“Quali metriche ti interessano?” è la domanda di scoperta delle vendite più importante del nostro tempo. Poiché i leader delle entrate e delle persone riconoscono l'importanza di avere una solida strategia di comunicazione interna, questa domanda essenziale riempie ora la maggior parte delle caselle di posta lavorative.

L'elenco di come misurare le comunicazioni interne è vario, in crescita e (opinione scottante 🔥) impreciso. Include, ma non è limitato a: felicità/soddisfazione dei dipendenti (un punteggio eNPS di 30 è considerato buono), retention dei dipendenti, tassi di apertura delle email, partecipazione agli all-hands, completamento dei sondaggi, “produttività” e feedback qualitativo.

Con il mercato tecnologico che entra in un territorio economico sconosciuto, è un buon momento per fare un’audit e adeguare i processi per bilanciare l'efficienza organizzativa e l'esperienza dei dipendenti. I leader delle comunicazioni interne hanno bisogno di metriche aggiornate per una forza lavoro ibrida in evoluzione.

Non puoi migliorare ciò che non misuri. E non puoi sviluppare una strategia di comunicazione interna aggiornata che sia adeguata a un ambiente ibrido senza valutare ed essere onesto su ciò che non funziona.

Errori comuni nelle comunicazioni interne e come correggerli

Le aziende e le organizzazioni possono essere uniche a loro modo, ma molte affrontano sfide nelle comunicazioni interne quasi identiche. Prendiamoci del tempo per approfondire alcuni dei problemi più comuni nelle comunicazioni interne che le aziende affrontano. Potremmo scrivere un'intera serie di post su tutti i diversi problemi nelle comunicazioni interne che puoi affrontare al lavoro. Per ora, ci concentreremo solo sui tre che vediamo i nostri clienti (e noi stessi) affrontare di più.

Problema: Gestire troppo (ovvero forse hai mangiato troppo in fretta)

Ti senti un po' sopraffatto al lavoro? Non sei solo. Gli americani stanno lavorando in media l'1% di ore in più rispetto a quanto facevano all'inizio della pandemia. Tuttavia, non stanno generando l'1% in più di entrate né sono l'1% più soddisfatti del lavoro che fanno.

Secondo Reclaim.ai, la quantità di tempo che le persone trascorrono in riunioni è aumentata da febbraio 2020. Ora stiamo mediamente passando circa 7.3 ore in più in riunioni. Questo tempo aggiuntivo speso a comunicare e lavorare contribuisce al burnout e allo stress. E purtroppo, l'American Psychological Association (APA) afferma che questi sentimenti sono ai massimi storici.  

Perché lo chiedi?

Allarmante, l'APA sostiene anche che il 6% degli americani ha riferito affaticamento cognitivo, il 32% ha segnalato esaurimento emotivo e un sorprendente 44% ha riportato affaticamento fisico: un incremento del 38% rispetto al 2019. Questa incapacità di pensare o concentrarsi influisce sulle entrate.

Una mancanza di concentrazione a causa di un sovraccarico di informazioni riduce la motivazione e costringe molti di noi a lavorare su piccole pietre (compiti di basso livello) anziché su grandi rocce (il lavoro più profondo che avrà un impatto). Come può qualcuno aspettarsi di comunicare efficacemente con i compagni di squadra quando è sopraffatto?

Soluzione: Ripensa il modo in cui gestisci le riunioni e utilizzi il tuo stack tecnologico

Se stiamo tutti trascorrendo più tempo in riunioni, dovremmo assicurarci di utilizzare bene quel tempo. Audit delle riunioni e guide precise per le riunioni sono la chiave per il successo qui. Questo potrebbe sembrare base, ma dare più pensiero al modo in cui gestisci e pianifichi le riunioni può aiutare. Dai un'occhiata al nostro modello delle 4 P di una riunione per vedere un modo efficace per pianificare e strutturare le riunioni.

Quando stai ripensando al modo in cui gestisci le riunioni, prenditi anche del tempo per considerare il modo migliore per concluderle. A volte sapere quando dire basta, o spostare la discussione in modo asincrono, può essere sufficiente per migliorare il tuo ritmo delle riunioni.

Se ti senti sopraffatto dalla grande quantità di riunioni nel tuo calendario, considera di concedere a te stesso e al tuo team una pausa. Pensa a come sarebbe aggiungere un giorno senza riunioni interne alla tua settimana. Questo può dare a tutti un tempo prezioso di concentrazione per attività importanti e ti permette anche di mantenere riunioni di lunga data con i clienti.

Ora che hai avuto la possibilità di ripensare al tuo tempo di riunione, pensiamo al tuo stack tecnologico. Credimi o no, è abbastanza facile utilizzare uno strumento tutti i giorni per lavoro e non sapere ancora il modo migliore per utilizzarlo. Assicurati che tutti stiano ottenendo il massimo dal software e dagli strumenti scelti dal tuo team stabilendo alcune buone pratiche.

Prenditi del tempo per riflettere sullo scopo di ogni strumento quando stai passando attraverso questo esercizio. Quali problemi e casi d'uso risolvono i tuoi strumenti? Tu e il tuo team vi sentite come se quegli strumenti stessero soddisfacendo quei bisogni?

Dai un'occhiata alle nostre schede su etiquette di Slack e "quale strumento uso quando..." per vedere cosa intendiamo. Questa piccola quantità di direzione funge da guardrail per i tuoi dipendenti. Alla fine, questi guardrail creano rituali facilmente ripetibili che possono aiutare a ridurre la fatica decisionale e il carico cognitivo che ne deriva.

Problema: Le comunicazioni interne sono un problema per tutti, ma non il lavoro di tutti

È tempo di un altro argomento scottante 🔥: I leader delle comunicazioni interne sono sopraffatti dal lavoro e dalle informazioni, e non è ragionevole (o addirittura fattibile) aspettarsi che gestiscano la creazione e la distribuzione di ogni comunicazione in azienda.

Anche se la tua azienda non ha un reparto o una posizione dedicata alle comunicazioni interne, scommettiamo che ci sia un numero esiguo di persone (o forse anche una persona) che crea e documenta i memo, PDF, istruzioni e moduli più importanti.

È pericolosamente facile rimanere intrappolati in questo modo di lavorare, e alla lunga può causare problemi piuttosto grandi a livello organizzativo. Questo è un modo sicuro per creare silos informativi e trasformare i dipendenti utili in accidental knowledge hoarders. È assolutamente importante che manager, collaboratori individuali e altri lavoratori sappiano quando documentare o come condividere le loro conoscenze. Creare un processo di comunicazione interna attuabile seguito solo da un team o un individuo non aiuterà nessuno.

L'allineamento interno e l'efficienza operativa sono questioni che ognuno, indipendentemente dal titolo, dovrebbe tenere a cuore se è preoccupato per la crescita e la redditività. Tuttavia, non ogni team ha la visibilità interfunzionale per osservare dove i silos dipartimentali creano attrito.

Soluzione: Forma i dipendenti sul modo giusto di gestire le comunicazioni interne

Sappiamo cosa stai pensando. “È davvero necessario addestrare i dipendenti su come documentare la conoscenza o inviare un messaggio a qualcuno su Slack?” Non stiamo dicendo che devi insegnare alle persone come fare cose basilari che probabilmente già sanno fare. Stiamo dicendo che dare alle persone un po' di direzione su etichetta, uso appropriato della piattaforma e formattazione può fare molta strada.

Templateizzare i tuoi processi di comunicazione interna è essenziale. Stabilire procedure concrete e protocolli aiuta a ridurre la confusione e facilita molto il coinvolgimento delle persone.

Sviluppa e condividi template, how-to e altre risorse per mostrare ai dipendenti il modo corretto di comunicare. Queste risorse dovrebbero essere accessibili, facili da trovare e anche più semplici da seguire.  L'obiettivo di questo è far sì che ogni dipendente possa sentirsi autorizzato a creare e condividere informazioni importanti da solo.

Molte persone imparano per esempio, quindi assicurati di coinvolgere la leadership facendoli essere il modello d'oro per le comunicazioni interne. Ad esempio, il CFO di Guru Dennis Sevilla condivide aggiornamenti regolari sul mercato e su come impatta l'azienda tramite la nuova funzionalità di annuncio di Guru. I suoi aggiornamenti informativi e accessibili non sono solo utili; mostrano anche alle persone il modo giusto di strutturare informazioni importanti nelle Schede.

Problema: Sbagliare il consumo per comprensione

Assumi che inviare un'e-mail (o PDF, video, messaggio Teams o qualunque sia il tuo metodo di comunicazione preferito) significhi che le persone:

1. Lo leggono

e

2. Capiscono cosa stai cercando di trasmettere

Nella maggior parte dei casi, sei fortunato se le persone arrivano al numero 1. Le visualizzazioni e le impressioni sono solo una dimensione del consumo di conoscenza e non garantiscono necessariamente che un umano svolga l'azione che desideri che svolga dopo aver consumato. C'è una grande differenza tra leggere un messaggio che ti è stato inviato e comprendere le informazioni che hai appena ricevuto.

Soluzione: Prova a trovare modi per assicurarti che le persone comprendano i messaggi che invii

Non preoccuparti, non è necessario diventare un proctor e dare a tutti test elaborati per ogni aggiornamento del progetto che invii tramite Slack. Ci sono molti modi semplici ed efficaci per garantire che le persone comprendano le comunicazioni che ricevono.

Considera di essere diretto e includere una dichiarazione di intenti all'inizio del tuo messaggio. Una frase semplice che dice: “Dopo aver letto questo documento, dovresti capire il nostro nuovo processo per richiedere PTO,” dice alle persone cosa aspettarsi e fa anche capire loro che se non capiscono devono contattare.

Crea un giro di feedback per la comunicazione che coinvolga responsabilità da parte del comunicatore e del destinatario. Guru chiama questa la Golden Rule delle Comunicazioni Interne.  Ad esempio, quando un dipendente riceve una notifica che non è stata progettata per il loro pubblico specifico, sono incoraggiati a essere radicalmente schietti e chiedere che il mittente sia più specifico su cosa sta chiedendo ai dipendenti di fare.

Sentiti libero di essere creativo con questo. Alcune persone amano dare brevi quiz che riassumono i punti principali. Altri preferiscono includere piccole “uova di Pasqua” alla fine delle comunicazioni per premiare i lettori e aggiungere un po' di divertimento alla loro giornata. Il nostro più recente “knewsletter” è terminato con questo:

Ce l'hai fatta fino alla fine del Knews! Come premio, puoi leggere dellastoria della panna montata e guardareun corvo che dice dolcemente "Woo!" per 50 secondi.

La panna montata e i corvi non avevano molto a che fare con i nostri aggiornamenti. Nonostante ciò, hanno causato un paio di risate e ci hanno dato in modo sottile un modo per incentivare le persone a leggere le nostre newsletter dalla prima all’ultima.

Migliori comunicazioni interne = lavoro migliore

Lo stress mentale e fisico accade perché un abbondanza di informazioni porta a una scarsità d'attenzione. I leader delle comunicazioni interne si preoccupano di creare segnali attraverso il rumore, di fornire chiarezza come gentilezza e di aiutare i dipendenti a mantenere il tempo e lo spazio (mentale e reale) per fare il loro lavoro migliore.

Quindi, riduci il numero di progetti su cui stai lavorando, stabilisci, templateizza e educa i tuoi leader e team sulle migliori pratiche di comunicazione per un allineamento interno. Questo impatta tutti nella tua organizzazione! Senza un modo scalabile per misurare se le persone comprendono e agiscono su ciò che invii, la maggior parte delle metriche di comunicazione sono unidimensionali.