकते हैं क्योंकि आप सवाल में फ़ाइल के लिए एक लिंक के साथ एक वेब पृष्ठ बना सकते हैं, और वर्णनात्मक पाठ जोड़ सकते हैं। और कम से कम उपयोग संदर्भ प्रदान किया जा सकता है। और वहाँ कम फाइल वृद्धि की संभावना होनी चाहिए, क्योंकि आप एक ही वेब पृष्ठ को बार-बार संपादित कर रहे हैं। लेकिन 2 प्रमुख चीज़ें अभी भी गायब हैं:

1. क्या किसी विशेषज्ञ ने इस जानकारी की स्पष्ट रूप से पुष्टि की है कि यह सही है?
2. यह आखिरी बार कब सत्यापित किया गया और कितनी बार सत्यापित किया जाता है?

एक बार जब आपके पास यह है, तो आप जानते हैं कि आप जो देख रहे हैं उस पर भरोसा कर सकते हैं। इसके बिना आप अनुमान लगा रहे हैं और या तो इसका उपयोग करेंगे और उम्मीद करेंगे कि यह सही है, या आप फिर से उस विषय के विशेषज्ञ को परेशान करेंगे।

धकेलना बनाम खींचना

खोज है और यह आगे भी रहेगा एक मुख्य तंत्र जो हमें जो चाहिए, उसे खोजने में मदद करती है। यह सबसे सरल इंटरफ़ेस है जिसे हम में से कोई भी उपयोग कर सकता है, और जब हमें इसकी आवश्यकता होती है तब जानकारी "खींचने" की अनुमति देता है।

लेकिन सभी चीज़ें जो हम नहीं जानते उन्हें खोजने के लिए क्या? खोज उस रास्ते की तरह है जिसे आप तब लेते हैं जब आप जानते हैं कि आपको किसी चीज़ की खोज करनी है, लेकिन हमारे कार्य जीवन में हमेशा नए मूल्यवान ज्ञान कैद किए जाते हैं। यह मान लेना उचित नहीं है कि हमें जो कुछ भी हमारे लिए उपलब्ध है और उसकी खोज कैसे करनी है, इसके बारे में सब कुछ पता है। इसलिए दुनिया में सबसे अच्छी खोज के साथ भी, एक बड़ा बकेट मूल्यवान जानकारी का मौजूद है जिसे हम चूक जाते हैं क्योंकि हमें यह सहीति से नहीं पता होता कि हमें इसे ढूंढने की आवश्यकता है।

जैसा कि हम पहले लिख चुके हैं, हमें लगता है कि एक और बड़ा बदलाव जो शुरू हो रहा है वह "धकेलना" आधारित सेवाओं का उदय है, जहां आपको जो काम करना है, उसके आधार पर, आपके ऐप आपके काम को पूरा करने में सहायता करने के लिए आपके पास आते हैं। अगर, आपके काम के आधार पर, वह मूल्यवान जानकारी आपको तब धकेल दी जा सकती है जब आपको इसकी आवश्यकता हो?

• अपने CRM में अवसर रिकॉर्ड खोलें, और आपको बताएं कि कौन से केस अध्ययन का उपयोग करना है, कौन सा विशिष्ट संदेश सबसे अच्छा काम करेगा, और आपके संभावित ग्राहक के नौकरी के शीर्षक के आधार पर कौन सी मूल्य प्रस्ताव सबसे महत्वपूर्ण बातें हैं।
• एक सहायता टिकट खोलें, और आपको कौन से उत्पाद, कौन से सहायता श्रेणी का, ग्राहक कहां स्थित है, आदि को ध्यान में रखते हुए समाधान गाइड स्वचालित रूप से सुझाए जाते हैं।

इन उदाहरणों में, यह मान लेना अन्यायपूर्ण है कि उद्यम खोज इसके लिए समाधान प्रदान करेगा। आप कुछ की खोज नहीं कर सकते यदि आप नहीं जानते कि यह मौजूद है।

अब यह समझ में आता है!

इसलिए उत्पाद श्रेणी खुद समझती है, लेकिन किसी भी चीज़ की तरह, आपको इसे सही समस्या क्षेत्रों पर लागू करना होगा। और गुरु के लिए जो वह करता है, यह सही समस्या क्षेत्र नहीं है।

1. गुरु में अधिकांश सामग्री व्यक्तिगत नहीं है। जबकि ग्राहक निश्चित रूप से गुरु में सिर्फ अपने लिए कैद की गई सामग्री रखते हैं, अधिकांश समय हमारे उपयोगकर्ता किसी और की सामग्री की खोज कर रहे होते हैं। जैसा कि ऊपर वर्णित है, इसे ढूँढना और उस जानकारी के अपेक्षित उपयोग को समझना आसान होना चाहिए।
2. गुरु में अधिकांश सामग्री बदलती है। हमारे कई ग्राहक उन उत्पादों के बारे में जानकारी कैद कर रहे हैं जो वे बनाते और बेचते हैं। वे अपने उत्पाद की विशेषताओं को कैसे संदेश करते हैं, वे प्रतियोगियों के खिलाफ कैसे स्थिति बनाते हैं, वे आपत्तियों को कैसे संभालते हैं, ग्राहक केस स्टडी, उत्पाद एफएक्यू आदि। और इनमें से अधिकांश चीज़ें बदलती हैं। उत्पाद साल में कई बार या उससे अधिक बार बदलते हैं, प्रतियोगी विकसित होते हैं और नए सुविधाएँ जारी करते हैं, संदेश तब बेहतर होते हैं जब आप बाजार में अपने उत्पाद की जीतने के बारे में अधिक सीखते हैं।

इसलिए हमारे लिए, यह समझ में नहीं आया। सीख: यह एक महत्वपूर्ण उत्पाद श्रेणी है, और एक बहुत ही आकर्षक है, यह देखते हुए कि कंपनी के लिए इसे चालू करना कितना सरल है। लेकिन सभी "चांदी की गोली" की तरह, यह उम्मीद न करें कि यह हर समस्या को हल करेगी।