Ketika dunia mulai bekerja dari rumah semalam, ada banyak cara jelas bagi pemberi kerja untuk meningkatkan kualitas hidup karyawan mereka. Jam kerja fleksibel, peralatan kantor di rumah, jam bahagia virtual, dan pakaian santai bermerek adalah beberapa manfaat langsung yang dibagikan kepada karyawan saat kita memulai kehidupan jarak jauh kita. Tetapi saat keunikan dari celana olahraga tie-dye memudar dan kenyataan dari lingkungan kerja kita saat ini dan masa depan mulai terlihat, sangat penting bagi para pemimpin untuk melihat kembali fondasi teknologi mereka dan bertanya, "apakah kita memiliki segala yang kita butuhkan untuk sukses?"

Kami telah merincikan apa yang kami yakini sebagai elemen kritis dari tumpukan teknologi kerja jarak jauh (konferensi video, komunikasi tim + pesan, dan manajemen pengetahuan), tetapi kami menyadari bahwa untuk tim yang tidak memiliki alat ini sebelum perintah tinggal di rumah di seluruh dunia, mendapatkan alat ini memang memerlukan kerja. Dan pada saat ketika anggaran teknologi sedang mendapat perhatian lebih dari sebelumnya, membuktikan perlunya alat baru sangat penting.

Kebutuhan akan alat konferensi video dan obrolan sangat jelas ketika pertemuan tatap muka dan percakapan santai di meja makan sudah tidak memungkinkan—ini terlihat sejak awal dalam transisi kami ke kerja jarak jauh. Laporan Business @ Work (Dari Rumah) Okta 2020 mencatat pertumbuhan 110% MoM dari Februari ke Maret untuk Zoom, dan pertumbuhan 19% untuk Slack, menunjukkan betapa cepatnya alat-alat ini menjadi tulang punggung tempat kerja kita. Tetapi kebutuhan akan alat kolaborasi jarak jauh sebenarnya sudah mulai meningkat sebelum pandemi benar-benar melanda sebagian besar dunia—pada awal Februari tahun ini, Forbes melaporkan semakin pentingnya kolaborasi tanpa gesekan di tempat kerja karena karyawan mulai mengharapkan fleksibilitas di luar pengaturan kantor tradisional.

Temukan Kesempatan Budaya yang Didorong oleh Pengetahuan

Dapatkan laporan

Dampak manajemen pengetahuan terhadap tenaga kerja jarak jauh

Ini berlaku untuk kebutuhan manajemen pengetahuan juga—meskipun "gejala-gejala" dari kurangnya KM mungkin tidak sejelas ketidakmampuan untuk mengadakan pertemuan jarak jauh tanpa alat konferensi video. Implikasi dari tidak memiliki alat KM dan budaya berbagi pengetahuan dapat secara serius merusak kemampuan sebuah tim untuk berkolaborasi dengan efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa indikasi mengejutkan bahwa tim Anda membutuhkan intervensi berbagi pengetahuan:

Ketidakpuasan karyawan Gen Z dan perputaran yang akhirnya terjadi

Meskipun banyak yang cepat menyebut siapa pun di bawah usia 40 sebagai milenial, anggota tertua dari Generasi Z sebenarnya sudah memasuki dunia kerja (penting untuk dicatat bahwa beberapa skala menganggap Gen Z mulai dari tahun 1995 sementara yang lain mengatakan dimulai pada tahun 1997, yang berarti anggota tertua akan berusia pertengahan 20-an tahun ini). Ketika Gen Z memasuki tempat kerja, mereka mengharapkan bahwa teknologi ada untuk tidak hanya membuat hari-hari mereka mungkin, tetapi juga untuk membantu mereka fokus pada pekerjaan yang paling bermakna bagi mereka. Sebuah studi ServiceNow tentang karyawan Gen Z menemukan bahwa 42% dari mereka mengatakan mereka akan meninggalkan pekerjaan yang mengharuskan mereka menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas administratif, menggambarkan generasi yang sangat ingin memberikan pekerjaan bernilai tinggi tanpa banyak kesabaran untuk menavigasi sistem warisan yang rumit.

Dalam survei terbaru kami terhadap pengguna Guru yang telah melaksanakan program manajemen pengetahuan perusahaan secara luas, 45% melaporkan bahwa salah satu tantangan terbesar bagi karyawan baru sebelum menggunakan Guru adalah menemukan informasi yang tepat di berbagai sistem, tantangan yang kemungkinan akan sedikit ditoleransi oleh karyawan Gen Z, yang kemungkinan besar menjadi bagian signifikan dari perekrutan baru di banyak perusahaan.

Selain itu, 43% responden mengatakan bahwa Guru telah membantu mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk perencanaan strategis, menunjukkan bahwa KM dapat membantu karyawan beralih fokus dari administratif ke pekerjaan yang lebih berarti. 93% responden mencatat bahwa Guru berdampak pada keterlibatan dan kebahagiaan karyawan, yang menunjukkan bahwa budaya berbagi pengetahuan yang mendukung pekerjaan bernilai tinggi dapat memiliki dampak yang besar terhadap semangat kerja.

Kelelahan karyawan secara keseluruhan dan keseimbangan kerja/hidup yang buruk

Tidak hanya karyawan Gen Z yang merasakan konsekuensi dari kurangnya KM di seluruh perusahaan—karyawan yang lebih senior, terutama mereka yang telah menjadi Ahli Materi Subjek (SMEs), sangat rentan terhadap kelelahan dalam lingkungan yang tidak memprioritaskan berbagi pengetahuan. Gallup melaporkan bahwa penyebab #2 kelelahan karyawan adalah beban kerja yang tidak dapat dikelola—artinya menjaga karyawan bernilai tinggi tetap berfokus pada pekerjaan yang paling berdampak adalah hal yang sangat penting.

Sering kali, SMEs adalah anggota tim yang telah di perusahaan selama bertahun-tahun; pada tim yang berkembang pesat, mereka kemungkinan telah memegang berbagai posisi, dan di startup, mereka kemungkinan telah melihat beberapa iterasi dari pengembangan produk. Mereka secara default menjadi orang "go-to" ketika tim Anda tidak dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan, apakah itu pertanyaan produk yang terperinci atau kebingungan tentang proses administratif. Ketukan "shoulder" yang konstan ini mungkin terlihat tidak berbahaya, tetapi seiring waktu dapat menambah secara signifikan dan berkontribusi secara signifikan terhadap beban kerja yang tidak dapat dikelola dari SMEs, yang harus menjawab pertanyaan-pertanyaan ini di samping melakukan pekerjaan normal mereka.

KM dapat berperan penting dalam membantu SMEs Anda menghindari kelelahan dengan mengembalikan waktu mereka, dan membiarkan sisa tim Anda menjadi lebih mandiri. 98% pelanggan yang disurvei yang menggunakan Guru di seluruh organisasi mereka mengatakan bahwa Guru berdampak pada waktu yang dihabiskan tim mereka untuk menjawab pertanyaan yang berulang, dan 99% mengatakan bahwa Guru berdampak pada waktu yang dihabiskan tim mereka untuk mencari informasi. 19% bahkan mengatakan bahwa Guru membantu tim mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk kegiatan di luar pekerjaan, menunjukkan bahwa KM dapat mengarah pada keseimbangan kerja-hidup yang lebih baik. Ketika baik pecinta pengetahuan dan pencari pengetahuan memiliki pemahaman tentang budaya berbagi pengetahuan tim Anda, kecenderungan mereka untuk menghindari kelelahan jauh lebih tinggi. Pelajari lebih lanjut tentang perbedaan antara pengetahuan aktif dan pasif dan bagaimana masing-masing berkontribusi pada berbagi pengetahuan.

Kelebihan pertemuan dan perjuangan beralih ke komunikasi asinkron

“Pertemuan ini bisa saja berupa email”-lelucon samping, kelelahan pertemuan menjadi jauh lebih jelas ketika semuanya mulai terjadi di depan layar. Tetapi bahkan beberapa bulan yang lalu, pemikir maju memahami pentingnya mengurangi pertemuan tatap muka dan memberi kemampuan kepada tim mereka untuk berkolaborasi secara asinkron. Faktanya, Gartner memprediksi bahwa pertemuan tatap muka akan turun dari 60% menjadi 25% pada tahun 2024, dan bahwa perusahaan dengan pendekatan cermat terhadap gaya kerja "nomaden" akan memiliki akses ke bakat yang lebih baik daripada mereka yang tertinggal (tidak mengejutkan, terutama sekarang).

CNBC menyoroti kebijakan CEO Basecamp Jason Fried yang tidak mengizinkan pertemuan tatap muka, yang merupakan cara tim mereka yang secara historis hybrid menghindari favoritisme terhadap karyawan yang bekerja di kantor. Sebagai gantinya, mereka menyukai dokumentasi tertulis, yang kemudian mereka distribusikan kepada semua karyawan mereka dengan cara yang sama. Memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas tentang bagaimana informasi didemokratisasi sangat penting untuk memastikan bahwa tempat kerja dengan lebih sedikit pertemuan sukses.

Elemen kritis lainnya untuk budaya sedikit percakapan tatap muka adalah sistem yang lebih baik untuk berbagi "pengetahuan pasif," menurut MIT Sloan. Sementara mereka mendorong tim jarak jauh yang baru untuk memikirkan tentang memasukkan informasi yang "baik untuk tahu" ke dalam komunikasi yang "perlu diketahui", kami juga menyarankan meluncurkan budaya berbagi pengetahuan kolaboratif yang lebih luas—di mana pertemuan dan obrolan satu lawan satu bukanlah segalanya dalam komunikasi yang jujur.

Agar berhasil memangkas pertemuan, sangat penting bagi tim Anda memahami di mana dan bagaimana mereka akan menerima informasi, dan mempercayai bahwa informasi tersebut akurat saat mereka menerimanya. Di antara pelanggan yang disurvei yang menggunakan Guru secara menyeluruh, 97% mengatakan bahwa kemampuan untuk mengetahui bahwa informasi dikelola secara aktif oleh seorang ahli penting untuk berhasil memberdayakan tim mereka. Ketika tim merasa bahwa mereka memiliki saluran yang efektif untuk berbagi dan memverifikasi informasi integral, jauh lebih mudah untuk menekan "hapus" pada penahanan kalender tersebut.

Cara menuju pekerjaan asinkron

Kami berada di titik waktu yang unik di mana komunikasi dan kolaborasi yang terintegrasi lebih mendesak daripada sebelumnya—dan ketidakhadirannya terasa lebih mendalam daripada sebelumnya juga. Saat tim Anda mempersiapkan kesuksesan hari ini dan di masa depan, penting untuk diingat bahwa pekerjaan jarak jauh, dan persyaratan yang menyertainya, akan ada untuk waktu yang lama, dan telah ada selama beberapa waktu. Dengan menerapkan alat dan proses hari ini yang membantu tim Anda bekerja lebih kolaboratif, asinkron, dan dengan tujuan, Anda dapat memberdayakan tim Anda untuk benar-benar melakukan pekerjaan terbaik mereka dari mana saja, kapan saja.