Saat menciptakan basis pengetahuan terpusat, alat yang Anda pilih hanyalah satu bagian dari teka-teki. Penting untuk meluangkan waktu (alias: pergi pelan untuk pergi cepat) untuk memahami bagaimana sentralisasi pengetahuan cocok dengan budaya, proses, dan orang-orang dalam organisasi Anda agar dapat menemukan praktik terbaik manajemen perubahan yang perlu Anda manfaatkan untuk memastikan sentralisasi pengetahuan yang sukses.

Secara alami, melalui proses ini akan menimbulkan banyak pertanyaan penting yang perlu Anda jawab untuk melangkah maju.

Dalam hal budaya, apakah ada pemahaman yang lebih luas tentang kebutuhan untuk pengetahuan terpusat? Apakah ada dukungan dari pimpinan? Apakah sentralisasi pengetahuan terhubung dengan tujuan/nilai perusahaan? Untuk proses, standar tata kelola apa yang perlu ditentukan agar ini dapat diperulangi dan dapat diperluas? Bagaimana pengetahuan disebarluaskan? Untuk orang, apakah ada pemilik yang jelas yang ditentukan yang memiliki waktu dan anggaran? Apakah penciptaan dan berbagi pengetahuan dihargai?

Mari kita uraikan beberapa cara organisasi Anda dapat memberikan sentuhan manajemen perubahan pada pekerjaan sentralisasi pengetahuan Anda.

Identifikasi keadaan saat ini dan ideal Anda

Anda tidak dapat maju sebelum memahami di mana Anda berada dan di mana Anda ingin berada. Untuk membuat rencana komprehensif guna sentralisasi pengetahuan Anda, kami sarankan untuk meluangkan waktu untuk mendefinisikan keadaan saat ini dari basis pengetahuan Anda dan memikirkan seperti apa keadaan sempurna di masa depan.

Latihan ini dapat membantu Anda mendefinisikan fase-fase proyek Anda dalam hal tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Ini juga dapat membantu Anda menentukan hal-hal yang harus ada dibandingkan dengan yang bagus ketika Anda menentukan fitur dan kemampuan basis pengetahuan Anda. Ketika Anda memiliki visi yang spesifik untuk masa depan, akan lebih mudah untuk menginspirasi orang lain untuk bergabung saat Anda melangkah maju dengan strategi sentralisasi pengetahuan Anda.

Sebagai bagian dari latihan ini, sangat membantu untuk mendefinisikan seperti apa sentralisasi pengetahuan yang sukses dan bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan itu. Memiliki metrik yang jelas disertai dengan rencana yang fokus pada manajemen perubahan membuatnya lebih mudah untuk membuat kasus bisnis untuk sentralisasi pengetahuan. Ini bisa sangat membantu untuk menciptakan dukungan, menunjukkan urgensi, dan mendapatkan dukungan penting dari pimpinan. Pelajari lebih lanjut tentang proses manajemen perubahan.

Tentukan tim Anda

Dibutuhkan banyak kerja dan dedikasi untuk sentralisasi pengetahuan, itulah mengapa mendefinisikan tim inti Anda untuk proyek ini sangat penting. Penugasan peran dan tanggung jawab memberi orang rasa kepemilikan dan akuntabilitas pribadi. Ini juga memastikan bahwa semua tugas yang diperlukan dapat diselesaikan dan bahwa pemilik pengetahuan yang penting terlibat dalam proses sentralisasi pengetahuan. Tanpa definisi inti peran, sangat mudah bagi tim individu untuk mulai membangun solusi pengetahuan mereka sendiri. Itu mengarah pada proliferasi alat dan pengendalian versi yang tidak terkontrol yang dapat terjadi tanpa pengetahuan yang diverifikasi.

Kami sarankan untuk membuat Dewan Pengetahuan untuk pelanggan kami. Dewan Pengetahuan adalah sekelompok perwakilan dari masing-masing tim yang menggunakan Guru yang bertemu secara teratur untuk menjaga Guru tetap pada tingkat tertinggi dan memastikan kebutuhan masing-masing departemen terpenuhi.

Di Guru, kami memanfaatkan model RACI untuk mendukung Tata Kelola Pengetahuan kami. Pemimpin tim Komunikasi Internal kami adalah Individu yang Bertanggung Jawab, dengan pemimpin tim/ahli materi pelajaran sebagai Akuntabel. Seluruh perusahaan kami memiliki kesempatan untuk berkonsultasi dan diberi informasi melalui saluran Slack Guru-on-Guru kami dimana kami mendiskusikan segala hal yang berkaitan dengan Tata Kelola Guru. Kami juga memiliki Sponsor Eksekutif untuk memastikan ada dukungan manajemen dan menciptakan kemudahan dalam memberikan pesan dari atas ke bawah di Lokakarya internal kami.

Buat kesempatan untuk pertumbuhan

Salah satu bagian penting dari proses manajemen perubahan adalah menyediakan kesempatan untuk umpan balik. Itu dapat berkaitan dengan proses penciptaan pengetahuan terpusat dan/atau dengan pengetahuan dalam basis pengetahuan terpusat Anda.

Ada banyak cara untuk mencapai ini. Di Guru, kami telah membuat Koleksi Pengajuan Pengetahuan di mana pengetahuan baru dapat dibuat oleh siapa saja; itu kemudian ditinjau, dikurasi, dan diverifikasi oleh SME. Kami juga memiliki saluran Slack #guru-on-guru kami di mana kami memiliki alur kerja bawaan untuk ide dan tindakan pengetahuan serta berbagi praktik terbaik baru yang telah ditentukan oleh tim individu sehingga yang lain bisa mengadopsinya.

Buat semua orang sejalan

Setelah Anda memiliki semua proses Anda di tempat untuk sentralisasi pengetahuan, saatnya untuk membuat semua orang sejalan tentang mengapa Anda melakukan perubahan ini. Kami telah memiliki pelanggan yang menciptakan video promosi luar biasa untuk membuat semua orang bersemangat tentang basis pengetahuan terpusat baru mereka. Kami juga memiliki Guru Academy yang indah yang mendukung untuk membuat para pemangku kepentingan sejalan dengan cara yang dapat diukur.

Anda dapat memanfaatkan fitur pengumuman kami untuk mengirimkan proses dan praktik terbaik kepada tim Anda. Di Guru, kami menggunakan Knewsletternya untuk membagikan informasi baru dan praktik terbaik dan melengkapi itu dengan video pendek dari pemangku kepentingan utama dan pimpinan untuk memberikan latar belakang tentang mengapa kami melakukan tindakan.

Akhirnya, membangun ini ke dalam proses onboarding Anda memungkinkan karyawan baru Anda untuk membeli rencana pengetahuan terpusat Anda lebih awal. Kartu Guru dapat disematkan dan ditautkan ke dalam sistem LMS. Guru adalah buku teks tentang bagaimana karyawan mendukung basis pengetahuan Anda.

Apakah Anda siap untuk mengambil langkah pertama menuju sentralisasi pengetahuan perusahaan? Mulai gunakan Guru sehingga Anda dapat menangani sentralisasi dengan cara yang benar!