Saya tidak pernah menginginkan untuk menjadi perencana acara, namun entah bagaimana, saya telah merencanakan acara perusahaan sejak perusahaan startup pemasaran digital tempat saya bekerja bermitra dengan Facebook di Ace Hotel yang saat itu keren (Facebook baru saja membuka API iklan mereka dan internet serta rentang perhatian kita tidak akan pernah sama). Saya selalu menganggap acara lebih sebagai pekerjaan taktis daripada strategi, mendekatinya seperti sesuatu yang lebih mirip dengan menyiapkan Makan Malam Hari Pengucapan Syukur, angka yang panas, dengan memperhatikan semua batasan diet.

Bekerja secara jarak jauh di tahun 2021 telah mengubah narasi saya (satu-satunya hal yang dapat saya kendalikan) tentang perencanaan acara perusahaan. Acara virtual internal harus menjadi prioritas strategis perusahaan dan harus diposisikan demikian secara default. Acara-acara ini kurang menawarkan kesempatan berarti untuk keakraban larut malam, tetapi mereka menguasai sumber daya waktu dan perhatian kita yang mahal dan terbatas. Tanpa niat yang jelas tentang bagaimana waktu di layar yang berharga dihabiskan, acara virtual bisa mengecewakan dan melelahkan.

Di Guru, saya mencoba membantu tim kami menjadi lebih baik dalam pekerjaan mereka dengan mengembangkan dan menguji proses untuk kesejahteraan digital dan meningkatkan komunikasi internal. Menurut Slack Funds Future of Work, "83% [pendiri] percaya bahwa tantangan terbesar mereka saat beralih ke kerja jarak jauh adalah memastikan bahwa karyawan mereka merasa terlibat dan terhubung dengan pekerjaan mereka."

Semua adalah komunikasi internal

Jika tantangan terbesar adalah memperkuat keterlibatan dan koneksi, solusinya terletak pada pendekatan dan proses di sekitar komunikasi daripada perangkat lunak/alat tertentu. Dari dalam undangan kalender, hingga 2-galon popcorn yang sekarang kosong di bawah, bagaimana kita menjangkau dan terhubung satu sama lain adalah hal yang penting. Pengakuan publik dan nada dapat membuat hari seseorang menjadi lebih baik. Ekspektasi yang tidak jelas tentang mengapa Anda berada dalam rapat dan bagaimana Anda akan menambah nilai pada diskusi dapat merusaknya.

Bagaimana Company Kick-Off (CKO) dapat memberikan dampak positif pada pendapatan dan moral (membahagiakan karyawan) ketika mereka kelelahan dan mungkin mengalami kekurangan vitamin D? Bagaimana kita dapat memotivasi tim yang perhatiannya terbagi?

Bagaimana kami merencanakan acara virtual kami

Jadi setelah setahun penuh rapat video, dan semua tantangan yang datang bersamanya, bagaimana kami mengatur acara berskala besar ini untuk sukses?

1. Kami memberikan visi dan akuntabilitas mengenai Rencana Perusahaan FY22 kami

Beberapa hari menjelang kick-off acara virtual, CEO kami mengirimkan sebuah pengumuman kepada semua karyawan. Bersama dengan rincian dan ekspektasi acara yang penting, komunikasi yang terkonsolidasi ini mencakup rencana perusahaan Guru dan tujuan serta hasil kunci (OKR) kami untuk kuartal ini.

Template: Kick Off Perusahaan Anda - Ketahui Sebelum Anda pergi

Di Guru, kami mengirimkan pengumuman kepada karyawan ketika ada tindakan yang diperlukan dari mereka. Dalam hal ini, kami ingin karyawan datang ke Town Hall kami (acara kick-off perdana) setelah mereka membaca dan memahami tujuan serta arah perusahaan kami. Ini semua baik dan bagus, tetapi bagaimana kemudian kami memastikan karyawan tidak melewatkan konteks penting ini karena gangguan?

2. Kami memblokir waktu untuk Membaca Sunyi yang Berkelanjutan (atau SSR bagi mereka yang membaca Ramona Quimby di tahun '90-an)

Kami menetapkan blok kalender spesifik untuk seluruh perusahaan dengan petunjuk detail tentang bagaimana karyawan dapat memanfaatkan waktu sendiri itu, termasuk mengejar sesi terekam sebelumnya, atau melakukan pekerjaan awal tertentu terkait investasi perusahaan.

"Membaca sebelum ini sangat membantu serta menghapus pertemuan untuk waktu fokus." — Umpan balik Karyawan

Sebagai contoh, kami mengadakan pelatihan bias implisit di tingkat perusahaan pada bulan Maret yang memerlukan pekerjaan awal yang ekstensif. Dengan menambahkan waktu yang diblokir ke kalender sekarang dan memberikan karyawan waktu untuk melakukan pekerjaan awal itu sekarang (berbeda dengan melakukannya di menit terakhir atau tidak melakukannya sama sekali), kami telah memberikan semua orang alat yang mereka butuhkan untuk mendapatkan hasil maksimal dari acara mendatang.

3. Kami menyarankan agar berbagi pengetahuan secara asinkron menjadi metodologi komunikasi default

Menggunakan campuran Guru dan Loom (rekaman video yang memberikan konteks untuk materi yang terdokumentasi) kami menggantikan kebutuhan untuk membaca deck saat sesi langsung, sehingga membuat sesi itu sendiri lebih efisien. Menggunakan Guru untuk mendokumentasikan informasi di tingkat perusahaan (seperti pencapaian dan tren pendapatan Q4 kami) memberikan karyawan otonomi dan kewenangan untuk mencerna informasi dalam waktu dan ruang yang sesuai untuk mereka.

"Saya sangat senang melihat seluruh organisasi dan menyelaraskan apa yang perusahaan lakukan dan ke mana tujuannya. Saya menyukai serangkaian Kartu di mana Rick mendefinisikan hal-hal ini, sifat asinkron dari pekerjaan itu, dan kemudian rapat untuk menyelaraskan inisiatif dan menerapkannya secara interpersonal." — Umpan balik Karyawan

4. Kami menyebarkan acara tatap muka biasa selama 3 hari dalam periode jarak jauh selama 10 hari

Biasanya, kick-off perusahaan kami adalah acara luar ruangan selama 3 hari yang melibatkan sesi penuh hari (dan malam penuh konser, makan malam, trivia, dan pesta). Dengan itu tidak lagi menjadi pilihan, kami secara sengaja mengatur acara perusahaan secara bersamaan selama 2 minggu. Tanpa hotel untuk dianggarkan atau bowling yang harus direncanakan, alih-alih memaksa orang untuk menghabiskan 8 jam penuh berturut-turut di Zoom, kami memutuskan untuk mengintegrasikan acara yang lebih besar ke dalam jenis minggu kerja yang lebih normal.

Pengaturan waktu ini juga memberikan keuntungan untuk menetapkan ekspektasi tentang kapan harus siap terlibat tanpa membuat orang lelah. Tentu, satu kekhawatiran adalah bahwa menyebar konten dan pesan over 2 minggu akan mengurangi potensi dan urgensinya (bagaimanapun, mungkin ini hanyalah minggu kerja biasa). Tetapi meskipun itu mungkin, saya adalah penggemar metode “slow burn” untuk manajemen perubahan strategis.

5. Kami memastikan ada kejutan dan kelezatan bagi karyawan (dan mendukung USPS dalam prosesnya)

Untuk menjadikan ini sebagai kick-off virtual yang keren, bukan kick-off virtual biasa, kami bermitra dengan tim merek kami yang luar biasa untuk menaburkan kejutan dan nugget pengetahuan di sepanjang acara. Kami menggabungkan makanan, penghargaan, hadiah, kompetisi, dan keterlibatan konten di sepanjang setiap hari dalam kick-off melalui Slack dan Guru.

Mungkin bagian yang paling penting—dan menyenangkan—dari CKO ini adalah teka-teki Semua Perusahaan yang dipimpin oleh Karakter Rahasia (lengkap dengan profil Slack dan kartu Cerita Hidup Guru) bernama Master Pengetahuan yang membantu kami bekerja sama untuk menemukan hadiah perusahaan yang tepat untuk menyelesaikan acara: selain paket merchandise (frisbee, beanie, pakaian outdoor chic reguler Anda) kami memberi tim kami akhir pekan 4 hari.

Apa yang kami pelajari tentang menyusun acara virtual

"Meskipun kami tidak bertemu langsung, semuanya terasa sangat istimewa dan saya merasa terhubung dengan misi Guru dan tim." — Umpan balik Karyawan

Setelah menyelesaikan kick-off 10 hari kami, inilah yang telah kami temukan: menetapkan ekspektasi—dan kemudian melampaui mereka—adalah kunci untuk membuat acara jarak jauh sepenuhnya berjalan. Dalam lingkungan jarak jauh, gangguan sudah menjadi hal yang biasa. Untuk menginterupsi status quo tersebut, mengetahui bagaimana Anda diharapkan menghabiskan waktu membantu kami tetap fokus—tetapi kejutan di titik-titik di mana perhatian mungkin mulai berkurang membantu kami mengatur ulang dan terkoneksi kembali.