A Day in the Life of a Knowledge Manager: An Interview With Crisp's Martin Theobald
Apa arti menjadi manajer pengetahuan? Kami memiliki kesempatan untuk berbicara dengan manajer pengetahuan Crisp sendiri, Martin Theobald untuk mengetahui!
Bagaimana rasanya menjadi seorang manajer pengetahuan di sebuah perusahaan? Kami berbicara dengan Martin Theobald, seorang Manajer Pengetahuan di Crisp, untuk mencari tahu.
Crisp adalah layanan intelijen risiko aktor yang melindungi dunia dari eksploitasi online, kebohongan, ancaman, penyalahgunaan, dan kebencian. Organisasi berbasis Inggris ini yang memiliki lebih dari 250 karyawan dan terus berkembang telah melalui periode pertumbuhan yang intensif dari 2020 hingga 2021 yang memaksa para eksekutif untuk mengevaluasi ulang cara mereka menangkap dan berbagi pengetahuan. Inilah pendapat Martin tentang pengalamannya dalam memilih alat, membangun basis pengetahuan, dan membantu karyawan meraih kesuksesan.
[Catatan: Wawancara ini telah diedit dan disingkat untuk lebih jelas]
Mengidentifikasi masalah pengetahuan
Ketika Martin dipekerjakan sebagai seorang manajer pengetahuan di Crisp, perusahaan tahu bahwa ada masalah manajemen pengetahuan. Meskipun pengetahuan memainkan peran sentral dalam pekerjaan sehari-hari mereka, tim-tim memiliki kesulitan untuk berbagi pengetahuan dengan anggota tim dan orang lain.
Martin berpendapat bahwa tujuan utama seharusnya adalah memberikan kerangka kerja yang tepat untuk mengumpulkan dan mengumpulkan pengetahuan perusahaan, lalu menempatkannya di tempat yang sesuai agar orang lain dapat menemukannya.
Mengenai pembentukan dukungan
Pada membuat pembelian-in
"Saya mendapat dukungan penuh dari tim eksekutif. Mereka menyadari sekitar setahun yang lalu bahwa manajemen pengetahuan adalah masalah. Saat itulah mereka mulai perjalanan untuk benar-benar memperkenalkan seorang manajer pengetahuan formal. Beberapa orang berpendapat bahwa mereka selalu berurusan dengan pengetahuan, jadi mengapa kita memerlukan orang lain untuk melakukannya? Lalu mereka mulai bertanya-tanya apa nilai yang dibawa seorang manajer pengetahuan dan bagaimana hal itu akan meningkatkan kinerja operasional dengan perusahaan."
"Saya mulai menjelaskan bahwa apa yang kami coba lakukan adalah memberikan kerangka untuk mengumpulkan dan mengumpulkan pengetahuan yang sudah ada dan menempatkannya di tempat di mana orang dapat menemukannya. Untungnya, para eksekutif mengatakan bahwa mereka tahu ini akan menjadi proyek yang lambat. Ini tidak akan seketika berubah karena ini adalah masalah budaya. Ini tentang orang dan proses. Ini bukan tentang alat. Alat adalah fasilitator, yang telah tumbuh dalam signifikansi sejak semua orang bekerja dari jarak jauh."
"Jadi bagi kami, ini adalah perubahan pola pikir. Orang-orang yang memiliki pengalaman dan pengetahuan implisit tidak akan lagi cukup. Tim-tim kesulitan untuk berbagi informasi mereka. Jadi kami menemukan cara untuk mengatakan, ‘Saya melihat Anda memiliki masalah. Saya memiliki metodologi untuk mendekati ini dan tahu cara Anda dapat menangkap pengetahuan Anda dengan cara yang lebih konstruktif.’”
"Saya pikir setiap penolakan awal berkaitan dengan mulai benar-benar melakukannya. Semua orang sibuk, dan sekarang Anda meminta mereka untuk melakukan pekerjaan lain di atas apa yang biasanya mereka lakukan. Lalu Anda meyakinkan mereka bahwa jika Anda melakukannya sekali semua yang perlu Anda lakukan adalah memeliharanya. Jadi dengan berinvestasi sekali, Anda mendapatkan beberapa manfaat. Jika Anda tidak menyediakan waktu untuk melakukan pekerjaan pengumpulan dan berbagi pengetahuan sekarang, Anda sebenarnya hanya memperburuk masalah yang akan datang.
Mengapa Martin memilih Guru
Martin telah bekerja dengan banyak alat bantu yang berguna di masa lalu tetapi ia ingin menemukan solusi all-in-one untuk mengelola pengetahuan yang dapat bekerja dalam tumpukan teknologi yang sudah mereka tetapkan. Di situlah Guru masuk ke dalam permainan.
“Salah satu hal yang saya perhatikan dari pekerjaan sebelumnya adalah menjaga pengetahuan terkelola dengan aktif sulit. Yang saya suka dari Guru adalah bagian verifikasi. Anda dapat memilih periode ulasan, itu dikelola sejauh orang dapat membuatnya, dan tinjauan sejawat dapat dilakukan pada tanggal yang Anda pilih.
“Anda memiliki kemampuan hirarki konten yang fleksibel untuk mengembangkan kumpulan papan dan kartu Anda sendiri di dalam papan sehingga saya pikir itu sangat berguna. Saya suka pendekatan itu. Saya suka pemberian tag dan manajemen tag. Jadi tidak hanya Anda dapat melakukan pencarian teks yang bersifat preskriptif, tetapi Anda juga memiliki kemampuan untuk menarik hal-hal dari kumpulan dan papan berbeda ke manajemen tag. Saya sangat suka itu.
Memulai tim
“Ketika saya mulai, saya melakukan survei tentang kondisi manajemen pengetahuan di perusahaan. Secara sangat dominan, kembali bahwa ada terlalu banyak pengetahuan dalam pikiran orang, dan pengetahuan yang ditulis ada di empat atau lima tempat yang berbeda.
“Saya mulai berbicara dengan tim kecil yang kesulitan mengumpulkan pengetahuan mereka atau bahkan tahu harus mulai dari mana. Jadi kami membuat kegiatan ini di mana saya menjelaskan bagaimana orang mengakses pengetahuan, mengapa orang perlu membagikannya, dan siapa yang perlu mengaksesnya. Ada cukup banyak hal yang kami miliki secara internal yang berdasarkan kebutuhan untuk diketahui dari sudut pandang privasi pelanggan. Kami harus sangat berhati-hati tentang seberapa banyak yang kami bagikan dalam perusahaan dan dengan orang yang tepat.
Memfokuskan pada memberikan konteks pada pengetahuan yang dibagikan adalah aspek lain dari peluncuran Guru di Crisp. Memberikan prosedur operasional atau dokumen proses kepada seseorang dapat tidak berguna jika mereka tidak tahu di mana hal itu akan cocok ke dalam rencana besarnya. Memahami dampak dan hasil yang diinginkan penting, dan itu mengarah pada tim menghasilkan konten yang lebih membantu dan lebih terstruktur.
“Kami mulai membuat peta pengetahuan. Bahkan sebelum orang mulai menulis konten apa pun, kami sudah melakukan pekerjaan menciptakan hirarki konten koleksi, kelompok papan, dan jenis konten yang ingin Anda sertakan. Kami mulai memikirkan cara kami mengumpulkan konten dan memetapkannya dalam spreadsheet atau file sederhana hanya untuk menunjukkan jenis hal yang kami kumpulkan. Lalu menjadi tujuan untuk pergi menemukan dan membuat Kartu Guru.
Mengubah rekan kerja menjadi pekerja pengetahuan
Membuat komunitas juara pengetahuan adalah salah satu langkah terakhir dalam mengokohkan tempat Guru di Crisp.
“Saya memiliki komunitas juara pengetahuan di semua tingkat perusahaan. Mereka memiliki pertemuan rutin di mana mereka dapat saling memperbarui kemajuan, memecahkan masalah, dan berbagi tips dan trik tentang cara terbaik menggunakan Guru.”
Dari semua hal yang dilakukan Martin untuk menerapkan Guru di Crisp, salah satu metode yang paling kami kagumi adalah penggunaan karyawan baru dalam struktur dan verifikasi pengetahuan. Peer review dan mengatasi masalah pengetahuan bersyarat memainkan peran integral dalam mempercepat tim dalam menggunakan Guru. Ketika orang merasa nyaman dalam peran mereka, beberapa hal bisa dengan mudah dilakukan oleh mereka, namun pengetahuan itu terkumpul selama bulan atau tahun menjalankan pekerjaan.
Tim Crisp dengan sengaja mendatangkan karyawan baru karena mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi kesenjangan dalam pengetahuan yang telah dibuat. Mereka dapat meninjau kartu-kartu yang ada, menemukan kekosongan melalui kurangnya pemahaman, dan bekerja dengan pencipta konten asli untuk mengisi kesenjangan dan memverifikasi kartu-kartu.
“Jika seseorang masuk sebagai karyawan baru dan mulai melakukan jenis peran yang Anda lakukan, mereka tidak memiliki pengalaman atau latar belakang Anda. Ada potongan pengetahuan yang besar yang hilang karena diasumsikan bahwa mereka sudah tahu hal ini, dan itu tidak selalu terjadi. Jadi sangat sering kami meminta karyawan baru untuk meninjau kartu-kartu yang ada. Lalu mereka mulai bekerja dengan pencipta konten asli untuk meninjau kartu-kartu, mendirikan kesenjangan, mengisinya, dan kemudian memverifikasi kembali kartu-kartu tersebut.”
Ingin mendengarkan lebih banyak cerita tentang bagaimana perusahaan lain menggunakan dan menyokong Guru? Periksa Komunitas Guru kami untuk tip, trik, dan cara terhubung dengan orang lain yang sama-sama menyukai Guru sepenuh hati seperti yang Anda lakukan!
Bagaimana rasanya menjadi seorang manajer pengetahuan di sebuah perusahaan? Kami berbicara dengan Martin Theobald, seorang Manajer Pengetahuan di Crisp, untuk mencari tahu.
Crisp adalah layanan intelijen risiko aktor yang melindungi dunia dari eksploitasi online, kebohongan, ancaman, penyalahgunaan, dan kebencian. Organisasi berbasis Inggris ini yang memiliki lebih dari 250 karyawan dan terus berkembang telah melalui periode pertumbuhan yang intensif dari 2020 hingga 2021 yang memaksa para eksekutif untuk mengevaluasi ulang cara mereka menangkap dan berbagi pengetahuan. Inilah pendapat Martin tentang pengalamannya dalam memilih alat, membangun basis pengetahuan, dan membantu karyawan meraih kesuksesan.
[Catatan: Wawancara ini telah diedit dan disingkat untuk lebih jelas]
Mengidentifikasi masalah pengetahuan
Ketika Martin dipekerjakan sebagai seorang manajer pengetahuan di Crisp, perusahaan tahu bahwa ada masalah manajemen pengetahuan. Meskipun pengetahuan memainkan peran sentral dalam pekerjaan sehari-hari mereka, tim-tim memiliki kesulitan untuk berbagi pengetahuan dengan anggota tim dan orang lain.
Martin berpendapat bahwa tujuan utama seharusnya adalah memberikan kerangka kerja yang tepat untuk mengumpulkan dan mengumpulkan pengetahuan perusahaan, lalu menempatkannya di tempat yang sesuai agar orang lain dapat menemukannya.
Mengenai pembentukan dukungan
Pada membuat pembelian-in
"Saya mendapat dukungan penuh dari tim eksekutif. Mereka menyadari sekitar setahun yang lalu bahwa manajemen pengetahuan adalah masalah. Saat itulah mereka mulai perjalanan untuk benar-benar memperkenalkan seorang manajer pengetahuan formal. Beberapa orang berpendapat bahwa mereka selalu berurusan dengan pengetahuan, jadi mengapa kita memerlukan orang lain untuk melakukannya? Lalu mereka mulai bertanya-tanya apa nilai yang dibawa seorang manajer pengetahuan dan bagaimana hal itu akan meningkatkan kinerja operasional dengan perusahaan."
"Saya mulai menjelaskan bahwa apa yang kami coba lakukan adalah memberikan kerangka untuk mengumpulkan dan mengumpulkan pengetahuan yang sudah ada dan menempatkannya di tempat di mana orang dapat menemukannya. Untungnya, para eksekutif mengatakan bahwa mereka tahu ini akan menjadi proyek yang lambat. Ini tidak akan seketika berubah karena ini adalah masalah budaya. Ini tentang orang dan proses. Ini bukan tentang alat. Alat adalah fasilitator, yang telah tumbuh dalam signifikansi sejak semua orang bekerja dari jarak jauh."
"Jadi bagi kami, ini adalah perubahan pola pikir. Orang-orang yang memiliki pengalaman dan pengetahuan implisit tidak akan lagi cukup. Tim-tim kesulitan untuk berbagi informasi mereka. Jadi kami menemukan cara untuk mengatakan, ‘Saya melihat Anda memiliki masalah. Saya memiliki metodologi untuk mendekati ini dan tahu cara Anda dapat menangkap pengetahuan Anda dengan cara yang lebih konstruktif.’”
"Saya pikir setiap penolakan awal berkaitan dengan mulai benar-benar melakukannya. Semua orang sibuk, dan sekarang Anda meminta mereka untuk melakukan pekerjaan lain di atas apa yang biasanya mereka lakukan. Lalu Anda meyakinkan mereka bahwa jika Anda melakukannya sekali semua yang perlu Anda lakukan adalah memeliharanya. Jadi dengan berinvestasi sekali, Anda mendapatkan beberapa manfaat. Jika Anda tidak menyediakan waktu untuk melakukan pekerjaan pengumpulan dan berbagi pengetahuan sekarang, Anda sebenarnya hanya memperburuk masalah yang akan datang.
Mengapa Martin memilih Guru
Martin telah bekerja dengan banyak alat bantu yang berguna di masa lalu tetapi ia ingin menemukan solusi all-in-one untuk mengelola pengetahuan yang dapat bekerja dalam tumpukan teknologi yang sudah mereka tetapkan. Di situlah Guru masuk ke dalam permainan.
“Salah satu hal yang saya perhatikan dari pekerjaan sebelumnya adalah menjaga pengetahuan terkelola dengan aktif sulit. Yang saya suka dari Guru adalah bagian verifikasi. Anda dapat memilih periode ulasan, itu dikelola sejauh orang dapat membuatnya, dan tinjauan sejawat dapat dilakukan pada tanggal yang Anda pilih.
“Anda memiliki kemampuan hirarki konten yang fleksibel untuk mengembangkan kumpulan papan dan kartu Anda sendiri di dalam papan sehingga saya pikir itu sangat berguna. Saya suka pendekatan itu. Saya suka pemberian tag dan manajemen tag. Jadi tidak hanya Anda dapat melakukan pencarian teks yang bersifat preskriptif, tetapi Anda juga memiliki kemampuan untuk menarik hal-hal dari kumpulan dan papan berbeda ke manajemen tag. Saya sangat suka itu.
Memulai tim
“Ketika saya mulai, saya melakukan survei tentang kondisi manajemen pengetahuan di perusahaan. Secara sangat dominan, kembali bahwa ada terlalu banyak pengetahuan dalam pikiran orang, dan pengetahuan yang ditulis ada di empat atau lima tempat yang berbeda.
“Saya mulai berbicara dengan tim kecil yang kesulitan mengumpulkan pengetahuan mereka atau bahkan tahu harus mulai dari mana. Jadi kami membuat kegiatan ini di mana saya menjelaskan bagaimana orang mengakses pengetahuan, mengapa orang perlu membagikannya, dan siapa yang perlu mengaksesnya. Ada cukup banyak hal yang kami miliki secara internal yang berdasarkan kebutuhan untuk diketahui dari sudut pandang privasi pelanggan. Kami harus sangat berhati-hati tentang seberapa banyak yang kami bagikan dalam perusahaan dan dengan orang yang tepat.
Memfokuskan pada memberikan konteks pada pengetahuan yang dibagikan adalah aspek lain dari peluncuran Guru di Crisp. Memberikan prosedur operasional atau dokumen proses kepada seseorang dapat tidak berguna jika mereka tidak tahu di mana hal itu akan cocok ke dalam rencana besarnya. Memahami dampak dan hasil yang diinginkan penting, dan itu mengarah pada tim menghasilkan konten yang lebih membantu dan lebih terstruktur.
“Kami mulai membuat peta pengetahuan. Bahkan sebelum orang mulai menulis konten apa pun, kami sudah melakukan pekerjaan menciptakan hirarki konten koleksi, kelompok papan, dan jenis konten yang ingin Anda sertakan. Kami mulai memikirkan cara kami mengumpulkan konten dan memetapkannya dalam spreadsheet atau file sederhana hanya untuk menunjukkan jenis hal yang kami kumpulkan. Lalu menjadi tujuan untuk pergi menemukan dan membuat Kartu Guru.
Mengubah rekan kerja menjadi pekerja pengetahuan
Membuat komunitas juara pengetahuan adalah salah satu langkah terakhir dalam mengokohkan tempat Guru di Crisp.
“Saya memiliki komunitas juara pengetahuan di semua tingkat perusahaan. Mereka memiliki pertemuan rutin di mana mereka dapat saling memperbarui kemajuan, memecahkan masalah, dan berbagi tips dan trik tentang cara terbaik menggunakan Guru.”
Dari semua hal yang dilakukan Martin untuk menerapkan Guru di Crisp, salah satu metode yang paling kami kagumi adalah penggunaan karyawan baru dalam struktur dan verifikasi pengetahuan. Peer review dan mengatasi masalah pengetahuan bersyarat memainkan peran integral dalam mempercepat tim dalam menggunakan Guru. Ketika orang merasa nyaman dalam peran mereka, beberapa hal bisa dengan mudah dilakukan oleh mereka, namun pengetahuan itu terkumpul selama bulan atau tahun menjalankan pekerjaan.
Tim Crisp dengan sengaja mendatangkan karyawan baru karena mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi kesenjangan dalam pengetahuan yang telah dibuat. Mereka dapat meninjau kartu-kartu yang ada, menemukan kekosongan melalui kurangnya pemahaman, dan bekerja dengan pencipta konten asli untuk mengisi kesenjangan dan memverifikasi kartu-kartu.
“Jika seseorang masuk sebagai karyawan baru dan mulai melakukan jenis peran yang Anda lakukan, mereka tidak memiliki pengalaman atau latar belakang Anda. Ada potongan pengetahuan yang besar yang hilang karena diasumsikan bahwa mereka sudah tahu hal ini, dan itu tidak selalu terjadi. Jadi sangat sering kami meminta karyawan baru untuk meninjau kartu-kartu yang ada. Lalu mereka mulai bekerja dengan pencipta konten asli untuk meninjau kartu-kartu, mendirikan kesenjangan, mengisinya, dan kemudian memverifikasi kembali kartu-kartu tersebut.”
Ingin mendengarkan lebih banyak cerita tentang bagaimana perusahaan lain menggunakan dan menyokong Guru? Periksa Komunitas Guru kami untuk tip, trik, dan cara terhubung dengan orang lain yang sama-sama menyukai Guru sepenuh hati seperti yang Anda lakukan!
Alami kekuatan platform Guru secara langsung - ikuti tur produk interaktif kami
