Add Slack to Your Internal Wiki and Super Charge Knowledge Management
Mempertimbangkan penggunaan Slack untuk meningkatkan wiki perusahaan internal Anda?
Kamu tidak sendirian. Para pendiri terus mencari (dan seringkali berjuang) untuk menemukan wiki yang paling cocok untuk pengetahuan internal perusahaan mereka. Dan, sejujurnya, saya sangat memahami mengapa kebanyakan pemimpin berpikir bahwa wiki internal akan bermanfaat bagi bisnis mereka. Pada dasarnya, wiki seharusnya menjadi cara yang cukup cepat untuk berkolaborasi dan berbagi informasi perusahaan di lokasi terpusat. Tetapi kebanyakan organisasi — terutama yang bekerja jarak jauh — sudah melakukannya di Slack! Jadi, sebagai langkah pertama, mengapa tidak memanfaatkan semua pengetahuan itu? Mengetahui bahwa Anda ingin menggunakan Slack, kami dapat membantu Anda mengevaluasi solusi wiki perusahaan terbaik untuk organisasi Anda.
Apa itu wiki Slack?
Wiki adalah sumber informasi perusahaan internal yang dapat diperbarui internal. Sebuah wiki Slack memiliki fungsi yang sama, tetapi lebih cocok untuk alur kerja kolaboratif. Wiki yang tidak dilengkapi dengan integrasi perangkat lunak kolaboratif Slack atau lainnya tidak mempertimbangkan cara kita bekerja yang sedang berubah. Dengan menambahkan Slack ke wiki internal yang sudah ada, Anda dapat mengakses seluruh basis pengetahuan tanpa pernah meninggalkan percakapan.
Wiki perusahaan hanya menjadi titik awal
Wiki tradisional (bahkan yang memiliki integrasi Slack) dengan cepat menjadi ketinggalan zaman dan sulit untuk dikelola saat tim Anda berkembang dan pengetahuan Anda berkembang, menyebabkan adopsi yang rendah. Dengan demikian, jika Anda sedang mencari wiki perusahaan internal, pastikan itu menawarkan integrasi Slack.
Temukan mengapa perusahaan Anda layak mendapatkan lebih dari wiki tradisional.
Mari kita bahas dua alasan penting mengapa wiki tradisional tidak lagi memadai:
Wiki internal membuat sulit untuk menentukan apakah konten Anda akurat atau efektif
Inilah yang terjadi pada konten dalam wiki internal tradisional:
- Anda menghabiskan banyak waktu menulis dan merancang halaman yang sempurna, tetapi setelah menulisnya, Anda lupa untuk memperbarui atau bahwa halaman tersebut benar-benar ada.
- Wiki hampir tidak memungkinkan untuk mengetahui kapan konten terakhir diperbarui atau bahkan dibaca pertama kali menghasilkan konten usang.
- Tim Anda tidak percaya
- bahwa konten di wiki Anda akurat, yang mengarah ke adopsi yang rendah.
- Lebih buruk lagi, tim Anda bisa menggunakan informasi usang dan membagikannya dengan prospek atau pelanggan Anda!
Informasi seputar bisnis Anda berubah setiap hari: fitur baru dibangun, pesaing baru muncul, dan proses internal baru diciptakan. Anda perlu menemukan wiki internal yang hidup dan berkembang bersama perusahaan Anda, jadi mengapa tidak memasukkannya ke Slack, tepat di tengah aliran komunikasi?
Wiki perusahaan tradisional tidak berada dalam alur kerja komunikasi Slack Anda
Sementara konten mudah ditambahkan dalam wiki internal, mengaksesnya jauh lebih sulit. Umumnya, wiki internal berfungsi sebagai portal, yang berarti untuk mendapatkan pengetahuan dari mereka, tim Anda harus meninggalkan alur kerja mereka, membuka tab lain, lalu mencarinya untuk menemukan pengetahuan. Ini adalah rasa sakit yang nyata dan kehilangan produktivitas bagi perusahaan Anda. Menurut McKinsey, tim Anda yang berhadapan langsung dengan pelanggan menghabiskan ⅓ dari waktu mereka hanya untuk mencari informasi!
Berpartisipasi dalam waktu tersebut adalah beralih konteks yang konstan antara alur kerja dan wiki yang harus dilakukan tim Anda hanya untuk mengakses pengetahuan penting perusahaan. Perusahaan Anda hidup di aplikasi seperti Slack, atau CRM Anda untuk tim penjualan, dan solusi tiket untuk tim dukungan Anda. Untuk alasan itu, seharusnya wiki internal Anda juga berada di sana?
Berbicara tentang Slack, aplikasi kolaborasi dan percakapan ini merata. Ini membantu memperkuat komunikasi internal lebih dari 12 juta pengguna harian, dan rata-rata pengguna masuk ke Slack selama lebih dari 10 jam per hari. Sebenarnya, ini adalah pondasi yang bagus untuk seluruh tumpukan teknologi Anda.
4 hal yang harus dicari saat mengevaluasi solusi wiki Slack:
1. Keterpencilan pencarian pengetahuan
Saat Anda mencari di Slack, Anda sedang mencari melalui percakapan. Saat Anda mencari wiki Anda, Anda mencari pengetahuan. Percakapan bersifat statis, setelah terjadi, mereka tidak berubah. Pengetahuan, bagaimanapun, seharusnya berkembang seiring perusahaan Anda berkembang. Konten dalam wiki Anda dimaksudkan untuk berubah. Lihat bagaimana Guru menyelesaikan masalah ini dengan solusi Slack Solution kami.
Berbeda dari wiki, platform manajemen pengetahuan terintegrasi adalah sumber kebenaran tunggal.
Perusahaan Anda membutuhkan sumber kebenaran tunggal agar mereka tidak lagi harus mencari di antara beberapa folder Google Drive dan Box, benang email, dan percakapan Slack hanya untuk menemukan satu jawaban.
Informasi dalam wiki internal tradisional dengan cepat menjadi kedaluwarsa karena:
- Percakapan dalam Slack dan benang email bersifat statis
- Proses, pesaing, dan perubahan produk Anda dari waktu ke waktu berubah
- Pakar subjek tidak terus-menerus memperbarui dan memverifikasi informasi di wiki
Jadi, kurangnya kepercayaan pada wiki internal Anda membuat mereka mengirim pesan atau mengganggu pakar subjek di tim Anda. Ini mengarah ke siklus minat yang memudar dalam memelihara wiki internal Anda. Hal ini mengarah pada siklus minat yang memudar dalam menjaga wiki internal Anda.
Selain dari tingkat pengembalian investasi yang negatif dalam jangka panjang, hanya gangguan para ahli Anda yang membuat tim Anda kehilangan uang. Sebuah studi terbaru menunjukkan bahwa dibutuhkan rata-rata 23 menit dan 15 detik untuk pulih dari gangguan. Pesan sekali-kali dan sentuhan bahu tidak bisa diperluas, terutama ketika tim yang berinteraksi langsung dengan pelanggan Anda terus berkembang dan secara individu mengirimkan pertanyaan yang sama kepada para ahli Anda berulang kali. Menemukan solusi pengetahuan yang dapat dengan mudah dicari dalam Slack adalah kunci untuk menghilangkan gangguan yang menghambat produktivitas tim Anda.
Psst! Apakah Anda tahu Slack menggunakan Guru untuk manajemen pengetahuan daripada wiki? Temukan mengapa tim mereka menyukai Guru.
2. Penciptaan pengetahuan
Saluran Slack Anda dipenuhi dengan kekayaan pengetahuan perusahaan yang relevan yang telah dibuat melalui percakapan organik. Kelebihan aplikasi ini adalah fakta bahwa ia memfasilitasi kolaborasi antar tim tetapi masing-masing tim dapat memiliki saluran Slack terpisah di mana pengetahuan dibagikan dan diperbarui secara real-time, sehingga tidak semua orang mengetahuinya.
Jika Anda tidak menangkap pengetahuan itu setelah dibuat, Anda melewatkan nilai yang dihasilkan dari menggunakan Slack. Lebih buruk lagi, itu berarti para ahli Anda masih terus mendapatkan sentuhan bahu konstan dan pertanyaan berulang yang seharusnya sudah memiliki jawaban dalam basis pengetahuan Anda.
Dengan wiki yang ada di Slack menangkap pengetahuan seharusnya sesederhana mengklik tombol, dan dengan Solusi Slack Guru, begitulah.
Setelah ditangkap di wiki Anda, itu dapat segera digunakan kembali oleh seluruh perusahaan Anda yang akan menurunkan pertanyaan yang berulang yang para ahli Anda terus terima.
3. Status kepercayaan wiki
Seperti yang disebutkan sebelumnya, konten yang basi atau tidak akurat menyebabkan ketidakpercayaan terhadap wiki Anda dan adopsi yang rendah. Berikut adalah hal yang harus Anda cari dari sebuah wiki untuk memastikan mereka menangani masalah konten basi:
- Kemampuan untuk menugaskan pengetahuan kepada ahli di tim Anda (atau sekelompok dari mereka)
- Wiki mengintegrasikan taktik “dorong” untuk mengingatkan secara proaktif para ahli untuk memverifikasi konten masih akurat
- Cara untuk memungkinkan ahli Anda memperbarui konten saat bekerja di Slack
Guru membuat mudah untuk percaya pada apa yang Anda temukan. Pelajari lebih lanjut tentang fitur kami di sini.
4. Analitika untuk memantau adopsi dan penggunaan
Penting untuk dapat memahami pengetahuan di wiki Anda yang paling sering digunakan. Pastikan Anda menemukan solusi yang memiliki analitika untuk memantau penggunaan wiki Anda sehingga Anda dapat mengidentifikasi pengetahuan yang paling efektif serta adopsi keseluruhan basis pengetahuan Anda. Solusi terbaik juga akan dapat menyarankan pengetahuan yang harus ditambahkan ke wiki Anda berdasarkan pencarian yang tidak menghasilkan hasil.
Sekian. Sekarang Anda memahami mengapa wiki tradisional tidak efektif dan mencari apa yang harus dicari dalam wiki Slack, kami berharap Anda bewaap dengan segala yang Anda butuhkan untuk mengevaluasi solusi potensial dengan efektif.
