Seiring dengan perusahaan mulai beralih dari pekerjaan jarak jauh yang merupakan kebutuhan sementara menjadi cara hidup, banyak yang telah dibicarakan mengenai isu produktivitas.

“Bagaimana kita bisa memastikan semua orang seproduktif mereka saat bekerja di kantor?” tanya orang-orang, hampir mencabuti rambut mereka dengan cemas? “Apa yang bisa dilakukan manajer untuk memastikan bahwa semua orang tetap fokus dan menyelesaikan pekerjaan mereka?”

Ternyata, satu cara yang mudah untuk membantu orang bekerja adalah dengan (jempol mohon) sebenarnya memberikan mereka lebih banyak waktu untuk bekerja!

“Rabu Tanpa Pertemuan” “Jumat Tanpa Pertemuan” “Hari Tanpa Pertemuan”. Tidak masalah apa pun yang Anda sebut. Banyak kantor mengikuti tren mengumumkan hari tertentu atau periode waktu sebagai “tanpa pertemuan”, dan kami salah satunya!

Hari tanpa pertemuan: apa itu dan bagaimana cara kerjanya

Sebuah konsep dengan nama seperti “hari tanpa pertemuan” cukup langsung. Hari tanpa pertemuan adalah hari kerja di mana orang bisa menantikan tidak ada pertemuan. Tapi…mengapa perusahaan melakukan itu?

Percayalah atau tidak, banyak tempat kerja menerapkan hari tanpa pertemuan sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas dengan dua cara:

• Memberikan waktu kepada karyawan untuk fokus pada tugas “kerja mendalam” yang penting tanpa harus khawatir tentang terganggu
• Memaksa pertemuan rutin untuk bekerja sedikit lebih keras

Beberapa tugas kerja akan membutuhkan sedikit lebih banyak waktu fokus dan pemikiran dibandingkan yang lain. Sangat jarang bagi orang untuk menemukan cukup waktu untuk bisa “badan tengkurap” selama jam kerja mereka yang biasa. Hari tanpa pertemuan dengan cepat menjadi cara untuk memberi orang lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan mereka.

Pikirkan tentang seberapa banyak yang bisa Anda lakukan jika Anda memiliki satu hari yang Anda tahu tidak akan ada gangguan. Anda bisa fokus pada pekerjaan strategi, mengembangkan ide baru, atau sekadar menyusul karena Anda tidak perlu khawatir ditarik ke dalam sesuatu yang lain.

Beberapa perusahaan membawa hari tanpa pertemuan ke tingkat yang lain. Mereka akan mengizinkan karyawan untuk mematikan telefon mereka dan membisukan notifikasi sehingga mereka bisa berkonsentrasi sepenuhnya. Bagaimanapun, pesan cek-in tentang rencana makan siang besok dapat menunggu jika Anda menghabiskan waktu untuk mengkhayalkan dan menyelesaikan masalah kompleks.

Mengenai komentar “memaksa pertemuan untuk bekerja lebih keras” …dapatkah Anda jujur mengatakan bahwa setiap pertemuan yang Anda miliki di kalender Anda adalah penggunaan waktu yang baik? Ada alasan mengapa penelitian menunjukkan bahwa 40% orang menemukan bahwa pertemuan mereka tidak produktif.

Pertemuan yang tidak ada artinya telah mengklaim satu lagi korban

Kita bisa banyak berbicara tentang budaya yang mengelilingi pertemuan yang tak berujung. Ada banyak manajer dan rekan kerja yang berpikir bahwa pertemuan secara otomatis produktif karena hanya merupakan pertemuan. Alih-alih benar-benar membuat sesuatu yang berarti, Anda hanya akan menghabiskan lagi 30-45 menit pada masalah yang bisa diselesaikan dengan DM.

Orang cenderung menaruh sedikit lebih banyak usaha dalam merencanakan pertemuan yang efektif ketika mereka tahu mereka tidak akan memiliki banyak waktu untuk melakukannya. Ketika Anda menerapkan hari tanpa pertemuan, Anda secara efektif dipaksa untuk memastikan bahwa pertemuan rutin Anda lebih efisien dan berorientasi pada tujuan.

Bagaimana kami melakukan hari tanpa pertemuan: tidak ada (pertemuan internal) pada hari Rabu

Ada alasan mengapa kami adalah pendukung besar hari tanpa pertemuan: kami memiliki salah satu dari kami.  Kami telah melihat dengan seksama cara kami menangani komunikasi internal di Guru dan ingin menemukan cara untuk membantu semua orang bekerja lebih efisien. Kami menerapkan versi kami sendiri dari hari tanpa pertemuan Rabu di mana kami mendorong karyawan untuk tidak menjadwalkan pertemuan internal. Pertemuan klien yang berdiri diizinkan, tetapi manajer juga didorong untuk mencari tanggal alternatif kapan pun memungkinkan.

Sejauh ini, kami harus mengatakan bahwa kami menyukai hasilnya. Survei karyawan terbaru kami menunjukkan bahwa 75% responden mengatakan bahwa hari tanpa pertemuan telah efektif dalam meningkatkan waktu fokus dan mengurangi jumlah pertemuan. Dengan mempertimbangkan bahwa sebagian besar tulisan ini ditulis pada hari tanpa pertemuan, tampaknya semua berjalan sesuai rencana!

Bagaimana cara menerapkan hari tanpa pertemuan Anda sendiri

Anda menyukai ide memiliki hari tanpa pertemuan, tetapi Anda tidak yakin bagaimana Anda akan membuat pihak-pihak yang berwenang menyetujui hal itu. Jangan khawatir, kami mendukung Anda.

Agar hari tanpa pertemuan bisa berhasil, Anda memerlukan dua hal. Satu adalah pemahaman yang solid mengenai seberapa baik pertemuan Anda saat ini berjalan untuk tim. Kami sangat merekomendasikan melakukan audit pertemuan untuk membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pertemuan yang tidak produktif. Jika Anda perlu sedikit bantuan menentukan seberapa baik segalanya berjalan, kami merekomendasikan mengikuti aturan 4 P kami.

Anda juga perlu memastikan semua orang sepakat kapan waktu untuk fokus akan terjadi. Untung bagi Anda, kami tahu persis bagaimana melakukannya. Setiap perusahaan mungkin memiliki kebijakan dan kebutuhan yang berbeda, tetapi ada beberapa prinsip dasar tentang hari tanpa pertemuan yang membuatnya sukses. Jika Anda ingin mewujudkan impian hari tanpa pertemuan, berikut adalah yang perlu Anda lakukan.

Membenarkan

Kami tidak akan menghindar dari kebenaran. Akan ada beberapa penolakan dari manajemen dan rekan kerja mengenai hari tanpa pertemuan. Pertemuan praktis identik dengan pekerjaan di beberapa kantor, jadi orang mungkin sedikit terkejut ketika Anda mengumumkan bahwa hari tanpa pertemuan akan menjadi norma.

Miliki alasan yang jelas mengapa Anda ingin orang berpartisipasi dalam hari tanpa pertemuan. Jangan ragu untuk menyebutkan beberapa poin pembicaraan kami dari atas, dan tekankan bagaimana ini bisa memberi orang sedikit lebih banyak kontrol atas jadwal mereka.

Berkomunikasi

Agar hari tanpa pertemuan dapat berhasil, Anda dan anggota tim Anda perlu berkomunikasi sebanyak mungkin. Hari tanpa pertemuan hanya akan berhasil (dan bertahan) jika orang mampu menyelesaikan hal-hal penting. Pastikan untuk menekankan pentingnya komunikasi terlepas dari apakah itu hari tanpa pertemuan atau tidak.

Ini adalah salah satu alasan mengapa kami adalah penggemar besar dari komunikasi asinkron di tempat kerja. Ini menjaga saluran komunikasi terbuka dan memungkinkan orang bekerja kapan pun mereka perlu. Menerapkan sesuatu yang sederhana seperti buletin reguler yang mengumpulkan konten penting untuk dibagikan dan dibaca daripada mengambil waktu pertemuan bisa menghemat waktu yang besar.

Tetapkan aturan dasar Anda

Apakah hari tanpa pertemuan juga berfungsi sebagai “tidak ada email” dan “tidak ada Slack” hari? Apakah pertemuan yang berdiri dengan klien masih permainan yang adil pada hari tanpa pertemuan, atau perlu dijadwalkan ulang? Apa yang terjadi jika Anda memiliki keadaan darurat yang membutuhkan beberapa orang untuk ikut serta dalam panggilan?

Jangan biarkan orang menebak-nebak

Setiap perusahaan akan menangani hari tanpa pertemuan sesuai dengan cara mereka masing-masing. Menetapkan aturan dasar untuk ekspektasi di seputar hal-hal tertentu dapat menjadikan hari tanpa pertemuan Anda lebih efektif dan kurang membingungkan. Pastikan semua orang berada di halaman yang sama tentang apa yang dapat dilakukan pada hari-hari ini dan apa yang harus menunggu.

Kesadaran adalah kunci untuk membuat hari tanpa pertemuan berhasil. Kandidat pekerjaan mungkin hanya bisa bertemu dengan tim pada hari tanpa pertemuan Anda. Waktu terbaik bagi Anda dan seorang rekan untuk bertemu dan berdiskusi tentang ide bisa saja hanya dapat dilaksanakan pada Jumat tanpa pertemuan Anda. Akan selalu ada pengecualian untuk aturan ini. Pastikan Anda melakukan bagian Anda untuk mengikuti protokol yang telah ditetapkan, gunakan waktu tanpa pertemuan Anda dengan bijak, dan hormati hari tanpa pertemuan untuk setiap anggota tim Anda juga.

Ingat, agar ini berhasil semua orang perlu mengikuti aturannya, dan itu termasuk orang-orang di pimpinan. Pastikan orang-orang di manajemen jelas tentang aturan hari tanpa pertemuan dan tangani setiap kekhawatiran yang mungkin mereka miliki sebelumnya.

Ubah cara Anda menangani pertemuan

Menyatakan hari tanpa pertemuan tidak akan membuat kebutuhan kerja menghilang. Sebagian besar waktu orang hanya mengangkat bahu dan menunda pertemuan mereka ke hari lain. Langkah itu mungkin masuk akal, tetapi dapat lebih merusak produktivitas.

Ingat, menambahkan pertemuan lain ke hari yang penuh bukanlah tujuan dari hari tanpa pertemuan.

Kami menyebutkan bahwa salah satu efek samping terbaik dari hari tanpa pertemuan adalah bahwa mereka secara efektif memaksa orang untuk merencanakan pertemuan dengan lebih baik. Kami memiliki beberapa tips dasar bagi orang-orang yang ingin meningkatkan dan mengurangi jumlah pertemuan mereka:

• Pastikan bahwa setiap pertemuan memiliki agenda yang ditetapkan dan diakhiri dengan hasil yang dapat ditindaklanjuti.
• Tentukan peran untuk pertemuan dengan kelompok besar orang untuk membantu menjaga semua orang tetap fokus dan produktif.
• Jangan takut untuk membatalkan pertemuan jika Anda tidak pensehatinya penggunaan waktu yang terbaik.
• Kirim email tindak lanjut yang merangkum apa yang terjadi selama pertemuan dan mengingatkan orang tentang langkah-langkah selanjutnya yang perlu mereka ambil.

Ingin menyelami beberapa konsep ini lebih dalam? Lihat kartu kami tentang praktik terbaik untuk mengurangi pertemuan.

Tingkatkan produktivitas, kurangi pertemuan

Kami jauh dari satu-satunya perusahaan yang menerapkan hari tanpa pertemuan, dan kami tidak akan menjadi yang terakhir. Seiring semakin banyak perusahaan beralih ke jadwal hybrid dan angkatan kerja menjadi lebih terdistribusi, produktivitas dan fleksibilitas menjadi lebih penting dari sebelumnya. Anda mungkin terkejut betapa banyak yang bisa dicapai orang di tempat kerja ketika mereka memiliki waktu untuk fokus pada pekerjaannya.

Seiring lebih banyak kantor melakukan peralihan ke model hybrid, penting untuk terbuka mencoba hal-hal baru untuk meningkatkan pengalaman tempat kerja. Hari ini tren terbesar adalah hari tanpa pertemuan, dan besok mungkin sesuatu yang sama sekali berbeda. Mempertahankan pikiran terbuka dapat membantu tempat kerja Anda berkembang dan tetap kompetitif di lanskap yang selalu berubah.

Pertemuan akan selalu memiliki tempat di tempat kerja, kami hanya ingin tempat yang mereka miliki masuk akal bagi semua orang. Bergabunglah dengan gerakan untuk mengembalikan hari kerja dan dapatkan lebih banyak waktu untuk fokus pada apa yang benar-benar penting. Kami ingin memberi tahu atasan Anda sendiri, tetapi ternyata mereka sedang dalam pertemuan selama 2 jam di mana orang sudah menghabiskan 45 menit pertama mempertanyakan apa hasil dari pertemuan itu.