Berkumpullah dan dengarkan cerita tentang saat balasan otomatis di luar kantor diciptakan. Pada dasarnya, beberapa orang di Microsoft menemukan bahwa mereka tidak dapat berhenti membalas email saat mereka sedang berlibur, dan dengan demikian OOO lahir. Namun, kenyataannya adalah bahwa beberapa dari kita (baiklah, banyak dari kita) tidak hanya membalas email saat kita berlibur, tetapi kita juga aktif memantau Slack dan saluran komunikasi lainnya.

Beberapa dari ini berasal dari atas (cerita nyata: saya pernah bekerja di sebuah perusahaan yang mewajibkan kami untuk menempatkan OOO saat keluar untuk hari itu), tetapi banyak tekanan ini berasal dari diri sendiri. Kita tidak ingin keluar dari lingkaran, dan kita tidak percaya bahwa segala sesuatunya akan dilakukan—atau dilakukan dengan baik—ketika kita pergi, jadi kita membuat rencana cadangan yang mencegah kita untuk terputus. Dan ketika kita dihargai untuk perilaku ini ("Terima kasih sudah mengerjakan masalah kritis ini. Saya tahu Anda harus mengambil waktu Anda untuk melakukannya" atau "Anda kembali dari liburan dan langsung terjun! Menakjubkan!") kita menginternalisasi bahwa tidak pernah berhenti tidak pernah berhenti adalah hal yang baik.

Kita semua bersiap-siap untuk apa yang kita harapkan menjadi musim panas yang cukup epik, dan kita pikir ini saatnya bagi orang-orang untuk mengubah pendekatan mereka terhadap PTO. Waktu liburan cenderung memiliki beberapa aturan yang paling ketat di sekitarnya, dan kita tahu bahwa membuat orang mengubah pikiran mereka bisa menjadi tantangan. Itulah mengapa kita akan membantu memberi Anda cara baru untuk memikirkan bagaimana Anda menangani waktu di luar kantor dengan beberapa cara untuk mendorong pemutusan.

Tetapkan ekspektasi tentang apa arti waktu liburan yang sebenarnya

Pertama, budaya pemutusan saat berlibur memerlukan setidaknya kesepakatan eksplisit antara perusahaan dan karyawan bahwa tidak diharapkan ada pemeriksaan atau komunikasi. Pemberitahuan yang melebihi "tidak ada pekerjaan yang diharapkan". Jelaskan bahwa tidak ada orang yang diharapkan untuk bisa langsung bekerja dalam waktu 10 menit setelah masuk setelah liburan multi-hari (atau bahkan multi-jam). Jelaskan bahwa waktu liburan adalah waktu sepenuhnya jauh dari pekerjaan. Meskipun ekspektasi ini harus datang dari kepemimpinan, hal itu kemudian bisa diperkuat di tingkat tim. Jika seseorang yang sedang berlibur mulai membalas email atau Slack, ingatkan mereka dengan lembut bahwa mereka tidak di sini, bahwa mereka tidak perlu khawatir, bahwa Anda bisa mengatasinya, dan bahwa mereka harus keluar dari sana.

Tip pro: Jika Anda seperti saya, Anda hanya berpura-pura offline ketika sebenarnya tidak. Saat saya berlibur, saya benar-benar menghapus Slack, email kerja, dll dari ponsel saya. Tangan saya tentu saja merasa gatal ketika saluran-saluran ini tidak tersedia bagi saya, tetapi itu adalah pengingat perilaku pribadi yang berguna bahwa hey, saya seharusnya mendaki tebing ini di Zion, bukan memeriksa diskusi tentang peringkat pencarian kita.

Perbarui cara Anda menggunakan balasan otomatis

Masalah dengan sebagian besar balasan otomatis di luar kantor adalah bahwa mereka digunakan untuk menekankan kewajiban kita kepada mereka yang menghubungi kita.

"Saya keluar dari kantor dengan akses internet terbatas jadi balasan saya mungkin tertunda. Jika Anda membutuhkan balasan yang mendesak, silakan hubungi rekan saya Cool Kid di coolkid@coolcompanydotcom. Jika tidak, harapkan balasan secepat saya kembali."

— Versi OOO yang saya gunakan selama bertahun-tahun

SLA Suci, Batman! Tidak heran merasa terputus saat berlibur terasa seperti beban. Balasan OOO yang terlihat seperti ini menetapkan ekspektasi yang hampir tidak mungkin. Secara internal, semua orang yang seharusnya tahu bahwa Anda sedang berlibur mungkin sudah tahu, dan secara eksternal, sebagian besar email yang Anda terima tidak memerlukan balasan, baik tepat waktu maupun sebaliknya. (Pengecualian: Jika Anda memiliki klien eksternal, kirim mereka pembaruan cepat bahwa Anda akan pergi dan apa rencana fallback—dan itu tidak boleh melibatkan Anda yang memeriksa.)

Sebaliknya, formatlah balasan di luar kantor yang terlihat sedikit lebih masuk akal dan mengurangi beban Anda:

"Saya sedang berlibur dan akan mulai membalas semua item yang belum diselesaikan setelah saya kembali."

Tidak hanya ini menekankan bahwa Anda tidak sedang membalas sekarang, tetapi juga tidak memaksa Anda untuk segera membalas begitu Anda kembali. Tidak ada informasi yang tidak perlu dan tidak membuka rekan-rekan Anda untuk pencarian yang tidak diinginkan.

Tip pro: Gunakan ruang OOO Anda untuk menampilkan beberapa pekerjaan yang benar-benar Anda banggakan ("Sambil menunggu, kenapa tidak melihat rilis produk terbaru kami?"), atau tunjukkan sedikit kepribadian ("Saya sedang melakukan perjalanan darat di Rute 66 yang bersejarah. Pelajari lebih lanjut tentang itu di sini.")

Mudah untuk semua orang melihat apa yang perlu dilakukan saat Anda tidak ada

Pada liburan saya yang baru-baru ini dan sangat terlambat selama seminggu, saya membuat Guru Card (berdasarkan template ini) yang tidak hanya menjelaskan kapan saya tidak ada dan apa rencananya selama ketidakhadiran saya tetapi juga dalam keadaan apa diperbolehkan untuk menghubungi saya. Mari kita lihat:

Judulnya membuatnya mudah dicari bagi semua orang di perusahaan yang mungkin bertanya-tanya apa yang terjadi, dan informasi itu diulang di bagian atas Kartu itu sendiri untuk menekankan kapan saya akan tidak dapat dihubungi.

Di sini saya menjelaskan bahwa saya a) tidak mengharapkan untuk bekerja karena saya tidak membawa komputer saya dan b) dalam keadaan yang terbatas (dan jujur, fantastis) dapat diterima untuk menghubungi saya. Saya juga mengarahkan orang untuk mereka yang dapat memberi mereka jawaban. Hal lainnya harus menunggu.

Ini adalah di mana sisi kontrol saya muncul—dan ya, saya sedikit malu (semua orang ini sudah tahu apa yang harus mereka lakukan), tetapi itu memberi saya ketenangan pikiran bahwa ini didokumentasikan, yang berarti saya tidak perlu khawatir mengenainya saat saya bermain (baca: kalah di) blackjack.

Saya berusaha untuk menyaring prioritas terbesar untuk tim saya selain dari tugas sehari-hari kami. Ini adalah apa yang saya beri lampu hijau untuk maju tanpa berkonsultasi dengan saya.

Akhirnya, saya menegaskan apa yang saya lihat sebagai kewajiban saya untuk memastikan semua orang tahu saya benar-benar, sangat, pasti tidak akan bekerja. Tidak mungkin jika Anda seorang karyawan Guru yang berpikir untuk menghubungi saya bahwa Anda akan melewatkan fakta bahwa saya sedang tidak ada.

Untuk membuatnya sepenuhnya, benar-benar jelas, saya membuat tautan Bitly untuk Kartu ini, dan membuatnya sebagai status Slack saya, seperti yang ditunjukkan di atas. Tapi saya melangkah lebih jauh! Saya mengubah nama display saya menjadi “Leah sedang OOO 4/26-4/30” dan membuat status saya pesan ini:

Pertanyaan yang Anda tanyakan sekarang adalah... apakah ini berhasil? Apakah saya benar-benar terputus?

Hampir. Saat saya menyadari bahwa saya telah lupa menghapus Slack dari iPad saya, saya memeriksa sekali pada pertengahan minggu. Ternyata semuanya baik-baik saja dan tidak ada yang membutuhkan saya (kejutan!), jadi saya menutup iPad saya dan mengalihkan perhatian saya kembali untuk mencari tahu mengapa semua orang sepertinya menyukai mendaki gunung.

Mengubah cara kita berpikir tentang waktu libur

Sebagai masyarakat, kita perlu mengevaluasi kembali hubungan kita dengan pekerjaan, tetapi sementara itu, kita bisa mulai dengan membuat perubahan di perusahaan kita, dan dalam diri kita sendiri. Ini adalah latihan manajemen perubahan spesifik yang dapat Anda mulai di perusahaan Anda dengan mendapatkan pemahaman dasar tentang seberapa baik semua orang dapat terputus dari pekerjaan, dan bekerja melalui langkah-langkah di atas untuk memastikan memutuskan dan mengisi daya adalah norma, bukan pengecualian.