Menerapkan perubahan di tempat kerja bisa menjadi...menantang setidaknya. Apakah Anda menghadapi budaya yang resisten terhadap perubahan atau berjuang untuk menciptakan dukungan, memiliki alat dan dokumentasi yang tepat dapat banyak membantu upaya manajemen perubahan Anda.

Apakah Anda kesulitan menemukan template yang tepat untuk rencana Anda? Anda berada di jalur yang benar jika Anda mencari template dan dokumentasi yang dapat Anda gunakan, tetapi Anda tidak boleh berhenti hanya pada satu.

Rencana manajemen perubahan yang komprehensif melibatkan beberapa komponen yang berbeda yang memerlukan perhatian masing-masing.

Kami akan memberikan semua yang Anda butuhkan untuk menciptakan strategi manajemen perubahan terbaik yang mungkin.

Kami tidak bercanda ketika kami mengatakan bahwa ini akan menjadi panduan ahli untuk manajemen perubahan. Teruslah membaca untuk mempelajari mengapa Anda perlu rencana manajemen perubahan dan apa yang harus ada di dalamnya, serta dapatkan banyak template rencana manajemen perubahan gratis dan Kartu Guru untuk membantu Anda sepanjang jalan.

Terminologi proses manajemen perubahan

Sebelum kita masuk ke inti dari pos kami, mari kita bicarakan sedikit tentang istilah. Jika Anda ingin unggul dalam manajemen perubahan dan membuat kasus yang solid untuk perubahan yang Anda usulkan, Anda perlu belajar istilahnya. Berikut adalah beberapa istilah yang harus Anda pastikan Anda pahami:

Mengapa Anda memerlukan rencana manajemen perubahan

Untuk suatu perubahan organisasi agar berhasil, banyak hal perlu terwujud bersamaan. Anda memerlukan dukungan dari pemimpin, bantuan dari tim lain, dan jadwal yang masuk akal untuk menyelesaikan semuanya.

Rencana manajemen perubahan Anda akan menjadi alat utama yang Anda gunakan untuk membantu mengelola seluruh proses. Rencana yang ditulis dengan baik dapat memberikan wawasan tentang anggaran, jadwal, komunikasi, alur kerja, cakupan keseluruhan, dan sumber daya yang tersedia.

Ketika Anda memiliki rencana yang dipikirkan dengan matang, Anda dapat membantu meminimalkan dan memperhitungkan dampak perubahan yang Anda usulkan. Penting untuk diingat bahwa setiap perubahan memiliki potensi untuk mengganggu pekerjaan. Alih-alih mencoba melakukan semuanya sekaligus, strategi manajemen perubahan dapat memungkinkan Anda untuk meluncurkan perubahan kecil yang bertahap yang tetap dapat membawa Anda ke tujuan akhir tanpa menyebabkan banyak friksi.

Memiliki rencana formal yang tertulis juga memberi Anda ruang untuk mengambil pendekatan yang gesit terhadap manajemen perubahan. Ketika Anda berada di fase perencanaan, segala sesuatu yang Anda lakukan dapat terlihat sempurna, tetapi akhirnya, semua rencana Anda berpindah dari yang diidealkan ke yang nyata. Ketika Anda memiliki rencana manajemen perubahan yang sudah ada, Anda dapat melakukan perubahan dan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Bagaimana cara Anda menulis rencana manajemen perubahan?

Setiap rencana manajemen perubahan mungkin unik, tetapi mereka tetap mengandung beberapa elemen dasar yang penting. Saat Anda menyusun rencana Anda, ingatlah untuk mempertimbangkan hal-hal penting ini.

Tunjukkan kebutuhan akan perubahan

Jangan menganggap bahwa semua orang tahu bahwa segala sesuatunya perlu diubah (meskipun Anda merasa itu sangat jelas). Beberapa orang mungkin berpikir bahwa segala sesuatunya berjalan dengan baik, dan yang lainnya mungkin tidak terlibat cukup untuk memahami mengapa Anda berjuang keras untuk melakukan perubahan.

Ketika Anda menunjukkan kebutuhan Anda akan perubahan, Anda akan memberikan pemangku kepentingan utama Anda pemahaman yang jelas tentang mengapa mereka perlu menginvestasikan waktu/uang/kekuatan orang dalam apa yang Anda usulkan.

Ini memudahkan untuk menciptakan dukungan dan mengurangi ketahanan terhadap perubahan.

Teliti secara mendalam data apa pun yang dapat Anda temukan untuk mendukung perubahan yang Anda usulkan, terlepas dari apakah itu berasal dari sumber internal atau eksternal (jika Anda dapat menemukan keduanya, itu bahkan lebih baik). Pikirkan tentang apa yang paling memotivasi pemangku kepentingan Anda dan temukan poin data yang menarik bagi mereka untuk membuat argumen Anda lebih kuat.

Jelaskan keuntungan yang dapat dibawa perubahan Anda kepada organisasi. Rencana dan proposal yang dapat Anda kaitkan kembali dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan dapat menjadi sukses di mata pengambil keputusan.

Pahami ruang lingkup Anda

Ketika kebanyakan orang memikirkan tentang ruang lingkup proyek, mereka mempertimbangkan berapa banyak waktu yang akan dibutuhkan. Meskipun penting untuk memikirkan tenggat waktu yang realistis untuk proyek Anda, itu hanya dasar dari apa yang harus ada.

Sangat jarang jika hal-hal hanya memengaruhi satu orang atau bahkan satu tim atau departemen.

Semua yang Anda lakukan saling terhubung di tempat kerja, jadi kebutuhan orang lain harus dipertimbangkan dalam proses manajemen perubahan.

Luangkan waktu untuk memikirkan apa yang akan dipengaruhi oleh perubahan yang Anda usulkan.

Apakah Anda kesulitan menentukan ruang lingkup Anda? Ajukan pertanyaan ini kepada diri Anda:

• Tim dan individu mana yang akan terkena dampak paling besar oleh perubahan yang saya usulkan?
• Kebijakan apa yang akan terpengaruh oleh perubahan saya?
• Apakah peran pekerjaan perlu berubah untuk membuat perubahan saya seefektif mungkin?
• Apakah perubahan pada struktur organisasi perlu dipertimbangkan?

Identifikasi orang-orang kunci

Sangat sulit (jika tidak mustahil) bagi satu orang untuk menerapkan perubahan di tempat kerja. Anda akan membutuhkan banyak bantuan jika Anda ingin melihat rencana Anda terwujud, dan sebagian besar akan datang dari pemangku kepentingan dan tim manajemen perubahan Anda.

Ingat: pemangku kepentingan dan anggota tim adalah dua hal yang sangat berbeda.

Pemangku kepentingan Anda bisa sangat peduli terhadap hasil proyek Anda. Mereka mungkin investor, pegawai tingkat C, atau manajer, tetapi mereka tidak akan banyak melakukan pekerjaan. Anggota tim manajemen perubahan Anda akan menjadi orang-orang yang menangani banyak dari apa yang perlu dilakukan untuk mewujudkan perubahan.

Saat Anda memikirkan anggota tim Anda, jangan hanya memikirkan orang yang akan melakukan pekerjaan produksi. Pertimbangkan untuk memulai dewan penasihat perubahan yang bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan dan menawarkan persetujuan serta panduan saat diperlukan.

Tentukan anggaran dan tonggak sejarah

Diperkirakan bahwa sekitar 70% perubahan gagal karena orang-orang tidak percaya bahwa usaha tersebut sepadan atau berpikir bahwa segala sesuatunya berjalan baik. Salah satu cara termudah untuk menghindari terjebak dalam perangkap ini adalah dengan merinci tonggak dan anggaran yang sangat jelas.

Kami memahami bahwa perubahan tidak bisa datang dari udara tipis.

Apakah Anda menginvestasikan uang, waktu, atau kerja dari orang lain, pastikan Anda membuat anggaran yang realistis untuk semuanya. Anggaran yang baik harus memiliki sedikit ruang gerak untuk memastikan agar segala sesuatunya tetap berjalan lancar jika Anda perlu melakukan perubahan di masa depan.

Tonggak sejarah dapat dilihat sebagai titik pemeriksaan kecil dalam perjalanan perubahan Anda, tetapi jika Anda ingin memanfaatkannya secara maksimal, perlakukan setiap tonggak sebagai sebuah cek-in. Tonggak yang akan datang adalah waktu yang baik untuk mengevaluasi ulang rencana Anda dan memastikan bahwa segala sesuatunya masih berfungsi untuk tim Anda.

Tentukan rencana komunikasi Anda

Komunikasi yang jelas dan konsisten adalah kunci dari setiap rencana manajemen perubahan. Ketika Anda mengambil pendekatan strategis terhadap komunikasi, Anda melakukan banyak hal untuk menjaga orang tetap fokus dan mendorong rasa saling percaya. Anda tidak bekerja dalam kegelapan atau mencoba menyembunyikan kemajuan Anda; Anda berusaha untuk terlihat dan dapat diakses di setiap langkah.

Ciptakan kesempatan bagi orang untuk bertanya dan jelaskan informasi apa yang dapat Anda bagikan dan apa yang perlu ditunggu untuk tanggal yang lebih lambat. Tetapkan nada positif untuk percakapan, dan jangan takut untuk mengatasi pertanyaan-pertanyaan sulit. Bahkan jika Anda menghadapi masalah atau harus mengevaluasi ulang rencana Anda, terbuka dan jujur tentang apa yang terjadi dapat membantu menjaga dukungan.

Apa yang dibutuhkan setiap rencana manajemen perubahan untuk berhasil?

Setiap rencana manajemen perubahan memiliki serangkaian komponen yang lebih kecil, dan dokumentasi yang tepat memainkan peran penting dalam menjaga semuanya tetap teratur. Jika Anda siap untuk mewujudkan rencana Anda, kami dapat memberikan wawasan tentang apa yang perlu Anda sertakan dan bahkan menyediakan beberapa template untuk membantu Anda sepanjang jalan.

Rencana komunikasi manajemen perubahan

Jika Anda ingin rencana manajemen perubahan Anda berjalan lancar, Anda perlu mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan kunci di perusahaan Anda. Inilah di mana rencana komunikasi manajemen perubahan sangat berguna.

Peta jalan manajemen perubahan

Timing adalah segalanya ketika Anda menciptakan rencana manajemen perubahan. Membuat timeline membantu menjaga tim Anda tetap pada jalur untuk mencapai tonggak tertentu dan juga membantu menetapkan ekspektasi mengenai kecepatan pekerjaan Anda.

Peran manajemen perubahan yang jelas

Mendefinisikan peran adalah suatu keharusan dalam manajemen perubahan yang efektif. Memberikan peran membantu menambah struktur pada pekerjaan Anda dan membantu memastikan bahwa pekerjaan terpenting dalam proyek Anda dilakukan.

Siapa yang akan bertanggung jawab untuk memperbarui dokumentasi sekitar pekerjaan yang Anda lakukan? Apakah Anda memiliki desainer atau pengembang yang ditunjuk dalam proyek ini? Siapa yang akan menjaga komunikasi tetap berjalan dengan pemangku kepentingan?

Apakah Anda kesulitan mendelegasikan peran? Terkadang Anda tidak perlu melakukannya sendiri. Jangan ragu untuk membuka kepada anggota tim untuk melihat apakah ada yang ingin mengambil tugas.

Dewan kontrol perubahan

Saatnya untuk memikirkan orang-orang utama yang akan mengarahkan proyek ini. Ingat, Anda mungkin memiliki sekelompok orang besar yang bekerja pada proyek Anda, tetapi Anda akan membutuhkan satu "penentu" untuk tugas tertentu. Mereka akan bertanggung jawab atas setiap perubahan dan keputusan yang menyimpang dari rencana awal Anda.

Proses manajemen perubahan yang didefinisikan

Sekarang Anda memiliki ide yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai dan wawasan tentang tim dan dewan Anda, Anda akhirnya dapat masuk ke dalam proses. Di sinilah Anda akan secara jelas merinci apa yang perlu terjadi untuk membuat perubahan Anda maju. Ini adalah salah satu bagian terpenting dari pekerjaan manajemen perubahan, dan beruntung bagi Anda, kami memiliki panduan yang dapat membantu. Pelajari lebih lanjut tentang mendefinisikan proses manajemen perubahan.

Alat manajemen perubahan

Tidak ada yang salah dengan memiliki berbagai alat dalam tumpukan teknologi Anda ketika Anda sedang dalam proses manajemen perubahan. Anda hanya perlu memastikan bahwa semua orang jelas tentang alat yang akan Anda gunakan.

Anda tidak dapat memiliki desainer utama Anda bekerja di Figma ketika sebagian besar orang di produksi masih menggunakan Adobe. Pastikan semua orang sejalan dengan alat yang tepat yang digunakan sebelum Anda terjun terlalu dalam ke dalam pekerjaan manajemen perubahan Anda.

Rencana analisis manajemen perubahan

Rencana manajemen perubahan yang baik telah dilaksanakan, dan sekarang Anda perlu melihat apakah Anda telah membuat perubahan yang tepat. Di sinilah rencana analisis manajemen perubahan Anda akan berfungsi. Tentukan metrik apa yang akan Anda ukur untuk menentukan keberhasilan dan jelaskan tujuan apa yang perlu Anda capai.

Sumber daya manajemen perubahan tambahan

Kami baru saja menyebutkan beberapa hal yang mutlak diperlukan untuk rencana manajemen perubahan. Kami telah memberikan apa yang Anda butuhkan untuk menerapkan perubahan, tetapi tergantung pada kematangan dan industri perusahaan Anda, Anda mungkin memerlukan sedikit lebih banyak bantuan.

Jika Anda ingin menyelesaikan semua detail dan memastikan semuanya benar, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menambahkan dokumen-dokumen ini ke dalam rencana manajemen perubahan Anda secara keseluruhan:

Rencana pelatihan manajemen perubahan

Ada perbedaan antara mengetahui bahwa perubahan akan terjadi dan siap menghadapi perubahan. Hapus perkiraan dari perubahan yang telah Anda buat dan beri orang-orang arahan yang jelas tentang cara melangkah maju.

Template sumber daya manajemen perubahan

Apa yang perlu saya lakukan jika saya perlu membuat perubahan dalam proses baru?

Bagaimana saya memastikan saya menggunakan segalanya dengan cara yang benar?

Berikan orang-orang jawaban yang mereka butuhkan untuk pertanyaan sebelum mereka bahkan perlu bertanya dengan panduan sumber daya. Sertakan dokumentasi tambahan yang berguna, arahan yang diperlukan, dan informasi tentang siapa yang harus dihubungi jika mereka memerlukan lebih banyak bantuan.

Formulir permintaan perubahan

Apakah Anda perlu membuat perubahan pada suatu proses tertentu? Apakah seseorang di tim lain memiliki saran luar biasa untuk proses baru? Minta orang-orang untuk mengirimkan formulir permintaan perubahan agar saran mereka tetap berada dalam perhatian Anda.

Catatan pesanan perubahan

Jangan biarkan perubahan dilakukan dalam kegelapan atau tanpa konteks. Log manajemen perubahan yang tepat dapat menunjukkan pekerjaan penting yang telah dilakukan tim Anda untuk menerapkan perubahan dan dapat memberikan wawasan mengapa perubahan tertentu dibuat.

Ingin cara mudah untuk mengakses semua template gratis dalam postingan ini? Lihat semuanya dalam satu kartu praktis!