Pemimpin HR tidak memiliki kemudahan. Sepertinya setiap hari ada tren baru, istilah baru, atau pendapat kontroversial yang harus mereka perhatikan.

“Hei pemimpin HR, apakah 'quiet quitting' akan bertahan?”

“Apa yang kamu lakukan untuk mempertahankan karyawan di masa Pengunduran Diri Besar?”

“Jika tim saya tidak di kantor, bagaimana saya tahu apakah mereka bekerja sama sekali?”

Sementara itu, mereka juga menerima pertanyaan dari CEO, tim kepemimpinan, dan manajer tentang bagaimana meningkatkan keterlibatan karyawan—suatu isu yang sangat diperhatikan oleh bisnis di mana-mana. Tentu saja itu bagi kami di Guru; itu adalah OKR nomor 1 kami dan telah terjadi selama bertahun-tahun.

Ada banyak dalam tanggung jawab pemimpin HR akhir-akhir ini, dan tidak kurang pendapat di luar sana tentang bagaimana mereka harus menjalankan pekerjaan mereka. Beberapa wawasan, yang lain mengalihkan perhatian, dan beberapa, ya, tidak sebanding dengan piksel yang digunakan untuk menampilkannya (saya melihat kepada kamu, para pengusung kembali ke kantor).

Tantangannya adalah memilih pendapat mana yang harus didengarkan, dan mana yang harus diabaikan.

Sekarang saya tidak di sini untuk berkomentar tentang siapa otoritas terbaik dalam operasi sumber daya manusia—saya akan menyerahkannya kepada algoritma media sosial dan editor kolom op-ed. Namun saya pikir ada satu kelompok yang pendapatnya seharusnya kita semua beri perhatian lebih. Ini adalah kelompok yang perspektifnya sering tenggelam dalam hiruk-pikuk pendapat panas dan kontroversial; sebuah kelompok yang pendapatnya sebenarnya paling berharga dari semuanya: karyawan kita.

Mengambil pendekatan yang mengutamakan karyawan

Apakah Anda meluncurkan inisiatif komunikasi internal baru, menambahkan alat baru untuk tumpukan teknologi HR Anda, atau mengubah kebijakan kerja dari rumah, perspektif karyawan Anda harus menjadi prioritas utama. Merekalah yang akan paling terpengaruh oleh keputusan yang Anda buat dan mereka yang pada akhirnya akan menentukan apakah inisiatif baru Anda berhasil atau gagal.

Di Guru, kami menganggap karyawan kami sebagai pelanggan internal. Justru seperti produk yang sukses dibangun atas pemahaman yang jelas tentang masalah yang dihadapi para pelanggan, perspektif yang sama harus diterapkan pada inisiatif keterlibatan karyawan.

Saya tahu saya tidak sendirian di sini—saya telah melihat banyak pelanggan Guru mengadopsi pendekatan yang mengutamakan karyawan saat membeli dan meluncurkan produk kami, dan itu terbukti menjadi kunci untuk kesuksesan. Tapi masih ada perusahaan-perusahaan saat ini yang tampaknya lebih percaya pada janji seorang sales yang menawarkan solusi baru daripada pada pengalaman hidup karyawan yang seharusnya diselesaikan oleh solusi tersebut.

Menurut Future Forum, “perencanaan kebijakan tenaga kerja sebagian besar terjadi di tingkat eksekutif, dengan 60% eksekutif yang disurvei mengatakan mereka merancang kebijakan perusahaan mereka dengan sedikit atau tanpa masukan langsung dari karyawan.”

Dengan jumlah perusahaan yang masih menerapkan pendekatan top-down, aturan atas perintah untuk keputusan besar, tidak heran jika tingkat keterlibatan karyawan sedang menurun.

Keterlibatan karyawan: masih mencari jawaban?

Kita hidup dalam dampak pandemi, di tengah Pengunduran Diri Besar, dan di ambang ketidakpastian ekonomi yang berkepanjangan, dan perusahaan mulai menyadari bahwa keterlibatan karyawan adalah salah satu metrik terpenting di masa-masa ketidakpastian seperti ini. Dan ini bukan karena tekanan yang dirasakan perusahaan untuk tunduk pada kehendak karyawan yang menuntut. Ini karena keinginan untuk memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan terbaik mereka, yang tidak hanya baik untuk karyawan tetapi juga baik untuk bisnis—sangat baik, sebenarnya.

Menurut IBM dan Workhuman perusahaan yang memperoleh skor di 25% teratas dalam keterlibatan karyawan melihat dua kali lipat pengembalian penjualan dibandingkan organisasi di kuartil terbawah. Ada banyak hal yang berkontribusi pada keterlibatan karyawan—dari manfaat dan kebijakan kerja dari rumah hingga gaya kepemimpinan dan budaya perusahaan—tetapi seperti yang saya tulis baru-baru ini, ada bahan lain yang dengan cepat menjadi pengaruh utama pada keterlibatan karyawan: akses terhadap pengetahuan perusahaan.

Ada dua alasan utama untuk ini:

1. Agar seorang karyawan terlibat dalam pekerjaan mereka, mereka terlebih dahulu perlu dapat melakukan pekerjaan tersebut secara efisien, percaya diri, dan dengan tingkat fleksibilitas. Dan untuk itu, mereka memerlukan akses ke informasi yang terpercaya, kapan saja dan di mana saja. Tidak ada yang lebih menjatuhkan semangat bagi seorang karyawan daripada memulai hari mereka dengan semangat, hanya untuk merasakan perasaan itu digantikan oleh frustrasi karena mereka tidak dapat menemukan informasi sederhana yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan yang mereka rencanakan.
2. Untuk merasa terlibat dalam peran mereka, karyawan juga perlu tahu apa yang terjadi di tempat lain dalam perusahaan mereka—apakah itu tenggat waktu tinjauan kinerja, perubahan kebijakan PTO, atau perubahan arah strategis baru. Tidak ada yang lebih mengasingkan bagi karyawan daripada merasa seperti mereka adalah orang terakhir yang mengetahui tentang pembaruan penting perusahaan, hanya karena mereka melewatkan rapat atau email di mana pembaruan tersebut dibagikan.

Pasar dipenuhi dengan alat yang telah lama mengklaim dapat menyelesaikan tantangan seperti ini. Tapi dunia kerja telah berubah, dan tantangan ini juga telah berubah. Banyak alat, bagaimanapun, tetap sama. Akibatnya, karyawan menderita (beberapa diam-diam, yang lain dengan keras), tingkat keterlibatan menurun, dan manajer SDM bertanya kepada tim SDM mereka apa solusinya.

Jawabannya akan terlihat berbeda untuk setiap perusahaan, tetapi ada satu hal yang semua perusahaan harus lakukan saat mencari solusi: ambil pendekatan yang mengutamakan karyawan.

Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan mengambil pendekatan yang mengutamakan karyawan dalam praktik? Mari kita bahas dengan melihat rencana tiga fase khas untuk meningkatkan keterlibatan karyawan.

Fase 1: memahami masalah mendasar

Ketika keterlibatan karyawan menurun, itu bukanlah masalah; itu hanyalah sebuah gejala dari masalah. Jadi sebelum mencari solusi, penting untuk mengambil langkah mundur dan mengungkap akar penyebab dari masalah yang ingin Anda selesaikan.

Untuk melakukannya, Anda harus menyingkirkan asumsi, pendapat, dan bias Anda dan melihat dengan jujur tentang pengalaman harian karyawan Anda sebenarnya. Apakah karyawan sebenarnya menggunakan intranet perusahaan Anda sebanyak yang Anda kira? Apa tingkat keterlibatan pada pesan penting di seluruh perusahaan? Seberapa sering pertanyaan berulang ditanyakan di Slack atau Teams?

Pertanyaan-pertanyaan mendasar seperti ini seringkali tidak terdapat dalam survei keterlibatan karyawan, tetapi menanyakannya bisa sangat mengungkapkan dalam membantu mengidentifikasi penyebab dasar dari keterlibatan karyawan yang rendah. Melangkah lebih jauh dan menganalisis data pengguna seperti tingkat adopsi, pertanyaan berulang dalam aplikasi chatting, dan waktu yang dihabiskan dalam rapat dapat menjadi lebih jelas.

Dengan memeriksa data dengan cara ini, Anda dapat mendapatkan informasi yang tidak bias yang Anda butuhkan untuk menempatkan kebutuhan karyawan di tengah rencana Anda untuk meningkatkan keterlibatan karyawan sebelum beralih ke fase berikutnya: menemukan solusi. Idealnya, satu yang fleksibel.

Fase 2: menemukan solusi yang fleksibel

Oke, Anda telah menemukan akar penyebab masalah keterlibatan karyawan Anda dan telah mendefinisikan masalah yang harus diselesaikan. Pertanyaan berikutnya adalah: apa solusi untuk masalah ini?

Beberapa perusahaan mungkin melibatkan karyawan dalam 'Fase 1' dan mengakhiri pendekatan yang mengutamakan karyawan di sana. Tetapi sama pentingnya untuk melibatkan karyawan dalam proses memilih solusi.

Cara taktis untuk melakukan ini adalah dengan menjalankan percobaan yang dirancang dengan baik dengan sejumlah tim. Ini akan memungkinkan Anda memperoleh umpan balik dari karyawan berdasarkan pengalaman nyata mereka dengan alat tersebut. Merupakan praktik baik untuk menjaga sebagian tim Anda tidak terlibat dalam percobaan; ini akan memberikan Anda titik perbandingan yang jelas antara alat yang saat ini Anda gunakan dan alat yang Anda evaluasi.

Selain itu, penting untuk memprioritaskan solusi yang memberikan pengguna kemampuan untuk menyesuaikan dan mempersonalisasi pengalaman mereka. Karyawan saat ini menginginkan fleksibilitas dalam tempat mereka bekerja, kapan mereka bekerja, dan semakin, dalam cara mereka bekerja. Sebuah alat yang memberi pengguna kebebasan untuk membentuk penggunaan mereka sesuai dengan preferensi mereka dan kebutuhan tim mereka memiliki peluang yang jauh lebih baik untuk mendapat dukungan luas daripada satu yang kaku dan sulit digunakan. Tidak hanya itu, hal ini mendukung agar solusi Anda dapat diadopsi secara luas dalam jangka panjang.

Fase 3: merawat inisiatif

Sekarang untuk fase ketiga. Anda telah mendapatkan akar dari masalah yang harus diselesaikan dan Anda telah memilih solusi yang Anda dan karyawan Anda antusias. Itu hebat! Dan mungkin terasa seperti pekerjaan telah selesai. Tetapi dalam banyak hal, ini baru saja dimulai. Tidak ada 'atur-sekali-dan-lupakan' ketika datang ke keterlibatan karyawan, terutama ketika dunia kerja berubah dengan begitu cepat.

Sebagai contoh, bagaimana jika perusahaan Anda memutuskan untuk mengadopsi kebijakan kerja dari mana saja dan merekrut staf di bagian dunia yang baru? Anda harus menyesuaikan strategi komunikasi internal Anda agar lebih inklusif bagi orang-orang di zona waktu yang berbeda. Dan Anda perlu berkembang dalam cara menggunakan alat internal Anda sesuai.

Satu-satunya cara untuk memastikan inisiatif Anda benar-benar menyelesaikan tantangan keterlibatan karyawan Anda adalah dengan mengambil pandangan jangka panjang terhadap kesuksesan. Anda perlu terus-menerus memperkuat manfaat inisiatif Anda, memberikan karyawan Anda arahan yang jelas tentang cara membuka manfaat tersebut, dan secara teratur meminta umpan balik tentang kemajuan. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menciptakan dokumentasi yang mudah ditemukan tentang praktik terbaik, secara proaktif berbagi perubahan penting dengan karyawan, dan memonitor tingkat adopsi dari waktu ke waktu.

Ini adalah pendekatan yang telah kami ambil di Guru, dan ini adalah salah satu yang dapat menjadi prediktor kuat kesuksesan dalam inisiatif apa pun yang dirancang untuk mendorong keterlibatan karyawan yang lebih kuat—tujuan yang lebih jauh membantu pemimpin SDM dan komunikasi internal mencapai dengan fitur baru yang baru saja kami umumkan.

Bagaimana Guru membantu pemimpin HR mendorong keterlibatan karyawan

Hari ini, kami lebih lanjut meningkatkan fitur pengumuman kami, yang memungkinkan pengguna mengirim komunikasi internal di seluruh perusahaan. Pengirim sekarang mendapatkan analisis yang lebih dalam ketika mereka mengirim pengumuman, yang dapat membantu mereka memahami bagaimana karyawan berinteraksi dengan pembaruan mereka dan memberikan data kepada mereka untuk membantu mereka terus memperbaiki tingkat keterlibatan.

Juga, pengguna sekarang dapat berlangganan konten spesifik pilihan mereka—baik itu proses rumit yang mereka ikuti secara rutin, langkah-langkah tentang cara mengajukan laporan pengeluaran, atau daftar restoran yang direkomendasikan di kota mereka. Mereka juga dapat menerima konten yang direkomendasikan, didorong oleh pembelajaran mesin, yang ditampilkan di dasbor mereka. Hal ini akan memberi mereka pengalaman yang lebih pribadi dan memungkinkan mereka untuk tetap sepenuhnya terinformasi tentang konten yang bermanfaat yang relevan dengan pekerjaan mereka.

Di atas itu, kami membuatnya mungkin bagi pemimpin HR (atau administrator mana pun) untuk menyesuaikan Guru dan menjadikannya basis yang lebih ramah bagi karyawan. Administrator dapat mencantumkan konten yang ditampilkan, dan menambahkan pesan khusus ke dasbor karyawan, serta menyesuaikan aplikasi Guru agar lebih mencerminkan merek mereka.

Pembaruan ini adalah langkah terbaru menuju visi kami untuk memberikan setiap tim di dunia informasi yang terpercaya sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka. Karena saat seorang karyawan dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka, mereka jauh lebih cenderung terlibat dalam pekerjaan tersebut. Dan itu tidak hanya untuk kepentingan mereka, tetapi juga untuk kepentingan bisnis.