Non ho mai voluto essere un pianificatore di eventi, eppure, in un certo senso, ho pianificato eventi aziendali da quando la startup di marketing digitale per cui lavoravo ha collaborato con Facebook all'allora cool Ace Hotel (Facebook aveva appena aperto la propria API pubblicitaria e Internet e i nostri tempi di attenzione non sarebbero mai stati più gli stessi). Ho sempre considerato gli eventi più come lavoro tattico invece di strategia, avvicinandoli come qualcosa di simile a preparare la cena del Ringraziamento, ben calda, tenendo conto di tutte le restrizioni dietetiche.

Lavorare da remoto nel 2021 ha cambiato la mia narrazione (l'unica cosa che posso controllare) riguardo alla pianificazione degli eventi aziendali. Gli eventi interni virtuali dovrebbero essere una priorità strategica per l'azienda e dovrebbero essere posizionati come tali per default. Questi eventi mancano di opportunità significative per la camaraderie di notte, ma monopolizzano le costose e finite risorse del nostro tempo e attenzione. Senza intenzionalità su come si spende il tempo prezioso davanti allo schermo, tuttavia, gli eventi virtuali possono essere estenuanti e deprimenti.

In Guru, cerco di aiutare il nostro team a essere migliori nel loro lavoro sviluppando e testando processi per il benessere digitale e migliorando le comunicazioni interne. Secondo il Fondo per il futuro del lavoro di Slack, "l'83% [dei fondatori] ritiene che la loro sfida più grande nel passare al lavoro da remoto sia stata garantire che i loro dipendenti si sentissero coinvolti e connessi al loro lavoro."

Tutto è comunicazione interna

Se la sfida più grande è promuovere coinvolgimento e connessione, la soluzione si trova nell'approccio e nel processo attorno alla comunicazione piuttosto che in un software/tool specifico. Dall'interno degli inviti al calendario, alla vasca di popcorn da 2 galloni che è ora vuota al piano di sotto, come ci colleghiamo e connettiamo l'uno con l'altro è importante. Il riconoscimento pubblico e il tono possono rendere speciale la giornata di qualcuno. Aspettative poco chiare su perché sei in una riunione e come aggiungerai valore alla discussione possono comprometterla.

Come può il Company Kick-Off (CKO) avere un impatto positivo sui ricavi e sul morale (deliziando i dipendenti) quando sono esausti e probabilmente hanno carenze di vitamina D? Come possiamo motivare un team la cui attenzione è divisa?

Come abbiamo pianificato il nostro evento virtuale

Così, dopo un anno di riunioni video, e tutte le sfide che comportano, come abbiamo impostato questo evento su larga scala per il successo?

1. Abbiamo fornito visibilità e responsabilità riguardo al nostro piano aziendale FY22

Giorni prima dell'inizio del kick-off virtuale, il nostro CEO ha inviato un annuncio a tutti i dipendenti. Insieme ai dettagli e alle aspettative essenziali dell'evento, questa comunicazione consolidata includeva il piano aziendale di Guru e i nostri obiettivi e risultati chiave (OKR) per il trimestre.

Template: Il tuo kick-off aziendale - Cosa sapere prima di andare

In Guru, inviamo annunci ai dipendenti quando è richiesta un'azione da parte loro. In questo caso, volevamo che i dipendenti partecipassero al nostro Town Hall (l'evento di kick-off inaugurale) avendo già letto e digerito i nostri obiettivi e la nostra direzione aziendale. Va tutto bene, ma come abbiamo poi assicurato che i dipendenti non trascurassero questo contesto essenziale a causa delle distrazioni?

2. Abbiamo bloccato tempo per la lettura silenziosa sostenuta (o SSR per coloro che hanno letto Ramona Quimby negli anni '90)

Abbiamo impostato blocchi di calendario specifici per tutta l'azienda con istruzioni dettagliate su come i dipendenti potrebbero utilizzare quel tempo da soli, inclusi recuperare sessioni preregistrate o fare un lavoro preventivo specifico relativo agli investimenti aziendali.

"Leggere in anticipo è stato utile così come cancellare le riunioni per il tempo di concentrazione." — Feedback dei dipendenti

Ad esempio, abbiamo una formazione aziendale sull'influenza implicita a marzo che richiede un ampio lavoro preventivo. Aggiungendo tempo bloccato nei calendari ora e dando ai nostri dipendenti tempo ora per fare quel lavoro preventivo (rispetto a farlo all'ultimo minuto o non farlo affatto), abbiamo dato a tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per ottenere il massimo da un futuro evento.

3. Abbiamo suggerito che la condivisione di conoscenze asincrona fosse la metodologia di comunicazione predefinita

Utilizzando un mix di Guru e Loom (registrazioni video che forniscono contesto per il materiale documentato) abbiamo sostituito la necessità di leggere liste durante sessioni dal vivo, rendendo le sessioni stesse più efficienti. Utilizzare Guru per documentare informazioni aziendali (come il raggiungimento e le tendenze dei ricavi Q4) dà ai dipendenti l'autonomia e autorità per assimilare le informazioni nel momento e nello spazio che funzionano per loro.

"Ho davvero apprezzato vedere l'organizzazione e allinearmi su ciò che l'azienda sta facendo e dove sta andando. Mi sono piaciute la serie di schede in cui Rick ha definito queste cose, la natura asincrona di quel lavoro e poi incontri per essere in grado di allinearsi sulle iniziative e applicarle interumanamente." — Feedback dei dipendenti

4. Abbiamo distribuito il nostro tipico evento in persona di 3 giorni su un periodo remoto di 10 giorni

Normalmente, i nostri kick-off aziendali sono eventi di 3 giorni che comportano giornate complete di sessioni (e notti piene di concerti, cene, quiz e feste). Con ciò che non è più un'opzione, abbiamo intenzionalmente distribuito eventi aziendali su 2 settimane. Senza hotel da budgetizzare o bowling da pianificare, piuttosto che costringere le persone a trascorrere 8 ore filate su Zoom, abbiamo deciso di integrare l'evento più grande in una settimana di lavoro più normale.

Questo ritmo ha anche avuto il vantaggio di permetterci di impostare aspettative su quando sintonizzarsi pronti a impegnarsi senza stancare le persone. Certamente, una preoccupazione è che propagare contenuto e messaggi su 2 settimane ridurrà la loro potenza e urgenza (dopotutto, forse è solo una normale settimana lavorativa). Ma anche se è possibile, sono un fan della metodologia del "lento sviluppo" per la gestione del cambiamento strategico.

5. Ci siamo assicurati che ci fossero delizie e sorprese per i dipendenti (e abbiamo sostenuto l'USPS nel processo)

Per rendere questo un cool kick-off virtuale, non un normale kick-off virtuale, abbiamo collaborato con il nostro fantastico team di brand per spargere sorprese e chicche di conoscenza in tutto l'evento. Abbiamo intrecciato cibo, premi, competizioni e coinvolgimento dei contenuti in ogni giorno del kick-off tramite Slack e Guru.

Probabilmente la parte più importante—e divertente—di questo CKO è stato un puzzle di Tutta l'Azienda guidato da un Personaggio Segreto (completo di profilo Slack e scheda della Storia di Vita di Guru) chiamato Master della Conoscenza che ci ha aiutato a lavorare insieme per trovare il premio aziendale finale per completare l'evento: oltre a un pacchetto di merchandising (frisbee, berretto, il tuo normale abbigliamento alla moda per l'outdoor) abbiamo dato al nostro team un fine settimana di 4 giorni.

Cosa abbiamo imparato su come mettere insieme un evento virtuale

"Anche se non eravamo di persona, tutto ciò è sembrato davvero speciale e mi sono sentito connesso alla missione e al team di Guru." — Feedback dei dipendenti

Avendo appena finito il nostro kick-off di 10 giorni, ecco cosa abbiamo scoperto: impostare aspettative—e poi superarle—è la chiave per far funzionare un evento completamente remoto. In un ambiente remoto, le distrazioni sono un dato di fatto. Per interrompere questo status quo, sapere come ci si aspetta di trascorrere il tempo aiuta a mantenerci concentrati—ma essere sorpresi nei punti in cui l'attenzione potrebbe iniziare a calare ci aiuta a ripristinare e rimanere coinvolti.