“Metode apa yang Anda pedulikan?” adalah pertanyaan penemuan penjualan terpenting saat ini. Saat pemimpin pendapatan dan orang menyadari pentingnya memiliki strategi komunikasi internal yang solid, pertanyaan penting ini sekarang memenuhi sebagian besar kotak masuk kerja.

Daftar cara untuk mengukur komunikasi internal bervariasi, terus berkembang, dan (pendapat menarik 🔥) tidak tepat. Ini mencakup tetapi tidak terbatas pada: kebahagiaan/kepuasan karyawan (skor eNPS 30 dianggap baik), retensi karyawan,  tingkat pembukaan email, kehadiran all-hands, penyelesaian survei, “produktivitas,” dan umpan balik kualitatif.

Dengan pasar teknologi memasuki wilayah ekonomi yang tidak dikenal, ini adalah waktu yang baik untuk mengaudit dan menyesuaikan proses untuk menyeimbangkan efisiensi organisasi dan pengalaman karyawan.  Pemimpin komunikasi internal perlu metrik yang diperbarui untuk tenaga kerja hybrid yang berkembang.

Anda tidak dapat meningkatkan apa yang tidak Anda ukur. Dan Anda tidak dapat mengembangkan strategi komunikasi internal yang diperbarui yang sesuai untuk lingkungan hybrid tanpa menilai dan jujur tentang apa yang tidak berjalan.

Kesalahan umum dalam komunikasi internal dan cara memperbaikinya

Bisnis dan organisasi mungkin unik dengan caranya sendiri, tetapi banyak yang mengalami tantangan komunikasi internal yang hampir identik. Mari kita luangkan waktu untuk membahas beberapa masalah komunikasi internal yang paling umum dihadapi perusahaan. Kami bisa menulis serangkaian kiriman tentang semua masalah komunikasi internal yang berbeda yang bisa Anda hadapi di tempat kerja. Untuk saat ini, kami hanya akan menargetkan tiga yang paling sering kami lihat pelanggan kami (dan kami sendiri) hadapi.

Masalah: Menghadapi terlalu banyak (alias mungkin Anda terlalu cepat)

Apakah Anda merasa beban kerja Anda di tempat kerja terlalu penuh? Anda tidak sendirian. Orang Amerika bekerja 1% lebih banyak jam rata-rata dibandingkan saat awal pandemi. Namun, mereka tidak menghasilkan 1% lebih banyak pendapatan atau 1% lebih puas dengan pekerjaan yang mereka lakukan.

Menurut Reclaim.ai, jumlah waktu yang orang habiskan dalam rapat telah meningkat sejak Februari 2020.  Sekarang kami semua rata-rata sekitar 7,3 jam lebih banyak untuk rapat. Waktu tambahan yang dihabiskan untuk berkomunikasi dan bekerja berkontribusi terhadap kejenuhan dan stres. Dan sayangnya, American Psychological Association (APA) mengatakan perasaan ini berada pada tingkat tertinggi sepanjang masa.  

Mengapa Anda bertanya?

Mengerikan, APA juga menyatakan bahwa 6% orang Amerika melaporkan kelelahan kognitif, 32% melaporkan kelelahan emosional, dan 44% melaporkan kelelahan fisik—peningkatan 38% sejak 2019. Ketidakmampuan untuk berpikir atau berkonsentrasi berdampak pada pendapatan.

Kurangnya fokus karena kelebihan informasi meredakan motivasi dan menyerahkan banyak dari kita untuk mengerjakan batu kecil (tugas tingkat rendah) dibandingkan batu besar (pekerjaan yang lebih dalam yang akan memberikan dampak). Bagaimana mungkin siapa pun dapat berkomunikasi secara efektif dengan rekan tim saat mereka kelebihan beban?

Solusi: Pertimbangkan kembali cara Anda mengelola rapat dan menggunakan teknologi Anda

Jika kita semua menghabiskan lebih banyak waktu dalam rapat, kita seharusnya memastikan bahwa kita menggunakan waktu tersebut dengan baik. Audit rapat dan pedoman rapat yang tepat adalah kunci kesuksesan di sini. Ini mungkin terlihat dasar, tetapi memberikan lebih banyak pemikiran tentang cara Anda menangani dan merencanakan rapat dapat membantu. Lihat template 4 Ps dari rapat kami untuk melihat cara efektif untuk merencanakan dan menyusun rapat.

Saat Anda mempertimbangkan kembali cara Anda mengelola rapat, juga luangkan waktu untuk mempertimbangkan cara terbaik untuk mengakhirinya. Terkadang mengetahui kapan harus mengakhiri hari, atau memindahkan diskusi secara asinkron, bisa cukup untuk meningkatkan ritme rapat Anda.

Jika Anda merasa kewalahan oleh banyaknya rapat di kalender Anda, pertimbangkan untuk memberi diri Anda dan tim Anda istirahat. Pikirkan tentang bagaimana hari tanpa rapat internal akan terlihat. Ini dapat memberikan semua orang waktu fokus yang sangat dibutuhkan untuk tugas penting dan juga memungkinkan Anda untuk tetap melanjutkan rapat yang sudah lama dengan klien.

Sekarang Anda telah memiliki kesempatan untuk mempertimbangkan kembali waktu rapat Anda, ayo pikirkan tentang tumpukan teknologi Anda. Percayalah atau tidak, sangat mudah untuk menggunakan alat setiap hari untuk pekerjaan dan tetap tidak tahu cara terbaik untuk memanfaatkannya. Pastikan setiap orang mendapatkan manfaat maksimal dari perangkat lunak dan alat yang dipilih tim Anda dengan menetapkan beberapa praktik terbaik.

Luangkan waktu untuk memikirkan tujuan setiap alat ketika Anda melalui latihan ini. Apa masalah dan kasus penggunaan yang diselesaikan oleh alat Anda? Apakah Anda dan tim Anda merasa alat tersebut memenuhi kebutuhan tersebut?

Periksa Kartu kami tentang etika Slack dan "alat apa yang saya gunakan saat..." untuk melihat apa yang kami maksud. Sedikit arahan ini bertindak seperti pagar untuk karyawan Anda. Akhirnya, pagar tersebut menciptakan ritual yang mudah diulang yang dapat membantu mengurangi kelelahan dalam pengambilan keputusan dan beban kognitif yang menyertainya.

Masalah: Komunikasi internal adalah masalah semua orang, tetapi bukan pekerjaan semua orang

Saatnya untuk pendapat menarik lainnya 🔥: Pemimpin komunikasi internal dibebani dengan pekerjaan dan informasi, dan tidak realistis (atau bahkan tidak layak) untuk mengharapkan mereka menangani pembuatan dan distribusi setiap komunikasi di perusahaan.

Bahkan jika perusahaan Anda tidak memiliki departemen atau posisi yang ditujukan untuk komunikasi internal, kami bersedia bertaruh bahwa ada sekelompok kecil orang (atau mungkin bahkan satu orang) yang menciptakan dan mendokumentasikan memo, PDF, petunjuk, dan formulir paling penting.

Sangat mudah terjebak dalam cara kerja ini, dan pada akhirnya, bisa menyebabkan masalah besar di seluruh organisasi. Ini adalah cara yang pasti untuk menciptakan silo informasi dan mengubah karyawan yang membantu menjadi pengumpul pengetahuan yang tidak sengaja. Sangat penting bagi manajer, kontributor individu, dan pekerja lainnya untuk tahu kapan harus mendokumentasikan atau bagaimana membagikan pengetahuan mereka. Menciptakan proses komunikasi internal yang dapat diterapkan yang hanya diikuti oleh satu tim atau individu tidak akan membantu siapa pun.

Penyelarasan internal dan efisiensi operasional adalah masalah yang semua orang, terlepas dari gelar, harus pedulikan jika mereka khawatir tentang pertumbuhan dan profitabilitas. Namun, tidak setiap tim memiliki visibilitas lintas fungsi untuk mengamati di mana silo departemen menciptakan gesekan.

Solusi: Latih karyawan tentang cara yang benar untuk menangani komunikasi internal

Kami tahu apa yang Anda pikirkan. “Apakah saya benar-benar perlu melatih karyawan cara mendokumentasikan pengetahuan atau mengirim pesan ke seseorang di Slack?” Kami tidak mengatakan bahwa Anda perlu melatih orang untuk melakukan hal-hal dasar yang mungkin sudah mereka ketahui cara melakukannya. Kami mengatakan bahwa memberi orang sedikit arahan tentang etika, penggunaan platform yang tepat, dan format dapat sangat membantu.

Membuat template untuk proses komunikasi internal Anda sangat penting. Menetapkan prosedur dan protokol yang konkret membantu mengurangi kebingungan dan membuatnya jauh lebih mudah bagi orang untuk terlibat.

Kembangkan dan bagikan template, cara, dan sumber daya lain untuk menunjukkan kepada karyawan cara yang tepat untuk berkomunikasi. Sumber daya ini harus dapat diakses, mudah ditemukan, dan bahkan lebih mudah diikuti.  Tujuan dari ini adalah untuk memungkinkan setiap karyawan merasa diberdayakan untuk membuat dan membagikan informasi penting mereka sendiri.

Banyak orang belajar dari contoh, jadi pastikan untuk melibatkan pemimpin dengan menjadikan mereka standar emas untuk komunikasi internal. Sebagai contoh, CFO Guru Dennis Sevilla memberikan pembaruan reguler tentang pasar dan bagaimana itu mempengaruhi perusahaan melalui fitur pengumuman baru Guru. Pembaruan informatif dan dapat diaksesnya tidak hanya membantu; mereka juga menunjukkan kepada orang-orang cara yang tepat untuk menyusun informasi penting dalam Kartu.

Masalah: Mengira Konsumsi sebagai Pemahaman

Anda mengasumsikan bahwa mengirim email (atau PDF, video, pesan Teams, atau metode komunikasi pilihan Anda) berarti bahwa orang-orang:

1. Membaca itu

dan

2. Memahami apa yang ingin Anda sampaikan

Sebagian besar waktu, Anda beruntung jika orang mencapai nomor 1. Tayangan dan impresi hanyalah satu dimensi konsumsi pengetahuan, dan mereka tidak menjamin bahwa seseorang akan mengambil tindakan yang Anda inginkan setelah mereka mengonsumsi. Ada perbedaan besar antara membaca pesan yang Anda kirim dan memahami informasi yang baru saja Anda terima.

Solusi: Uji cara untuk memastikan orang memahami pesan yang Anda kirim

Jangan khawatir, Anda tidak perlu menjadi pengawas dan memberikan tes rumit bagi setiap pembaruan proyek yang Anda kirim melalui Slack. Ada banyak cara sederhana dan efektif untuk memastikan bahwa orang memahami komunikasi yang mereka terima.

Pertimbangkan untuk langsung dan menyertakan pernyataan niat di awal pesan Anda. Kalimat sederhana yang mengatakan, “Setelah membaca dokumen ini, Anda harus memahami proses baru kami untuk meminta PTO,” memberi tahu orang apa yang diharapkan dan juga secara halus memberi tahu mereka bahwa jika mereka tidak memahami, mereka perlu menjangkau.

Buat umpan balik untuk komunikasi yang melibatkan akuntabilitas dari pihak komunikator dan penerima. Guru menyebut ini Aturan Emas untuk Komunikasi Internal.  Sebagai contoh, ketika seorang karyawan menerima notifikasi yang tidak dirancang untuk audiens spesifik mereka, mereka didorong untuk bersikap radikal dan meminta agar pengirim lebih spesifik tentang apa yang mereka minta karyawan lakukan.

Silakan berkreasi dengan ini. Beberapa orang suka memberikan kuis singkat yang merangkum poin utama. Yang lain suka menyertakan “telur Paskah” kecil di akhir komunikasi untuk menghargai pembaca dan menambah kesenangan dalam hari mereka. Knewsletter kami yang terbaru diakhiri dengan ini:

Anda berhasil sampai di akhir Knews! Sebagai penghargaan, Anda dapat membaca tentang sejarah krim kocok dan menonton seekor burung gagak yang lembut mengucapkan "Woo!" selama 50 detik.

Krim kocok dan burung gagak tidak banyak berhubungan dengan pembaruan kami. Meskipun demikian, mereka menyebabkan tawa dan secara halus memberi kita cara untuk memberikan insentif kepada orang-orang untuk membaca buletin kami dari awal hingga akhir.

Komunikasi internal yang lebih baik = pekerjaan yang lebih baik

Stres mental dan fisik terjadi karena kelimpahan informasi mengarah pada kekurangan perhatian. Pemimpin komunikasi internal peduli tentang menciptakan sinyal di tengah kebisingan, memberikan kejelasan sebagai kebaikan, dan membantu karyawan memegang waktu dan (mental dan nyata) ruang untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.

Jadi, kurangi jumlah proyek yang Anda kerjakan, tetapkan, templat, dan didik pemimpin serta tim Anda tentang praktik komunikasi terbaik Anda untuk penyelarasan internal. Ini berdampak pada semua orang di organisasi Anda! Tanpa cara yang dapat diskalakan untuk mengukur apakah orang memahami dan mengambil tindakan atas apa yang Anda kirim, sebagian besar metrik komunikasi bersifat satu dimensi.