Di Guru, kami percaya bahwa tempat kerja akan berubah selamanya. Pandemi memaksa kita semua menjalani eksperimen yang tidak dapat dihindari untuk segera melakukan 100% pekerjaan kita secara jarak jauh.

Meskipun ini mempengaruhi semua orang dengan cara yang berbeda, satu hal yang sangat jelas adalah tantangan yang dihadapi tim ketika 100% interaksinya bergeser dari tatap muka ke virtual. Cara kami berkomunikasi, jenis rapat yang kami miliki, alat yang kami perlukan untuk bekerja sama secara efektif semuanya mendapat sorotan besar, menyoroti hal-hal yang berjalan baik, hal-hal yang tidak berjalan sama sekali, dan hal-hal yang sebenarnya bisa berjalan lebih baik.

Saat kantor dibuka kembali, sangat tidak mungkin bahwa segalanya akan kembali seperti "seperti yang dulu". Banyak tim akan beroperasi dalam beberapa bentuk tempat kerja "hybrid", menyusun pekan kerja mereka dengan campuran hari kerja jarak jauh dan di kantor. Ini adalah perubahan yang sangat positif menurut saya, karena kita akan mengoptimalkan pekerjaan kita sekitar apa yang paling baik dilakukan secara tatap muka, dan apa yang paling baik dilakukan dari rumah atau dalam ruang tanpa gangguan. Belum lagi manfaat bagi kehidupan pribadi kita yang dimungkinkan oleh dinamika kerja yang lebih fleksibel.

Di pusat banyak perubahan ini adalah ide bahwa komunikasi di tempat kerja akan beralih dari sinkron ke asinkron. Banyak cara tim berkomunikasi akan dirancang dengan asumsi bahwa tim tidak lagi bersama, secara fisik, atau bahkan di gedung yang sama. Alih-alih melakukan interaksi tim secara langsung dalam rapat, kita akan mencatat ide-ide, pengetahuan, pembaruan status, FAQ, kebijakan, keputusan, dan membaginya dengan tim kita untuk dibaca, dikomentari, diambil tindakan, diputuskan, dll.

Mendefinisikan "aturan emas"

Dalam dinamika baru ini, setiap orang di tim akan memainkan peran penting dalam membaca dan menulis. Ada beberapa contoh tim yang telah "dewasa secara jarak jauh" yang berbicara tentang Budaya Tertulis dan seberapa penting ini dalam beroperasi.

Di Guru salah satu nilai inti kami adalah Mencari dan Berbagi Pengetahuan.

Kami menghargai keterbukaan dan transparansi di Guru, dan merasa berkewajiban untuk memastikan perilaku ini menjadi bagian dari cara kami beroperasi sebagai perusahaan. Untuk mencapai tujuan ini, kami baru-baru ini merilis Aturan Emas Komunikasi Internal kami:

Kami Mencari dan Berbagi Pengetahuan. Agar ini berfungsi, harus ada sebuah “kontrak” antara Anda dan semua orang yang Anda ajak kerja di Guru. Ini berarti setiap dari kita berkomitmen untuk melakukan 2 hal…

(1) Anda berbagi pengetahuan Anda secara asinkron, mengetahui bahwa orang lain akan berusaha untuk memahami apa yang Anda bagikan. Anda mengenali audiens yang Anda bagikan dan mengoptimalkan untuk mereka karena penting bagi Anda agar mereka mengerti.

(2) Anda berusaha untuk memahami pengetahuan yang telah disiapkan oleh orang lain untuk dibagikan kepada Anda. Jika apa yang dibagikan tidak jelas atau tidak relevan, Anda mengenali nilai dalam berbagi umpan balik tersebut untuk memperbaiki apa yang dibagikan di masa depan.

Kami percaya bahwa kedua komponen dari aturan ini sangat penting. Mari kita pecah masing-masing di antaranya, dimulai dari bagian 1:

Anda berbagi pengetahuan Anda secara asinkron...

Ini biasanya merujuk pada pengetahuan tertulis atau rekaman. Ini termasuk permintaan yang jelas yang bisa jadi untuk sekadar membaca, permintaan untuk komentar, suara, ide, dan seterusnya, bersama dengan batas waktu kapan Anda ingin ini diselesaikan. Ini bisa jadi pembaruan status, keputusan yang perlu dibuat, atau bahkan pengetahuan produk yang mendukung peluncuran mendatang.

...mengetahui bahwa orang lain akan berusaha untuk memahami apa yang Anda bagikan.

Menulis/merekam memakan waktu. Kami menganggap rekan tim kami bersemangat untuk membaca apa yang telah kami siapkan, dan ini memotivasi kami untuk meluangkan waktu melakukan pekerjaan ini. (Lebih lanjut tentang ini di bagian kedua dari aturan kami.)

Anda mengenali audiens yang Anda bagikan dan mengoptimalkan untuk mereka...

Kami mencoba menghindari komunikasi yang umum yang mungkin hanya relevan untuk subset tim, menjaga rasio sinyal terhadap kebisingan yang tinggi.

...karena penting bagi Anda agar mereka mengerti.

Tim yang terinformasi lebih mungkin terinspirasi, terlibat, dan bersemangat dengan pekerjaan yang mereka lakukan. Kita semua memainkan peran dalam berkontribusi untuk ini!

Jadi ini adalah "setengah" pertama, dan ini adalah komitmen untuk meluangkan waktu melakukan pekerjaan untuk menjaga orang lain tetap terinformasi. Sekarang, mari kita perhatikan setengah kedua:

Anda berusaha untuk memahami pengetahuan yang telah disiapkan oleh orang lain untuk dibagikan kepada Anda.

Seperti yang disebutkan di atas, permintaan di sini adalah untuk mengenali bahwa "kedua sisi dari berbagi pengetahuan" harus ada agar ini berhasil. Kita semua tahu perasaan jika seseorang mengatur rapat langsung dan orang lain tidak muncul. Ini harus terasa sama.

Jika apa yang dibagikan tidak jelas atau tidak relevan, Anda mengenali nilai dalam berbagi umpan balik untuk memperbaiki apa yang dibagikan di masa depan.

Bagian terakhir dari siklus ini...tidak ada yang akan sempurna dalam menulis! Memberikan umpan balik yang baik dan jujur tentang bagaimana seorang penulis dapat meningkatkan apa yang mereka komunikasikan memperkuat aliran komunikasi di masa mendatang. transparent03-1200pxwide.png

Siapa yang punya waktu untuk melakukan semua ini? Hari saya sudah penuh dengan rapat!

Kami tahu apa yang Anda pikirkan...tapi di sinilah keajaiban dimulai! Salah satu konsekuensi paling berharga dari sebuah tim yang berkomitmen pada aturan emas adalah kecepatan. Rapat langsung memerlukan koordinasi. Kita harus melihat kalender dan mencari waktu yang cocok untuk semua orang yang perlu menjadi bagian dari percakapan. Semakin besar rapat, semakin jauh jadwalnya karena kemungkinan slot waktu kosong semakin berkurang. Mungkin topik ini adalah keputusan penting yang perlu dibuat, tetapi kita harus menjadwalkan rapat satu minggu dari hari ini karena itu adalah pertama kali semuanya bisa mengatur.

Dalam skenario ini, kita sudah kehilangan satu minggu bahkan sebelum kita melakukan percakapan pertama kita! Sekarang tambahkan zona waktu dan jadwal kerja yang berbeda, tiba-tiba jendela waktu terbuka yang biasa menyusut lebih jauh.

Sekarang, mari kita balikkan ini untuk melihat bagaimana ini bekerja untuk tim yang mengikuti Aturan Emas.

Bayangkan seseorang memiliki topik yang ingin mereka diskusikan dengan tim mereka. Mereka mencatat topiknya, mengirimnya melalui Slack ke rekan-rekan mereka, dan meminta umpan balik dalam 2 hari ke depan. Mereka mulai melihat komentar dari rekan-rekan tim mereka, yang mereka tanggapi pada waktu mereka sendiri. Semakin banyak rekan tim yang memberi komentar, semakin banyak balasan yang masuk, dan selama beberapa hari, topik tertulis ini sudah memiliki banyak umpan balik, masukan, dan ide yang tertangkap dan didokumentasikan.

Dalam pendekatan sinkron, pertemuan pertama bahkan belum terjadi. Tapi dalam pendekatan asinkron, beberapa hari kemudian topik ini dibahas dan tim sudah melanjutkan. Sekarang bayangkan ini terjadi berulang kali di tim kami. Kolaborasi beralih dari Rapat Langsung: Pembunuh Diam Kemajuan menjadi Aturan Emas: Superpower Tim dan Keuntungan dalam Eksekusi.

Cara kami mengikuti Aturan Emas di tempat kerja

Aturan Emas adalah sesuatu yang baru bagi kami, sesuatu yang kami perkenalkan tahun ini. Berikut adalah beberapa cara awal yang telah kami lakukan untuk mengikuti Aturan di Guru.

Memastikan kita memiliki "komunikasi yang berbobot"

Ini adalah panduan yang kami berikan kepada semua karyawan. Ini terkait dengan rasio sinyal terhadap kebisingan yang tinggi yang saya sebutkan di atas.

Kami memanfaatkan metodologi pengambilan keputusan

Kami mendorong penggunaan dokumen keputusan untuk memajukan keputusan secepat mungkin secara asinkron, yang (1) memungkinkan Anda membuat keputusan sepenuhnya secara asinkron, atau (2) ketika Anda mengadakan rapat langsung, semua orang sudah sangat dekat dengan jalan, dan biasanya, tujuan pertemuan adalah untuk mengfinalisasi keputusan. Kami juga menggunakan konsep DRI untuk memastikan jelas bagaimana keputusan sebenarnya dibuat dan siapa yang membuatnya.

Kami mendorong pembacaan awal pada topik yang ingin didiskusikan tim

Pembacaan pra-rapat terasa seperti langkah selanjutnya yang baik bagi kami. Ini membawa semua orang pada halaman yang sama sebelum rapat, dan mencegah kami membuang waktu untuk menyajikan slide daripada secara aktif mendiskusikan hal-hal. Pertanyaan selanjutnya untuk kami adalah di mana kami bisa menghindari rapat langsung sama sekali?

Kami menetapkan praktik terbaik Slack

Kami mendorong sebagian besar percakapan berlangsung di saluran publik. Kami mendorong @mentions di saluran publik untuk mengarahkan rekan-rekan tim untuk bertindak dan membantu mengelola semua percakapan. Contoh lain dari membantu dengan sinyal melalui kebisingan. Kami juga menggunakan indikator urgensi juga. Misalnya, jika kami menyediakan dokumen untuk dibaca dan dikomentari, kami menggunakan singkatan 1, 3, 5 hari untuk memberikan pembaca pemahaman kapan mereka seharusnya merespons.

Kami menggunakan Guru untuk mengirim pengumuman

Pengumuman dikirim ke kelompok tertentu dan memberikan panggilan untuk mengambil tindakan agar membaca sesuatu. Pemberitahuan dikumpulkan dan mudah diakses dari aplikasi web kami, ekstensi, Slack, dan Teams, dll. Sebagian besar pengumuman kami disebarluaskan dengan cara ini. Ini telah menjadi contoh paling efektif untuk memastikan sinyal terhadap kebisingan tertinggi untuk mengomunikasikan informasi penting.

Kami melakukan tinjauan mingguan terhadap proyek-proyek aktif kami yang paling kritis

Setiap minggu, DRI proyek kami memberikan pembaruan tentang proyek mereka di Asana pada hari Kamis. Setiap Jumat, pimpinan melakukan tinjauan dan memberikan umpan balik juga melalui Asana. Ini memungkinkan untuk komunikasi yang cepat, terbuka, dan asinkron di seluruh inisiatif perusahaan kami yang paling kritis.

Kami menetapkan blok kalender untuk membaca dan menulis

Salah satu cara kami melakukan ini adalah dengan No Internal Meeting Wednesdays. Penting untuk memberikan ruang untuk waktu membaca dan menulis tersebut. Sebagian besar dari kita secara habit berpikir tentang menjadwalkan rapat langsung sebagai cara untuk menciptakan ruang yang didedikasikan untuk membahas sebuah topik. Ini ada di kalender, pada waktu tertentu, sehingga percakapan, "pertukaran pengetahuan langsung" itu kemungkinan besar akan terjadi.

Tetapi dalam dunia Aturan Emas, itu bekerja berbeda.

Lebih banyak waktu kami bergeser dari rapat langsung ini, dan menuju waktu membaca dan menulis yang didedikasikan. Tetapi waktu ini masih perlu dicatat di kalender Anda. Kita perlu waktu fokus yang serupa diukir khusus untuk membaca dan menulis. Ini adalah waktu yang sangat efisien, karena 1 jam waktu membaca dan menulis sering kali akan menyelamatkan Anda 10 jam waktu rapat langsung.

Mudah-mudahan, ini telah menjadi panduan yang berguna bagi Anda untuk mengambil beberapa pelajaran ini ke tim Anda! Seiring kami terus belajar lebih banyak di sini, kami pasti akan terus berbagi. Seperti yang saya sebutkan, dalam banyak cara tempat kerja memiliki hari-hari terbaiknya di depan saat perusahaan mengenali teknik-teknik seperti ini memiliki hasil gabungan dari peningkatan kinerja perusahaan serta kepuasan karyawan yang lebih tinggi.