Normal baru kami tidak terasa sangat "normal".  Sementara tim di seluruh dunia beralih ke kehidupan #WFH, sangat penting bagi kami untuk dilengkapi dengan alat yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan kami — di mana pun tempat kami bekerja.

Dalam realitas kerja jarak jauh baru kami; "obrolan di sekitar dispenser air" tidak ada lagi, pertemuan Zoom terlihat seperti intro Brady Bunch, dan meja dapur kami menjadi kantor rumah. Cara kerja kami telah berubah dalam semalam, membuka jalan bagi standar baru konektivitas sosial tanpa kedekatan fisik. Perusahaan tanpa kebijakan kerja jarak jauh yang sudah ada sedang bergegas untuk meningkatkan dan mengkompensasi. Sekarang adalah waktunya untuk mengoptimalkan kekuatan kerja jarak jauh Anda dan siap untuk masa depan yang fungsional sebagai tim yang terdistribusi.

Di Guru, kami telah memungkinkan tim jarak jauh sejak 2015, dan beruntung melihat secara langsung bagaimana mereka bekerja sama dengan baik. Jika Anda atau organisasi Anda bergegas untuk berada pada halaman yang sama, kami telah menyusun panduan cepat tentang alat yang Anda perlukan untuk beralih ke kerja jarak jauh dengan gangguan minimal.

Komunikasi merupakan kunci untuk meningkatkan efisiensi di antara tim jarak jauh. Ketika komunikasi tatap muka tidak mungkin, alat Anda perlu memfasilitasi manfaat yang sama, seperti; waktu respon cepat, bahasa informal, isyarat non-verbal, dan spontanitas, dengan cara yang terasa alami dalam alur kerja kami.

"Kolaborasi dan komunikasi" terdaftar sebagai perjuangan nomor 1 yang datang dengan bekerja secara remote dalam State of Remote Work 2020 Buffer. Naik dari urutan ke-3 pada 2019.

Apa yang seharusnya ada dalam tumpukan teknologi kerja jarak jauh Anda?

Kami percaya bahwa tumpukan teknologi yang sederhana dan efektif terdiri dari tiga elemen kunci: video konferensi berkualitas, komunikasi pesan real-time, dan manajemen pengetahuan yang menyatukan.

1. Video konferensi (mis. Zoom)  

Ketika pertemuan tatap muka tidak memungkinkan, obrolan video real-time adalah alternatif terbaik berikutnya. Menerapkan kebijakan kamera hidup akan membuat pertemuan jarak jauh terasa lebih terlibat dan pribadi. Dengan kamera hidup, lebih sulit untuk kehilangan fokus atau teralihkan, dan lebih mudah merasakan rasa bersama dan normalitas.

Beberapa tip untuk membantu konferensi video berjalan lancar:

• Jaga diri Anda dalam keadaan diam ketika Anda tidak berbicara. Ini akan mengurangi kebisingan latar belakang dan membuat pertemuan Anda berjalan lancar.
• Jadikan itu sosial! Ajakan makan siang virtual atau jam bahagia dengan tim dan teman kantor Anda sehingga Anda tidak melewatkan percakapan interpersonal yang biasa terjadi di sekitar istirahat makan.
• Tetapkan norma perusahaan secara luas untuk komunikasi video. Ini bisa mencakup "mengangkat tangan" ketika Anda siap berbicara, memanfaatkan fitur obrolan alat Anda, dll.

Tip: Buat Kartu dengan standar etiket rapat virtual untuk seluruh organisasi agar semua tetap sejalan.

2. Komunikasi tim dan pesan (mis. Slack)

Ketika pertemuan di lorong tidak mungkin, tim Anda memerlukan mode komunikasi yang baru, cepat, dan efisien. Tanpa pusat obrolan, tim Anda akan menjadi liar. Departemen yang berkomunikasi dalam 'silo' (baik melalui email, SMS, obrolan G, dll.) membuat pemangku kepentingan kunci tidak sadar. Secara internal, karyawan dapat mulai menggunakan saluran komunikasi lain. Menambah gangguan pada hari kerja mereka dan tumpukan teknologi yang sudah berlebihan.

Mendirikan alat obrolan satu perusahaan menghilangkan kebingungan dan pengulangan serta memberikan tim kepemimpinan Anda dengan ruang untuk berkomunikasi secara efisien ke seluruh organisasi Anda dalam waktu perubahan konstan.

Bagaimana memaksimalkan alat pesan Anda  

• Tetapkan format untuk judul saluran dan obrolan grup. Sebagai contoh, di Guru, saluran Slack berbasis proyek memiliki awalan "#proyek-". Hal ini membantu mengatur sidebar Anda sendiri dan sangat berguna jika Anda akan membuat beberapa saluran baru dalam beberapa minggu mendatang.
• Gunakan semua fitur! Slack memungkinkan Anda untuk menetapkan status, menunda pemberitahuan, mengintegrasikan dengan aplikasi produktivitas seperti Clockwise, dan lainnya. Fitur-fitur ini dapat membantu alat obrolan Anda terasa seperti bagian yang lebih terintegrasi dari alur kerja Anda dan kurang menjadi gangguan.
• Benangkan tanggapan Anda. Saluran menjadi ramai dan percakapan menjadi hilang di dalam kekacauan. Pastikan untuk merespons dalam benang agar tetap teratur dan menjaga kewarasan.

3. Manajemen pengetahuan (mis. Guru)

Mungkin salah satu kejutan terbesar dengan peralihan tiba-tiba ke kerja jarak jauh adalah menyadari seberapa banyak kita bergantung pada menyentuh bahu rekan kerja untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan kita. Meskipun sentuhan bahu harfiah tidak tersedia, itu tidak berarti para ahli subjek tim Anda (SME) tidak akan mendapatkan pertanyaan yang berulang dari jarak jauh. Mungkin lebih dari sebelumnya. Itulah mengapa mendirikan satu sumber kebenaran tentang pertanyaan umum perusahaan, kebijakan, pertanyaan produk, dll. adalah prioritas utama bagi tim jarak jauh. Mengumpulkan informasi internal perusahaan Anda akan mendukung produktivitas SME (dan kewarasan), kepercayaan tim, dan keselarasan organisasi keseluruhan.

Cara memaksimalkan alat manajemen pengetahuan Anda:

• Bawa manajemen pengetahuan  ke semua alur kerja eksisting tim Anda. Integrasi Slack, ekstensi Chrome, dan G Suite Add-On kami semuanya dirancang untuk memberikan tim Anda pengetahuan yang mereka butuhkan, di mana pun mereka bekerja. Ini membantu produktivitas dan menghemat ruang tab berharga.
• Dokumentasikan segalanya, termasuk kebijakan dan prosedur sementara. Penting bahwa semua orang melihat alat KM Anda sebagai sumber kebenaran pada semua pengetahuan perusahaan. Terutama selama masa perubahan kebijakan atau prosedur yang cepat. Basis pengetahuan yang terverifikasi adalah tempat yang bagus untuk memberikan informasi kepada tim Anda dengan cara yang mereka percayai sebagai tepat waktu, dapat diandalkan, dan dinamis.
• Jadikan pengetahuan usaha kolaboratif! Mungkin terasa sangat berat untuk membangun basis pengetahuan dari nol. Tugaskan pemimpin untuk memberikan konten khusus tim dan siapkan tim governance pengetahuan untuk membangun struktur dan menjaga pengetahuan tetap mutakhir dan terorganisir. Membuat pengelolaan pengetahuan menjadi tanggung jawab bersama tidak hanya akan membuat beban menjadi lebih ringan, tetapi juga akan menyiapkan Anda untuk kesuksesan berkelanjutan.

Langkah berikutnya adalah memastikan bahwa tiga pilar tumpukan teknologi remote Anda bekerja bersama secara padu. Berikut adalah beberapa tips untuk menggabungkan kemampuan dari alat-alat ini:

• Zoom + Slack: Jika Anda terjebak dalam percakapan melingkar, yang panjang di Slack, segera bergabung dalam panggilan Zoom cepat untuk mendiskusikan secara real-time. Manfaatkan integrasi Zoom di Slack untuk memulai panggilan dengan segera, tanpa harus navigasi ke alat kalender Anda dan menjadwalkan pertemuan secara formal.
• Slack + Guru: Bangun kebiasaan seputar berbagi pengetahuan dengan menunjukkan apa yang tersedia di Slack. Jika seorang rekan kerja mengajukan pertanyaan dalam sebuah saluran, gunakan integrasi Guru untuk menjawab langsung dengan Kartu - tanpa meninggalkan aplikasi. Ini tidak hanya memberikan rekan kerja Anda jawaban atas pertanyaan mereka, tetapi juga mendorong orang untuk mencari Guru terlebih dahulu saat mereka memiliki pertanyaan.
• Guru + Zoom: Pada panggilan internal dan eksternal, pertanyaan muncul yang tidak bisa Anda jawab secara instan. Daripada membuang waktu berharga atau berkomitmen untuk mengikuti nanti, temukan jawaban dengan cepat secara real-time menggunakan Guru. Informasi ringkas yang mudah dipahami akan membantu Anda menjawab pertanyaan satu kali dengan keyakinan.

Dan itu baru awalnya. Ketika orang mulai nyaman dengan alat yang menyusun tumpukan teknologi kerja remote Anda, praktik-praktik ini akan menjadi kebiasaan dan Anda akan menemukan lebih banyak cara untuk bekerja secara efisien dengan tumpukan teknologi yang bervariasi. Tetapi, mengelola perubahan dan peluncuran alat baru datang dengan rintangan kecepatannya.

Pengimplementasian alat baru bisa membosankan terutama ketika tim Anda sudah mengalami gangguan tak terduga pada kehidupan sehari-hari mereka. Penekanan harus diberikan pada peningkatan — bukan membuat lebih rumit — alur kerja mereka. Mengenalkan alat baru untuk kekuatan kerja remote perlu menjadi intuitif, sederhana, dan berperan sebagai peningkatan tak terbantahkan untuk proses saat ini. Pastikan untuk menunjukkan nilai tambah sejak awal. Menggunakan alat perekam seperti Loom akan mempercepat proses pengenalan dan mendorong adopsi. Growing pains are inevitable but by practicing strong manajemen perubahan Anda akan dapat membangun kebiasaan baru dengan cepat.

Dengan mengadopsi alat-alat baru untuk mendukung "normal baru" Anda akan keluar dari sisi lain sebagai tim yang lebih kuat dari para komunikator yang teralign dengan baik — bahkan setelah periode remote Anda berakhir.