The Problem with Proactive Documentation: Flipping the Script With KCS and Guru

ज्ञान-केंद्रित सेवा (KCS) हर किसी को जो समस्याओं को हल करता है, अपने तरीके को दस्तावेज करने के लिए प्रोत्साहित करता है जब वे उन्हें हल करते हैं। पढ़ें कि Guru कैसे ज्ञान प्रबंधन के माध्यम से KCS की सर्वोत्तम प्रथाओं को सक्षम बनाता है।
सारणी की सूची

शायद आप पहले इस स्थिति में रहे हैं

एक साल तक ग्राहक सहायता प्रतिनिधि के रूप में कड़ी मेहनत करने के बाद, आपको एक बड़ा पदोन्नति मिलती है। चूंकि आप वास्तविक विषय विशेषज्ञ बन गए हैं, आप पूरे टीम के लिए सामान्य प्रश्न, प्रक्रिया मार्गदर्शिकाओं और समस्या निवारण टिप्स लिखने के लिए जिम्मेदार होने वाले हैं। "आखिरकार!" आप सोचते हैं, "हमारे दस्तावेज़ कभी भी हमारे ग्राहक की समस्याओं को हल नहीं करते। मैं चीजों को बदल दूँगा!"

आप टिकट हल करने से दूर हट जाते हैं, और तीन महीने हर ज्ञान लेख को फिर से तैयार और फिर से बनाते हैं। आप उत्सुकता से पूरे टीम को उपयोग करने के लिए लेख प्रस्तुत करते हैं। हालांकि, लगभग तुरंत ही, आप अपनी टीम से फीडबैक मिलने लगते हैं:

“यह मुझे बिल्कुल भी मदद नहीं मिली।” “इन लेखों में मुझे अपने ग्राहकों की समस्याओं के उत्तर नहीं मिलते।” “मुझे कोई सुधार नहीं दिख रहा।”

आप कहाँ गलत हुए?

यह आप नहीं हैं; यह प्रणाली है

आपकी कंपनी ने आपके कठोर परिश्रम के लिए आपको टिकट हल करने से बाहर निकालकर दस्तावेज़ बनाने में डालकर मुआवजा दिया। यह एक बेहतरीन करियर सीढ़ी की तरह लग सकता है, लेकिन यह केवल उस समस्या को बढ़ाता है जिसने सबसे पहले आपको निराश किया।

सेवा नवाचार के लिए मंच एक अन्य दृष्टिकोण का तर्क करता है: ज्ञान-केंद्रित सेवा (या KCS®)। KCS पद्धति ज्ञान प्रबंधन के विचार को उलट देती है, तकनीकी लेखकों के एक छोटे समूह के हाथों से ज्ञान के स्वामित्व को निकालती है और हर किसी को अपनी ज्ञान आधार को बनाए रखने के लिए सामूहिक जिम्मेदारी साझा करने में समर्थ बनाती है।

मैंने इस वर्ष पहले KCS v6 प्रथाओं की प्रमाणन प्राप्त की, और Guru में ग्राहक सफलता प्रबंधक के रूप में, मुझे ग्राहकों को उनके ज्ञान प्रबंधन के दृष्टिकोण पर फिर से विचार करने में मदद करने का आनंद मिला। आज, मैं आपके साथ जो मैंने सीखा है, साझा करना चाहता हूं।

एक पहेली चुनौती

KCS क्या है और आपकी टीम कैसे Guru का उपयोग करके अपने KCS प्रक्रियाओं का उपयोग कर सकती है, इस पर बहुत गहराई में जाने से पहले, मैं एक और उदाहरण प्रस्तुत करना चाहता हूं ताकि वास्तव में समस्या को स्पष्ट किया जा सके। मैंने हाल ही में ElevateCX सम्मेलन में एक ज्ञान प्रबंधन कार्यशाला का आयोजन किया, और मैं आपको इसका संक्षिप्त संस्करण यहाँ दूंगा।

यदि आपको किसी को समझाना हो कि एक सुडोकू पहेली कैसे हल की जाए, तो आप क्या कहेंगे? मैंने नीचे एक सुडोकू पहेली प्रदान की है ताकि आप इसे स्वयं आजमा सकें। पहेली को हल करें, फिर यह लिखें कि आप किसी और को इसे हल करने के लिए कैसे बताएंगे।

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अब, उस दस्तावेज़ का उपयोग करके जिसे आपने बनाया है (और केवल वही दस्तावेज़), इस पहेली को हल करें:

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असंभव, है ना?

स्पष्ट है, एक KenKen एक सुडोकू नहीं है, लेकिन यह समान हैं। आपको एक पहेली के लिए दस्तावेज़ प्रदान किया गया है और आपसे एक समान समस्या हल करने के लिए कहा गया है। यह आपकी ग्राहक सहायता टीम के लिए पूर्व सक्रिय दस्तावेज़ बनाने के समान है। आप यह नहीं देख सकते कि आपकी टीम को कौन सी समस्या आने वाली है, इसलिए आपके दस्तावेज़ का उपयोग केवल समान समस्या को ही वर्णित करेगा। आपकी टीम अंततः निराश हो जाएगी और आपके ज्ञान आधार में विश्वास खो देगी।

तो KCS अलग तरह से कैसे है?

KCS सभी समस्याओं को हल करने वाले लोगों को सशक्त बनाता है (आदर्श रूप से, आपकी राजस्व टीम पर सभी को) ताकि वे उन समस्याओं को हल करने के क्षण में उनके दस्तावेज़ को लिख सकें।

KCS से संबंधित आप अक्सर सुने जाने वाला वाक्यांश है “डबल लूप।” हल करें लूप में, प्रतिनिधि ग्राहकों के लिए मुद्दों को हल करते हैं, और जैसे ही वे ऐसा करते हैं, वे मदद करने के लिए लेखों की खोज करते हैं। यदि वे प्रासंगिक लेख नहीं पा सकते, तो वे एक बनाते हैं। समय के साथ, ये लेख तब सुधारे जाते हैं जब प्रतिनिधि उनके लिए नए संदर्भ और शर्तें खोजते हैं। इन लेखों का निर्माण, साझा करना और संपादित करना विकसित लूप को सूचित करता है, जहाँ संगठन के नेता ग्राहक अनुरोधों के आधार पर बड़े निर्णय लेते हैं।

जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, चूंकि हम एक नए संगठन-व्यापी पद्धति के बारे में बात कर रहे हैं जो लोगों के ज्ञान साझा करने के तरीके के लिए मनोवृत्तियों को बदलती है, आपके कंपनी में KCS लागू करना एक बहुत बड़ा कार्य हो सकता है। संघ के अधिकार से आपके संगठन की जरूरतों के अनुसार प्रक्रिया को परिष्कृत करने के लिए KCS को लहरों में लागू करने की सिफारिश की जाती है ताकि आप इसे अधिक उपयोगकर्ताओं के लिए जारी करने से पहले। एक प्रारंभिक स्तर की KCS कार्यान्वयन को “लहर 1, हल लूप” के रूप में वर्णित किया जा सकता है।

चूंकि KCS को लागू करना इतना बड़ा कार्य है, आप समय के साथ बड़े चित्र का व्यवसाय परिणाम जैसे CSAT और आत्म-सेवा में सुधार होते हुए देखेंगे, लेकिन पहले से कॉल हैंडल समय जैसी प्रमुख मेट्रिक्स में सुधार देखने की उम्मीद न करें। वास्तव में, आपकी केस समाधान का समय पहले लहर में बढ़ सकता है क्योंकि आपके एजेंट उन समस्याओं को हल करने के अलावा जो कर रहे हैं उसे दस्तावेज़ करने के लिए समय लेंगे।

इसलिए, KCS कार्यान्वयन को सफल बनाने के लिए, आपको अपनी संगठन के हर स्तर से पूर्ण सहमति की आवश्यकता है, आपके सी-यूट से लेकर आपके स्तर 1 समर्थन एजेंटों तक। आपके KCS कार्यक्रम की प्रत्येक लहर के माध्यम से उस सहमति को निरंतर बनाए रखना सभी टीमों में एक स्तर की आपसी संबंध बनाए रखेगा। यदि आपकी ज्ञान विभाग द्वारा बंटा हुआ है तो आप अपने KCS कार्यक्रम को विफल करने के लिए तैयार होंगे।

और यही जगह है जहाँ Guru आता है!

Guru आपको अपनी पूरी संगठन में ज्ञान को व्यवस्थित और साझा करने में मदद करता है चाहे वे कहीं भी काम करें। Guru सभी प्रकार के आंतरिक ज्ञान साझा करने की विधियों का समर्थन करता है, लेकिन यह विशेष रूप से KCS के साथ अच्छी तरह से काम करता है। यहाँ आपके लिए दोनों का उपयोग शुरू करने के लिए तीन टिप्स दिए गए हैं:

1. अपने एजेंटों को नई टैब खोलने के बिना सामग्री खोजने और बनाने के लिए सशक्त करें Guru विस्तार का उपयोग करके

KCS से संबंधित आप अक्सर सुने जाने वाला वाक्यांश है “पहले खोजें; अक्सर खोजें।” Guru के ब्राउज़र विस्तार के साथ, आप अपनी पूरी ज्ञान आधार को अपनी कार्यप्रवाह छोड़ने के बिना खोज सकते हैं। यदि वह उत्तर जिसे आप खोज रहे हैं Guru में नहीं लगता, तब आप उसी विस्तार दृश्य से एक नया Guru कार्ड आसानी से बना सकते हैं, जिससे आपको टाब्स के बीच नेविगेट करने की परेशानी के बिना अपने ज्ञान आधार में जोड़ने की अनुमति मिलती है।

2. वेब ऐप का उपयोग करें बोर्ड बनाने के लिए जो आपकी सामग्री मानक को परिभाषित करता है और टेम्पलेट्स

आपके सभी ज्ञान को संगत बनाए रखना एक सफल KCS कार्यक्रम की कुंजी है। Guru का वेब ऐप आपको अपने Guru कार्ड को दृश्य रूप से बोर्डों में व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, इसलिए प्रारंभ करने के लिए एक अच्छा स्थान आपके सामग्री मानक, लेख गुणवत्ता सूचकांक को रेखांकित करने वाले कार्डों और प्रत्येक टेम्पलेट के लिए एक कार्ड बनाना है।

प्रो टिप: परिचय प्रारंभ शृंखला पर जाएं, जहाँ आपको टेम्पलेट्स स्टार्टर किट मिलेगा।

प्रो टिप: अपने सभी टेम्पलेट कार्ड्स को '#template' के साथ टैग करें ताकि आपकी टीम आसानी से उनके कार्ड टेम्पलेट्स की खोज को फ़िल्टर कर सके, और फिर Guru के कॉपी कार्ड को उपयोग करें

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3. अपने टीम द्वारा अपने ज्ञान के उपयोग में रुझान देखिए Analytics

Guru का Analytics डैशबोर्ड आपको पूर्ण ज्ञान देने की अनुमति देता है कि आपकी टीम कैसे जानकारी खोज रही है और साझा कर रही है। 'शोध परिणाम उत्पन्न करने वाले' और 'शोध परिणाम उत्पन्न नहीं करने वाले' तालिकाएं आपकी टीम के किसी भी दिन समर्पित ज्ञान की खोज को दिखाती हैं। यदि कई लोग किसी विशेष ज्ञान के टुकड़े की खोज की है और कोई परिणाम नहीं मिले हैं, तो यह आपको बताना चाहिए कि आपका ज्ञान आधार कुछ गायब है, जो आपकी विकसित लूप रणनीति को सूचित करने में मदद कर सकता है।

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“हम Guru का उपयोग अपने आंतरिक विकासकर्ताओं को हमारे KCS वातावरण में लाने के लिए करते हैं। डेवलपर्स अपने लिए और स्तर 3 के लिए आंतरिक सामग्री बनाते हैं ताकि जब एक नया मुद्दा आता है, तो वे इसे परिभाषित कर सकें, इसे ठीक करने का विवरण दें, या इसके चारों ओर काम कर सकें।" - सीन रिवर्स, निदेशक, संचालन प्रौद्योगिकी RepublicWireless में

बेशक, ये केवल कुछ सुझाव हैं कि Guru आपके KCS कार्यक्रम में कैसे सहायता कर सकता है। यह संभव है कि आप अपने पूर्ण KCS कार्यक्रम की मेज़बानी करें, खोजने से लेकर सार्वजनिक प्रकाशन करने तक, सभी Guru में। लेकिन, अधिकांश ग्राहकों के लिए, Guru एक बड़े KCS उपकरण पारिस्थितिकी तंत्र का हिस्सा है।

यदि आप यह अधिक जानने में रुच रखते हैं कि KCS Guru के साथ कैसे काम करता है, या सामान्य रूप से ज्ञान प्रबंधन के बारे में, तो मुझे सीधे ट्विटर पर @YaelMcCue पर संपर्क करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

KCS® सेवा नवाचार के लिए मंच™ का एक सेवा चिह्न है।

शायद आप पहले इस स्थिति में रहे हैं

एक साल तक ग्राहक सहायता प्रतिनिधि के रूप में कड़ी मेहनत करने के बाद, आपको एक बड़ा पदोन्नति मिलती है। चूंकि आप वास्तविक विषय विशेषज्ञ बन गए हैं, आप पूरे टीम के लिए सामान्य प्रश्न, प्रक्रिया मार्गदर्शिकाओं और समस्या निवारण टिप्स लिखने के लिए जिम्मेदार होने वाले हैं। "आखिरकार!" आप सोचते हैं, "हमारे दस्तावेज़ कभी भी हमारे ग्राहक की समस्याओं को हल नहीं करते। मैं चीजों को बदल दूँगा!"

आप टिकट हल करने से दूर हट जाते हैं, और तीन महीने हर ज्ञान लेख को फिर से तैयार और फिर से बनाते हैं। आप उत्सुकता से पूरे टीम को उपयोग करने के लिए लेख प्रस्तुत करते हैं। हालांकि, लगभग तुरंत ही, आप अपनी टीम से फीडबैक मिलने लगते हैं:

“यह मुझे बिल्कुल भी मदद नहीं मिली।” “इन लेखों में मुझे अपने ग्राहकों की समस्याओं के उत्तर नहीं मिलते।” “मुझे कोई सुधार नहीं दिख रहा।”

आप कहाँ गलत हुए?

यह आप नहीं हैं; यह प्रणाली है

आपकी कंपनी ने आपके कठोर परिश्रम के लिए आपको टिकट हल करने से बाहर निकालकर दस्तावेज़ बनाने में डालकर मुआवजा दिया। यह एक बेहतरीन करियर सीढ़ी की तरह लग सकता है, लेकिन यह केवल उस समस्या को बढ़ाता है जिसने सबसे पहले आपको निराश किया।

सेवा नवाचार के लिए मंच एक अन्य दृष्टिकोण का तर्क करता है: ज्ञान-केंद्रित सेवा (या KCS®)। KCS पद्धति ज्ञान प्रबंधन के विचार को उलट देती है, तकनीकी लेखकों के एक छोटे समूह के हाथों से ज्ञान के स्वामित्व को निकालती है और हर किसी को अपनी ज्ञान आधार को बनाए रखने के लिए सामूहिक जिम्मेदारी साझा करने में समर्थ बनाती है।

मैंने इस वर्ष पहले KCS v6 प्रथाओं की प्रमाणन प्राप्त की, और Guru में ग्राहक सफलता प्रबंधक के रूप में, मुझे ग्राहकों को उनके ज्ञान प्रबंधन के दृष्टिकोण पर फिर से विचार करने में मदद करने का आनंद मिला। आज, मैं आपके साथ जो मैंने सीखा है, साझा करना चाहता हूं।

एक पहेली चुनौती

KCS क्या है और आपकी टीम कैसे Guru का उपयोग करके अपने KCS प्रक्रियाओं का उपयोग कर सकती है, इस पर बहुत गहराई में जाने से पहले, मैं एक और उदाहरण प्रस्तुत करना चाहता हूं ताकि वास्तव में समस्या को स्पष्ट किया जा सके। मैंने हाल ही में ElevateCX सम्मेलन में एक ज्ञान प्रबंधन कार्यशाला का आयोजन किया, और मैं आपको इसका संक्षिप्त संस्करण यहाँ दूंगा।

यदि आपको किसी को समझाना हो कि एक सुडोकू पहेली कैसे हल की जाए, तो आप क्या कहेंगे? मैंने नीचे एक सुडोकू पहेली प्रदान की है ताकि आप इसे स्वयं आजमा सकें। पहेली को हल करें, फिर यह लिखें कि आप किसी और को इसे हल करने के लिए कैसे बताएंगे।

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अब, उस दस्तावेज़ का उपयोग करके जिसे आपने बनाया है (और केवल वही दस्तावेज़), इस पहेली को हल करें:

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असंभव, है ना?

स्पष्ट है, एक KenKen एक सुडोकू नहीं है, लेकिन यह समान हैं। आपको एक पहेली के लिए दस्तावेज़ प्रदान किया गया है और आपसे एक समान समस्या हल करने के लिए कहा गया है। यह आपकी ग्राहक सहायता टीम के लिए पूर्व सक्रिय दस्तावेज़ बनाने के समान है। आप यह नहीं देख सकते कि आपकी टीम को कौन सी समस्या आने वाली है, इसलिए आपके दस्तावेज़ का उपयोग केवल समान समस्या को ही वर्णित करेगा। आपकी टीम अंततः निराश हो जाएगी और आपके ज्ञान आधार में विश्वास खो देगी।

तो KCS अलग तरह से कैसे है?

KCS सभी समस्याओं को हल करने वाले लोगों को सशक्त बनाता है (आदर्श रूप से, आपकी राजस्व टीम पर सभी को) ताकि वे उन समस्याओं को हल करने के क्षण में उनके दस्तावेज़ को लिख सकें।

KCS से संबंधित आप अक्सर सुने जाने वाला वाक्यांश है “डबल लूप।” हल करें लूप में, प्रतिनिधि ग्राहकों के लिए मुद्दों को हल करते हैं, और जैसे ही वे ऐसा करते हैं, वे मदद करने के लिए लेखों की खोज करते हैं। यदि वे प्रासंगिक लेख नहीं पा सकते, तो वे एक बनाते हैं। समय के साथ, ये लेख तब सुधारे जाते हैं जब प्रतिनिधि उनके लिए नए संदर्भ और शर्तें खोजते हैं। इन लेखों का निर्माण, साझा करना और संपादित करना विकसित लूप को सूचित करता है, जहाँ संगठन के नेता ग्राहक अनुरोधों के आधार पर बड़े निर्णय लेते हैं।

जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, चूंकि हम एक नए संगठन-व्यापी पद्धति के बारे में बात कर रहे हैं जो लोगों के ज्ञान साझा करने के तरीके के लिए मनोवृत्तियों को बदलती है, आपके कंपनी में KCS लागू करना एक बहुत बड़ा कार्य हो सकता है। संघ के अधिकार से आपके संगठन की जरूरतों के अनुसार प्रक्रिया को परिष्कृत करने के लिए KCS को लहरों में लागू करने की सिफारिश की जाती है ताकि आप इसे अधिक उपयोगकर्ताओं के लिए जारी करने से पहले। एक प्रारंभिक स्तर की KCS कार्यान्वयन को “लहर 1, हल लूप” के रूप में वर्णित किया जा सकता है।

चूंकि KCS को लागू करना इतना बड़ा कार्य है, आप समय के साथ बड़े चित्र का व्यवसाय परिणाम जैसे CSAT और आत्म-सेवा में सुधार होते हुए देखेंगे, लेकिन पहले से कॉल हैंडल समय जैसी प्रमुख मेट्रिक्स में सुधार देखने की उम्मीद न करें। वास्तव में, आपकी केस समाधान का समय पहले लहर में बढ़ सकता है क्योंकि आपके एजेंट उन समस्याओं को हल करने के अलावा जो कर रहे हैं उसे दस्तावेज़ करने के लिए समय लेंगे।

इसलिए, KCS कार्यान्वयन को सफल बनाने के लिए, आपको अपनी संगठन के हर स्तर से पूर्ण सहमति की आवश्यकता है, आपके सी-यूट से लेकर आपके स्तर 1 समर्थन एजेंटों तक। आपके KCS कार्यक्रम की प्रत्येक लहर के माध्यम से उस सहमति को निरंतर बनाए रखना सभी टीमों में एक स्तर की आपसी संबंध बनाए रखेगा। यदि आपकी ज्ञान विभाग द्वारा बंटा हुआ है तो आप अपने KCS कार्यक्रम को विफल करने के लिए तैयार होंगे।

और यही जगह है जहाँ Guru आता है!

Guru आपको अपनी पूरी संगठन में ज्ञान को व्यवस्थित और साझा करने में मदद करता है चाहे वे कहीं भी काम करें। Guru सभी प्रकार के आंतरिक ज्ञान साझा करने की विधियों का समर्थन करता है, लेकिन यह विशेष रूप से KCS के साथ अच्छी तरह से काम करता है। यहाँ आपके लिए दोनों का उपयोग शुरू करने के लिए तीन टिप्स दिए गए हैं:

1. अपने एजेंटों को नई टैब खोलने के बिना सामग्री खोजने और बनाने के लिए सशक्त करें Guru विस्तार का उपयोग करके

KCS से संबंधित आप अक्सर सुने जाने वाला वाक्यांश है “पहले खोजें; अक्सर खोजें।” Guru के ब्राउज़र विस्तार के साथ, आप अपनी पूरी ज्ञान आधार को अपनी कार्यप्रवाह छोड़ने के बिना खोज सकते हैं। यदि वह उत्तर जिसे आप खोज रहे हैं Guru में नहीं लगता, तब आप उसी विस्तार दृश्य से एक नया Guru कार्ड आसानी से बना सकते हैं, जिससे आपको टाब्स के बीच नेविगेट करने की परेशानी के बिना अपने ज्ञान आधार में जोड़ने की अनुमति मिलती है।

2. वेब ऐप का उपयोग करें बोर्ड बनाने के लिए जो आपकी सामग्री मानक को परिभाषित करता है और टेम्पलेट्स

आपके सभी ज्ञान को संगत बनाए रखना एक सफल KCS कार्यक्रम की कुंजी है। Guru का वेब ऐप आपको अपने Guru कार्ड को दृश्य रूप से बोर्डों में व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, इसलिए प्रारंभ करने के लिए एक अच्छा स्थान आपके सामग्री मानक, लेख गुणवत्ता सूचकांक को रेखांकित करने वाले कार्डों और प्रत्येक टेम्पलेट के लिए एक कार्ड बनाना है।

प्रो टिप: परिचय प्रारंभ शृंखला पर जाएं, जहाँ आपको टेम्पलेट्स स्टार्टर किट मिलेगा।

प्रो टिप: अपने सभी टेम्पलेट कार्ड्स को '#template' के साथ टैग करें ताकि आपकी टीम आसानी से उनके कार्ड टेम्पलेट्स की खोज को फ़िल्टर कर सके, और फिर Guru के कॉपी कार्ड को उपयोग करें

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3. अपने टीम द्वारा अपने ज्ञान के उपयोग में रुझान देखिए Analytics

Guru का Analytics डैशबोर्ड आपको पूर्ण ज्ञान देने की अनुमति देता है कि आपकी टीम कैसे जानकारी खोज रही है और साझा कर रही है। 'शोध परिणाम उत्पन्न करने वाले' और 'शोध परिणाम उत्पन्न नहीं करने वाले' तालिकाएं आपकी टीम के किसी भी दिन समर्पित ज्ञान की खोज को दिखाती हैं। यदि कई लोग किसी विशेष ज्ञान के टुकड़े की खोज की है और कोई परिणाम नहीं मिले हैं, तो यह आपको बताना चाहिए कि आपका ज्ञान आधार कुछ गायब है, जो आपकी विकसित लूप रणनीति को सूचित करने में मदद कर सकता है।

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बेशक, ये केवल कुछ सुझाव हैं कि Guru आपके KCS कार्यक्रम में कैसे सहायता कर सकता है। यह संभव है कि आप अपने पूर्ण KCS कार्यक्रम की मेज़बानी करें, खोजने से लेकर सार्वजनिक प्रकाशन करने तक, सभी Guru में। लेकिन, अधिकांश ग्राहकों के लिए, Guru एक बड़े KCS उपकरण पारिस्थितिकी तंत्र का हिस्सा है।

यदि आप यह अधिक जानने में रुच रखते हैं कि KCS Guru के साथ कैसे काम करता है, या सामान्य रूप से ज्ञान प्रबंधन के बारे में, तो मुझे सीधे ट्विटर पर @YaelMcCue पर संपर्क करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

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