Ini adalah hari pertama Anda di pekerjaan baru. Anda disambut dengan high five dan komputer baru yang mengkilap. Anda duduk di meja Anda, masuk ke jaringan WiFi dan... sekarang apa? Anda mungkin memiliki beberapa sesi pelatihan yang harus dihadiri nanti sore, atau beberapa artikel untuk dibaca, tetapi bagaimana jika Anda memiliki pertanyaan yang tidak dibahas dalam sesi sambutan? Kepada siapa Anda harus bertanya tentang pertanyaan atau masalah penggajian dengan email Anda? Apakah ada yang perlu Anda isi? Anda tahu bahwa Anda akan banyak belajar dalam waktu singkat, jadi dari mana sebaiknya Anda memulai? Informasi apa yang harus Anda prioritaskan untuk dipelajari hari ini dibandingkan dengan besok vs. minggu depan?

Kami semua pernah berada di sana. Memulai pekerjaan baru tidaklah mudah, dan jumlah pengetahuan yang harus Anda proses dan pahami bisa sangat membebani. Dan sementara bos baru Anda sudah menjelaskan bahwa dia tersedia untuk menjawab pertanyaan Anda, Anda tidak ingin mengganggu dia untuk setiap hal kecil.

Di Guru, karyawan baru bisa bernapas sedikit lebih lega karena segala sesuatu yang mereka perlu tahu untuk memahami pekerjaan baru mereka dapat dengan mudah diakses di Guru. Dari kebijakan HR yang spesifik, hingga proses tim dan template email, hingga tempat makan ramen terbaik – semuanya ada di Guru.

Cobalah Guru.

Mulai secara gratis

Di Guru, kami percaya bahwa "pengetahuan yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda harus ditemukan di tempat Anda bekerja." Itu termasuk pengetahuan yang Anda butuhkan untuk mengetahui cara melakukan pekerjaan Anda. Seiring kami berkembang di Guru, kami memanfaatkan perangkat perangkat lunak manajemen basis pengetahuan kami sendiri untuk merumuskan proses orientasi kami dengan cara yang memberdayakan karyawan baru untuk beradaptasi dengan rasa otonomi. Strategi orientasi kami berfokus pada tiga komponen kunci:

1. Struktur fleksibel dari aplikasi web Guru
2. Data penggunaan tingkat pengguna real-time yang mendetail
3. Akses transparan ke pengetahuan lintas departemen yang terverifikasi

1. Struktur fleksibel

Menciptakan struktur yang intuitif untuk orientasi karyawan Anda adalah hal yang penting. Karyawan baru yang mengikuti program orientasi yang terstruktur dengan baik terbukti 69% lebih mungkin untuk tetap di perusahaan hingga tiga tahun. Program orientasi dapat mengambil banyak bentuk, tetapi karena semua pengetahuan perusahaan kami sudah ada di mana-mana kami bekerja melalui Guru, adalah keputusan yang wajar untuk menyimpan proses perekrutan baru kami di Guru juga. Dengan cara itu, karyawan baru (atau yang sudah tidak baru – bukankah setiap orang harus memiliki akses terus-menerus ke informasi hari pertama seperti keuntungan komuter atau keanggotaan gym?) dapat mengakses semua pengetahuan orientasi melalui Guru, alih-alih harus menavigasi ke solusi terpisah.

Struktur bertingkat aplikasi web Guru sangat ideal untuk mengorganisir semua jenis pengetahuan, termasuk materi orientasi. Lihat contoh di bawah ini untuk melihat bagaimana tim Customer Success kami mendekati orientasi. Kami mengumpulkan semua pengetahuan orientasi untuk setiap peran CS di satu tempat. Dari lokasi itu, karyawan baru dapat menggali rincian spesifik dari peran mereka masing-masing. Dalam Board khusus CSM, kami mengorganisir semua pengetahuan yang diperlukan CSM untuk menyelesaikan orientasi dalam Kartu terpisah, seperti CSM - Minggu 3. Kami memecah tanggung jawab peran, tujuan keseluruhan orientasi, tugas, dan bahan bacaan untuk 12 minggu pertama karyawan baru di Guru.

Format ini memungkinkan karyawan baru untuk mempelajari pengetahuan dengan kecepatan mereka sendiri, serta merujuk kembali ke informasi apapun sepanjang proses orientasi mereka.

Solusi orientasi lainnya dapat kaku, mengharuskan pengguna untuk menyelesaikan modul dalam urutan tertentu dan memberikan sedikit visibilitas ke dalam keseluruhan program orientasi. Di Guru, apakah seorang karyawan baru ingin melompat-lompat dan mengonsumsi pengetahuan sesuka hati, atau secara sistematis melalui Board Kartu demi Kartu, itu tidak masalah – Guru dapat menyesuaikan dengan gaya belajar apa pun.

Mulai basis pengetahuan Anda dengan template ini:

Kami berusaha memberikan karyawan baru rasa kebebasan sejak hari pertama dengan memberdayakan mereka untuk dengan mudah mencari melalui materi pelatihan daripada menggunakan pendekatan ‘daftar periksa’ yang biasa. Daripada mengambil pendekatan top-down, satu ukuran untuk semua dalam orientasi, kami menggunakan Guru untuk menghubungkan kekuatan spesifik seorang karyawan dengan bagaimana mereka akan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

Guru juga memberdayakan manajer untuk menyesuaikan struktur orientasi mereka dan menyusun pengetahuan dengan cara yang dinamis dan menarik. Editor Kartu kami yang kuat memungkinkan pengguna untuk menyematkan berbagai jenis konten ke dalam Kartu, termasuk video, PDF, gambar, dan bahkan konten kaya dari aplikasi lain seperti Google Docs. Guru mendukung pengeditan dalam aplikasi yang memberikan pengguna kemampuan untuk melakukan perubahan pada konten yang disematkan tanpa harus meninggalkan Guru.

Fitur tautan Kartu-ke-Kartu juga sangat ideal untuk mereferensikan Kartu dari Board lain, atau bahkan di seluruh Koleksi departemen (yaitu "Lihat FAQ teratas tim Penjualan di sini." Kemampuan untuk menautkan atau menyalin kerangka kerja yang sudah ada juga menghemat waktu manajer dari menciptakan roda kembali. Mungkin tim Support Anda menghabiskan banyak waktu untuk mengembangkan template yang komprehensif untuk proses tertentu; kenapa tidak menghemat waktu Anda (dan menambahkan lapisan konsistensi lintas departemen dalam proses tersebut) dan menyalin kerangka kerja itu untuk tim Anda daripada membuat yang baru?

Struktur bertingkat Guru memudahkan pengorganisasian dan konsumsi pengetahuan. Karyawan baru kami dapat melalui orientasi dengan kecepatan mereka sendiri, dan manajer kami memiliki otonomi penuh atas pengetahuan yang dilihat oleh laporan langsung mereka.

2. Data real-time

Sebagai seorang manajer, mungkin sulit untuk mengenali jika dan kapan seorang karyawan baru membutuhkan bantuan atau memiliki pertanyaan tentang sesuatu yang spesifik selama proses orientasi mereka. Dengan data tim dan tingkat pengguna, Anda dapat melihat Kartu mana yang dibaca oleh karyawan baru, seberapa sering mereka telah melihat Kartu tertentu, serta kata kunci yang paling sering dicari oleh kelompok pengguna tertentu. Lihat metrik Drilldown Pengguna contoh di bawah ini.

Dengan data tingkat Kartu, Guru memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa setiap orang baru dan yang sudah tidak baru di tim Anda telah melihat potongan pengetahuan tertentu. Ini sangat berguna saat melakukan orientasi karyawan baru karena Anda dapat mempelajari tampilan Kartu spesifik untuk melihat daftar pengguna yang telah dan belum melihat Kartu tersebut dan menindaklanjuti: "Sepertinya Anda belum memiliki kesempatan untuk melihat Kartu Tips Orientasi Karyawan, lihat di sini."

Visibilitas mengenai bagaimana pengguna mengonsumsi pengetahuan membuat manajer terus mendapatkan informasi dan juga mendorong evolusi strategi orientasi Anda. Jika seorang karyawan baru telah melihat sebuah kartu 27 kali, apakah itu karena dia perlu merujuknya setiap hari atau karena ada sesuatu di dalamnya yang membingungkannya? Itu adalah perbedaan penting dan salah satu yang dapat diungkap oleh manajer kami berkat analitik Guru. Manajer juga dapat menggali pencarian di Guru yang tidak menghasilkan hasil untuk memahami apa yang dicari rekan-rekan mereka dan tidak menemukannya. Jika beberapa orang telah mencari ‘rencana 401K’ dan tidak ada yang muncul, itu menunjukkan bahwa ada kebutuhan untuk Kartu baru.

3. Transparansi + Konten Terverifikasi = Pemberdayaan

Salah satu bagian terpenting dari orientasi adalah memastikan bahwa pengetahuan yang dikonsumsi oleh karyawan baru adalah terbaru. Jika program orientasi Anda mencakup versi lama dari slide deck Anda atau materi dari sebelum pembaruan merek terakhir, karyawan baru Anda akan mengasimilasi pengetahuan yang salah. Setiap potongan pengetahuan di Guru ditugaskan kepada Verifier, yang bertanggung jawab untuk menjaga informasi tersebut tetap terbaru dan akurat. Verifiers juga diharuskan untuk menentukan frekuensi kapan mereka akan memverifikasi ulang potongan pengetahuan tertentu. Jika Kartu tersebut mencapai akhir jendela kepercayaan yang ditentukannya, secara otomatis dilabeli ‘Tidak Terpercaya’ sampai verifikator masuk dan mengonfirmasi bahwa pengetahuan tersebut masih akurat.

Dengan indikator jelas tentang status kepercayaan Kartu, karyawan baru dapat merasa yakin bahwa pengetahuan yang mereka konsumsi di Guru akurat. Jika Kartu tersebut ‘Tidak Terpercaya’, atau jika seorang karyawan baru memiliki pertanyaan tentang pengetahuan tersebut, mereka dapat dengan mudah berkomentar pada Kartu dan meminta Verifier untuk klarifikasi tanpa harus mengganggu mereka secara fisik atau mengganggu alur pelatihan.

Sistem izin intuitif Guru memungkinkan manajer untuk menetapkan aturan terpisah mengenai siapa yang dapat melihat Kartu dan siapa yang dapat mengedit Kartu. Di Guru, kami percaya pengetahuan harus dibagikan di seluruh lini departemen, sehingga hampir semua pengetahuan tim kami dapat dilihat oleh semua karyawan. Tingkat transparansi yang tinggi ini mendorong kolaborasi, mengurangi redundansi informasi di seluruh tim, dan memberdayakan karyawan baru dengan akses ke informasi tentang hampir semua hal. Ini juga mendorong pembelajaran yang dipersonalisasi karena karyawan baru dapat mencari dan menemukan informasi tambahan yang mungkin menarik bagi mereka di seluruh departemen.

Orientasi bukan hanya tentang mempelajari kebijakan perusahaan dan proses tim, tetapi juga tentang bertemu tim baru Anda. Di Guru, kami telah membuat kuesioner “Kisah Hidup” yang harus dilengkapi setiap karyawan dan digunakan untuk membuat Kartu Guru pertama mereka. Ini menanyakan pertanyaan seperti:

• Apa konser pertama yang pernah Anda hadiri?
• Acara TV/film favorit?
• Keterampilan/sampingan lain apa yang Anda bawa?

Setiap karyawan baru diminta untuk membuat Kartu “Kisah Hidup” mereka sendiri dalam minggu pertama mereka di Guru, yang memberdayakan mereka untuk lebih memahami perangkat lunak dan membawa diri mereka sepenuhnya ke tempat kerja. Setelah seorang karyawan baru membuat Kartu Kisah Hidup mereka, seluruh perusahaan melihatnya muncul di feed aktivitas Kartu baru kami di Slack, yang mendorong karyawan lain untuk membaca tentang rekan baru mereka dan membangun koneksi!

Dengan akses ke kisah hidup orang lain di Guru, seorang karyawan baru dapat dengan cepat menghubungkan nama dengan wajah, terhubung dengan orang-orang yang memiliki minat serupa (meskipun dengan jarak geografis), dan segera merasa seperti bagian nyata dari komunitas Guru. Ditambah lagi, karena Kartu ini berada di Guru, mereka selalu dapat direferensikan bagi siapa pun yang membutuhkan pengenalan kembali kepada seorang rekan atau sekadar ingin rekomendasi acara TV baru.

Pengetahuan yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda

Guru memberdayakan individu untuk mengoptimalkan potensi mereka dengan memberikan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Materi pelatihan dan orientasi berada di bawah jangkauan pengetahuan yang lebih luas tersebut. Di Guru, kami berusaha untuk membekali semua karyawan dengan semua pengetahuan yang mereka butuhkan untuk sukses. Dengan menggunakan produk kami sendiri untuk merumuskan proses orientasi kami, kami menikmati format yang fleksibel dan struktur intuitif, visibilitas pola penggunaan dan kesenjangan pengetahuan, dan transparansi serta akurasi di seluruh departemen.

Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana tim Anda dapat menggunakan Guru untuk orientasi, hubungi kami di support@getguru.com.