Ini adalah artikel tamu dari Steli Efti, CEO dari Close.io

Prospek Anda lebih pintar dari sebelumnya. Apakah Anda?

Kebutuhan akan tim penjualan yang kuat telah melampaui kebutuhan akan tim pemasaran yang baik, kata Jessica Livingston, salah satu pendiri Y Combinator. Dengan reset startup 2016, itu akan semakin benar.

Dulu, sumber informasi utama bagi pembeli adalah tenaga penjual, tetapi itu tidak lagi benar. Internet telah menempatkan informasi (dan disinformasi) tentang merek Anda di tangan prospek Anda.

Tabel telah berbalik. Jika Anda ingin tetap relevan, Anda tidak hanya perlu tim penjualan yang lebih baik. Anda memerlukan tim penjualan yang lebih cerdas.

Dan cara tercepat untuk meningkatkan IQ penjualan tim Anda? Dokumentasi penjualan yang hebat .

Cobalah Guru.

Mulai gratis

Apa itu dokumentasi penjualan?

Dokumentasi penjualan adalah istilah umum untuk apa pun yang Anda tulis yang memberikan panduan kepada tim penjualan Anda, termasuk hal-hal seperti skrip telepon, template email, dan panduan manajemen keberatan.

Beberapa dari Anda mungkin berpikir, “Skrip penjualan adalah untuk pemula! Perwakilan saya adalah profesional berpengalaman, bukan boneka penjualan tanpa pikiran. Mereka sudah tahu cara menjual dan apa yang harus dikatakan!”

Saya tahu, saya sudah mendengar semua itu sebelumnya. Ada banyak kontroversi seputar dokumentasi penjualan. Lupakan semuanya untuk saat ini, dan mari kita lihat mengapa skrip penjualan bukan hanya alat yang berharga, tetapi juga kebutuhan di pasar saat ini.

Mengapa Anda perlu dokumentasi penjualan

Argumen paling umum yang menentang skrip penjualan adalah bahwa mereka mengubah tenaga penjual menjadi robot tanpa kepribadian, semangat, atau koneksi dengan pelanggan. Skrip yang efektif tidak akan memiliki efek itu pada tenaga penjual yang baik.

Dengan kesalahpahaman itu dibongkar, mari kita lihat manfaat dari dokumentasi penjualan yang tepat:

Pemasaran yang dipoles

Proses menuliskan presentasi Anda sangat berharga. Ini memaksa Anda untuk berpikir tentang bagaimana Anda mempersembahkan diri Anda dan produk Anda, dan memberikan kesempatan untuk menambahkan kejelasan dan struktur alih-alih hanya "asal-asalan".

Peningkatan kerja sama tim

Dokumentasi penjualan harus menjadi proses kolaboratif yang melibatkan seluruh tim penjualan. Manfaatkan kekuatan unik dari setiap tenaga penjual untuk menciptakan presentasi yang seimbang dan, saat presentasi itu berkembang, perbaikan akan memengaruhi seluruh tim.

Kebebasan yang meningkat

Jika digunakan dengan benar, skrip penjualan memberikan lebih banyak kebebasan daripada batasan. Ketika perwakilan Anda tidak perlu mempersiapkan secara mental apa yang harus dikatakan selanjutnya, mereka menjadi pendengar yang lebih baik yang dapat fokus pada memberikan nilai dengan cara yang menarik.

Cara membuat dokumentasi penjualan

Anda memiliki dua pilihan untuk pembuatan awal:

• Buat dokumen Anda dari nol, atau
• Mulai dengan template (seperti beberapa contoh di bagian bawah artikel ini)

Entah bagaimana, berikut adalah dua prinsip untuk diingat saat Anda membuat skrip Anda.

1. Berkolaborasi dengan seluruh tim

Banyak bisnis memiliki manajer penjualan mereka membuat skrip untuk digunakan oleh seluruh tim. Kesalahan besar.

Setengah dari nilai dokumentasi penjualan berasal dari proses kolaboratif dalam pembuatannya. Seluruh tim Anda harus terlibat dari awal hingga akhir.

Jadikan ini prioritas dengan menyisihkan satu jam minggu ini untuk seluruh tim bekerja sama.

2. Jangan investasikan lebih dari satu jam

Draf pertama dari dokumentasi penjualan Anda akan buruk tidak peduli seberapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk itu. Ini hanya versi pertama, jangan mengharapkan kesempurnaan. Jangan habiskan lebih dari satu jam untuk membuat draf pertama Anda.

Seperti yang akan Anda pelajari sebentar lagi, tidak ada yang namanya skrip "sempurna" atau "lengkap". Ini akan direvisi berkali-kali, jadi jangan buang waktu di awal. Dapatkan dasar-dasarnya di atas kertas; sisanya akan datang seiring waktu. Selesai lebih baik daripada sempurna.

Cara menggunakan dokumentasi penjualan

Incorporate draf pertama dari dokumentasi Anda ke dalam proses penjualan Anda segera. Semakin cepat Anda mulai menggunakannya, semakin cepat Anda dapat meningkatkannya. Berikut adalah tiga langkah untuk mendapatkan hasil maksimal dari skrip Anda.

Langkah satu: Memori

Seluruh tim Anda harus menghafal skripnya.

Salah satu cara untuk membantu tim Anda menghafalnya adalah membiarkan mereka berlatih di antara mereka sendiri. Tugaskan satu orang untuk berpura-pura menjadi prospek dan biarkan yang lain berlatih dialog mereka.

Ini mungkin terasa kasar pada awalnya, jadi biarkan tenaga penjual Anda tersandung dalam lingkungan yang terkendali.

Langkah dua: Pemanfaatan

Setelah (atau sebelum) semua orang nyaman dengan skrip, bawa mereka di hadapan prospek dan lihat bagaimana mereka bekerja di bawah tekanan. Kemudian berikan mereka kebebasan untuk bereksperimen.

Ketika Anda memiliki seluruh tim penjualan yang mencari cara untuk meningkatkan dokumentasi penjualan, Anda akan berada di jalur menuju sebuah mahakarya.

Langkah tiga: Revisi

Skrip penjualan bukan novel. Ini bukan sesuatu yang Anda tulis, terbitkan, dan tidak pernah sentuh lagi. Dokumentasi penjualan yang baik tidak pernah "selesai". Anda dan tim Anda harus selalu mencari cara untuk meningkatkannya.

Jadikan perbaikan itu sebagai prioritas dengan mengadakan pertemuan dua kali sebulan dengan tim penjualan Anda di mana mereka dapat mengajukan pertanyaan, memberikan saran, dan melakukan revisi. Kemudian kembalikan mereka ke lapangan dengan salinan yang direvisi dan ulangi prosesnya.

Gunakan CRM seperti Close.io (kami punya uji coba gratis!) yang memungkinkan Anda untuk melacak data penjualan Anda. Data ini akan sangat berharga dalam mengidentifikasi kelemahan dalam dokumentasi Anda.

Seiring dengan semakin halusnya skrip Anda, Anda dapat bertemu semakin jarang; tetapi tetap bertemu. Peningkatan berkelanjutan ini adalah yang mengubah selembar kertas sederhana menjadi alat penjualan yang sangat efektif.

Butuh inspirasi?

Jika Anda belum pernah membuat dokumentasi penjualan sebelumnya, itu bisa terasa menakutkan.

Jangan khawatir: Kami sudah melalui itu. Skrip adalah bagian besar dari proses penjualan kami di Close.io sehingga kami telah membuat banyak skrip secara gratis untuk para pembaca kami. Sebagai contoh:

• Mencari cara untuk meningkatkan keterampilan tim Anda dalam menulis dokumentasi? Lihat Template Dokumentasi Proses kami.
• Membuat skrip telepon? Lihat Cara membuat skrip telepon untuk penjualan.
• Menulis email yang efektif? Lihat lima template email dingin ini dan delapan template email penjualan siap CRM ini.
• Menyusun dokumen manajemen keberatan Anda? Lihat Cara mengelola keberatan penjualan apapun dengan sukses.

Itu adalah tempat yang bagus untuk memulai, tetapi sisanya terserah Anda. Atur pertemuan tim, buat dokumentasi Anda, lalu keluar dan hancurkan itu!

Jika Anda ingin lebih banyak inspirasi tentang jenis dokumentasi penjualan yang umum terlihat dalam playbook penjualan, lihat Panduan Pemberdayaan Penjualan kami yang baru dirilis!