Membuat basis pengetahuan memerlukan waktu. Anda perlu mendokumentasikan semua informasi yang dibutuhkan tim Anda, menyusun dokumen dan konvensi penamaan, serta mengkurasi konten dengan cara yang dapat digunakan (dan dapat diskalakan). Setelah dibuat, Anda perlu meluangkan waktu untuk terus memperbaruinya. Yang terpenting, Anda perlu membuat sesuatu yang benar-benar digunakan oleh tim Anda. Informasi harus mudah ditemukan, dan mereka harus bisa dengan jelas memberitahu apakah apa yang mereka baca itu akurat atau sudah ketinggalan zaman. Repositori pengetahuan terkenal tidak berhasil karena waktu yang diperlukan untuk memproduksi dan memperbaruinya, ditambah dengan ketidakpastian bahwa repositori tersebut digunakan oleh tim. Tidak ada yang ingin menghabiskan waktu untuk sesuatu yang tidak pernah digunakan, sehingga repositori tersebut menjadi usang seiring waktu dan akhirnya berhenti digunakan sama sekali.

Ada kabar baik: tim Anda sudah mengembangkan basis pengetahuan! Melalui pertanyaan yang mereka ajukan dan informasi yang mereka minta, mereka menunjukkan konten apa yang harus ditambahkan ke sistem manajemen pengetahuan Anda. Ada juga kabar buruk: alih-alih menjadi sumber daya yang bermanfaat bagi seluruh tim, kekayaan pengetahuan ini terjebak dalam email satu kali dan percakapan obrolan, membuatnya terlalu sulit untuk ditemukan atau mengetahui apakah masih akurat. Karena ini, karyawan Anda mengganggu pekerjaan mereka setiap hari dengan melakukan pencarian tanpa akhir dan bertanya kepada para ahli pertanyaan yang sama berulang kali. Semakin tumbuh tim Anda, semakin berdampak hal ini bagi tim Anda.

Kami ingin mengelola dan berbagi pengetahuan menjadi mudah, itulah sebabnya kami mulai Guru. Hari ini kami dengan senang hati mengumumkan fitur baru Q&A kami, yang mengambil proses biasa bertanya dan menambahkan alur kerja yang memungkinkan jawaban disimpan dan diperbarui secara otomatis. Seperti obrolan dan email, yang harus Anda lakukan adalah mengajukan pertanyaan dan memilih orang atau grup yang ingin Anda jawab. Tidak seperti obrolan dan email, Guru menyimpan pertanyaan ini sehingga seluruh tim Anda dapat dengan mudah menemukan jawaban, dan alur kerja verifikasi kami mengingatkan ahli untuk memperbarui respons mereka (yang memakan waktu sekitar dua menit). Konten Anda tetap relevan tanpa ada yang harus ingat untuk menemukan dan memperbarui konten mereka.

Yang harus Anda lakukan untuk memulai proses ini adalah meminta rekan kerja Anda untuk mengajukan pertanyaan mereka di Guru. Kemudian, ketika pertanyaan mencapai massa kritis, Anda dapat menggunakan Manajer Kartu untuk mengorganisir informasi ke dalam Koleksi dan menyediakan pengalaman yang terkurasi bagi karyawan Anda hanya dengan beberapa klik. Dengan melakukan persis seperti yang Anda lakukan sebelumnya, menjawab pertanyaan tim Anda, Anda telah membangun basis pengetahuan yang dapat digunakan karyawan Anda sebagai sumber jawaban dan informasi tanpa pernah meninggalkan alur kerja mereka atau mengganggu rekan kerja mereka. Sekarang Anda dapat berhenti bekerja keras atas struktur wiki Anda, kembali ke pekerjaan Anda, dan menyaksikan basis pengetahuan yang berharga muncul di depan mata Anda.