Berbagi adalah peduli ketika datang ke pengetahuan tempat kerja. Kami adalah juara budaya berbasis pengetahuan, dan kami tahu bahwa ada banyak alasan mengapa organisasi harus berinvestasi dalam berbagi pengetahuan alih-alih menyimpannya.

Apakah Anda ingat apa yang terjadi saat ikan besar terakhir meninggalkan perusahaan Anda? Tergantung pada apakah perusahaan Anda menghargai berbagi pengetahuan, kami bertaruh bahwa salah satu dari dua hal terjadi setelah mereka memberikan pemberitahuan dua minggu:

• Meskipun merasa sedih bahwa ikan besar pergi, semua orang mengharapkan yang terbaik untuknya. Sebagian besar bertanya kepada atasan mereka apakah ada yang bisa mereka lakukan untuk membantu sementara mereka mengisi posisi tersebut dan mungkin pergi keluar untuk jam bahagia yang menyenangkan.
• Manajer dan karyawan menjadi panik total sementara tim dilemparkan ke dalam kekacauan karena tidak ada yang tahu apa yang harus dilakukan. Ikan besar itu menghabiskan hari-hari terakhirnya menulis "apa pun yang perlu diketahui orang" setelah mereka pergi, tetapi catatan mereka tidak benar-benar membantu.

Kekacauan dalam skenario terakhir tidak datang dari semua orang hanya merasa kecewa tentang seorang karyawan yang pergi. Semua ketidaknyamanan itu berasal dari penumpukan pengetahuan.

Mengapa penumpukan pengetahuan terjadi di tempat kerja

Pengetahuan tidak dimaksudkan untuk disimpan oleh beberapa pemain kunci. Ini dimaksudkan untuk dibagikan sehingga setiap orang dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka. Contoh di atas hanyalah satu masalah yang datang dengan penumpukan pengetahuan. Banyak proses lainnya dan hal-hal penting menderita ketika pengetahuan tidak tersedia secara langsung untuk orang yang paling membutuhkannya.

Perusahaan yang benar-benar ingin mengadopsi inovasi, kesetaraan, dan keberagaman harus memimpin dalam berbagi pengetahuan.

Pepatah bahwa pengetahuan adalah kekuatan sangat benar di tempat kerja rata-rata. Ketika lapangan permainan diratakan dan orang-orang memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, lebih mudah untuk mengeksplorasi ide-ide baru, membawa orang-orang dari berbagai latar belakang, dan mempersiapkan orang untuk sukses.

Lebih penting dari sebelumnya bagi karyawan untuk sejalan pada proyek dan proses yang tepat saat mereka menjadi bagian dari tenaga kerja terdistribusi. Dorongan untuk lebih banyak lingkungan hybrid dan remote mungkin telah membuat beberapa perusahaan berpikir lebih kritis dan strategis tentang cara mereka berbagi pengetahuan.

Jadi, jika berbagi pengetahuan begitu hebat, mengapa begitu banyak perusahaan berjuang dengan penumpukan pengetahuan? Meskipun apa yang mungkin Anda pikirkan, sebagian besar manajer dan karyawan bukanlah penjahat Machiavellian yang mencoba menjatuhkan rekan kerja mereka. Sebenarnya, penumpukan pengetahuan terjadi karena beberapa alasan yang sangat mendasar (dan dapat diperbaiki).

Berbagi pengetahuan itu melelahkan

Anda ingin membagikan pembaruan penting tentang proyek. Anda bisa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek biasa Anda, tetapi itu lebih untuk melacak pekerjaan ketimbang menyampaikan pesan. Sebuah email atau pesan Slack bisa berfungsi, tetapi karena beberapa orang tidak hadir, Anda khawatir tentang pembaruan Anda akan hilang di tengah kesibukan. Mungkin rapat tim selanjutnya bisa berfungsi, tetapi Anda benar-benar perlu mengeluarkan ini sekarang.

Saat Anda memikirkan cara terbaik untuk membagikan berita tersebut, Anda menyadari bahwa Anda telah menghabiskan setengah dari waktu luang Anda memikirkan cara untuk mengirim pesan tersebut. Anda mengabaikannya dan bertekad untuk menemukan cara untuk membuat pembaruan Anda setelah rapat berikutnya, tetapi Anda terjebak dalam sesuatu yang penting dan perlu menunggu hingga besok.

Tapi tunggu, besok Anda harus beralih ke proyek lain, jadi mungkin setelah akhir pekan Anda bisa mengirimkan pesan Anda…

Anda tidak bisa mengharapkan karyawan bersedia untuk berbagi pengetahuan jika itu datang dengan biaya yang begitu besar. Ketika organisasi tidak disiapkan untuk berbagi pengetahuan, terkadang berbagi berita yang paling sederhana menjadi menghabiskan waktu dan uang yang besar. Berbagi pengetahuan harus sederhana, tidak rumit, dan relatif cepat dilakukan.

Ada reward dalam penumpukan

Kami merasa sakit untuk mengakuinya, tetapi beberapa tempat kerja sangat bagus dalam mendorong karyawan untuk menumpuk pengetahuan secara diam-diam. Kami sudah mengatakannya sekali dan kami senang untuk mengulanginya: pengetahuan adalah kekuatan, dan itu sangat benar saat berbicara tentang pekerjaan.

Orang yang memegang informasi penting dekat dengan diri mereka menjadi pemimpin de facto di tempat kerja. Setiap tugas, tidak peduli seberapa kecil, harus melalui mereka untuk diselesaikan. Akhirnya, para penumpuk pengetahuan perlahan-lahan mulai dianggap sebagai ahli materi pelajaran, meskipun mereka hanya "ahli" dalam menghindari orang lain. Mereka mendapatkan proyek yang lebih baik, mereka mulai mengambil keputusan, dan mereka terus memegang pengetahuan dekat dengan mereka untuk mempertahankan kekuasaan mereka.

Dia mengerti (dalam cara terburuk)

Kami memahami bahwa harus ada beberapa distribusi pengetahuan di tempat kerja agar semuanya berjalan lancar. Lagipulan, tidak semua orang bisa tahu segalanya tentang topik dan proyek tertentu. Masalah muncul ketika tampaknya hanya ada satu orang yang memiliki jawaban untuk segala sesuatu.

Orang dihukum karena berbagi pengetahuan

Kami tahu apa yang Anda pikirkan. "Itu tidak masuk akal! Saya atau/ kantor saya tidak akan pernah menghukum seorang karyawan yang membantu yang lain!"

...Ya... tentang itu...

Apakah Anda atau manajer Anda pernah:

• Memarahi seorang karyawan karena terlalu lama menjelaskan sesuatu kepada rekan kerja?
• Menyisihkan permintaan untuk memperluas basis pengetahuan Anda sebagai "tidak perlu"
• Melihat keluhan tentang kebingungan sekitar proses dan proyek sebagai kesalahan karyawan dan bukan sistem yang mereka gunakan?

Anda mungkin tidak bermaksud untuk melakukannya, tetapi Anda melakukan banyak untuk merusak berbagi pengetahuan di tempat kerja. Bagaimana karyawan dapat mengambil inisiatif untuk mendokumentasikan dan menjelaskan hal-hal jika mereka akan dihukum karena itu?

Kritik yang membangun adalah satu hal, tetapi pencarian kesalahan yang berlebihan dan negativitas yang sangat parah adalah hal lain. Alih-alih terus-menerus menemukan kesalahan dengan cara orang melakukan sesuatu, cobalah untuk memberikan saran tentang bagaimana membuat sesuatu lebih baik.

Pentingnya melawan penumpukan pengetahuan

"Masalah besar," pikir Anda. "Segala sesuatu di sini sebenarnya adalah keluhan umum tentang pekerjaan. Segalanya tampak baik seperti adanya, mengapa saya harus berinvestasi dalam begitu banyak perubahan?"

Nah, kinerja, untuk satu hal.

Perusahaan yang memiliki budaya berbasis pengetahuan cenderung berjalan di semua silinder. Proses dicatat, pengetahuan penting dibagikan, dan semua orang memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk bekerja.

Faktanya, kami memiliki penelitian yang menunjukkan bahwa 94% perusahaan dengan budaya berbasis pengetahuan mencapai atau melebihi tujuan mereka. Selain itu, 84% melaporkan merasa puas dengan keterlibatan karyawan mereka.

Ketika Anda melakukan pekerjaan dengan baik, kepuasan pelanggan biasanya tidak jauh di belakang. Tiba-tiba, staf dukungan tidak perlu menghabiskan waktu berharga mencari jawaban yang tepat untuk membantu pelanggan yang tidak puas. Orang-orang dalam pemenuhan memiliki apa yang mereka butuhkan untuk dengan mudah meningkatkan produksi atau beralih ke layanan pengiriman yang berbeda. Karena segalanya berjalan lancar, pelanggan merasakan manfaatnya.

4 cara sederhana untuk menghentikan penumpukan pengetahuan

Kami tahu Anda ingin perusahaan Anda selalu berada di puncak permainannya, jadi kami akan membantu Anda memberantas penumpukan pengetahuan dengan cara yang benar. Jika Anda serius tentang menghentikan penumpukan, kami tahu apa yang perlu Anda lakukan.

Naik ke level Diane Lockhart

1. Buat dokumentasi menjadi mudah

Salah satu rintangan terbesar yang dihadapi perusahaan saat menilai basis pengetahuan mereka adalah bagaimana mengorganisir semuanya. Menemukan cara terbaik untuk mendapatkan jumlah besar pengetahuan setiap ahli materi pelajaran tidak akan menjadi tugas yang mudah.

Kami tidak dapat merekomendasikan cukup penggunaan template di sini. Ketika Anda menggunakan template, Anda bisa dengan mudah membagikan proses yang dapat diulang dan membuatnya lebih sederhana bagi orang untuk diikuti. Ingat, dokumentasi memang memerlukan waktu untuk diselesaikan dengan baik. Tapi ketika Anda membangunnya di dasar yang tepat, itu menjadi jauh lebih mudah untuk ditangani.

Tingkatkan produktivitas dengan template gratis Guru

Jelajahi Template

2. Tunjukkan pengakuan

Anda merasa enggan memberi tahu Gollum pengetahuan di tempat kerja bahwa mereka harus menyerahkan yang berharga. Untuk semua kritikan yang kami buat mengenai penumpukan pengetahuan, kami memahami mengapa bisa sulit untuk melepaskannya. Lagipulan, orang masih ingin mendapatkan penghargaan dan pengakuan untuk apa yang mereka lakukan.

Oh, Anda seharusnya tidak :)

Percaya atau tidak, Anda masih bisa memiliki ahli materi pelajaran tanpa menjadikan mereka penumpuk. Sistem kartu kami dapat memberikan penghargaan kepada orang-orang yang mengembangkan proses dan dokumentasi penting sambil sekaligus membuatnya lebih mudah bagi orang untuk memperbarui pengetahuan penting.

Kami juga mendorong manajer dan pemangku kepentingan lainnya untuk menjadi penyemangat terbesar karyawan. Temukan cara untuk menyoroti kontribusi orang-orang pada pekerjaan sehingga lebih mudah untuk melepaskan sebagian dari pengetahuan yang telah ditumpuk.

3. Buat berbagi menjadi sederhana

Jenuh dengan ketukan bahu dan gangguan yang mengganggu jalannya hari kerja? Buat lebih mudah dan lebih alami untuk berbagi pengetahuan saat orang bekerja!

Kata-kata yang kami jalani di Guru

Buat berbagi dan konsumsi pengetahuan menjadi bagian alami dari hari kerja dengan memberikan waktu yang diperlukan bagi orang untuk membaca, menulis, dan berkomunikasi. Dorong orang untuk menjadwalkan waktu fokus" selama hari sehingga mereka dapat berkonsentrasi pada komunikasi.

Apakah Anda terikat pada pertemuan 60 atau 30 menit? Beri orang kembali sebagian dari waktu mereka dan buat pertemuan lebih efisien dengan memendekannya. Buat pembacaan sebelumnya menjadi bagian dari pertemuan besar sehingga orang tiba dengan pertanyaan dan ide. Memberikan orang 5-15 menit untuk mempersiapkan diri bisa membawa dampak besar terhadap produktivitas.

4. Detoksifikasi budaya Anda

Jika Anda telah melihat salah satu dari berikut ini:

• Orang-orang takut untuk bertanya karena mereka tidak ingin dianggap sebagai tidak kompeten.
• Dulu Anda memiliki ahli materi pelajaran yang terlibat, tetapi setelah dua kemenangan besar terakhir mereka diabaikan, mereka keluar dari pekerjaan.
• Karyawan merasa terlalu lelah dan tertekan dengan tenggat waktu berikutnya sehingga mereka bahkan tidak ingin bertanya.

Uh... sepertinya Anda memiliki beberapa masalah yang lebih dalam daripada penumpukan pengetahuan.

Maaf memberi tahu Anda

Jika Anda benar-benar ingin memiliki tempat kerja yang berbasis pengetahuan dan mengurangi jumlah penumpuk di antara Anda, kerjakan untuk menciptakan budaya positif untuk semua orang.

Puji kreativitas dan dorong orang untuk datang dengan ide-ide baru terlepas dari seberapa baik mereka dipikirkan. Letakkan pembelajaran dan pertumbuhan di depan budaya dan dorong orang untuk penasaran dan bertanya. Semakin banyak orang berbagi DAN merasa nyaman untuk berbagi, semakin baik pengetahuan yang mereka hasilkan.

Selamat datang di era baru

Penumpukan pengetahuan adalah pembunuh pelan tempat kerja yang menjanjikan, dan bisa sulit terdeteksi jika Anda tidak tahu tandanya. Kami banyak berbicara tentang hal-hal yang dapat Anda lakukan dalam manajemen dan budaya Anda untuk membantu, tetapi ada satu solusi yang jelas belum kami sebutkan: memiliki perangkat lunak yang tepat.

Anda perlu membangun budaya baru berbagi pengetahuan Anda di atas dasar yang kokoh. Mulailah dengan benar dengan memanfaatkan basis pengetahuan baru.