Ada 2 versi dari setiap tumpukan teknologi: daftar panjang aplikasi yang Anda miliki, dan daftar pendek dari yang benar-benar Anda gunakan. Lihat bagaimana menemukan lebih banyak efisiensi.
Ada dua versi dari setiap tumpukan teknologi: daftar panjang alat dan platform yang Anda miliki, dan daftar pendek dari yang benar-benar Anda gunakan. Seiring berkembangnya tumpukan teknologi dan perubahan angkatan kerja, jumlah aplikasi yang tidak aktif dalam ekosistem perusahaan (yang memiliki adopsi rendah atau tanpa pemilik yang jelas) mungkin mulai tidak terlihat, menjadi penguras anggaran dan risiko keamanan. Bahkan proses penganggaran tahunan mungkin tidak memperbaiki masalah, dengan item anggaran tetap untuk terlalu banyak tempat duduk pada aplikasi yang sebagian besar tidak terpakai. Contoh nyata: Saya pernah bekerja untuk sebuah perusahaan yang memberi saya lisensi tempat duduk untuk perangkat lunak desain yang tidak saya ketahui—dan tidak pernah belajar—cara menggunakannya, hanya karena itu adalah bagian dari toolkit pemasaran standar.
Ini bukan berarti Anda tidak boleh menambahkan aplikasi baru ke dalam tumpukan Anda! Faktanya, saat mempertimbangkan aplikasi baru, Anda kemungkinan akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang aplikasi mana dalam pengaturan Anda saat ini yang kurang terpakai dan di mana Anda mungkin membutuhkan beberapa investasi.
Mari kita lihat bagaimana melakukan evaluasi holistik terhadap tumpukan teknologi Anda, bagaimana memahami apa yang ada dalam daftar pendek dan panjang semua orang, dan bagaimana mengisi kekosongan.
Bagaimana mengevaluasi tumpukan teknologi Anda yang ada
Anda mungkin berpikir bahwa tempat untuk memulai adalah dengan melihat anggaran Anda. Tidak. Dengan memeriksa anggaran Anda terlebih dahulu, item-item besar mungkin mengejutkan Anda untuk mencabut aplikasi yang sangat digunakan. Ini juga tidak memperhitungkan aplikasi gratis yang mungkin digunakan tim Anda (atau mungkin tidak lagi digunakan, tetapi masih memiliki akses ke data Anda melalui SSO).
1. Cara terbaik untuk memulai evaluasi Anda adalah… menanyakan kepada tim Anda!
Ada alasan dokter Anda melakukan (atau harus) meminta Anda untuk membagikan daftar obat-obatan Anda setiap kali. Mereka mungkin memiliki resep lama dalam sistem mereka yang dapat berdampak negatif pada rekomendasi pendekatan baru, dan mereka ingin memahami apa yang Anda ambil. Untuk mengurangi kelelahan data, Anda dapat meminta mereka mengisi formulir yang telah dimuat sebelumnya dengan alat yang ada yang mereka ketahui dapat diakses, meminta mereka mencentang item yang mereka gunakan, dan menambahkan item lain yang mungkin belum Anda catat.
Anda juga harus membongkar formulir penerimaan Anda dengan meminta orang untuk memberi peringkat seberapa sering mereka menggunakan setiap produk (opsi: tidak pernah, 1-2 kali per bulan, hampir setiap minggu, beberapa kali per minggu, setiap hari) untuk pemahaman yang paling lengkap tentang daftar pendek dan panjang mereka.
Tip pro: Pastikan Anda menekankan bahwa ini bukan latihan “gotcha”. Orang mungkin tidak bersedia mengatakan bahwa mereka tidak menggunakan produk yang seharusnya mereka gunakan.
2. Libatkan tim IT Anda
Jika Anda menggunakan metode SSO seperti Google yang memungkinkan orang masuk ke aplikasi tanpa melalui pengaturan akun asli, tim IT Anda harus memiliki visibilitas tentang aplikasi mana yang mereka akses, dan seberapa sering mereka diakses. Tidak hanya memberikan pemahaman yang lebih lengkap tentang penggunaan, tetapi juga dapat membantu Anda mengidentifikasi risiko keamanan potensial.
3. Lihat data penggunaan dalam produk
Jika sebuah produk memiliki data penggunaan, ambil! Jika Anda tidak dapat menemukan dasbor, tanyakan kepada tim Dukungan apakah Anda dapat mendapatkan salinannya. Lagipula, data itu objektif, sedangkan pelaporan pribadi bersifat subjektif.
4. Lihat anggaran
Sekarang saatnya untuk mengevaluasi anggaran Anda. Dengan semua data penggunaan yang dilaporkan sendiri, SSO, dan di dalam produk tim Anda di tangan, Anda dapat a) mencocokkannya dengan item-item anggaran dan b) memutuskan apakah item anggaran itu adalah pengeluaran yang tepat. Tetapi bahkan itu sedikit lebih rumit daripada yang terlihat pada awalnya.
Jika Anda menghabiskan $30/tempat duduk/bulan untuk produk yang digunakan 10 dari 100 karyawan, Anda mungkin cenderung untuk otomatis menghapus pengeluaran tersebut. Tetapi inilah yang benar-benar perlu Anda pertimbangkan:
Mengapa kita membeli produk ini pada awalnya?
Siapa pemiliknya di dalam perusahaan?
Apakah kita membeli terlalu banyak tempat duduk? (alias apakah orang yang menggunakannya menggunakannya dengan banyak?)
Apakah kita hanya perlu memberikan pelatihan ulang kepada pengguna mengenai nilai tersebut?
Berikut adalah diagram keputusan yang berguna:
Apa yang perlu dipertimbangkan saat membeli alat atau platform baru
Sekarang Anda memahami apa yang benar-benar digunakan tim Anda, Anda harus mempertimbangkan di mana kekurangan mungkin terjadi. Jika, misalnya, Anda memiliki wiki yang disertakan sebagai bagian dari paket yang lebih besar, tetapi tidak ada yang menggunakannya—bahkan setelah pelatihan ulang—Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menambahkan platform berbagi pengetahuan baru.
Ketika banyak vendor menawarkan fitur serupa, bagaimana Anda bisa menentukan apakah Anda membuat investasi yang efisien dan tidak sekadar menambahkan aplikasi hanya untuk menambah aplikasi? Selalu tanyakan kepada vendor apa metrik adopsi harian dan bulanan mereka setelah peluncuran awalsetelah peluncuran awal.
Mengapa ini penting? Dengan setiap aplikasi baru, akan ada periode antusiasme di mana tim Anda mengakui manfaatnya. Namun, setelah antusiasme awal itu, Anda mungkin mulai melihat penurunan penggunaan (sampai menjadi salah satu alat yang harus Anda jalankan melalui diagram keputusan keep/cut Anda). Dengan mengetahui rata-rata adopsi harian dan bulanan jangka panjang, Anda akan dapat memahami apakah perusahaan lain telah melihat pengembalian investasi yang nyata—dan memiliki metrik yang dapat digunakan untuk menilai keberhasilan perusahaan Anda sendiri.
Efisiensi adalah latihan yang berkelanjutan
Akhirnya, Anda tahu ini: menyempurnakan tumpukan teknologi Anda bukanlah latihan yang sekali selesai. Apa yang berhasil untuk tim Anda sekarang mungkin tidak akan berhasil di masa depan karena pertumbuhan, kontraksi, kondisi industri, atau perubahan strategi.
Namun, tidak praktis untuk menjalani proses semacam ini setiap bulan! Jadi lakukan hanya setelah peristiwa yang menarik (seperti yang tercantum di atas), dan pada awal siklus penganggaran tahunan Anda.
Ada dua versi dari setiap tumpukan teknologi: daftar panjang alat dan platform yang Anda miliki, dan daftar pendek dari yang benar-benar Anda gunakan. Seiring berkembangnya tumpukan teknologi dan perubahan angkatan kerja, jumlah aplikasi yang tidak aktif dalam ekosistem perusahaan (yang memiliki adopsi rendah atau tanpa pemilik yang jelas) mungkin mulai tidak terlihat, menjadi penguras anggaran dan risiko keamanan. Bahkan proses penganggaran tahunan mungkin tidak memperbaiki masalah, dengan item anggaran tetap untuk terlalu banyak tempat duduk pada aplikasi yang sebagian besar tidak terpakai. Contoh nyata: Saya pernah bekerja untuk sebuah perusahaan yang memberi saya lisensi tempat duduk untuk perangkat lunak desain yang tidak saya ketahui—dan tidak pernah belajar—cara menggunakannya, hanya karena itu adalah bagian dari toolkit pemasaran standar.
Ini bukan berarti Anda tidak boleh menambahkan aplikasi baru ke dalam tumpukan Anda! Faktanya, saat mempertimbangkan aplikasi baru, Anda kemungkinan akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang aplikasi mana dalam pengaturan Anda saat ini yang kurang terpakai dan di mana Anda mungkin membutuhkan beberapa investasi.
Mari kita lihat bagaimana melakukan evaluasi holistik terhadap tumpukan teknologi Anda, bagaimana memahami apa yang ada dalam daftar pendek dan panjang semua orang, dan bagaimana mengisi kekosongan.
Bagaimana mengevaluasi tumpukan teknologi Anda yang ada
Anda mungkin berpikir bahwa tempat untuk memulai adalah dengan melihat anggaran Anda. Tidak. Dengan memeriksa anggaran Anda terlebih dahulu, item-item besar mungkin mengejutkan Anda untuk mencabut aplikasi yang sangat digunakan. Ini juga tidak memperhitungkan aplikasi gratis yang mungkin digunakan tim Anda (atau mungkin tidak lagi digunakan, tetapi masih memiliki akses ke data Anda melalui SSO).
1. Cara terbaik untuk memulai evaluasi Anda adalah… menanyakan kepada tim Anda!
Ada alasan dokter Anda melakukan (atau harus) meminta Anda untuk membagikan daftar obat-obatan Anda setiap kali. Mereka mungkin memiliki resep lama dalam sistem mereka yang dapat berdampak negatif pada rekomendasi pendekatan baru, dan mereka ingin memahami apa yang Anda ambil. Untuk mengurangi kelelahan data, Anda dapat meminta mereka mengisi formulir yang telah dimuat sebelumnya dengan alat yang ada yang mereka ketahui dapat diakses, meminta mereka mencentang item yang mereka gunakan, dan menambahkan item lain yang mungkin belum Anda catat.
Anda juga harus membongkar formulir penerimaan Anda dengan meminta orang untuk memberi peringkat seberapa sering mereka menggunakan setiap produk (opsi: tidak pernah, 1-2 kali per bulan, hampir setiap minggu, beberapa kali per minggu, setiap hari) untuk pemahaman yang paling lengkap tentang daftar pendek dan panjang mereka.
Tip pro: Pastikan Anda menekankan bahwa ini bukan latihan “gotcha”. Orang mungkin tidak bersedia mengatakan bahwa mereka tidak menggunakan produk yang seharusnya mereka gunakan.
2. Libatkan tim IT Anda
Jika Anda menggunakan metode SSO seperti Google yang memungkinkan orang masuk ke aplikasi tanpa melalui pengaturan akun asli, tim IT Anda harus memiliki visibilitas tentang aplikasi mana yang mereka akses, dan seberapa sering mereka diakses. Tidak hanya memberikan pemahaman yang lebih lengkap tentang penggunaan, tetapi juga dapat membantu Anda mengidentifikasi risiko keamanan potensial.
3. Lihat data penggunaan dalam produk
Jika sebuah produk memiliki data penggunaan, ambil! Jika Anda tidak dapat menemukan dasbor, tanyakan kepada tim Dukungan apakah Anda dapat mendapatkan salinannya. Lagipula, data itu objektif, sedangkan pelaporan pribadi bersifat subjektif.
4. Lihat anggaran
Sekarang saatnya untuk mengevaluasi anggaran Anda. Dengan semua data penggunaan yang dilaporkan sendiri, SSO, dan di dalam produk tim Anda di tangan, Anda dapat a) mencocokkannya dengan item-item anggaran dan b) memutuskan apakah item anggaran itu adalah pengeluaran yang tepat. Tetapi bahkan itu sedikit lebih rumit daripada yang terlihat pada awalnya.
Jika Anda menghabiskan $30/tempat duduk/bulan untuk produk yang digunakan 10 dari 100 karyawan, Anda mungkin cenderung untuk otomatis menghapus pengeluaran tersebut. Tetapi inilah yang benar-benar perlu Anda pertimbangkan:
Mengapa kita membeli produk ini pada awalnya?
Siapa pemiliknya di dalam perusahaan?
Apakah kita membeli terlalu banyak tempat duduk? (alias apakah orang yang menggunakannya menggunakannya dengan banyak?)
Apakah kita hanya perlu memberikan pelatihan ulang kepada pengguna mengenai nilai tersebut?
Berikut adalah diagram keputusan yang berguna:
Apa yang perlu dipertimbangkan saat membeli alat atau platform baru
Sekarang Anda memahami apa yang benar-benar digunakan tim Anda, Anda harus mempertimbangkan di mana kekurangan mungkin terjadi. Jika, misalnya, Anda memiliki wiki yang disertakan sebagai bagian dari paket yang lebih besar, tetapi tidak ada yang menggunakannya—bahkan setelah pelatihan ulang—Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menambahkan platform berbagi pengetahuan baru.
Ketika banyak vendor menawarkan fitur serupa, bagaimana Anda bisa menentukan apakah Anda membuat investasi yang efisien dan tidak sekadar menambahkan aplikasi hanya untuk menambah aplikasi? Selalu tanyakan kepada vendor apa metrik adopsi harian dan bulanan mereka setelah peluncuran awalsetelah peluncuran awal.
Mengapa ini penting? Dengan setiap aplikasi baru, akan ada periode antusiasme di mana tim Anda mengakui manfaatnya. Namun, setelah antusiasme awal itu, Anda mungkin mulai melihat penurunan penggunaan (sampai menjadi salah satu alat yang harus Anda jalankan melalui diagram keputusan keep/cut Anda). Dengan mengetahui rata-rata adopsi harian dan bulanan jangka panjang, Anda akan dapat memahami apakah perusahaan lain telah melihat pengembalian investasi yang nyata—dan memiliki metrik yang dapat digunakan untuk menilai keberhasilan perusahaan Anda sendiri.
Efisiensi adalah latihan yang berkelanjutan
Akhirnya, Anda tahu ini: menyempurnakan tumpukan teknologi Anda bukanlah latihan yang sekali selesai. Apa yang berhasil untuk tim Anda sekarang mungkin tidak akan berhasil di masa depan karena pertumbuhan, kontraksi, kondisi industri, atau perubahan strategi.
Namun, tidak praktis untuk menjalani proses semacam ini setiap bulan! Jadi lakukan hanya setelah peristiwa yang menarik (seperti yang tercantum di atas), dan pada awal siklus penganggaran tahunan Anda.
