Qui se souvient de s'asseoir en cours au lycée et de penser : « Quand est-ce que je vais avoir besoin de ces choses dans la vraie vie ? » À moins que vous ne soyez biologiste, savoir que les mitochondries sont la centrale énergétique de la cellule ne vous sera pas très utile au travail. Vous n'avez probablement pas eu à calculer la circonférence d'un cercle à la main depuis un moment, et votre patron ne vous a pas interrogé sur le poids atomique de l'aluminium lors de votre dernière réunion d'équipe. Il y a beaucoup de choses que nous avons appris à l'école que nous n'utilisons pas aujourd'hui. C'est dommage que l'écriture n'ait pas fini par faire partie de celles-ci.

L'art de l'écriture et du partage d'informations

Personne ne vous interroge sur les parties du discours lors des réunions (espérons-le), mais la communication écrite est une partie importante du travail. Nous avons tous besoin de certaines compétences en écriture pour envoyer des e-mails, parler à nos coéquipiers sur Slack ou Teams, ou partager des connaissances essentielles avec d'autres dans votre entreprise.

L'écriture et la communication sont certains des piliers les plus importants de la documentation et du partage de connaissances. Que vous considériez vos compétences en écriture au niveau des professionnels ou que vous deveniez nerveux lorsque vous devez rédiger un e-mail, nous pouvons tous convenir que l'écriture demande un certain degré d'expertise. Même si l'écriture vous vient naturellement, créer quelque chose qui mérite d'être lu demande tout de même beaucoup de temps et d'efforts. Et c'est particulièrement vrai lorsque vous devez ajouter des informations à votre base de connaissances.

Donc, oui, tout le monde doit mettre son chapeau d'écrivain lorsqu'il documente des informations. Même si vous ne faites que copier et coller du texte ou intégrer des tableaux et des documents, il est crucial de savoir quelles informations inclure et de garder à l'esprit des éléments comme le ton et le langage. Tout cela peut être important, mais se concentrer sur l'art d'écrire quand on se préoccupe davantage de partager correctement des connaissances est difficile.

Ne serait-il pas formidable d'avoir un assistant d'écriture qui pourrait vous aider avec toutes les parties difficiles de la documentation et de la conservation des informations, afin que vous puissiez vous concentrer sur le partage de vos connaissances ? Avec le lancement d'Assist dans Guru, vous le pouvez !

Présentation d'Assist

Assist utilise l'IA générative pour aider les auteurs de Guru à éditer, ajuster, améliorer et clarifier les connaissances qu'ils ont créées sans avoir à utiliser encore un autre outil. Utiliser Assist est simple : les auteurs surlignent le texte à améliorer puis dirigent Assist pour résumer/éditer/ajuster ce texte spécifique. Besoin de retoucher toute la carte ? Assist fonctionne aussi de cette manière. Tout ce que vous avez à faire est de pointer, cliquer et penser à ce que vous souhaitez améliorer.

Avec chaque fonctionnalité d'IA que nous construisons chez Guru, nous croyons que garder les humains au centre du travail est essentiel pour maintenir un degré de confiance critique nécessaire pour les connaissances de votre entreprise. C'est pourquoi nous avons construit Assist pour être un outil qui soutient les utilisateurs pendant qu'ils enregistrent et partagent leurs connaissances.

Pourquoi ? Parce que nous croyons que votre voix et perspective comptent. Chaque utilisateur devrait pouvoir créer des connaissances et utiliser Assist pour faire des suggestions concernant son écriture, sans perdre sa voix unique et authentique.

Combler les lacunes de connaissance avec Assist

Vous disposez non seulement de la puissance d'Assist dans l'application web Guru, mais nous avons également ajouté ses capacités de résumé directement dans notre intégration Slack. Avec Assist, vous pouvez rapidement et facilement résumer ou produire un FAQ à partir d'un fil de discussion Slack ou d'un digest des sujets tendance et ajouter ces connaissances de manière transparente à Guru. Vous pouvez utiliser des résumés pour donner un contexte immédiat dans un message Slack ou réutiliser ce contenu et envoyer une annonce à vos coéquipiers. Assist n'est pas seulement pour le nouveau savoir. Vous avez peut-être des connaissances anciennes dans Guru — ou en dehors de cela dans des endroits comme Google Drive, Confluence ou Notion. Ce contenu existant peut toujours être précieux ; il peut juste être ancien ou déconnecté. Que vos connaissances soient trop longues, dépassées, désorganisées et/ou incomplètes, Assist est là pour aider. Assist peut raccourcir les connaissances, inclure un résumé de contenu qui nécessite un contexte plus immédiat, ou ajouter un peu de polissage à l'ensemble pour une meilleure lisibilité.

Assist ouvre un monde entier de possibilités d'écriture et d'édition aux utilisateurs de Guru. Entrons dans le vif du sujet de ce qu'il peut faire.

Résumer

Rassembler des points clés et produire un résumé simple peut prendre plus de temps que nous ne voudrions l'admettre. Avec Assist, vous pouvez ajouter un résumé au début de votre carte pour une meilleure lisibilité et donner à vos lecteurs un contexte immédiat. Améliorez l'efficacité de vos lecteurs qui peuvent consommer un résumé pour comprendre l'essentiel des connaissances, puis décider d'approfondir si besoin.

Vous voulez un peu de variété dans vos résumés ? Avec la puissance d'Assist, vous pouvez créer :

• Résumés rapides
• Résumés détaillés
• Listes à puces
• Listes numérotées

Améliorer

Écrire est compliqué, nous le comprenons. Avec Assist à vos côtés, vous pouvez créer et éditer comme un vrai professionnel. Voici comment vous pouvez utiliser Assist pour faire ressortir votre écrivain intérieur :

Corriger l'orthographe et la grammaire : Affecter ou effet, moins ou moins, un moment ou un moment — vous n'avez pas de temps à perdre à choisir le bon. Ne restez pas coincé dans les détails de la vérification de l'orthographe et de la grammaire. Laissez Assist le faire en quelques secondes et épargnez-vous le temps (et les facepalms).

Simplifier le vocabulaire : Il est difficile d'identifier quels mots vous utilisez qui peuvent être considérés comme du jargon pour les autres. Assist peut identifier ces mots pour vous et les remplacer par des synonymes plus universellement compris, garantissant l'inclusivité et la clarté de vos connaissances.

Raffiner / formaliser : Nous y avons tous été : vous écrivez quelque chose qui semble un peu décalé ou ne s'écoule pas tout à fait bien. Au lieu de passer du temps à repenser, réécrire et réorganiser, en essayant d'obtenir votre écriture 'juste ce qu'il faut', laissez Assist intervenir avec un regard neuf pour évaluer ce paragraphe (ou deux) gênant et suggérer un meilleur flux.

Raccourcir : Être concis est plus facile à dire qu'à faire (coupez, par exemple, la réédition de ce document). Assist peut prendre ce que vous avez écrit et le condenser sans perdre aucune des informations importantes. Vos lecteurs vous en seront reconnaissants.

Ajuster le ton

Le ton doit changer en fonction de la nature du contenu et de qui va le lire. Pour les écrivains moins expérimentés, ajuster votre ton d'écriture naturel peut être assez difficile. Assist peut aider à ajuster le ton de votre écriture sans perdre votre message ou votre voix. Si vous pensez que votre écriture a besoin d'un petit quelque chose en plus, envisagez de choisir l'un des tons suivants pour obtenir un peu d'aide :

Conversationnel : Idéal pour les cartes contenant des réponses et des dialogues à utiliser avec vos clients. Ajustez le ton pour garantir que les points de discussion sonnent naturels lorsqu'ils sont utilisés dans une conversation.

Direct : Parfait pour rédiger des instructions claires, des documents de procédure ou des SOG lorsque vous souhaitez aller droit au but et éviter toute confusion.

Empathique : Utile pour des connaissances qui sont censées donner du pouvoir aux autres ou qui concerner des sujets plus sensibles nécessitant une attention particulière.

Professionnel : Peut être utilisé pour des cartes qui ont besoin d'un ton technique et/ou académique.

Malin : Idéal pour agrémenter une newsletter ou un contenu qui pourrait bénéficier d'un peu d'humour de niveau Frasier.

Traduire

Arrêtez de demander à vos précieux employés bilingues et trilingues (ou à un tiers) de traduire manuellement des informations dans d'autres langues. Écrivez dans la langue avec laquelle vous êtes le plus à l'aise et laissez Assist la traduire automatiquement dans une autre langue. Maintenant, votre équipe peut passer des minutes, plutôt que des heures, à peaufiner et à apporter de petites améliorations sur le travail de traduction. Langues que Assist prend en charge :

• Chinois
• Anglais
• Français
• Allemand
• Japonais
• Espagnol

IA pour tous

Nous avons demandé aux clients de Guru qui étaient sur une première bêta d'Assist ce qu'ils en pensaient, et voici ce qu'ils ont dit :

« Assist est utile lorsque j'ai des cartes qui doivent être vérifiées. Souvent, la connaissance a besoin d'une touche, donc Assist peut être là pour faire cela et ajouter des améliorations à chaque carte. »

« J'adore qu'il ajoute le nouveau contenu en haut de la carte afin que je puisse le comparer à ce que j'ai déjà. Est-ce que cela capte bien tout ce que je veux capturer ? Et ensuite, je peux ajouter ou modifier ce que j'ai déjà pour l'améliorer. »

« Avoir Assist dans Slack rend la pire partie de l'écriture de contenu aussi facile et simple que possible. Cela évitera les réticences et l'hésitation à créer et à mettre à jour le contenu au fur et à mesure que les choses changent. »

Si vous voulez découvrir un peu de la magie du partage de connaissances qu'ils apprécient, discutons de comment nous pouvons faire de même pour votre équipe.