Per i team che si affidano a Slack, il primo giorno di lavoro nel 2021 è stato un po' un risveglio brusco. Giù per ore la mattina del 4 gennaio, coloro abituati alla chat immediata si sono chiesti qual era il piano di backup. Email? Asana? Piccione viaggiatore... o codice Morse? Ci prepariamo per ogni tipo di vulnerabilità del mondo reale come le tempeste di neve e i terremoti, e le aziende hanno certamente piani di crisi nel caso di una minaccia seria per l'attività, ma cosa succede quando il modo normale di parlare tra di noi viene interrotto? Non c'è mai un momento sbagliato per assicurarsi che i tuoi piani migliori siano solidi come possono essere, iniziando con la salute delle comunicazioni interne della tua azienda.

1. In caso di interruzione, qual è il piano di backup e le persone sanno qual è?

Da Guru, non usiamo l'email internamente. Usiamo principalmente Slack (e Zoom) per comunicare. Quindi quando la nostra piattaforma di chat preferita va giù, la cosa più intuitiva da fare è non mandarci semplicemente email l'uno con l'altro. Dopotutto, alcuni membri del team potrebbero controllare l'email solo una o due volte al giorno! Se l'interruzione dura più del tempo che possiamo realisticamente attendere per collaborare, ecco il nostro piano di backup, come documentato in Guru. Usiamo un linguaggio facilmente rintracciabile (interruzione di Slack) e non seppelliamolo tra tutta la nostra altra documentazione tecnologica o di comunicazione.

Uff! Crisi evitata. Quando le cose sono normali, tutti sanno come ci si aspetta che comunichino?

2. Quando le cose sono normali, tutti sanno come ci si aspetta di comunicare?

Ok, quindi non usiamo l'email internamente. Tu potresti però. Ma forse alcuni team hanno accesso ad Asana; forse hai sia Slack che Microsoft Teams; forse hai una soluzione interna. Per ridurre la confusione e il tempo perso a causa di messaggi persi, dovresti avere una guida chiaramente documentata su come tutte le tue piattaforme di comunicazione si integrano.

3. Sono facili da trovare le conversazioni giuste?

Supponiamo che tu sia nuovo in azienda e ti accingi a prendere il controllo di un progetto. Non sai cosa stava accadendo prima e scorri l'elenco dei canali in Teams senza trovare quello che cerchi tra "Aggiornamenti del Team di Britt", "Nuove uscite del TEAM PROGETTO" e "La Pulceiera: Tutto sui Gatti". Quindi apri un nuovo canale, inviti un sacco di persone, solo per scoprire un mese dopo che esisteva già un canale, che ha persone diverse, e non avevi idea che fosse lì? "Ora sono in 3 canali per lo stesso progetto," si lamenta qualcuno.

È ora di prendere il controllo dei nomi dei tuoi canali! Lavora sulle convenzioni di denominazione dei canali che desideri standardizzare e dai a tutti una scadenza per aggiornarli.

Un altro modo per mantenere la salute della chat è assicurarsi che le persone non siano in più canali di quanti ne abbiano bisogno e che i canali moribondi siano archiviati per evitare di trovarsi con una persona che parla da sola lì (uhhh, voglio dire, non mi è mai successo; non so di cosa stai parlando). Sii aggressivo nell'abbandono e nell'archiviazione dei canali! Puoi sempre riunirti o disarchiviarli.

Nota: Attualmente Teams non ha funzionalità di archiviazione, quindi trova una convenzione di denominazione per i canali archiviati. Ecco cosa consigliamo per archiviare i canali di Microsoft Teams.

Ecco alcuni buoni criteri su revisione dei tuoi canali.

Le comunicazioni interne non dovrebbero essere un ostacolo; tuttavia, è qualcosa con cui la maggior parte delle aziende lotta ancora. Ma mettendoci ora una marcia su, prima che i tuoi canali di comunicazione si frammentino ulteriormente, consentirà alla tua azienda di accelerare la crescita senza accelerare anche la confusione.