Siapa yang ingat duduk di kelas di sekolah menengah dan berpikir, “Kapan saya akan membutuhkan hal-hal ini dalam kehidupan nyata?” Kecuali jika Anda seorang biolog, mengetahui bahwa mitokondria adalah pusat tenaga sel tidak terlalu berguna di tempat kerja. Anda mungkin belum harus menghitung keliling lingkaran secara manual dalam waktu yang lama, dan bos Anda tidak menguji Anda tentang berat atom aluminium selama rapat tim terakhir. Ada banyak hal yang kita pelajari di sekolah yang tidak kita gunakan saat ini. Sangat disayangkan bahwa menulis tidak menjadi salah satunya.

Seni menulis dan berbagi informasi

Tidak ada yang menanyai Anda tentang bagian-bagian kalimat selama rapat (semoga), tetapi komunikasi tertulis adalah bagian penting dari pekerjaan. Kita semua membutuhkan keterampilan menulis untuk mengirim email, berbicara dengan rekan tim di Slack atau Teams, atau berbagi pengetahuan penting dengan orang lain di perusahaan Anda.

Menulis dan komunikasi adalah beberapa pilar terpenting untuk mendokumentasikan dan berbagi pengetahuan. Apakah Anda menganggap keterampilan menulis Anda sebanding dengan profesional atau merasa gugup saat harus menyusun email, kita semua sepakat bahwa menulis memerlukan tingkat keahlian tertentu. Bahkan jika menulis terasa alami bagi Anda, merangkai sesuatu yang layak dibaca tetap membutuhkan banyak waktu dan usaha. Dan itu terutama benar ketika Anda menangani penambahan informasi ke basis pengetahuan Anda.

Jadi, ya, setiap orang harus mengenakan topi penulis mereka saat mendokumentasikan informasi. Bahkan jika Anda hanya menyalin dan menempelkan teks atau menyematkan tabel dan dokumen, mengetahui informasi yang tepat untuk disertakan dan menjaga hal-hal seperti nada dan bahasa adalah hal yang penting. Semua ini mungkin penting, tetapi fokus pada seni menulis ketika Anda lebih khawatir tentang membagikan pengetahuan dengan benar itu sulit.

Bukankah akan bagus memiliki asisten penulisan yang bisa membantu Anda dengan semua bagian sulit dari mendokumentasikan dan menyimpan informasi, sehingga Anda bisa fokus pada berbagi pengetahuan Anda? Dengan peluncuran Assist di Guru, Anda bisa!

Memperkenalkan Assist

Assist menggunakan AI generatif untuk membantu penulis Guru mengedit, menyesuaikan, meningkatkan, dan memberikan kejelasan pada pengetahuan yang telah mereka buat tanpa harus menggunakan alat lain. Menggunakan Assist itu sederhana: Penulis menyoroti teks yang ingin diperbaiki dan kemudian mengarahkan Assist untuk merangkum/mengedit/menyesuaikan salinan tertentu itu. Perlu memperbaiki seluruh Kartu? Assist juga bekerja seperti itu. Yang perlu Anda lakukan adalah menunjuk, mengklik, dan memikirkan apa yang ingin Anda tingkatkan.

Dengan setiap fitur AI yang kita bangun di Guru, kami percaya bahwa menjaga manusia di pusat pekerjaan sangat penting untuk menjaga tingkat kepercayaan kritis yang dibutuhkan untuk pengetahuan di perusahaan Anda. Itulah sebabnya kami membangun Assist sebagai alat yang mendukung pengguna saat mereka mencatat dan berbagi pengetahuan mereka.

Mengapa? Karena kami percaya suara dan perspektif Anda penting. Setiap pengguna harus dapat menciptakan pengetahuan dan menggunakan Assist untuk memberikan saran pada tulisan mereka, semuanya tanpa kehilangan suara unik dan autentik mereka.

Tutup kesenjangan pengetahuan dengan Assist

Tidak hanya Anda memiliki kekuatan Assist di aplikasi web Guru, tetapi kami juga telah menambahkan kemampuan summarization-nya langsung ke dalam integrasi Slack kami. Dengan Assist, Anda dapat dengan cepat dan mudah merangkum atau membuat FAQ dari thread Slack atau ringkasan Topik Trending dan menambahkan pengetahuan itu dengan mulus ke dalam Guru. Anda dapat menggunakan ringkasan untuk memberikan konteks awal dalam pesan Slack atau mengalihkan konten itu dan mengirim Pengumuman kepada rekan tim Anda. Assist tidak hanya untuk pengetahuan baru. Anda mungkin memiliki pengetahuan warisan yang ada di Guru—atau di luar sana di tempat-tempat seperti Google Drive, Confluence, atau Notion. Konten yang ada itu masih bisa berharga; hanya saja mungkin sudah tua atau tidak terhubung. Apakah pengetahuan Anda terlalu panjang, usang, tidak teratur, dan/atau tidak lengkap, Assist ada di sini untuk membantu. Assist dapat mempersingkat pengetahuan, menyertakan ringkasan konten yang memerlukan konteks lebih awal, atau menambahkan beberapa sentuhan untuk alur yang lebih mudah dibaca.

Assist membuka seluruh dunia kemungkinan menulis dan mengedit bagi pengguna Guru. Mari kita bahas rincian tentang apa yang dapat dilakukannya.

Merangkum

Mengumpulkan poin-poin kunci dan menghasilkan ringkasan yang jelas bisa memakan waktu lebih lama daripada yang ingin kita akui. Dengan Assist, Anda dapat menambahkan ringkasan di atas Kartu Anda untuk pembacaan yang lebih mudah dan memberdayakan pembaca Anda dengan konteks awal. Tingkatkan efisiensi bagi pembaca Anda yang dapat mengonsumsi ringkasan untuk mendapatkan inti dari pengetahuan dan kemudian memutuskan untuk menyelami lebih dalam untuk detail lebih lanjut jika diperlukan.

Ingin sedikit variasi dalam ringkasan Anda? Dengan kekuatan Assist, Anda dapat membuat:

• Ringkasan cepat
• Ringkasan rinci
• Daftar berpoin
• Daftar bernomor

Meningkatkan

Menulis itu rumit, kami mengerti. Dengan Assist di sisi Anda, Anda dapat membuat dan mengedit seperti seorang profesional sejati. Berikut cara Anda dapat menggunakan Assist untuk membantu mengeluarkan penulis dalam diri Anda:

Perbaiki ejaan dan tata bahasa: Affect atau effect, fewer atau less, a while atau awhile— Anda tidak punya waktu untuk khawatir memilih yang tepat. Jangan terjebak dalam detail memeriksa ejaan dan tata bahasa. Biarkan Assist melakukannya dalam hitungan detik dan luangkan waktu Anda (dan wajah yang menambah rasa malu).

Sederhanakan kosakata: Sulit untuk mengidentifikasi kata-kata mana yang Anda gunakan yang mungkin dianggap jargon oleh orang lain. Assist dapat mengidentifikasi kata-kata tersebut untuk Anda dan menggantinya dengan sinonim yang lebih mudah dipahami, memastikan inklusivitas dan kejelasan pengetahuan Anda.

Perbaiki/ formalize: Kita semua pernah mengalami: Anda menulis sesuatu yang terkesan sedikit aneh atau tidak mengalir dengan baik. Daripada menghabiskan waktu memikirkan kembali, menulis ulang, dan mengatur ulang, mencoba untuk membuat tulisan Anda 'tepat benar,' biarkan Assist datang dengan mata segar untuk menilai paragraf (atau dua) yang menjengkelkan dan menyarankan alur yang lebih baik.

Memperpendek: Menjadi ringkas lebih mudah diucapkan daripada dilakukan (potong hingga saya mengedit dokumen ini). Assist dapat mengambil apa yang sudah Anda tulis dan meringkasnya tanpa kehilangan informasi penting. Pembaca Anda akan berterima kasih.

Sesuaikan nada

Nada harus berubah tergantung pada sifat konten dan siapa yang akan membacanya. Bagi penulis yang kurang berpengalaman, menyesuaikan nada tulisan alami Anda bisa sangat menantang. Assist dapat membantu menyesuaikan nada tulisan Anda tanpa kehilangan pesan atau suara Anda. Jika Anda merasa tulisan Anda butuh tambahan sedikit, pertimbangkan untuk memilih salah satu nada berikut untuk sedikit bantuan:

Percakapan: Bagus untuk kartu yang berisi respons dan dialog untuk digunakan dengan pelanggan Anda. Sesuaikan nada untuk memastikan poin pembicaraan terdengar alami saat digunakan dalam percakapan.

Langsung: Sempurna untuk menulis instruksi yang jelas, dokumen cara, atau SOP saat Anda ingin langsung ke intinya dan menghindari kebingungan.

Empati: Bermanfaat untuk pengetahuan yang dimaksudkan untuk memberdayakan orang lain atau memiliki topik yang lebih sensitif yang memerlukan perawatan ekstra.

Profesional: Dapat digunakan untuk kartu yang memerlukan nada teknis dan/atau akademis.

Cerdas: Ideal untuk menyegarkan buletin atau konten yang butuh sedikit humor tingkat Frasier.

Terjemahkan

Berhentilah meminta karyawan bilingual dan trilingual yang berharga (atau pihak ketiga) untuk menerjemahkan informasi secara manual ke bahasa lain. Tulis dalam bahasa yang paling nyaman bagi Anda dan biarkan Assist menerjemahkannya secara otomatis ke bahasa lain. Sekarang tim Anda dapat menghabiskan beberapa menit, alih-alih berjam-jam, membuat perubahan dan perbaikan kecil pada pekerjaan terjemahan. Bahasa yang didukung Assist:

• Cina
• Inggris
• Prancis
• Jerman
• Jepang
• Spanyol

AI untuk semua

Kami bertanya kepada pelanggan Guru yang sedang dalam Beta awal Assist bagaimana perasaan mereka tentangnya, dan berikut adalah yang mereka katakan:

“Assist sangat berguna ketika saya memiliki kartu yang akan diverifikasi. Sering kali pengetahuan membutuhkan sedikit perbaikan, jadi Assist bisa ada di sana untuk melakukan itu dan menambahkan perbaikan di setiap kartu.”

“Senang sekali bahwa ia menambahkan konten baru ke bagian atas kartu sehingga saya bisa membandingkannya dengan apa yang sudah saya miliki. Apakah ini menangkap semuanya yang ingin saya tangkap? Dan kemudian saya dapat menambahkan atau mengedit apa yang saya sudah miliki untuk memperbaikinya.”

“Memiliki Assist di Slack membuat bagian terburuk tentang menulis konten menjadi semudah dan sesederhana mungkin. Ini akan mencegah penolakan dan keraguan untuk membuat dan memperbarui konten saat segalanya berubah.”

Jika Anda ingin merasakan sebagian dari keajaiban berbagi pengetahuan yang mereka nikmati, ayo bicarakan bagaimana kami dapat melakukan hal yang sama untuk tim Anda.