Dunia kerja telah berubah. Tapi dunia wiki, intranet, dan basis pengetahuan tidak berubah. Dan karyawan, tim kepemimpinan, dan keuntungan perusahaan membayar harganya. Saatnya untuk pendekatan baru dalam manajemen pengetahuan — satu yang dirancang khusus untuk memenuhi tuntutan dunia kerja yang baru. Saya akan menjelaskan mengapa.

Dunia kerja yang baru ditenagai oleh teknologi, dipercepat oleh pandemi, dan ditandai oleh komunikasi asinkron, pekerjaan jarak jauh, dan fleksibilitas pekerja. Dan di dunia kerja yang baru ini, kita tidak hanya perlu produk, proses, dan kebijakan baru, kita perlu cara bekerja yang sepenuhnya baru.

Sebagian besar bisnis menyadari hal ini, tetapi ada dua jebakan yang saya lihat banyak terjebak:

• Mereka menggunakan alat baru dengan cara lama
• Mereka menggunakan alat lama dengan cara baru

Ambil contoh rapat. Ketika perusahaan beralih ke model jarak jauh atau hibrida, naluri alami mereka sering kali adalah berusaha untuk meniru irama dan struktur rapat tatap muka dalam lingkungan virtual. Namun pendekatan ini gagal untuk memperhitungkan banyak perubahan lain yang dengan cepat terjadi.

Tidak hanya karyawan sekarang bekerja secara jarak jauh — banyak juga yang bekerja dari lokasi baru di zona waktu yang berbeda, sebagian besar bekerja dengan jam fleksibel, dan semakin banyak yang memilih untuk menggunakan komunikasi asinkron jika memungkinkan. Akibatnya, rapat lebih sulit dijadwalkan oleh penyelenggara, lebih mudah bagi peserta untuk melewatkannya, dan menjadi sumber kelelahan bagi semua orang. Tidak mengherankan bahwa, menurut studi terbaru oleh McKinsey, "80 persen eksekutif sedang mempertimbangkan perubahan dalam struktur dan irama rapat sebagai tanggapan terhadap evolusi dalam bagaimana orang bekerja."

Sama seperti perusahaan menggunakan alat baru dengan cara lama, banyak juga yang menggunakan alat lama dengan cara baru sebagai cara untuk menyelesaikan tantangan baru. Di mana pun ini lebih jelas (dan menyakitkan) daripada dalam manajemen pengetahuan.

Rasa sakit yang seharusnya tetap di masa lalu

Sebelum pandemi, perusahaan menggunakan intranet, wiki, dan basis pengetahuan untuk berbagai tujuan. Mereka adalah tempat untuk menyimpan informasi perusahaan, memposting pembaruan penting, dan menerbitkan semua dari laporan dan memo hingga kebijakan dan proses. Namun, rahasia terbuka tentang alat-alat ini adalah bahwa mereka tidak diadopsi dengan baik, sulit dicari, dan dalam banyak kasus, penuh dengan informasi yang sudah tidak relevan dan ketinggalan zaman.

Rasa sakit yang ditimbulkan oleh masalah ini bisa ditekan di dunia kerja yang lama. Bagaimanapun, karyawan tidak perlu menggunakan sumber kebenaran yang disebut perusahaan mereka ketika mereka bisa dengan mudah bertanya kepada rekan kerja di sebelah mereka ketika mereka memiliki pertanyaan yang mendesak atau perlu diperbarui tentang berita perusahaan terbaru.

Namun di dunia kerja yang baru, perusahaan tanpa sumber kebenaran yang dapat dipercaya, diadopsi secara luas, dan mudah dicari akan dengan cepat mendapati dirinya dipenuhi dengan misalignment, kelebihan informasi, dan ketidakefisienan kronis—masalah yang pada akhirnya berdampak negatif pada kinerja perusahaan.

Faktanya, menurut studi yang dilakukan sebelum pandemi, rata-rata pekerja pengetahuan menghabiskan hampir 20 persen dari minggu kerja mencari informasi internal atau "melacak rekan-rekan yang dapat membantu dengan tugas spesifik," dan dibutuhkan waktu sekitar 25 menit untuk kembali fokus setelah terputus, dan biaya finansial tahunan dari pengalihan konteks yang konstan adalah $450 miliar, secara global. Bayangkan seperti apa angka-angka itu sejak pekerjaan jarak jauh dan hibrida menjadi norma?

Dunia kerja yang baru memberi tuntutan baru pada sistem manajemen pengetahuan lama, dan sistim-sistem tersebut tidak memadai. Apa yang dibutuhkan perusahaan saat ini adalah solusi manajemen pengetahuan generasi baru; satu yang memungkinkan informasi mengalir dengan mudah di seluruh organisasi—melintasi zona waktu dan lokasi, antara pemimpin dan karyawan, dan langsung ke alur kerja yang diinginkan individu.

Solusi generasi baru ini seharusnya tidak hanya memungkinkan karyawan untuk menarik informasi dari satu sumber kebenaran ketika mereka membutuhkannya, tetapi juga memungkinkan pemimpin untuk mendorong rekan kerja menuju sumber kebenaran yang sama ketika ada pembaruan yang membutuhkan tindakan. Dengan kata lain, perusahaan sekarang memerlukan platform manajemen pengetahuan mereka menjadi dua hal dalam satu:

Ketika kedua kemampuan ini digabungkan dalam satu platform, platform itu menjadi lebih besar dari jumlah komponen tersebut karena memberdayakan karyawan, pemimpin, dan seluruh perusahaan untuk menemukan cara kerja yang sepenuhnya baru — satu yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja yang baru.

Membuka efisiensi di era fleksibilitas

Karyawan saat ini mengharapkan untuk dapat memilih di mana mereka bekerja, kapan mereka bekerja, dan bagaimana mereka bekerja. Perusahaan dan pekerja di berbagai industri telah menyadari bahwa, ketika dilaksanakan dengan benar, fleksibilitas tidak hanya meningkatkan kepuasan karyawan, tetapi juga mendorong produktivitas, mengoptimalkan kinerja tim, dan memperbaiki hasil perusahaan. Namun, banyak yang gagal mempersiapkan tim mereka untuk sukses di dunia kerja yang baru. Bagaimana mungkin, bahkan dengan waktu perjalanan yang lebih sedikit dan kebebasan untuk memilih jam kerja mereka sendiri, karyawan merasa seolah mereka bekerja lebih lama?

Dalam ketidakadaan sumber informasi yang dapat diandalkan mengenai informasi perusahaan atau rekan kerja di kantor untuk diajak berbicara, karyawan menghabiskan hari mereka mencari rincian dasar yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka, menunggu balasan dari rekan yang mungkin online atau tidak, dan duduk dalam rapat yang hanya ada untuk berbagi pembaruan. Dan sering kali ketika mereka akhirnya menemukan informasi yang mereka cari, informasi tersebut kurang konteks dan sudah tidak relevan. Akibatnya adalah hari kerja yang tidak efisien, tidak produktif, dan sangat menjengkelkan.

Di dunia kerja yang baru, perusahaan perlu memastikan karyawan mereka memiliki kemampuan untuk mengakses informasi yang dapat diandalkan secara instan, tidak peduli zona waktu, lokasi, atau alur kerja yang mereka jalani saat itu. Dan, secara kritis, mereka perlu informasi tersebut disertai konteks yang dibutuhkan agar dapat dipahami dan dijalankan. Tidak hanya ini akan mendorong efisiensi karyawan, tetapi juga akan menyebabkan keterlibatan karyawan yang lebih besar — sebuah isu yang menjadi perhatian banyak pemimpin, dan dapat sangat meningkat ketika komunikasi internal merupakan bagian utama dari strategi manajemen pengetahuan perusahaan.

Mendorong keterlibatan karyawan melalui komunikasi tepat waktu

Di dunia kerja yang baru, para pemimpin perlu berintentional mengenai komunikasi dan keterhubungan dengan tim mereka. Tanpa kantor bersama dan jam kerja standar, hal ini tidak terjadi secara pasif dan ada kekosongan yang muncul antara tim kepemimpinan dan kontribusi individu di mana-mana. Meski karyawan mengalami tingkat fleksibilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya, tingkat keterlibatan karyawan sedang menurun seiring tingginya angka kelelahan dan pengunduran diri.

Apa yang dibutuhkan tim kepemimpinan saat ini adalah kemampuan untuk mengkomunikasikan permintaan yang mendesak, pesan yang membangun semangat, dan pembaruan perusahaan yang penting kepada kelompok yang berbeda dalam organisasi mereka. Apa lagi, mereka membutuhkan umpan balik yang memberi tahu mereka seberapa baik penerimaan pembaruan mereka. Dan pembaruan ini tidak boleh bersifat interruptif — sebaliknya, harus mengarahkan penerima kembali ke satu sumber kebenaran. Melakukan hal ini mendorong adopsi yang lebih dalam dari sumber kebenaran tersebut dan mengingatkan karyawan bahwa mereka akan dapat dengan mudah menemukan dan membaca kembali pembaruan tersebut di masa depan jika mereka membutuhkannya.

Ketika pemimpin memiliki kemampuan untuk membagikan pembaruan yang tepat waktu seperti ini, itu dapat membantu karyawan merasa lebih terlibat tidak hanya dengan pemimpin tersebut, tetapi juga dengan nilai, misi, dan tujuan perusahaan mereka. Dan memiliki tenaga kerja yang merasa terhubung dengan perusahaan mereka pada tingkat itu dapat menjadi aset besar selama masa ketidakpastian ekonomi, seperti yang kita alami sekarang.

Menavigasi ketidakpastian dengan pendekatan baru dalam manajemen pengetahuan

Jika beberapa tahun terakhir mengajarkan kita sesuatu, itu adalah bahwa perubahan adalah hal yang konstan. Ketika pandemi berlangsung, perusahaan di mana-mana harus dengan cepat menyusun kebijakan kerja dari rumah dan memastikan bahwa kebijakan tersebut dibaca dan diikuti setiap karyawan—dengan cepat. Ketika para pemimpin perusahaan menerbitkan pembaruan tepat waktu di intranet atau wiki perusahaan mereka, banyak yang menemukan bahwa mereka kekurangan cara yang dapat dipercaya untuk benar-benar mendistribusikan informasi dan memastikan bahwa informasi tersebut dipahami. Ketika pandemi mereda dan mengalir dan kebijakan perlu diperbarui lebih lanjut, masalah ini muncul berulang kali.

Sekarang, ketika kita bersiap untuk periode ketidakpastian ekonomi, perusahaan di mana-mana perlu bergerak cepat sebagai tanggapan terhadap faktor eksternal dan mengorientasi ulang seluruh organisasi mereka—yang kemungkinan berbasis di berbagai lokasi dan zona waktu—dengan kecepatan kilat. Untuk itu, mereka akan membutuhkan cara untuk berkomunikasi pembaruan yang jelas, dapat ditindaklanjuti kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. Namun, banyak perusahaan saat ini masih mengandalkan rapat semua tangan dan kombinasi email dan pesan instan untuk memperbarui tim tentang perubahan besar.

Dalam lingkungan yang berubah, perusahaan perlu memiliki kemampuan untuk menerbitkan dan mendistribusikan informasi dengan keyakinan penuh bahwa informasi itu akan dibaca, dipahami, dan ditindaklanjuti. Sistem manajemen pengetahuan yang dapat memungkinkan hal itu, sambil sekaligus menjadi sumber kebenaran yang dapat dipercaya di seluruh perusahaan, adalah jenis solusi yang akan membantu perusahaan beradaptasi dengan dunia kerja baru dan berhasil menavigasi masa yang tidak pasti. Dan inilah jenis sistem yang sedang kami bangun di sini di Guru—dengan bantuan pelanggan kami.

Fitur baru untuk dunia kerja yang baru

Beberapa perusahaan paling inovatif dan berpikiran maju di dunia adalah pelanggan Guru. Dan kami terus terinspirasi oleh pelanggan-pelanggan tersebut saat kami membangun platform manajemen pengetahuan untuk memenuhi kebutuhan mereka di dunia kerja yang baru.

Ketika kami melihat bahwa peralihan konteks adalah sumber utama rasa sakit bagi perusahaan, kami membangun ekstensi browser sehingga mereka dapat mengakses informasi kunci tanpa harus beralih tab. Ketika kepercayaan pada akurasi informasi muncul sebagai tantangan bagi tim, kami meluncurkan alur kerja verifikasi untuk memberi pengguna akhir ketenangan pikiran bahwa informasi yang mereka baca adalah yang terbaru.

Saat ini, kami melihat pelanggan kami menghadapi tantangan baru yang dihadirkan oleh dunia kerja yang baru dengan menggunakan Guru baik sebagai sumber kebenaran di seluruh perusahaan dan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pembaruan perusahaan yang tepat waktu di seluruh organisasi mereka. Dan minggu ini, kami meluncurkan serangkaian fitur baru untuk lebih membantu mereka mengatasi tantangan tersebut. Anda dapat membaca lebih banyak tentang pembaruan ini di sini.

Pandemi tidak menciptakan dunia kerja baru; itu hanya membuat yang lama menjadi usang dan memperburuk kecacatannya. Sekarang, kita menemukan diri kita menatap kanvas kosong, dengan kesempatan sekali seumur hidup untuk menciptakan cara kerja yang sepenuhnya baru. Meniru ritual kantor secara digital bukanlah solusi, begitu juga berusaha memaksakan alat-alat lama untuk memenuhi kebutuhan baru.

1. Sumber kebenaran yang terpercaya mengenai informasi perusahaan (idealnya dengan pencarian yang lebih baik, integrasi, dan pengalaman pengguna)
2. Alat komunikasi internal mutakhir (yang tidak hanya meningkatkan konsumsi informasi, tetapi juga pemahaman)