Innovative Strategies for Dissolving Silos and Introducing Effective Collaboration
Silo informasi adalah masalah umum di tempat kerja, tetapi tim yang sukses mampu mengatasinya dengan strategi proaktif dan kolaborasi tim yang lebih baik.
Momen terburuk saat bekerja dalam silo adalah menyadari bahwa Anda sedang bekerja dalam silo.
Di pekerjaan pertama saya, saya ingat dengan cermat mengulas draf laporan yang sangat spesifik. Saya menghabiskan berjam-jam untuk membuat suntingan dan memperbarui grafik hanya untuk menyadari di akhir minggu bahwa semua itu sia-sia. Saya telah bekerja di versi lama yang belum diperbarui di drive departemen.
Saya tidak sendirian mengalami jenis frustrasi ini. Ternyata tim kehilangan sebagai banyak sebagai 20 jam per bulan akibat silo informasi. Masalah dengan silo hanya meningkat saat tempat kerja beralih antara model kantor, jarak jauh, dan hibrida dalam beberapa tahun terakhir. Tidak mengherankan, semakin mudah untuk tersesat dalam silo ketika Anda tidak bekerja di ruang fisik yang sama dengan rekan-rekan Anda.
Silo Informasi
Mari kita mulai dengan apa yang kita maksud ketika kita mengatakan silo informasi. Sederhananya, silo informasi terjadi ketika tim dalam sebuah organisasi tidak berbagi informasi dan proses satu sama lain. Silo biasanya dimulai kecil dan membesar seiring pertumbuhan organisasi, menghambat kolaborasi.
Jadi mengapa silo terbentuk dalam organisasi?
Penyebab silo
Hampir semua organisasi memiliki silo, dan biasanya tidak disengaja. Tidak ada satu alasan mengapa silo terbentuk, tetapi beberapa alasan umum untuk kurangnya transparansi ini termasuk:
Prioritas yang berbeda
Ketika kelompok dalam organisasi memiliki prioritas yang berbeda (atau lebih buruk, saling bersaing), informasi dan proses tidak mengalir dengan lancar. Secara alami, setiap tim memiliki tujuan sendiri, tetapi budaya perusahaan yang transparan seharusnya membantu tim menyelaraskan prioritas di antara kelompok.
Status quo
Inersia adalah kekuatan yang kuat. Organisasi sering menghadapi kesulitan ketika proses yang terjebak perlu berputar untuk mengakomodasi perubahan.
Politik perusahaan
Organisasi besar sering memiliki jalinan hubungan yang kompleks antara berbagai kelompok. Informasi dan proses mungkin tidak mengalir dengan mudah karena kepribadian di tempat kerja.
Geografi dan budaya
Tim semakin terdistribusi di seluruh dunia dan terdiri dari individu dengan berbagai latar belakang budaya. Zona waktu yang berbeda, kemampuan bahasa, dan faktor lain dapat berkontribusi terhadap tempat kerja yang terkurung.
Kurangnya keselamatan psikologis
Kepercayaan adalah komponen penting dalam cara berkolaborasi secara efektif dengan rekan kerja. Ketika tim merasa bahwa mereka dapat membawa ide-ide yang berisiko ke meja dan bereksperimen dengan dukungan tim mereka, inovasi berkembang. Ketika itu bukan kasusnya, komunikasi terputus, dan silo dapat terjadi.
Sistem yang tidak efektif
Teknologi dan proses yang tepat dapat membuat perbedaan besar dalam hal transparansi. Menggunakan sistem yang salah dapat memperkenalkan gesekan yang tidak perlu untuk berbagi informasi dan bekerja secara kolaboratif.
Biaya silo
Sayangnya, silo tidak hanya membuang waktu. Efek silo dalam organisasi dapat menyebabkan masalah besar.
Beberapa silo sangat jelas. Untuk yang lainnya, Anda perlu melakukan sedikit penyelidikan. Untuk membantu Anda memahami di mana komunikasi dan kolaborasi terputus, pertimbangkan survei dan wawancara.
Ada beberapa jenis survei yang dapat membantu Anda lebih memahami silo informasi di antara tim. Pertama, pertimbangkan untuk menggunakan survei keterlibatan karyawan. Jenis survei ini akan membantu Anda mengidentifikasi karyawan mana yang merasa paling terhubung dengan tim dan perusahaan mereka, serta karyawan mana yang merasa paling terisolasi.
Demikian pula, Anda dapat menyusun survei dengan pertanyaan khusus seputar komunikasi dan kolaborasi untuk menentukan masalah. Jenis survei lain yang berguna adalah survei pulsa. Survei pulsa dikirim secara sering dan teratur dan sering mengidentifikasi masalah silo sebelum mereka mulai menyebabkan masalah.
Selain survei, pertimbangkan untuk melakukan wawancara keluar dan wawancara tinggal dengan karyawan. Wawancara keluar harus menjelaskan alasan mengapa karyawan meninggalkan dan bagian mana dari pengunduran diri disebabkan oleh silo informasi. Di sisi lain, wawancara tinggal adalah diskusi dengan karyawan yang telah berada di perusahaan untuk waktu yang signifikan dan dapat mengungkapkan di mana kolaborasi rekan kerja berhasil.
Strategi untuk mengatasi silo dan memperkenalkan kolaborasi yang efektif
Setelah Anda mengidentifikasi di mana silo informasi tim Anda berada, saatnya untuk mulai mengatasi silo tersebut dan menggantinya dengan fondasi transparansi. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat membantu Anda meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di antara tim Anda.
Menyelaraskan tujuan dan nilai
Membuat berbagai kelompok bekerja sama secara efektif dimulai dengan memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dalam hal tujuan dan nilai perusahaan. Ini dimulai dengan kepemimpinan. Pastikan bahwa semua orang memahami misi perusahaan dan tahu bagaimana pekerjaan mereka cocok dalam konteks yang lebih besar.
Dari sana, identifikasi tujuan tim masing-masing, dan masukkan ke dalam konteks misi perusahaan serta tujuan tim lainnya. Ulangi tujuan dan nilai-nilai ini secara berkala, baik itu selama rapat bersama.
Dianjurkan untuk memberikan komunikasi berlebihan
Sangat mengejutkan sulit untuk benar-benar berkomunikasi berlebihan dalam pengaturan bisnis, terutama ketika dilakukan secara asinkron. Jauh lebih umum bagi orang merasa seperti mereka ditinggalkan dari lingkaran.
Jika Anda khawatir tentang membanjiri tim Anda dengan terlalu banyak informasi, pertimbangkan apakah Anda memberikan pesan yang jelas dan ringkas, dan kemudian memberikan kesempatan bagi orang untuk belajar lebih banyak dalam sistem yang berfungsi untuk semua orang.
Aturan dasarnya adalah untuk berkomunikasi lebih banyak, bukan kurang. Saat ragu, sebaiknya berkomunikasi berlebihan. Tim Anda akan berterima kasih untuk ini dalam jangka panjang.
Dorong eksperimen melalui berbagi
Mencoba sesuatu yang baru bisa menakutkan, terutama jika itu adalah sesuatu yang bisa gagal. Namun, tim inovatif perlu merasa nyaman mengambil risiko.
Salah satu cara untuk mendorong eksperimen adalah menciptakan lingkungan di mana tim dapat berbagi eksperimen mereka satu sama lain, baik itu ruang fisik seperti laboratorium atau bengkel, atau ruang digital seperti blog atau situs intranet karyawan. Dengan berexperimen secara transparan, tim dapat belajar dari keberhasilan dan kegagalan satu sama lain, dan merasa lebih nyaman mengambil risiko di masa depan dengan mengetahui bahwa mereka memiliki sistem dukungan untuk diandalkan.
Dorong aktivitas pembangunan tim
Membangun hubungan kerja yang positif sangat penting untuk kolaborasi yang efektif. Pertimbangkan untuk menyelenggarakan acara pembangunan tim yang membantu karyawan saling mengenal lebih baik dan membangun rasa kebersamaan.
Ada banyak jenis aktivitas pembangunan tim yang berbeda untuk dipilih, dari kelas memasak kelompok hingga perburuan harta karun dan kegiatan sukarela. Kuncinya adalah menemukan aktivitas yang akan dinikmati semua orang dan yang akan membantu mereka melihat satu sama lain dari sudut pandang yang berbeda.
Buat informasi tim dapat diakses
Tidak cukup hanya mendorong budaya di mana orang ingin berbagi informasi—Anda juga perlu memberi mereka alat yang tepat. Permudah tim untuk menemukan dan berbagi informasi satu sama lain.
Seringkali, ini berarti membuat basis pengetahuan terpusat seperti Guru untuk memastikan informasi mudah digunakan. Artinya menciptakan lingkungan berbagi informasi yang dapat diakses untuk pengguna baik untuk mengakses maupun berkontribusi.
Selamat tinggal silo
Silo informasi adalah masalah umum di tempat kerja, tetapi tim yang sukses mampu menghadapinya dengan strategi proaktif dan meningkatkan kolaborasi tim.
Dengan meluangkan waktu untuk mengidentifikasi di mana silo itu berada di tim Anda, dan memperkenalkan strategi efektif ke tim Anda, Anda akan meningkatkan kinerja, moral, dan lebih banyak hal di antara tim Anda.
Momen terburuk saat bekerja dalam silo adalah menyadari bahwa Anda sedang bekerja dalam silo.
Di pekerjaan pertama saya, saya ingat dengan cermat mengulas draf laporan yang sangat spesifik. Saya menghabiskan berjam-jam untuk membuat suntingan dan memperbarui grafik hanya untuk menyadari di akhir minggu bahwa semua itu sia-sia. Saya telah bekerja di versi lama yang belum diperbarui di drive departemen.
Saya tidak sendirian mengalami jenis frustrasi ini. Ternyata tim kehilangan sebagai banyak sebagai 20 jam per bulan akibat silo informasi. Masalah dengan silo hanya meningkat saat tempat kerja beralih antara model kantor, jarak jauh, dan hibrida dalam beberapa tahun terakhir. Tidak mengherankan, semakin mudah untuk tersesat dalam silo ketika Anda tidak bekerja di ruang fisik yang sama dengan rekan-rekan Anda.
Silo Informasi
Mari kita mulai dengan apa yang kita maksud ketika kita mengatakan silo informasi. Sederhananya, silo informasi terjadi ketika tim dalam sebuah organisasi tidak berbagi informasi dan proses satu sama lain. Silo biasanya dimulai kecil dan membesar seiring pertumbuhan organisasi, menghambat kolaborasi.
Jadi mengapa silo terbentuk dalam organisasi?
Penyebab silo
Hampir semua organisasi memiliki silo, dan biasanya tidak disengaja. Tidak ada satu alasan mengapa silo terbentuk, tetapi beberapa alasan umum untuk kurangnya transparansi ini termasuk:
Prioritas yang berbeda
Ketika kelompok dalam organisasi memiliki prioritas yang berbeda (atau lebih buruk, saling bersaing), informasi dan proses tidak mengalir dengan lancar. Secara alami, setiap tim memiliki tujuan sendiri, tetapi budaya perusahaan yang transparan seharusnya membantu tim menyelaraskan prioritas di antara kelompok.
Status quo
Inersia adalah kekuatan yang kuat. Organisasi sering menghadapi kesulitan ketika proses yang terjebak perlu berputar untuk mengakomodasi perubahan.
Politik perusahaan
Organisasi besar sering memiliki jalinan hubungan yang kompleks antara berbagai kelompok. Informasi dan proses mungkin tidak mengalir dengan mudah karena kepribadian di tempat kerja.
Geografi dan budaya
Tim semakin terdistribusi di seluruh dunia dan terdiri dari individu dengan berbagai latar belakang budaya. Zona waktu yang berbeda, kemampuan bahasa, dan faktor lain dapat berkontribusi terhadap tempat kerja yang terkurung.
Kurangnya keselamatan psikologis
Kepercayaan adalah komponen penting dalam cara berkolaborasi secara efektif dengan rekan kerja. Ketika tim merasa bahwa mereka dapat membawa ide-ide yang berisiko ke meja dan bereksperimen dengan dukungan tim mereka, inovasi berkembang. Ketika itu bukan kasusnya, komunikasi terputus, dan silo dapat terjadi.
Sistem yang tidak efektif
Teknologi dan proses yang tepat dapat membuat perbedaan besar dalam hal transparansi. Menggunakan sistem yang salah dapat memperkenalkan gesekan yang tidak perlu untuk berbagi informasi dan bekerja secara kolaboratif.
Biaya silo
Sayangnya, silo tidak hanya membuang waktu. Efek silo dalam organisasi dapat menyebabkan masalah besar.
Beberapa silo sangat jelas. Untuk yang lainnya, Anda perlu melakukan sedikit penyelidikan. Untuk membantu Anda memahami di mana komunikasi dan kolaborasi terputus, pertimbangkan survei dan wawancara.
Ada beberapa jenis survei yang dapat membantu Anda lebih memahami silo informasi di antara tim. Pertama, pertimbangkan untuk menggunakan survei keterlibatan karyawan. Jenis survei ini akan membantu Anda mengidentifikasi karyawan mana yang merasa paling terhubung dengan tim dan perusahaan mereka, serta karyawan mana yang merasa paling terisolasi.
Demikian pula, Anda dapat menyusun survei dengan pertanyaan khusus seputar komunikasi dan kolaborasi untuk menentukan masalah. Jenis survei lain yang berguna adalah survei pulsa. Survei pulsa dikirim secara sering dan teratur dan sering mengidentifikasi masalah silo sebelum mereka mulai menyebabkan masalah.
Selain survei, pertimbangkan untuk melakukan wawancara keluar dan wawancara tinggal dengan karyawan. Wawancara keluar harus menjelaskan alasan mengapa karyawan meninggalkan dan bagian mana dari pengunduran diri disebabkan oleh silo informasi. Di sisi lain, wawancara tinggal adalah diskusi dengan karyawan yang telah berada di perusahaan untuk waktu yang signifikan dan dapat mengungkapkan di mana kolaborasi rekan kerja berhasil.
Strategi untuk mengatasi silo dan memperkenalkan kolaborasi yang efektif
Setelah Anda mengidentifikasi di mana silo informasi tim Anda berada, saatnya untuk mulai mengatasi silo tersebut dan menggantinya dengan fondasi transparansi. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat membantu Anda meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di antara tim Anda.
Menyelaraskan tujuan dan nilai
Membuat berbagai kelompok bekerja sama secara efektif dimulai dengan memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dalam hal tujuan dan nilai perusahaan. Ini dimulai dengan kepemimpinan. Pastikan bahwa semua orang memahami misi perusahaan dan tahu bagaimana pekerjaan mereka cocok dalam konteks yang lebih besar.
Dari sana, identifikasi tujuan tim masing-masing, dan masukkan ke dalam konteks misi perusahaan serta tujuan tim lainnya. Ulangi tujuan dan nilai-nilai ini secara berkala, baik itu selama rapat bersama.
Dianjurkan untuk memberikan komunikasi berlebihan
Sangat mengejutkan sulit untuk benar-benar berkomunikasi berlebihan dalam pengaturan bisnis, terutama ketika dilakukan secara asinkron. Jauh lebih umum bagi orang merasa seperti mereka ditinggalkan dari lingkaran.
Jika Anda khawatir tentang membanjiri tim Anda dengan terlalu banyak informasi, pertimbangkan apakah Anda memberikan pesan yang jelas dan ringkas, dan kemudian memberikan kesempatan bagi orang untuk belajar lebih banyak dalam sistem yang berfungsi untuk semua orang.
Aturan dasarnya adalah untuk berkomunikasi lebih banyak, bukan kurang. Saat ragu, sebaiknya berkomunikasi berlebihan. Tim Anda akan berterima kasih untuk ini dalam jangka panjang.
Dorong eksperimen melalui berbagi
Mencoba sesuatu yang baru bisa menakutkan, terutama jika itu adalah sesuatu yang bisa gagal. Namun, tim inovatif perlu merasa nyaman mengambil risiko.
Salah satu cara untuk mendorong eksperimen adalah menciptakan lingkungan di mana tim dapat berbagi eksperimen mereka satu sama lain, baik itu ruang fisik seperti laboratorium atau bengkel, atau ruang digital seperti blog atau situs intranet karyawan. Dengan berexperimen secara transparan, tim dapat belajar dari keberhasilan dan kegagalan satu sama lain, dan merasa lebih nyaman mengambil risiko di masa depan dengan mengetahui bahwa mereka memiliki sistem dukungan untuk diandalkan.
Dorong aktivitas pembangunan tim
Membangun hubungan kerja yang positif sangat penting untuk kolaborasi yang efektif. Pertimbangkan untuk menyelenggarakan acara pembangunan tim yang membantu karyawan saling mengenal lebih baik dan membangun rasa kebersamaan.
Ada banyak jenis aktivitas pembangunan tim yang berbeda untuk dipilih, dari kelas memasak kelompok hingga perburuan harta karun dan kegiatan sukarela. Kuncinya adalah menemukan aktivitas yang akan dinikmati semua orang dan yang akan membantu mereka melihat satu sama lain dari sudut pandang yang berbeda.
Buat informasi tim dapat diakses
Tidak cukup hanya mendorong budaya di mana orang ingin berbagi informasi—Anda juga perlu memberi mereka alat yang tepat. Permudah tim untuk menemukan dan berbagi informasi satu sama lain.
Seringkali, ini berarti membuat basis pengetahuan terpusat seperti Guru untuk memastikan informasi mudah digunakan. Artinya menciptakan lingkungan berbagi informasi yang dapat diakses untuk pengguna baik untuk mengakses maupun berkontribusi.
Selamat tinggal silo
Silo informasi adalah masalah umum di tempat kerja, tetapi tim yang sukses mampu menghadapinya dengan strategi proaktif dan meningkatkan kolaborasi tim.
Dengan meluangkan waktu untuk mengidentifikasi di mana silo itu berada di tim Anda, dan memperkenalkan strategi efektif ke tim Anda, Anda akan meningkatkan kinerja, moral, dan lebih banyak hal di antara tim Anda.
Alami kekuatan platform Guru secara langsung - ikuti tur produk interaktif kami
