Raggruppatevi e ascoltate la storia di quando sono state inventate le risposte automatiche di assenza dall'ufficio. Fondamentalmente, alcuni membri di Microsoft hanno scoperto di non riuscire a smettere di rispondere alle email mentre erano in vacanza, ed è così che è nato l'OOO. Ma la verità scomoda è che alcuni di noi (d'accordo, molti di noi) non solo rispondono alle email mentre siamo in vacanza, ma rimaniamo attivamente aggiornati su Slack e altri canali di comunicazione.

Parte di questo flusso proviene dall'alto (storia vera: una volta ho lavorato in un'azienda che ci obbligava a mettere in atto gli OOOs quando ci scollegavamo per la giornata), ma molta di questa pressione è auto-inflitta. Non vogliamo rimanere esclusi, e semplicemente non ci fidiamo che le cose verranno fatte, o fatte bene, quando siamo assenti, quindi facciamo piani di emergenza che ci impediscono di disconnetterci. E quando veniamo ricompensati per questo comportamento (“Grazie per aver lavorato su questo problema critico. So che hai dovuto toglierti del tempo libero per farlo” oppure “Sei tornato dalla vacanza e sei subito tornato al lavoro! Incredibile!”) internalizziamo che non fermarsi mai è una cosa positiva.

Ci stiamo preparando per quello che speriamo sarà un'estate piuttosto epica, e pensiamo sia giunto il momento che le persone cambino approccio al PTO. Il tempo di vacanza tende ad avere alcune delle regole più rigorose, e sappiamo che convincere le persone a cambiare idea può essere una sfida. È per questo che ti aiuteremo a trovare un nuovo modo di pensare a come gestisci il tuo tempo di assenza dall'ufficio con alcuni modi per incoraggiare la disconnessione.

Imposta aspettative su cosa significa effettivamente il tempo libero

In primo luogo, una cultura di disconnessione durante le vacanze richiede almeno un accordo esplicito tra un'azienda e i suoi dipendenti che non siano richiesti controlli o comunicazioni. Notifica che va oltre il “niente lavoro è previsto.” Fai sapere che nessuno è tenuto a essere pronto a lavorare entro 10 minuti dal rientro dopo una vacanza di più giorni (o anche solo di poche ore). Fai sapere che il tempo di assenza è tempo completamente lontano dal lavoro. Sebbene questa aspettativa debba provenire dalla leadership, può poi essere rinforzata a livello di team. Se qualcuno in vacanza inizia a rispondere a email o Slack, ricordagli delicatamente che è in vacanza, che non deve preoccuparsi, che ci pensi tu, e che dovrebbe disconnettersi.

Consiglio utile: Se sei qualcosa come me, fingerai semplicemente di essere offline quando in realtà non lo sei. Quando sono in vacanza, elimino effettivamente Slack, le email lavorative, ecc. dal mio telefono. Le mie mani sicuramente cominciano a prudere quando questi canali non sono disponibili, ma è un utile promemoria comportamentale personale che, ehi, dovrei essere in escursione su questa scogliera nello Zion, non controllare una discussione sui nostri rankings di ricerca.

Aggiorna il modo in cui usi le risposte automatiche

Il problema con la maggior parte delle risposte automatiche di assenza dall'ufficio è che vengono utilizzate per sottolineare i nostri obblighi verso chi ci contatta.

"Sono assente dall'ufficio con accesso internet limitato, quindi le mie risposte potrebbero essere in ritardo. Se hai bisogno di una risposta urgente, ti prego di contattare il mio collega Cool Kid all'indirizzo coolkid@coolcompanydotcom. Altrimenti, aspettati una risposta appena torno."

— Una versione di un OOO che ho usato per anni

Holy SLA, Batman! Non c'è da meravigliarsi se disconnettersi mentre si è in vacanza sembri un peso. Le risposte OOO che sembrano così pongono aspettative quasi impossibili. Internamente, tutti coloro che dovrebbero sapere che sei in vacanza probabilmente già lo sanno, e all'esterno, la maggior parte delle email che ricevi non richiede una risposta, né tempestiva né altrimenti. (L'eccezione: Se hai clienti esterni, invia loro un rapido aggiornamento che sarai fuori e qual è il piano di fallback—e non dovrebbe comportare che tu controlli.)

Invece, formattare un'assenza dall'ufficio che appaia un po' più ragionevole e riduca il tuo onere:

"Sono in vacanza e inizierò a rispondere a tutti gli articoli in sospeso al mio ritorno."

Non solo questo sottolinea che non stai rispondendo ora, ma non ti costringe nemmeno a immergerti immediatamente nelle risposte appena torni. Non ci sono informazioni superflue e non apri i tuoi colleghi a prospecting indesiderato.

Consiglio utile: Usa il tuo OOO per mostrare un lavoro di cui sei davvero orgoglioso ("Mentre aspetti, perché non controlli il nostro ultimo rilascio di prodotto?") o mostra un po' di personalità ("Sto attualmente viaggiando lungo il leggendario Route 66. Scopri di più qui.”)

Rendi facile per tutti vedere cosa deve succedere in tua assenza

Durante la mia recente, e molto ritardata, settimana di vacanza, ho creato una scheda Guru (basata su questo modello) che non solo descriveva quando ero assente e qual è il piano per la mia assenza, ma anche in quali circostanze era accettabile contattarmi. Diamo un'occhiata:

Il titolo rende facilmente ricercabile per tutti in azienda che potrebbero chiedersi cosa stia succedendo, e quell'informazione è ripetuta in cima alla scheda stessa per enfatizzare quando sarei stato irraggiungibile.

Qui chiarisco che a) non mi aspetto di lavorare dal momento che non porto il mio computer e b) in quali limitate (e francamente, fantasiose) situazioni è accettabile contattarmi. Indirizzo anche le persone a chi può dar loro risposte. Qualsiasi altra cosa dovrà aspettare.

Qui esce il mio lato controllore—e sì, mi sento un po' in colpa (tutti questi ragazzi sapevano già cosa dovevano fare), ma mi dà una certa tranquillità sapere che è documentato, il che significa che non devo preoccuparmi mentre gioco (leggi: perdo a) blackjack.

Ho cercato di distillare le priorità più importanti per il mio team oltre ai nostri normali compiti quotidiani. Questo è essenzialmente ciò che ho dato il via libera a far proseguire senza consultarmi.

Infine, ribadisco quali sono i miei obblighi per assicurarmi che tutti sappiano che non lavorerò, non lavorerò per davvero. Non c'era modo, se fossi stato un dipendente Guru che stava pensando di contattarmi, di mancare il fatto che ero assente.

Per essere pienamente e veramente chiaro, ho creato un link Bitly per questa scheda, e l'ho resa il mio stato su Slack, come indicato sopra. Ma sono andato oltre! Ho cambiato il mio nome visualizzato in “Leah è OOO 4/26-4/30” e ho impostato il mio stato a questo messaggio:

La domanda che ti stai ponendo ora è… ha funzionato? Sono riuscito a disconnettermi del tutto?

Quasi. Quando mi sono reso conto che avevo trascurato di rimuovere Slack dal mio iPad, l'ho controllato una volta a metà settimana. Si scopre che tutto andava bene e nessuno aveva bisogno di me (sorpresa!), quindi ho chiuso l'iPad e ho riportato la mia attenzione a capire perché a tutti piace così tanto fare escursioni.

Cambiando il modo in cui pensiamo al tempo libero

Come società, dobbiamo riesaminare il nostro rapporto con il lavoro, ma nel frattempo, possiamo iniziare a farlo apportando modifiche nelle nostre aziende e dentro di noi. Questo è un esercizio di gestione del cambiamento specifico che puoi iniziare nella tua azienda ottenendo una valutazione di quanto bene tutti siano in grado di disconnettersi dal lavoro, e lavorando attraverso i passi sopra per garantire che disconnettersi e ricaricarsi sia la norma, non l'eccezione.